Rodzaje workflow. Jaki wdrożyć w Twojej firmie?
Kryteriów podziału dostępnych na rynku systemów workflow może być wiele. Poniżej kilka z perspektyw.
1. Sposób realizacji wdrożenia
- Low-code / no-code – tworzenie odbywa się w interfejsie graficznym użytkownika z wykorzystaniem funkcji przeciągania, upuszczania, dodawania gotowych elementów etc.
- Wymagające kodowania, a tym samym zaangażowania programistów
2. Licencjonowanie
- Open source – otwarte oprogramowanie, w którym kod źródłowy jest wydawany na podstawie licencji, na mocy której właściciel praw autorskich przyznaje użytkownikom prawa do badania, zmiany i rozpowszechniania oprogramowania
- Zakup licencji oprogramowania – na wyłączność lub niewyłącznie. Zwykle w takim przypadku klient płaci za licencję, wdrożenie i utrzymanie (maintenance)
- Subskrypcja – oprogramowanie jako usługa (SaaS – software as a service) – model usługi umożliwiający klientowi wykorzystanie aplikacji w infrastrukturze chmury za pośrednictwem np. przeglądarki
3. Miejsce przechowywania danych
- Chmura – rozległa sieć serwerów zdalnych znajdujących się w różnych miejscach na świecie
- Infrastruktura klienta (On Premises) – serwer, pamięć, oprogramowanie są fizycznie zlokalizowane i zarządzane w obrębie organizacji klienta
4. Ceny
- Bezpłatne – tych jest niezwykle mało, a prawdziwie bezpłatny chyba tylko jeden
- Trial – możliwość korzystania bezpłatnie przez określony czas
- Limitowany zakres – istnieje wersja bezpłatna, ale ma istotne ograniczenia, takie jak: liczba użytkowników, instancji, procesów, funkcjonalności etc.
- Płatne – każda forma korzystania jest odpłatna
Co wybrać?
Jeżeli decyzja o wdrożeniu systemu workflow (więcej o systemie obiegu dokumentów przeczytasz tutaj: Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo i na czym polega?) została podjęta, to czas działać.
Jest co najmniej kilka dróg. Tu zajmiemy się dwoma z nich.
By the Book
1. Znajdź analityka, najlepiej zewnętrznego, niezwiązanego z jednym dostawcą oprogramowania, który pomoże Twojej organizacji określić jakie procesy powinny być objęte zakresem wdrożenia, a następnie je zdefiniować. Nasze doświadczenie wskazuje, że warto zacząć od ograniczonego zakresu, np. dwóch kluczowych procesów, a dopiero w kolejnych etapach wdrażać następne. Wdrożenie dziesięciu na raz będzie trwało „wieki” i będzie obarczone dużym ryzykiem porażki.
2. Na podstawie analizy wybierz system i dostawcę oprogramowania. Naszym zdaniem kluczowym jest aby kierować się kryterium szansy na sukces wdrożenia (niestety wiele wdrożeń informatycznych kończy się niepowodzeniem). Rzecz jasna w realnym świecie będzie wiele czynników, które ograniczą Twoje możliwości i zmuszą do kompromisów, a wśród nich najbardziej oczywistym będzie budżet.
3. Podpisz umowę, dzięki której Twoje interesy będą chronione. Zwróć uwagę między innymi na prawa autorskie, koszty utrzymania, możliwość i koszty modyfikacji gdy Twoje potrzeby ulegną zmianie, a nawet dopuszczalność zmiany dostawcy, gdyby z jakichś powodów z wybranym nie było Ci już po drodze.
4. Zadbaj o zagadnienia związane z integracjami z zewnętrznymi systemami. Pamiętaj, że ten ważny obszar będzie prawdopodobnie wymagał zaangażowania wielu stron (różnych dostawców), sprawdzenia możliwości technicznych i formalnych. Jeżeli zmieniasz system – przedyskutuj kwestie migracji danych historycznych.
5. Wdróż system workflow i ciesz się efektami. Monitoruj, modyfikuj, usprawniaj i poszerzaj zakres o kolejne obszary biznesowe.
Dla kogo jest ta droga?
• możesz zabudżetować znaczące środki zarówno na prace przygotowawcze, implementację, jak i późniejsze utrzymanie,
• procesy, o których myślisz są kluczowe dla Twojej organizacji (np. stanowią jej core business),
• masz wystarczająco dużo czasu,
• twoja organizacja ma odpowiednie zasoby (analityczne, merytoryczne, informatyczne, prawne itp.) lub może je pozyskać.
In Vogue
Zrób to sam lub z niewielką pomocą.
Ta droga ma wielu entuzjastów, ale i liczną grupę przeciwników.
Żeby użyć analogii można przywołać przykład z branży meblarskiej. Możemy zamówić mebel stworzony na nasze zamówienie na podstawie unikalnego projektu; możemy też zamówić gotowy produkt, który zostanie dostarczony do nas i zmontowany przez profesjonalną ekipę, która w niektórych przypadkach dokona również drobnych modyfikacji – dopasowania do naszych potrzeb. Możemy wreszcie skorzystać z gotowego produktu, który sami przywieziemy do domu i zmontujemy na podstawie instrukcji – często modułowy, który pozwoli na wiele modyfikacji i dopasowań. Oczywiście i w tym ostatnim przypadku jest możliwość skorzystania z zewnętrznego wsparcia – niekoniecznie producenta.
Na rynku są dostępne systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest szybkie i proste, co oczywiście może (chociaż nie musi) wiązać się z koniecznością pójścia na wiele kompromisów. Dostawcy niektórych z nich nie pozwolą np. na instalacje na Twoim serwerze, modyfikacje, integracje, rozliczenie ryczałtowe niezwiązane z liczbą użytkowników, instancji, miejsca etc.
Są jednak i takie, które nie różnią się specjalnie od tzw. tradycyjnych, a pozwalają zacząć od prostszych i tańszych implementacji, jednoczenie dając możliwość późniejszej migracji na wersje bardziej złożone o szerokich możliwościach.
Dla kogo jest ta droga?
• nie masz dużego budżetu (a może nie masz go wcale),
• chcesz przetestować różne możliwości zanim sięgniesz po docelowe rozwiązanie,
• system, którego szukasz ma obsłużyć mniej kluczowe procesy, np. w back office,
• nie masz czasu na długą implementację – procesy mają wystartować w kilka tygodni (a może nawet dni).
Wdrożenie systemu workflow – nie potrafię podjąć decyzji
To, która z tych dróg będzie lepsza dla Twojej organizacji zależy od wielu czynników.
Gdy nie potrafisz się zdecydować, przemyśl następujące podejście:
Skorzystaj z bramki nr 2 (In Vogue) w możliwie najtańszej formie, myśląc zarówno o kosztach oprogramowania jak i Twojego lub zewnętrznego zaangażowania. Przyjęcie takiego rozwiązania to dobry sprawdzian, czy system workflow w ogóle przyjmie się w Twojej firmie i czy spełni swoją rolę.
Może okazać się, że jest wystarczającym i nie trzeba inwestować w nic droższego. Może też pokazać, że zdecydowanie trzeba szukać innego systemu lub metody wdrożenia, ale wówczas zarówno Ty i Twoja organizacja będziecie już na zupełnie innych poziomie wiedzy i będziecie dokładnie wiedzieć na co zwrócić uwagę dokonując docelowego wyboru.
Sprawdź, jak rozpocząć współpracę z nami tutaj: Jak zacząć z Dew-X?
