Jak ograniczyć widoczność Użytkowników w Organizacji?

Gdy chcemy wykorzystać system Dew-X, np. do obsługi zgłoszeń błędów, pomimo tego, że osoby, które zaprosiliśmy do korzystania są spoza Organizacji, to przesyłając zadanie widzą pełną listę jej członków z wewnątrz. To zachowanie systemu jest prawidłowe, choć nie zawsze pożądane.

W takiej sytuacji jednym z rozwiązań może być następująca procedura:

1. Stwórz nową Organizację, np. MojaFirma – wsparcie.
2. Stwórz nowy proces, np. „Zgłaszanie błędów”. Możesz skorzystać z gotowego szablonu i dostosować go do swoich potrzeb lub jeżeli przygotowałeś go wcześniej w innej organizacji, zapisać z pliku.
3. Zaproś do niej użytkowników zarówno spoza Twojej firmy, którzy będą mogli zgłaszać błędy, jak i z wewnątrz, którzy będą je obsługiwać.
4. Każdemu z nich (łącznie ze sobą) nadaj/zmień status na „Poza organizacją”.
5. Dodaj użytkownika technicznego, np. zgloszenia@twojadomena.pl (e-mail pod który będą wysyłane powiadomienia o nowych zgłoszeniach). Jeżeli nie masz tego typu adresu e-mail, to stwórz go u swojego dostawcy. Oczywiście zamiast adresu technicznego, możesz wyznaczyć do tego celu jedną lub wiele osób (adresy e-mail). Tylko ten użytkownik (lub kilku) ma mieć status „Wewnątrz organizacji”.
6. Osoby z zewnątrz (Twoi klienci) zgłaszając błędy będą widzieć tylko jednego lub wybranych użytkowników. Jeżeli stworzyłeś dodatkowy adres e-mail, to pamiętaj aby go obsługiwać, ponieważ tam będą przychodziły powiadomienia e-mailowe oraz aby logować się do Dew-X na to właśnie konto.

Od tej chwili Twoi klienci będą mogli zgłaszać błędy widząc tylko wybranych przez Ciebie użytkowników.