Od teraz rodzina bezpłatnych wtyczek Dew-X powiększyła się o trzy nowe: Przycisk, VAT i brutto oraz Operacja matematyczna.

Dodaliśmy funkcjonalność, dzięki której po kliknięciu przycisku „Dane”, wszystkie dane wyświetlą się w dodatkowym oknie, które będzie można przesuwać po ekranie lub powiększyć do jego pełnej szerokości i jednocześnie wypełniać formularz.

Jeżeli jesteś przekonany/-a, że Twoja organizacja potrzebuje systemu obiegu dokumentów, to czas działać. Jest co najmniej kilka dróg. Tu zajmiemy się dwoma z nich.

Dew-X otrzymał odznakę Best Value i ogólną ocenę 4,9 na prawdopodobnie najlepszej platformie do oceny systemów IT

Tak wysoka ocena oraz odznaka, którą możemy się posługiwać to super podsumowanie 2023 r. Szczególnie cieszy nas fakt, że Dew-X jest postrzegany jako łatwy w użyciu.

Przyjęło się uważać, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego. Z jednej strony jest w tym dużo prawdy, ale z drugiej ta mądrość jest mocno nadużywana.

Jak ocenić, czy przedsiębiorstwo jest gotowe na elektroniczny obieg dokumentów? Istnieje kilka zagadnień, które warto poddać analizie.

Tworząc lub modyfikując definicję procesu należy  określić od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu

Gdy zadanie wysyłamy do siebie lub również do siebie, nie musimy już przechodzić do niego z dashboardu. Formularz wyświetli się automatycznie.

Wraz ze wzrostem liczby funkcjonalności dostępnych dla administratorów z poziomu instancji, wskazane było skupienie ich pod jednym przyciskiem. Dzięki temu pasek nawigacyjny jest bardziej przejrzysty i wyraźnie oddziela funkcje dostępne dla użytkownika od administracyjnych.

Wyszukiwarka zaawansowana pozwalała na wyszukiwanie instancji procesów po wielu parametrach. Pojawiła się jednak potrzeba, aby wyszukiwanie prowadzić również po użytkowniku.

Gdy chcemy wykorzystać system Dew-X, np. do obsługi zgłoszeń błędów, pomimo tego, że osoby, które zaprosiliśmy do korzystania są spoza Organizacji, to przesyłając zadanie widzą pełną listę jej członków z wewnątrz. To zachowanie systemu jest prawidłowe, choć nie zawsze pożądane.

Czy wszyscy użytkownicy mogą usuwać zadania (instancje procesów)? Nie. Tylko administratorzy (rola Admin) oraz właściciel (Owner) danej Organizacji mogą usuwać dowolne zadania (instancje procesów).

Kilku klientów zgłosiło nam potrzebę umożliwienia wybranym użytkownikom wyszukiwania wśród wszystkich instancji procesów, a nie tylko tych w których wyszukujący brał udział. Postanowiliśmy temu zaradzić i wprowadziliśmy nową rolę: wyszukującego (Search)

To kiedy wykonamy przydzielone nam zadanie czasem nie jest zależne tylko od nas, np. czekamy na jakieś dane z zewnątrz albo odpowiednią pogodę, albo sprawa jest przekładana przez instytucje zewnętrzne itd. Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, bierzemy pod uwagę te lub inne przypadki, to możemy wykorzystać funkcjonalność „Ponów”.

Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji „Eskaluj do”. Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem „wewnątrz”, jak i „spoza” organizacji.

Co zrobić gdy wiele różnych czynności powinno być wykonanych w tym samym czasie przez kilka różnych działów/osób? Na przykład równolegle powinna być realizowana płatność i księgowanie w zewnętrznym biurze rachunkowym. Są co najmniej dwie możliwości realizacji tego celu.

Występuje czasem potrzeba, aby użytkownik niebiorący udziału w przepływie danej sprawy miał możliwość zapoznania się z nią. Do tego właśnie służy funkcjonalność DW. Może to być zarówno osoba, która nie będzie w ogóle brała udziału w tej instancji procesu jak i ta, która zostanie do niej dołączona na późniejszych krokach.

Gdy chcemy z różnych powodów ograniczyć widoczność niektórych procesów dla części użytkowników, np. związanych ze strategią, HR, reklamacjami, inwestycjami, marketingiem etc., odzwierciedlenie struktury bardzo by się przydało. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie „organizacji” jako działów firmy lub obszarów zadaniowych.

Podczas wdrażania przez nas procesu zakupowego w sieci restauracji pojawiło się pytanie, dlaczego Tabele globalne nie są wykorzystywane w dostępnych szablonach procesów? Zgodzimy się co do tego, że zarówno Tabele globalne jak i Słowniki byłby w nich bardzo przydatne. Szczególnie w definicjach procesu obiegu faktur lub wnioskach zakupowych. Dlaczego zatem nie zostały tam użyte? Powód jest bardzo prosty.

Workflow (ang. work flow, ‘przepływ pracy’) – w szerszym sensie pojęcie to oznacza sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności

Systemy workflow są w istocie narzędziami wspierającymi podejmowanie decyzji. Przepływ pracy sam dla siebie wydaje się nie mieć sensu. Jest jak bieganie po budowie z pustymi taczkami. Nabiera go dopiero wtedy gdy myślimy o nim przez pryzmat wymiernych efektów. Sensu largo może to być optymalizacja organizacyjna lub kosztowa, ale sensu stricto jest to zbiór działań, którym towarzyszy podejmowanie decyzji.

Biura wirualne oraz zewnętrzne kancelarie to świetne rozwiązania. Pozwalają między innymi na outsourcing obsługi korespondencji.

Na zaproszenie Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów w dniu 11.10.2022 o 12:00 przeprowadzimy webinar poświęcony Dew-X. Zapraszamy!

Lista samochodów, pracowników, klientów, dostawców, lokalizacji, projektów, MPK, typów spraw… Warto mieć możliwość umieszczania takich list na formularzach w procesach obiegu dokumentów i spraw.

Proste integracje można wykonać dzięki tokenom autoryzacyjnym i Webhook-om. Te bardziej złożone, np. z systemami finansowo-księgowymi, aplikacjami mobilnymi, czy CRM-ami, są możliwe z wykorzystaniem API.

Dew-X ma być elementem pracy magisterskiej. Niby nie jest to nic niezwykłego, ale biorąc pod uwagę, że dzieje się to niecałe pół roku po starcie projektu, to jest to dość miłe. Nie wiemy w jakim kontekście i w jakim świetle zostanie przedstawiony – czy jako zupełnie nowe, rewolucyjne podejście do workflow, czy też jako jeden z wielu systemów. Tak czy inaczej, trzymamy kciuki, aby praca była dobra.

Oferujemy: szkolenie, Certyfikat (po ukończeniu szkolenia i zdaniu egzaminu), umieszczenie na specjalnej podstronie wizytówki Certyfikowanego konsultanta wraz opisem świadczonych przez niego usług i kontaktem.

Wprowadziliśmy zmianę, która pozwala na danym kroku lub krokach, przewidzieć możliwość wcześniejszego zakończenia instancji procesu przez użytkownika

Funkcjonalność polegająca na możliwości wskazania w trakcie tworzenia lub edycji procesu, kto ma być domyślnym wykonawcą danego kroku.

BlueDew oraz Pracodawcy Pomorza zapraszają na webinarium prezentujące bezpłatny system do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików

Okazuje się, że Dew-X nadaje się również do obsługi zgłoszeń support-owych. Jedna z agencji interaktywnych postanowiła wykorzystać go właśnie w takim celu.

Zgłosiła się do nas firma prawnicza, która zajmuje się jednocześnie obsługą wielu spraw swoich klientów. Celem była optymalizacja przepływu spraw i kontrola.