Historia Procesem Pisana. FileNet
Autor: Krzysztof Rozwadowski
Nie znać rozwiązania z Costa Mesa w Kalifornii i zajmować się procesami biznesowymi, to jak interesować się historią i nie wiedzieć kim był Napoleon.
Pierwsze faktycznie udane i rozpropagowane narzędzie workflow. Praprzodek „paperless”, mesjasz procesowego świata. System-legenda. FileNet….
American dream Teda Smitha
Od kiedy zacząłem zagłębiać się w świat procesów, naście lat temu, imię jego wypowiadano z wielką estymą, szeptem prawie, choć większość z nas nigdy nie widziała go na oczy… FileNet nie był jedynie informatycznym narzędziem – był mitem założycielskim, filozofią, punktem zwrotnym. Zanim się nie pojawił wszystko było szaro-bure, aż za wielką wodą nastał FileNet, a sny o krążących po organizacjach zdigitalizowanych obrazach dokumentów stały się faktem…
Przed Wami historia narzędzia, które zapoczątkowało erę systemów DMS i workflow….
Gdy w naszym pięknym kraju, lada chwila, miał się rozpocząć stan wojenny, ze stanowiska prezesa firmy Basic 4 wyleciał niejaki Ted Smith. Nie on pierwszy, nie ostatni, żegnał się z wygodnym fotelem CEO z powodu różnicy poglądów. Jak to bywa po przymusowym lądowaniu na bruku, Ted dał sobie trochę czasu na przemyślenia, odrzucając pojawiające się oferty pracy. Z jego dwudziestoletnim doświadczeniem w IT, wzbogaconym kilkuletnią pracą w amerykańskich siłach powietrznych pewnie nie rozpaczał za dużo. Jednak zamiast przejąć ster jednej z wielu starających się o jego względy organizacji, postanowił zbudować coś sam. Coś, jak to określił lata później w wywiadzie dla Forbesa, sięgającego daleko poza ówczesny horyzont….
Per aspera…
Na początku lat osiemdziesiątych pamięć masowa na komputerach stanowiła niekwestionowane królestwo dla producentów dysków magnetycznych. Wprawdzie w kraju wschodzącego słońca i w USA kilka laboratoriów badało możliwości dysków optycznych, jednak pomimo dziesięciokrotnie wyższej pojemności nie miały one szansy konkurować z magnesem. Działo się tak z jednego, prostego powodu – laserem mogłeś zapisać coś tylko raz. Wyobrażacie sobie komputer, w którego pamięci nie możecie nic zmodyfikować? Heh, no właśnie, ja też sobie nie wyobrażam.
Jak to bywa w amerykańskim śnie, to co dla wielu było wadą, dla bardzo nielicznych stanowiło okazję. Kiedy na początku lat 80 pracowalibyście w jakiejś amerykańskiej instytucji, czy organizacji produkującej dużo papieru, jak bank czy ubezpieczalnia, mieliście szczęście jeżeli firmę stać było na archiwizację dokumentów za pomocą mikrofilmów. Większości stać nie było, więc papiery fruwały i fruwały, aż do pudła trafiały i można je było archiwizować. Oczywiście istniało już skanowanie jako takie, ale obrazy dokumentów były zbyt wielkie by można je było składować w pamięci komputerów. Tysiące archiwistów miało robotę. I komu to przeszkadzało? Smith, bądź przeklęty…
Domyślacie się pewnie ciągu dalszego… Dokładnie, tak… Smith wymyślił sobie, że połączenie czegoś co nie może być już edytowane z rodzącą się technologią dysków optycznych jest tak dobre jak połączenie jajka i bekonu, giętej z grilla i musztardy oraz wesela i disco-polo… Wszystkie te podpisane umowy, weksle, polisy, etc., etc. można zeskanować i wypalić laserem na dysku optycznym, a jeśli dodać do tego software, to łatwo będzie je można również wyszukać oraz zintegrować z innymi rozwiązaniami informatycznymi w firmach.
W 1982 roku Smith bez większych problemów pozyskał dwa ważne ogniwa każdego startupu – łebskiego technicznego geek’a z firmy Xerox oraz skromne cztery bańki zielonych od inwestorów wysokiego ryzyka, czyli takich, którzy równie dobrze mogli je wrzucić do pieca albo przepić w Vegas. Jednak zanim szczęścia poza organizacjami zaczęły szukać pierwsze ofiary cyfrowej rewolucji, musiało minąć kilka lat.
Kolejny rozdział mogą pominąć Ci z Was którzy myślą, że startup to sama miód-malina, kupa hajsu i work-life balance z naciskiem na life…
Na początku nic nie szło jak trzeba. Technologia optyczna raczkowała, sprzęt trzeba było zaprojektować i wytworzyć, a software napisać. Minęły prawie dwa lata zanim FileNet wypuścił na rynek cokolwiek. Ale trzeba przyznać, że jak już weszli, to z przytupem. Udoskonalona technologia, wyprodukowany na zamówienie w dalekiej Japonii skaner, „szafa grająca”, czyli taka robo-rączka, która potrafiła żonglować 200 dyskami optycznymi oraz laserowa drukarka Hitachi – to już był mega starter pack.
… ad astra
I jak to bywa ze startupami – masz dobry produkt (nie pomysł tylko produkt!), inwestorzy sami dosypią Ci kapuchy… Dodatkowe trzydzieści baniek i mamy pierwszego klienta na FileNet WorkFlo (tak, tak nie zjadłem “w” na końcu :))
Szczęśliwym kupującym okazał się Security Pacific Bank (1985). Wtedy to się kupowało rozwiązania informatyczne – nie tak jak teraz soft w jakiejś chmurze!
Panie kochany, wszystkiego można było dotknąć bo wdrożenie WorkFlo to był istny kram – od okablowania, przez skanery, drukarki, robo-rączki (szafa grająca) po serwery i software.
Rok później wspomniane 30 baniek FileNet już zarobił, by na koniec 1987 roku móc pochwalić się 120 wdrożeniami, od banków począwszy, a na amerykańskich siłach powietrznych kończąc. Znając zakres cenowy per wdrożenie (od 500 tysięcy zielonych do półtora miliona) łatwo sobie policzyć, że biedy nie było.
Pierwsze WorkFlo pozwalało jedynie na proste poszukiwanie zdigitalizowanych dokumentów, jednak Smith i spółka na tym nie poprzestali. Cały sukces tej organizacji możliwy był dzięki ciągłemu szukaniu tego, co czai się za horyzontem.
I tak jak Kopernik ruszył Ziemię, tak Smith ruszył cyfrowy dokument. Nie minęło wiele czasu gdy zdigitalizowane obrazy zaczęły krążyć w tej postaci po organizacjach, rozpoczynając erę narzędzi workflow.
Epilog
Firma niejednokrotnie zmieniała się, aby przetrwać w obliczu szybkich zmian technologicznych. Dalsze losy FileNet to stopniowe odchodzenie od sprzętu na rzecz coraz bardziej doskonałego oprogramowania. Ale FileNet to nie tylko success story – to też spadki, lata zakończone stratą, skandale i nieudane pomysły. Dziś, będąc od lat w stajni IBM (2008), coraz mocniej kierują systemy workflow w stronę inteligentnej automatyzacji procesów. Być może za kilka lat znowu dokonają jakiejś workflow-owej rewolucji, a my będziemy się głowić jak to było możliwe, że wcześniej pracowaliśmy z dokumentami w tak przestarzały sposób… Aż dziw bierze, że wciąż są firmy w naszym kraju, nawet dość spore, które wdrożenie workflow mają jeszcze przed sobą.
