Kulisy wdrożenia Dew-X w Wisła-Płock S.A.

30.09.2024

O KLUBIE

Wisła Płock to marka, której żadnemu kibicowi specjalnie przedstawiać nie trzeba. A ponieważ z rzeczy nieważnych najważniejsza jest piłka nożna, nie może dziwić wysoka frekwencja na meczach Betclic I ligi. Wisła Płock, znana także kibicom ekstraklasy, na najwyższym szczeblu rozgrywkowym rozegrała 16 sezonów, a do największych sukcesów klubu należy Puchar i Superpuchar Polski w roku 2006. Wisła Płock od wielu, wielu lat to również marka kojarzona ze stabilnością finansową i organizacyjną – zarówno dziś jak i w czasach słusznie minionych, w których wiele znacznie lepiej rozpoznawalnych czy utytułowanych klubów ekstraklasy ledwo wiązało koniec z końcem. Nie dziwi zatem fakt, że też pod kątem transformacji cyfrowej klub niczym klasyczne przedsiębiorstwo aktywnie stara się nadążyć za najnowszymi trendami.

O DOSTAWCY

BlueDew Sp. z o.o. przez wiele lat nieźle poczynała sobie na rynku informatycznym dostarczając własne systemy workflow oraz budując aplikacje na zamówienie dla wielu dużych i znanych firm w Polsce i za granicą. Gdy nadeszła pandemia podjęto kilka odważnych decyzji, w tym rewolucyjną o wypuszczeniu na rynek pierwszego, w pełni darmowego i zautomatyzowanego pod kątem wdrożeń systemu do zarządzania obiegiem dokumentów i spraw. Po dwóch latach intensywnych prac studyjnych i implementacyjnych na rynku pojawił się Dew-X, który obecnie używany jest już przez ponad 1000 organizacji. Zgodnie z założeniem, przede wszystkim takich organizacji, których wcześniej nie było stać na rewolucję informatyczną związaną z zarządzaniem procesami. I choć system posiada też wersję PRO Business, dedykowaną i z sukcesem wdrażaną w bogatszych firmach, to pierwszym i naturalnym sposobem na jego używanie (również w formie mobilnej) jest model Pro bono, niegenerujący po stronie klienta żadnych kosztów związanych z aplikacją.

Wyzwania – sytuacja wyjściowa

W Wiśle Płock S.A. sezon 2023/2024 przyniósł wiele istotnych zmian, szczególnie w obszarach finansów i technologii. Po spadku z Ekstraklasy klub znalazł się w trudnej sytuacji, co zmusiło do wdrożenia nowych narzędzi zarządzania. Jednym z działań było wprowadzenie szczegółowego planowania przepływów pieniężnych, rozłożonego na tygodnie, które obejmowało precyzyjne prognozy wpływów i wydatków oraz bieżącą kontrolę kont księgowych.

W sklepie klubowym wdrożono system etykietowania towarów oraz zautomatyzowano raportowanie na potrzeby wewnętrzne, oraz księgowości. Wdrożono również komunikację systemu magazynowego z drukarką fiskalną i terminalem płatniczym. Kolejnym krokiem było zajęcie się zarządzaniem fakturami kosztowymi, aby wyeliminować tradycyjny obieg i opis dokumentów.

WDROŻENIE

Wielu użytkowników Dew-X zaraz po utworzeniu konta i zalogowaniu odczuwa zawrót głowy spowodowany ogromem możliwości systemu. Z tego powodu BlueDew oferuje wybranym osobom przeprowadzenie bezpłatnych warsztatów. W tym przypadku było jednak inaczej – Tomasz Ostrowski, mając doświadczenie z systemami tego typu z pracy w korporacjach, samodzielnie dokonał konfiguracji i pierwszy proces biznesowy zbudował samodzielnie. Chociaż już sama cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur byłaby dużym krokiem naprzód w drodze do transformacji cyfrowej, pan Tomasz miał śmiałą wizję pójścia dalej i automatyzacji przygotowania i walidacji paczek płatności. Połączenie możliwości integracyjnych Dew-X, obustronnych konsultacji z jasną i klarowną koncepcją dyrektora finansowego klubu, pozwoliło, w zawrotnym tempie 10 dni, zakończyć implementację wraz z przygotowaniem dla Wisły Płock dodatkowych modułów, a tym samym przejść do produkcyjnego używania systemu.

Ze strony BlueDew wdrożeniem zarządzał Krzysztof Rozwadowski – pasjonat zarówno piłki nożnej (od lat 30) jak i systemów workflow (od lat 15). Krzysztof, zanim rozpoczął swoją przygodę jako udziałowiec i CTO BlueDew miał okazję pełnić wszelkie funkcje związane z systemami do zarządzania procesami, począwszy od ich sprzedaży, poprzez wdrażanie, tworzenie, zarządzanie nimi w korporacji, kupowanie czy doradzanie zarządom firm w tej kwestii.

OKIEM KLIENTA

Tomasz Ostrowski: Miałem przyjemność wdrożyć w naszym klubie system workflow Dew-X. Głównym celem tego wdrożenia było usprawnienie obiegu faktur kosztowych oraz zarządzania płatnościami, a także zautomatyzowanie procesów, które do tej pory były wykonywane ręcznie i zajmowały sporo czasu.

System Dew-X został wprowadzony przede wszystkim do obsługi faktur kosztowych, co pozwoliło nam na lepszą kontrolę i przejrzystość całego procesu. Kluczowym elementem systemu są dwie przestrzenie: faktury zapłacone oraz faktury niezapłacone. Dzięki temu mamy pełny obraz bieżących zobowiązań, co znacznie ułatwia monitorowanie płatności oraz planowanie wydatków. W przestrzeni faktur niezapłaconych mogę w każdej chwili wygenerować paczkę przelewów do bankowości internetowej, co znacząco przyspiesza proces regulowania zobowiązań i minimalizuje ryzyko błędów.

Wdrożenie workflow okazało się szczególnie efektywne dzięki świetnej współpracy z Panem Krzysztofem Rozwadowskim, który reprezentował spółkę BlueDew. Od początku projektu miałem z Panem Krzysztofem bardzo dobry kontakt, a jego profesjonalizm oraz zaangażowanie sprawiły, że cały proces przebiegał płynnie. Wszelkie potencjalne problemy były szybko rozwiązywane, a system został dostosowany do naszych potrzeb.

Dew-X jest dla nas kluczowym narzędziem, które nie tylko poprawiło efektywność pracy, ale również wprowadziło większą przejrzystość i automatyzację procesów związanych z obiegiem faktur oraz realizacją płatności. Jestem przekonany, że to wdrożenie przyczyniło się do lepszego zarządzania finansami klubu i pozwoli nam jeszcze skuteczniej realizować nasze cele.


OKIEM DOSTAWCY

Krzysztof Rozwadowski: W przypadku Wisły Płock musiałem zaangażować się w temat osobiście, gdyż piłka nożna to absolutnie mój ulubiony sport. „Nafciarzy” kojarzyłem od lat – za sprawą kąśliwych strzałów Pawła Miąszkiewicza i Darka Gęsiora, szaleńczych rajdów Irka Jelenia czy Wahana Gevorgyana, parad Kuby Wierzchowskiego, reprezentantów Polski z różnych etapów kariery: Sławka Peszki, Dominika Furmana, Damiana Szymańskiego i Arka Recy. Już pierwszy kontakt z panem Tomaszem Ostrowskim dał mi obraz partnera, który wie czym jest workflow i jak ważna jest digitalizacja procesów wewnątrz organizacji. Po dwóch spotkaniach on-line mieliśmy już wspólnie jasną koncepcję wdrożenia. Kwestie finansowe i organizacyjne poszły gładko, a możliwość biznesowego partnerstwa sprawiła, że profesjonalne rozwiązanie informatyczne dla rozpoznawalnej w świecie sportowym marki uprościło cały proces handlowy. Warto tu zaznaczyć, że Wisła, choć mogła korzystać wyłącznie z wersji bezpłatnej, postanowiła na bazie Dew-X stworzyć dla siebie rozwiązanie dedykowane, pod klucz, i to w rekordowym czasie 10 dni. Chwilę po wdrożeniu i krótkich, acz intensywnych testach, system był w pełni stabilny i mógł zostać rozpropagowany wewnątrz organizacji. Co znamienne nie musieliśmy szkolić użytkowników – zarówno ze względu na przejrzysty interfejs jak i za sprawą zaangażowania Pana Tomasza, który sam przeprowadził wewnętrzne warsztaty. W planach są już kolejne implementacje procesów, które prawdopodobnie klient przeprowadzi kompletnie bez naszej pomocy – tak jak zakładaliśmy, tworząc to rozwiązanie. Na koniec pozostało nam poczucie ogromnego zadowolenia, komunikat prasowy i wspólne zdjęcie przed domowym meczem Wisły, który był dla mnie jako fana futbolu wielkim przeżyciem.

Wisła-Płock wdrożenie Dew-X

Link do publikacji na stronie Wisły-Płock S.A.

Wszystkie