Instrukcja obsługi Dew-X

Jestem ważnym* członkiem Organizacji

1. Utwórz konto w Dew-X
2. Zaloguj się
3. Uczestnicz w procesach Organizacji, do których zostaniesz zaproszony

Jestem Innowatorem

1. Utwórz konto w Dew-X
2. Zaloguj się
3. Stwórz swoją pierwszą Organizację
4. Zbuduj pierwszy proces w swojej Organizacji
5. Zaproś członków do swojej Organizacji
6. Wspólnie przenieście swoją Organizację na wyższy poziom
7. Pomóż innym – bądź ważnym* członkiem innych Organizacji

* kimkolwiek jesteś, odpowiadasz za transfer każdej Organizacji, której jesteś członkiem do innej galaktyki.
Cokolwiek nie myślisz na ten temat lub czegokolwiek nie usłyszysz od innych,  jesteś ważny 🙂

Utworzenie konta w Dew-X jest niezwykle proste.

Wypełnij formularz na stronie https://workflow.dew-x.com

Podaj swoje imię, nazwisko oraz adres e-mail.

Określ swoje hasło  (minimum 8 znaków, mała litera, wielka litera, znak specjalny, cyfra), zapoznaj się z naszym regulaminem, który jest dostępny tu: https://dew-x.com/regulamin-swiadczenia-uslug-droga-elektroniczna i zaakceptuj go wyrażając również zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Otrzymasz od nas e-maila z linkiem aktywacyjnym (jeżeli nie doszedł, podany adres mógł być błędny; sprawdź też folder SPAM), a po jego kliknięciu, informację o utworzeniu konta w Systemie.

Do Systemu Dew-X zalogujesz się na stronie https://workflow.dew-x.com

Podaj adres e-mail użyty przy rejestracji i hasło.

Nie pamiętasz hasła: zresetuj je – dalsze instrukcje otrzymasz e-mailem.

Nie masz konta – zarejestruj się.

Więcej o rejestracji tutaj: kliknij

To pierwszy widok, który zobaczysz po zalogowaniu.

Jeżeli nie masz żadnych zadań do wykonania będzie wyglądał tak:

Wszystko się zmieni, gdy zacznie przybywać zadań

To co się na nim znajdzie zależy od wielu czynników, np.: czy dołączyłeś do istniejących już organizacji, czy utworzyłeś swoją organizację, czy czekają na Ciebie zadania do wykonania etc.

Po lewej stronie widzisz zwinięty panel menu. Jego pozycje są omawiane przy konkretnych funkcjonalnościach.

Drugie menu znajdziesz po prawej stronie ekranu (wersja desktop)

Nie wszystkie jego pozycje są zawsze widoczne. Widok może być np. taki:

Ważnym elementem Mojej tablicy są karty zadań widoczne w sekcji Bliżej terminu.
Znajdują się tam Twoje zadania, ze wszystkich Twoich organizacji, na których wykonanie zostało Ci najmniej czasu.

Karta zadań

Poniżej tej sekcji znajdziesz jeszcze listę zadań do wykonania przez Ciebie w aktualniej Organizacji

W systemie Dew-X Organizacja, to podmiot formalny (firma, instytucja, fundacja, stowarzyszenie etc.) lub nieformalny (np. grupa społeczna) zdefiniowany na potrzeby korzystania z Systemu.

Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników.

Każdy Użytkownik staje się automatycznie członkiem Organizacji Dew-X oraz potencjalnie innych stworzonych przez Operatora. Organizacje te mogą służyć do obsługi procesów związanych z funkcjonowaniem Systemu, np. do zgłaszania błędów, uwag, pomysłów, korespondencji, rozliczeń etc.

Więcej o rolach i uprawnieniach użytkowników przeczytasz  tutaj: Role i użytkownicy

Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony

w menu głównym po lewej stronie ekranu.

Możesz dołączyć do wielu istniejących już Organizacji. W tym celu wybierz „Dołącz do organizacji” w menu i wpisz co najmniej trzy znaki, a lista publicznych Organizacji zostanie wyświetlona, ale uwaga: aby dołączyć do istniejącej Organizacji, Twój akces musi zostać zaakceptowany przez jej administratora – wyślemy do niego Twoją prośbę.

Z tego poziomu możesz wybrać tę Organizację, w której chcesz w danej chwili pracować.

Na widoku: Moja tablica, pomiędzy organizacjami, możesz się też  przełączać w menu po prawej stronie ekranu.

O tworzeniu nowych organizacji przeczytasz tutaj: kliknij

Więcej o użytkownikach przeczytasz  tutaj: kliknij

Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników.

Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony

Aby stworzyć nową Organizację naciśnij znak + Stwórz nową w menu głównym po lewej stronie ekranu pod listą Organizacji

lub przycisk Utwórz organizację w menu po prawej stronie ekranu (dostępnym tylko na widoku: Moja tablica)

Wystarczy podać jej nazwę. System sam uzupełni ją o #numer, dzięki czemu pełne nazwy nie będą się powtarzać.

Organizacje mogą być publiczne lub prywatne.
Te pierwsze są możliwe do wyszukania i tym samym każdy użytkownik może zawnioskować o dołączenie do nich.
Prywatne nie mogą zostać wyszukane, a zatem aby do nich dołączyć trzeba otrzymać zaproszenie od ich członka.

Tworząc własną Organizację, to Ty decydujesz, kto zostanie jej członkiem i jakie będzie miał uprawnienia.

Jeżeli po utworzeniu Organizacji konieczna jest zmiana jej nazwy lub statusu (publiczna/prywatna), możesz zrobić to poprzez ekran:

Uwaga: zmieniając nazwę lub statusu Organizacji, system każdorazowo zmieni również #numer. Zmiana ta nie będzie miała wpływu na istniejące w niej procesy, pliki, dane, czy jej członków.

Więcej o użytkownikach przeczytasz  tutaj: kliknij

Więcej o rolach i uprawnieniach użytkowników przeczytasz  tutaj: kliknij

• zapraszać do niej nowych użytkowników (+Dodaj)
• akceptować prośby o przyłączenie się od nowych użytkowników
• zmieniać uprawnienia członków Organizacji
• odłączać członków Organizacji

W tym celu skorzystaj z panelu użytkowników dostępnego z menu głównego po lewej stronie, wybierając najpierw ikonę Administracja:

Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.

nazwiska i adresy e-mail zostały ukryte.

Z tego poziomu możesz wykonać wszystkie opisane wyżej operacje.

Dodając nowego użytkownika musisz podać jego adres e-mail

Do czasu, aż zaakceptuje Twoje zaproszenie na liście użytkowników będzie prezentowany w następujący sposób: imię – identyfikator, np. jan.kowalski, nazwisko: domena maila, np. gmail.com. Po akceptacji w polach tych będą się wyświetlać zadeklarowane przez niego dane.

Wybierz ikonę edycji dla danego użytkownika i zmień jego rolę oraz status Poza/Wewnątrz Organizacji

Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie przeczytasz tutaj: kliknij

Jeżeli wystąpi taka potrzeba, możesz zbudować grupy użytkowników.

W tym celu w Panelu administracyjnym wybierz Grupy, a następnie przycisk + Dodaj.

Należy określić nazwę Grupy, np. Zarząd, Sprzedaż, Produkcja, HR, etc.

Widoczna poza organizacją: Grupa (tym samym jej członkowie) będzie widoczna dla użytkowników ze statusem „Poza organizacją”.

Do utworzonych Grup należy przypisać wybranych użytkowników.

Dany użytkownik może być członkiem wielu grup.

Panel pozwalający na nadawanie i zmianę uprawnień, a także dodawanie i usuwanie użytkowników jest dostępny z menu głównego po lewej stronie ekranu poprzez ikonę Administracja:

Uwagi:

1. Jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem (Owner) żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.
2. Owner również może zmienić swój status na „poza organizacją”. Zabieg ten będzie zapewne stosowany niezwykle rzadko, ale ma uzasadnienie na przykład w sytuacji, w której z jakiegoś powodu Owner nie chciałby być widoczny dla użytkowników spoza organizacji. Dobrym przykładem takiego procesu jest system zgłoszeniowy (błędy, usterki, wsparcie, etc.), w którym „wewnątrz organizacji” byłby tylko jeden użytkownik, np. zgloszenia@nazwafirmy.com (widoczny dla wszystkich), a pozostali, w tym administratorzy i Owner „poza organizacją”, czyli niewidoczni dla wszystkich użytkowników spoza danej Organizacji.

W przypadku Przestrzeni nazw oraz Archiwum plików Właściciel (Owner) oraz Administratorzy (Admin) danej Organizacji mają domyślnie nadane pełne uprawnienia. Pozostałych użytkowników należy upoważnić do dostępu odpowiednio do Przestrzeni nazw i dokumentów w poszczególnych katalogach/folderach (wyszukanie i podgląd) oraz opcjonalnie do dodawania, edytowania oraz usuwania.

Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale poświęconym tworzeniu katalogów/folderów: kliknij oraz w rozdziale dotyczącym modyfikacji katalogów/folderów: kliknij

Więcej o użytkownikach przeczytasz tutaj: kliknij

Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz:

• tworzyć nowe procesy
• edytować istniejące procesy

W tym celu z menu głównego po lewej stronie, kliknij przycisk + Zbuduj proces

Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.

Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie: kliknij

Tworzenie procesu jest podzielone na kilka etapów

I. Wybierz sposób tworzenia definicji procesu

W Dew-X zaimplementowaliśmy trzy:

1. Utwórz nowy proces
   Wybierając tę drogę, samodzielnie zbudujesz zupełnie nowy proces korzystając z kreatora definicji procesów. Pamiętaj, że alternatywnie możesz zmodyfikować jeden z gotowych szablonów – w takim przypadku wybierz „Użyj szablonu”.
2. Użyj szablonu
   Do stworzenia nowego procesu możesz użyć jednego z gotowych szablonów – przygotowanych przez zespół Dew-X lub własnych. Wgrany szablon możesz dowolnie zmodyfikować.
3. Mam plik z procesem
   Jeżeli masz własny lub otrzymany od kogoś plik z przygotowaną wcześniej definicją procesu, załaduj go tutaj i rozpocznij jego edycję. Nie ma znaczenia, czy jest to obieg z dokumentem, czy sprawa.

Wyboru dokonasz na ekranie

Jeżeli wybrałeś sposób  3. Mam plik z procesem – wgraj go, a następnie postępuj jak przy edycji procesu, o czym możesz przeczytać tutaj: kliknij

Jeżeli wybrałeś sposób  2. Użyj szablonu przejdź do części Szablony procesów

Jeżeli wybrałeś sposób 1. Utwórz nowy proces, czytaj dalej

II. Zdecyduj, który z dwóch typów procesu chcesz zbudować

1. Proces zacznie się od dodania pliku
   Pierwszą czynnością w tych procesach jest dodania pliku, np. faktury, pisma, czy umowy. Podgląd dokumentu (PDF, graficzny) wyświetli się obok formularza.
   Popularne procesy tego typu, to obieg faktur, kancelaria pism przychodzących, akceptacja umowy. Inne dokumenty mogą być dodawane jako załączniki.
2. Proces zacznie się uruchomienia formularza
   To proces, który nie wymaga dokumentu, aby mógł się rozpocząć.
   Użytkownik wypełni formularz bez podglądu dokumentu.
   Popularne procesy tego typu, to wniosek zakupowy, zgłoszenie supportowe, wniosek urlopowy. Dokumenty mogą być oczywiście dodawane jako załączniki.

Wyboru dokonasz na ekranie

III. Określ podstawowe parametry

1. Wybierz symbol, który ułatwi identyfikację procesu
   Uwaga: nie przywiązuj do tego nadmiernej wagi – ikona nie ma związku merytorycznego z procesem. Będzie można ją później zmienić na inną
2. Nazwij proces unikalną nazwą (w danej Organizacji)
3. Określ jaki będzie jego pierwszy krok

IV. Zbuduj pierwszy i kolejne formularze

Każdy formularz powinien mieć jakieś pola. W kreatorze Dew-X przewidzieliśmy pola i gotowe komponenty, które nazwaliśmy wtyczkami.

Pola występują w kilku formach:
– tekst
– obszar tekstowy
– liczba
– kwota
– wybór: tak/nie
– data
– zakres dat
– załącznik
– link
– e-mail

Podpowiedź: jeżeli chcesz, aby użytkownik miał możliwość dodania wielu załączników, linków lub e-maili, to pola: załącznik, link, e-mail, dodaj tylko raz – wypełniając formularz będzie można je dodawać w dowolnej ilości.

Dla każdego pola określ, czy jest ono wymagane, czy nie. W pierwszym przypadku, gdy użytkownik go nie wypełni nie będzie mógł przejść dalej.

Jeżeli przed polem warto dodać jakiś nagłówek, informację, czy instrukcję – wstaw tam wtyczkę „Opis sekcji”.
Więcej o wtyczkach przeczytasz tutaj: kliknij

Kolejność dodanych pól i wtyczek na danym formularzu zmienisz metodą przeciągnij i upuść (ang. drag and drop)

Pola i wtyczki może również przenosić pomiędzy krokami 

Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona

Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym.

Gdy skończysz dany krok/formularz przejdź do tworzenia kolejnego kroku/formularza:

• definiując jego nazwę
• określając czas na wykonanie
• decydując, co ma się stać, gdy ten krok nie zostanie wykonany (np. z powodu upływu wyznaczonego czasu)
  Dostępne są dwie opcje: Cofnij lub Zakończ proces

Liczba ponowień

Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność „Ponów”. Znajdziesz ją poniżej funkcji „Czas na wykonanie (godziny)”.

Domyślna wartość to „0”. Oznacza to, że zadanie, które nie zostanie wykonane w przewidzianym dla niego w czasie, stosownie do definicji, cofnie się do poprzedniego lub zakończy na danym kroku.

Wartość „1”, to jedna dodatkowa szansa; „2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc.

Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak zostało to założone dla tego kroku w definicji procesu.

Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia (wartość większa od 0), otrzyma powiadomienie e-mailowe z informacją, że dostał właśnie dodatkową szansę na jego wykonanie.

Eskaluj do 

Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji „Eskaluj do”.

W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas.

Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem „wewnątrz”, jak i „spoza” organizacji.

Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych.

Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie.

Kończenie procesu na danym kroku

Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej.

Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji „Proces można zakończyć na tym kroku”

Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu.

Domyślny wykonawca w procesie

Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy:

Uwagi:
Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe.
W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku.

Jeżeli któryś krok łatwiej zbudować na podstawie już istniejącego, to wykorzystaj funkcjonalność o nazwie Duplikuj czynność.

Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie.
Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji.

Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu.
Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy.

Uwaga:
Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.:
– na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja)
– na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja)
– na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).

Kolejność kroków w procesie możesz zmienić metodą przeciągnij i upuść dostępną w menu po prawej stronie ekranu

V. Wybierz zmienne wyróżnione

Określ od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu

Podpowiedź: dla wniosków urlopowych mogą to na przykład być: imię, nazwisko i zakres dat, a dla faktur: nazwa, NIP i kwota netto. Pola te będą widoczne na karcie zadania bez wchodzenia jego w szczegóły.

Uwaga: gdy krok, na którym znajdują się wybrane zmienne wyróżnione trafi do wielu osób, które mają się wypowiedzieć, to uzupełnione przez nie wartości nie będą się wyświetlać na karcie danej instancji.

VI. Opublikuj

Gdy skończysz tworzyć ostatni krok, wybierz Publikuj

od tej chwili pojawi się na liście procesów w danej organizacji i będzie można z niego korzystać.

Każdy proces można również Zapisać jako plik

Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku.
W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik.

Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku.
Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces.
W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem.

Nie martw się – proces możesz wielokrotnie edytować (więcej o edycji istniejącego procesu przeczytasz tutaj), doskonaląc go bez końca, nawet gdy użytkownicy zaczną już z niego korzystać.

Każdą stworzoną wcześniej definicję procesu można edytować. Dzięki temu można ją uzupełnić lub poprawić.

Uwaga: ta operacja nie usuwa jego wcześniejszej historii – wszystkie przeprocesowane dokumenty, czy sprawy pozostaną zachowane. Zadania będące w toku zostaną dokończone według wcześniejszych kroków. Wszystkie nowe będą przebiegały już według nowych zasad.

Poniższa instrukcja służy również do budowy nowego procesu na bazie istniejącego wzorca (własnego lub szablonu udostępnionego przez Dew-X) i ma zastosowanie dla sposobów 2. Użyj szablonu i 3. Mam plik z procesem, o których mowa w kroku I: tutaj

Aby edytować proces wybierz go z menu po lewej stronie (pamiętaj o sprawdzeniu w jakiej jesteś Organizacji – te same nazwy procesów mogą być stosowane w różnych Twoich organizacjach),

a następnie wybierz koło zębate i Edytuj na dole po prawej stronie ekranu

Opcjonalnie z tego miejsca można również zmienić jedynie jego nazwę i ikonę, zapisać jako plik lub usunąć go w całości.

Uwaga: usunięcie procesu spowoduje również usunięcie całej jego historii, w tym dokumentów, opisów, akceptacji etc.

Pomiędzy kolejnymi krokami przełączysz się klikając na ich nazwy na górze ekranu

Pola i wtyczki dodawaj, usuwaj i zmieniaj ich kolejność wyświetlania na formularzu

Przenoś pola i wtyczki pomiędzy krokami 

Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona

Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym.

Liczba ponowień

Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność „Ponów”. Znajdziesz ją poniżej funkcji „Czas na wykonanie (godziny)”.

Domyślna wartość to „0”. Oznacza to, że zadanie, które nie zostanie wykonane w przewidzianym dla niego w czasie, stosownie do definicji, cofnie się do poprzedniego lub zakończy na danym kroku.

Wartość „1”, to jedna dodatkowa szansa; „2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc.

Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak zostało to założone dla tego kroku w definicji procesu.

Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia (wartość większa od 0), otrzyma powiadomienie e-mailowe z informacją, że dostał właśnie dodatkową szansę na jego wykonanie.

Eskaluj do 

Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji „Eskaluj do”.

W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas.

Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem „wewnątrz”, jak i „spoza” organizacji.

Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych.

Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie.

Decyduj jak ma się zachować proces przy niewykonaniu zadania na danym kroku

Włącz lub wyłącz możliwość kończenie procesu na danym kroku

Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej.

Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji „Proces można zakończyć na tym kroku”

Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu.

Określ lub zmień domyślnego wykonawcę w procesie

Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy:

Uwagi:
Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe.
W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku.

Zmieniaj kolejność kroków

Zmieniaj pola wyróżnione

Usuwaj niepotrzebne kroki

Dodawaj nowe kroki

Kopiuj kroki: „Duplikuj czynności”

Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie.
Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji.

Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu.
Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy.

Uwaga:
Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.:
– na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja)
– na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja)
– na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).

Zapisuj proces jako plik

Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku.
W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik.

Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku.
Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces.
W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem.

Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko na ostatnim kroku; jeżeli dodawany krok ma być jednym z wcześniejszych – dodaj go, a następie przesuń korzystając z funkcji Zmień kolejność 

Po zakończeniu edycji – Publikuj nową wersję

W Dew-X jako wtyczki rozumiemy komponenty formularzy, które dają dodatkowe funkcjonalności.

Wtyczki wykorzystuje się podczas tworzenia lub edycji formularzy w czasie tworzenia nowych procesów lub edycji istniejących.

Dodajemy je definiując nazwę oraz wybierając jedną z dostępnych

Niektóre, jak np. Opis sekcji wymagają wypełniania treści

Dzięki tej wtyczce dodasz w formularzu dowolny tekst, np. informację, czy instrukcję dla użytkownika.

Inna, np. GUS, wymaga jedynie określenia, czy wypełnienie jej pól na formularzu będzie wymagane, czy nie.

Ta wtyczka po dodaniu do formularza wygląda tak:

i pozwala na automatyczne pobieranie danych firmy z GUS po podaniu NIP-u i wprowadzenie ich do formularza.

Uwaga: niekiedy w bazie GUS nie znajdują się kompletne informacje, np. firma paliwowa BP nie ma podanego numeru NIP i nie da się jej wyszukać po tym parametrze.

Dostępne są również inne wtyczki:

• Lista wyboru – pozwala na dodanie pola zawierającego zdefiniowaną w tej wtyczce listę, z której użytkownik, wypełniając formularz dokona wyboru
• Separator – pozwala na dodanie w formularzu pomiędzy polami lub wtyczkami dodatkowej przerwy w postaci niewidocznej lub różnego rodzaju linii
• Dane użytkownika – wtyczka uzupełni automatycznie imię, nazwisko i adres e-mail osoby wypełniającej dany formularz
• Tabela – definiując nazwy kolejnych kolumn oraz typu danych, w nich umieszczanych, wtyczka umożliwi zbudowanie tabeli. Przykładowa tabela może zawierać, np. kolumny: nazwa produktu, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto i pozwoli użytkownikowi na dodanie i wypełnienie dowolnej liczy wierszy zawierających te kwoty. Kolumny zawierające pola typu „kwota” będą automatycznie sumowane.  Uwaga: na wydrukach z systemu, dane z tabel są prezentowane w wierszach
• Zestawienia – możesz użyć przygotowanego wcześniej szablonu zestawienia, które będzie mogło być uzupełniane lub prezentowane na różnych krokach procesu. Więcej na temat tej wtyczki oraz Tabel przeczytasz tutaj
• Słowniki – bardziej rozbudowana wersja Listy wyboru. Dzięki niej na formularzach można umieszczać pola wyboru zawierające zdefiniowaną listę wartości i etykiet. Może to być na przykład lista samochodów, pracowników, klientów, dostawców, lokalizacji, projektów, MPK, typów spraw, etc. Więcej na temat tej wtyczki przeczytasz tutaj
• Link z etykietą – pozwala na dodanie etykiety linku, która będzie pojawiała się na karcie.
• Przestrzenie nazw – pozwala na powiązanie z jedną lub wieloma Przestrzeniami nazw.  Więcej na temat Przestrzeni nazw przeczytasz tutaj
• VAT i brutto – oblicza VAT i brutto na podstawie netto i stawki VAT
• Operacja matematyczna – wykonuje prostą operację matematyczną. Dostępne są następujące funkcje: Dodawanie, Odejmowanie, Mnożenie, Dzielenie
• Przycisk – umożliwia dodanie przycisku uruchamiającego akcję zewnętrzną
  Definiujemy wyrównanie (lewo, środek, prawo), wyświetlany tekst oraz adres URL. Więcej o zastosowaniu wtyczki Przycisk przeczytasz tutaj

Słowniki to szczególny rodzaj wtyczki, dzięki której na formularzach można umieszczać pola wyboru zawierające zdefiniowaną listę wartości i etykiet.

Może to być na przykład lista samochodów, pracowników, klientów, dostawców, lokalizacji, projektów, MPK, typów spraw, etc.

Wydaje się być dość podobną do innej wtyczki – Listy wyboru.

Jest jednak co najmniej kilka sytuacji, w których Słowniki będą lepszym wyborem niż prosta lista wyboru. Na przykład wówczas, gdy:

• lista zmienia się dość często
• ta sama lista jest wykorzystywana w kilku różnych procesach
• poza wartością, pozycje listy powinny mieć też opis

Przygotowanie słownika

Moduł Słowniki znajdziemy po wybraniu ikony Administracja w menu głównym:

Nowe słowniki tworzymy używając przycisku Dodaj

Następnie nadajemy mu nazwę:

Z tego poziomu możemy:

• zmienić nazwę każdego słownika
• wyłączyć/włączyć jego widoczność
• edytować jego zawartość

Uwaga: słowników nie można usuwać. Jeżeli dany słownik nie jest Ci już potrzebny masz dwie możliwości – zrób z niego inny (zmiana nazwy oraz zawartości) lub wyłącz jego widoczność.

Import z pliku

To najszybszy sposób tworzenia lub edycji słownika, zwłaszcza gdy słownik zawiera wiele pozycji. Przygotowanie pliku MS Excel jest dość proste. Należy jednak pamiętać o kilku ważnych regułach:

• system pobiera dane zawsze z pierwszego arkusza niezależnie od jego nazwy (nawet jeżeli nazywa się on Arkusz2, a Arkusz1 jest drugi w kolejności)
• system pomija pierwszy wiersz, traktując go jako nagłówek (wykorzystaj go w ten sposób i nie umieszczaj tam danych)
• dane z pierwszej kolumny system zawsze potraktuje jako wartości, a z drugiej jako etykiety,
• słownik po zaimportowaniu będzie można wyedytować, w tym dodawać nowe oraz usuwać niepotrzebne wiersze

Inne uwagi:

• pole „Wartość” nie może się powtarzać, musi być unikalne w danym słowniku
• pole „Wartość”, dla każdego wiersza musi posiadać jakąś wartość
• pole „Etykieta”, dla danego wiersza może pozostać puste

Wykorzystanie słownika w czasie edycji procesu

Słowniki są jedną z wtyczek (więcej o wtyczkach).

Nazwij pole ze słownikiem, np.: „Wybierz samochód z listy” i wybierz słownik z listy dostępnych słowników.

Jeżeli nie jesteś pewien, czy to użyłeś właściwego słownika – sprawdź to na podglądzie formularza (prawe menu).

Opublikuj wersję procesu.

Ilekroć w przyszłości zmienisz ten słownik, nowe wartości i opisy będą pojawiać się wszędzie tam gdzie zostanie użyty.

Tabela oraz Zestawienie to wtyczki dostępne w Dew-X.

Przykładowa tabela może być zbudowana tak, że zawiera kolumny z polami: nazwa produktu, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto oraz kolumny z innymi wtyczkami, np. Listą wyboru lub Słownikiem. Tak utworzony szablon pozwoli użytkownikowi biorącemu udział w procesie na dodawanie i wypełnienie dowolnej liczy wierszy zawierających te dane.
Kolumny zawierające pola typu „kwota” będą automatycznie sumowane.

Uwaga: na wydrukach z systemu, dane z tabel są prezentowane w wierszach.

Standardową tabelę można zbudować bezpośrednio w kreatorze podczas tworzenia lub edycji definicji procesu.

Innym, szczególnym rodzajem tabel są Zestawienia.

Pozwalają na stworzenie szablonów najprzeróżniejszych zestawień, które następnie mogą być wykorzystywane wielokrotnie zarówno w danym procesie jak i rożnych innych procesach.

Ogromną zaletą tego typu zestawień jest ich „wędrujący” charakter – dodanie tego samego zestawienia na kolejnych krokach danego procesu pozwala na uzupełnianie go przez różnych uczestników procesu.

Co więcej, dane zestawienie można dodawać również na konkretnym kroku w formie nieedytowalnej, aby prezentować w niej dane zebrane w toku tego procesu.

Przygotowanie szablonu Zestawienia

Moduł Zestawienia znajdziemy po wybraniu ikony Administracja w menu głównym:

Nowe zestawienia tworzymy używając przycisku Dodaj

Szablon zestawienia przygotowujemy w kreatorze podobnym do kreatora procesów.

Tak utworzony wzór zestawienia, po umieszczeniu jej w danym procesie zostanie automatycznie wzbogacony o dane uzupełniającego (imię i nazwisko) oraz datę ostatniej modyfikacji.

Uwaga: raz utworzony szablon zestawienia nie może zostać usunięty. Nie będzie można też zmienić jego nazwy. Jeżeli popełniłeś błąd lub nie chcesz aby dany szablon był nadal wykorzystywany po prostu wyłącz jego widoczność.

Wykorzystanie zestawiania w czasie edycji procesu

Zestawiania są jedną z wtyczek.

Edytując krok w procesie:

1. Wybierz wtyczkę Zestawienia
2. Określ, czy na dany kroku ma być edytowalna, czy też nie (uwaga poniżej)
3. Wybierz szablon zestawienia z listy (oczywiście wcześniej musi być przygotowana w module Administracja)

Uwagi:

1. Dodając Zestawienie do kroku w procesie określ, czy ma być edytowalne na danym kroku, czy też nie. Jeżeli wybierzesz nieedytowalne, to użytkownik nie będzie mógł go uzupełnić na danym kroku, ale będzie widział, co zostało do nim wpisane na innych krokach.
2. Zestawienia nie będą widoczne w zakładce Historia. Zestawienie może i zazwyczaj posiada dane gromadzone na wielu różnych krokach – umieszczanie ich w historii również na krokach wcześniejszych byłoby mylące. Dane te znajdziesz zawsze w zakładce Dane.

Aby przyspieszyć i ułatwić tworzenie nowych procesów w Twoich organizacjach, przygotowaliśmy kilka gotowych szablonów.

W kreatorze nowych procesów więcej tutaj wybierz ścieżkę 2. Użyj szablonu

Następnie wybierz jeden z szablonów

Po lewej stronie znajdziesz szablony przygotowane przez zespół Dew-X,  a po prawej te, które będą tworzyć się automatycznie na podstawie Twoich procesów, w tym tych które powstały poprzez modyfikacje szablonów Dew-X oraz wgranych z pliku.

Szablony przygotowane przez zespół Dew-X będą sukcesywnie uzupełniane.

W tej chwili są to:

• Akceptacja umowy
• Badanie satysfakcji
• Kancelaria pism przychodzących
• Komunikaty
• Obieg faktur kosztowych
• Pomysły
• Urlop na żądanie
• Urlop okolicznościowy
• Urlop wypoczynkowy
• Zaliczka
• Zapotrzebowanie
• Zgłoś błąd

Każdy z nich zawiera krótki opis.

Jest bardzo prawdopodobne, że przygotowany przez nas szablon, aby pasował idealnie do Twojej Organizacji, będzie wymagał modyfikacji.

Po wybraniu danego procesu jako wzorca możesz go edytować (więcej o edycji istniejącego procesu: kliknij).

Optyczne rozpoznawanie znaków, OCR (ang. optical character recognition) – zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie.

Źródło: Wikipedia

Niektóre procesy obiegu dokumentów inicjowane są poprzez pojawienie się dokumentu.
Klasycznymi przykładami takich procesów są: kancelaria pism przychodzących i obieg faktur, ale od dokumentu mogą (choć nie muszą) zaczynać się również reklamacje, wnioski urlopowe, czy obieg umów.

W takim przypadku tworząc proces w kreatorze systemu Dew-X wybierz opcję „Proces zacznie się od dodania pliku”.

Więcej o tworzeniu procesów przeczytasz tutaj 

Uruchamiając tego typu proces, użytkownik zostanie każdorazowo poproszony o dodanie pliku.
Jeżeli będzie to PDF lub któryś z obsługiwanych plików graficznych, obraz tego dokumentu wyświetli się w oknie formularza po lewej stronie

Cześć dołączonych tak plików ma już warstwę tekstową ukrytą pod obrazem dokumentu, np. faktury generowane do postaci PDF bezpośrednio przez program do fakturowania.
Zaznaczając kursorem fragment tekstu można go skopiować, tak jak robi się to np. w treści e-maili, czy plików MS Word.

Niektóre jednak będą tylko obrazami.

W takim przypadku (i tylko jeżeli tego potrzebujesz) naciśnij ikonę:

Następnie poczekaj na wykonanie odczytu treści.

Po chwili będziesz mógł kopiować fragmenty tekstu bezpośrednio z dokumentu

i wklejać go w pola formularza.

W powyższym przykładzie skopiowanie numeru NIP i wklejenie go w pole wtyczki GUS pozwoli na pobranie danych wystawcy faktury i automatyczne uzupełnienie pól formularza takich ja nazwa, adres, kod pocztowy i miasto.

Oczywiście kopiować możesz znaczenie więcej, nawet treść załączonej umowy.

Uwaga: pliki graficzne poddane procesowi OCR zostaną zamienione na format PDF.

Przygotowany wcześniej proces (więcej o tworzeniu procesów: kliknij) może być uruchomiony przez każdego członka danej Organizacji.

Poprzez menu po lewej stronie, wchodzimy w konkretny proces

Zostaniemy przeniesieni do jego widoku

Naciskając „+ Kliknij, aby rozpocząć” otworzy się formularz pierwszego kroku danego procesu, np. taki:

Po wypełnieniu go, wybieramy „Prześlij dalej”

W tym oknie możemy zmienić zaplanowany czas przeznaczony na wykonanie kolejnego kroku, dodać uwagi i wskazać osobę (lub osoby), do której chcemy przesłać zadanie.

Jeżeli mamy uprawnienia administracyjne (więcej o rolach i uprawnieniach: kliknij) w danej Organizacji, możemy z tego poziomu jednocześnie zapraszać nowych członków, których  nie ma na liście, klikając na ikonę osoby z prawej strony

Ważne: określ, czy dany użytkownik ma być z wewnątrz, czy spoza organizacji

Więcej o użytkownikach tutaj: kliknij

Każde zadanie może być przesłane do jednej lub wielu osób.

W przypadku przesłania do wielu osób pojawi się okno:

Wybierając „Nie” zadanie przejdzie dalej (do kolejnego kroku) natychmiast po wykonaniu go przez dowolną ze wskazanych osób.

Jeżeli wybierzemy „Tak”, zadanie będzie czekało aż wypowiedzą się wszystkie wskazane osoby, ale tylko do chwili upłynięcia czasu przewidzianego na to zadanie.

Po upłynięciu przewidzianego czasu:

• gdy wypowiedziała się przynajmniej jedna ze wskazanych osób, zdanie przejdzie dalej. W takim przypadku kolejny wykonawca zobaczy komunikat:

• jeżeli nie wypowiedział się nikt, stosownie do decyzji przewidzianej w definicji procesu, zadanie wróci do poprzedniego kroku lub instancja procesu zostanie zakończona.

Po wysłaniu, zadanie to znajdziesz na widoku danego procesu w sekcji W toku lub Zakończone, zależnie od tego, czy Twój krok był, czy nie był ostatni.

Więcej informacji o stanach zadań znajdziesz tutaj

Jeżeli ktoś przysłał Ci zadanie do wykonania w danym procesie w danej Organizacji, znajdziesz je na widoku Moja tablica

Podejmuje się je klikając w strzałkę w prawym dolnym rogu na karcie zadania.

Zadania trafiają też do widoku danego procesu. Karta wówczas może wyglądać tak:

Wyświetli się nam formularz naszego kroku, np. taki:

Z danymi zgromadzonymi na poprzednich krokach możemy zapoznać się przełączając się pomiędzy formularzami lub korzystając z przycisku „Dane”

Ten przesuwany podgląd w wielu przypadkach ułatwi nam uzupełnienie aktualnego formularza.

Po wypełnieniu, wybieramy „Prześlij dalej”.

Uwaga: jeżeli przewidziana została możliwość zakończenia procesu na danym kroku (pomimo, że istnieją kroki kolejne), to zamiast „Prześlij dalej” pojawi się „Dalej” z dwoma opcjami wyboru:

Wybierając „Prześlij dalej”, pojawi się okno:

W tym oknie możemy zmienić zaplanowany czas przeznaczony na wykonanie kolejnego kroku, dodać uwagi i wskazać osobę (lub wiele osób), do której chcemy przesłać zadanie.

Uwaga: pole „Wyślij do” może być wypełnione tzw. domyślnym wykonawcą kolejnego kroku. Nadal możesz jednak zmienić adresata.

Jeżeli mamy uprawnienia administracyjne (więcej o rolach i uprawnieniach: kliknij) w danej Organizacji, możemy z tego poziomu jednocześnie zapraszać nowych członków, których  nie ma na liście, klikając na ikonę osoby z prawej strony

Ważne: określ, czy dany użytkownik ma być z wewnątrz, czy spoza organizacji

Więcej o użytkownikach tutaj: kliknij

Pamiętaj, że do chwili przesłania dalej, możesz zawsze cofnąć dane zadanie, do dowolnego wcześniejszego kroku

Każde zadanie może być przesłane do jednej lub wielu osób.

W przypadku przesłania do wielu osób pojawi się okno:

Wybierając „Nie” zadanie przejdzie dalej (do kolejnego kroku) natychmiast po wykonaniu go przez dowolną ze wskazanych osób.

Jeżeli wybierzemy „Tak”, zadanie będzie czekało aż wypowiedzą się wszystkie wskazane osoby, ale tylko do chwili upłynięcia czasu przewidzianego na to zadanie.

Po upłynięciu przewidzianego czasu:

• gdy wypowiedziała się przynajmniej jedna ze wskazanych osób, zdanie przejdzie dalej. W takim przypadku kolejny wykonawca zobaczy komunikat:

• jeżeli nie wypowiedział się nikt, stosownie do decyzji przewidzianej w definicji procesu, zadanie wróci do poprzedniego kroku lub instancja procesu zostanie zakończona.

Po wysłaniu, zadanie to znajdziesz na widoku danego procesu w sekcji W toku lub Zakończone zależnie od tego, czy Twój krok był, czy nie był ostatni.

Więcej informacji o stanach zadań znajdziesz tutaj

Jeżeli wykonywany przez Ciebie krok jest ostatnim w danym procesie, procedura wygląda tak samo jak przy Nowe zadanie w procesie, ale zamiast przycisku Prześlij dalej lub Dalej, w prawym dolnym rogu, pojawia się przycisk Zakończ 

Do chwili zarchiwizowania (zakończenia), możesz cofnąć dane zadanie do dowolnego wcześniejszego kroku

Wybierz Zakończ – ten przebieg procesu zostanie zakończony i zarchiwizowany, a karta z dostępem do historii operacji zostanie odłożona (u wszystkich uczestników) do sekcji Zakończone.

Z punktu widzenia danego użytkownika, każde zadanie przyjmuje jeden z trzech stanów:

1. Do zrobienia
   Znajdują się tu zadania, które sam utworzyłem, ale jeszcze nie przesłałem ich dalej oraz te, które ktoś przypisał mi do wykonania
2. W toku
   To te zadania, które były u mnie do zrobienia i zostały przekazane do kolejnych osób oraz te które dodano do mojej wiadomości, a nie zostały jeszcze zakończone
3. Zakończone
   Rodzaj archiwum, do którego trafiają wszystkie zadania, które były u mnie lub które dodano do mojej wiadomości, a których proces już się zakończył

Na widoku danego procesu w danej Organizacji ekran główny podzielony jest na trzy powyższe sekcje.

Występuje czasem potrzeba, aby użytkownik niebiorący udziału w przepływie danej sprawy miał możliwość zapoznania się z nią. Do tego służy funkcjonalność DW.

Może to być zarówno osoba, która nie będzie w ogóle brała udziału w tej instancji procesu jak i ta, która zostanie do niej dołączona na późniejszych krokach.

Wykonując swój krok w procesie mamy dostępny dodatkowy przycisk:

Klikając w niego otworzy się okno:

Tu możemy dodać dowolną liczbę osób DW.

Uwaga: osoby spoza organizacji mogą dodawać tylko osoby z wewnątrz organizacji, tym niemniej jeżeli osoba z wewnątrz doda kogoś spoza organizacji, to tym samym ujawni tę osobę również wszystkim osobom spoza organizacji, które wyświetlą listę osób dodanych DW wcześniej.

Dodana osoba otrzyma powiadomienie e-mailowe.

Jeżeli nie bierze ona udziału w obiegu danego dokumentu lub sprawy, to nie będzie miała możliwości wykonania w nim żadnych działań, ale będzie mogła zapoznać się z tym co zostało dotychczas wykonane. Zadanie znajdzie w Toku lub w Zakończonych w danym procesie.

Jeżeli do danej instancji procesu zostały już dodane jakieś osoby DW, to otwierając okno DW zobaczymy je na liście:

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać do nich powiadomienie ponownie.

Listę osób, które zostały dodane DW można obejrzeć również w zakładce DW widocznej po wejściu w szczegóły danej instancji:

Znajdują się na niej informacje kiedy, kto i komu udostępnił dane zadanie.

Uwaga: zakładka DW widoczna jest tylko dla użytkowników z wewnątrz organizacji.

Więcej na temat możliwych statusów użytkowników przeczytasz tu: kliknij

Przestrzenie nazw (namespace) to byty wiążące dane, procesy i dokumenty, jednak nieposiadające samodzielnie mechanizmów przepływu (workflow). Przestrzenie nazw w swoim założeniu mają pozwolić na tworzenie zarówno takich bytów jak klienci, projekty jak i ewidencja czasu pracy, czy rejestr pism przychodzących. Pozwalają na stworzenie obiektów o podobnych cechach do formularzy workflow, jednak inaczej zarządzanych i prezentowanych.

Więcej o Przestrzeniach nazw przeczytasz tutaj

W menu wybierz ikonę Przestrzeni nazw, a następnie + Zbuduj przestrzeń nazw

Możesz użyć pliku z zapisanym wcześniej szablonem Przestrzeni nazw lub skorzystać z kreatora.

Należy wybrać ikonę, określić nazwę oraz 3-5 znakowy prefix.

W kolejnym kroku ustalamy kto będzie miał dostęp do danej Przestrzeni.

Uwaga: użytkownicy z rolą Owner i Admin mają pełny dostęp niezależnie od powyższych ustawień.

W następnym kroku budujemy formularz w sposób podobny dla formularzy występujących w procesach.

Do dyspozycji mamy pola zwykłe oraz niektóre wtyczki.

Edycję kończymy przyciskiem Publikuj

Jeżeli w przyszłości zajdzie konieczność edycji, skorzystaj z przycisku koła zębatego (w wersji desktop w prawym dolnym rogu ekranu).

Uwaga: w przypadku Przestrzeni nazw możliwa jest jedynie edycja etykiet oraz wymagalności  utworzonych wcześniej pól i wtyczek. Jeżeli jakieś pole lub wtyczka wymaga głębszej edycji, np. zmiany typu, słownika, listy wyboru etc. wyłącz jej widoczność i dodaj kolejną zgodnie z aktualnymi wymaganiami.

Poszczególne rekordy w Przestrzeni nazw dodajemy z poziomu widoku tabelarycznego danej Przestrzeni nazw przy użyciu przycisku + Dodaj

Nowy rekord powstaje poprzez wypełnienie formularza, którego szablon przygotowany został w czasie edycji danej Przestrzeni nazw.

Uwaga:  użytkownik może:
– uzupełnić formularz: rekord zapisze się z wartościami
– wyjść z formularza: rekord zostanie utworzony, ale nie będzie miał wypełnionych żadnych pól
– usunąć rekord: nie będzie go na liście w danej Przestrzeni nazw
W Przestrzeniach nazw, w każdym przypadku zostanie nadany (i tym samym zablokowany) kolejny numer po prefiksie. 

Aby wejść w szczegóły danej pozycji korzystamy ze strzałki na początku każdego wiersza widoku tabelarycznego. Z tego poziomu możemy również edytować dany wiersz oraz zapoznać z dodatkowymi informacjami takimi jak:

• historia wpisu
• komentarze
• użyty w instancjach
• użyty w innych przestrzeniach nazw
• widoczność (dostępne dla twórcy, Ownera oraz Adminów)

Archiwum, moduł zarzadzania dokumentami, pozwala na przechowywanie, opisywanie i korzystanie przez uprawione osoby z plików.

Najczęściej używa się go do zarządzania umowami, np. z klientami, dostawcami, czy pracownikami, fakturami, protokołami, dokumentami HR, nagraniami rozmów, dokumentacją techniczną etc.

W Archiwum można przechowywać dowolne dokumenty jednak wielkość pojedynczego pliku nie może być większa niż 50 MB.

Funkcjonalności Archiwum zostały opisane  w czterech rozdziałach instrukcji:

1. Tworzenie katalogów/folderów
2. Modyfikacja katalogów/folderów
3. Dodawanie i opisywanie dokumentów
4. Korzystanie z Archiwum

Można stworzyć wiele katalogów/folderów określając dla każdego z nich różne uprawnienia i formularze.

Będąc w danej Organizacji, wybierz ikonę z menu głównego po lewej stronie ekranu.
Następnie kliknij kartę „+ Stwórz folder”

Wybierz ikonę wyróżniającą dany katalog (uwaga: nie szukaj związku merytorycznego – ikony służą tylko do szybkiego rozróżnienia folderów) oraz nazwij katalog, np. Umowy. Zarówno nazwę jak i ikonę będziesz mógł później zmienić.

W kolejnym kroku możesz określić uprawnienia poszczególnych osób do danego folderu i znajdujących się w nim plików.
Dodawaj  użytkowników należących do danej Organizacji i decyduj czy mogą dodawać, edytować oraz usuwać pliki i foldery.
Uwaga: Właściciel (Owner) oraz Administratorzy mają domyślnie nadane pełne uprawnienia – nie musisz dodawać ich do tej listy.

Ostatnim krokiem jest zbudowanie formularza do opisu poszczególnych plików w danym folderze. Przemyślane zbudowanie go będzie bardzo przydatne w późniejszym korzystaniu z Archiwum.

Możesz wybrać spośród wielu predefiniowanych typów pól, takich jak tekst, liczba, kwota, wybór: tak/nie, data, zakres dat, link, czy e-mail.

W każdej chwili możesz podejrzeć wygląd formularza i modyfikować go na tym widoku

Gdy skończysz budowanie formularza pozostanie już tylko wybranie pól wyróżnionych, czyli 1-3, które będą wyświetlać się na kartach poszczególnych dokumentów.

Tworzenie zakończ przyciskiem Publikuj

Utworzone wcześniej katalogi/foldery w Archiwum uprawniona osoba może modyfikować, nawet jeżeli zostały tam już dodane dokumenty.

Do edycji można się dostać na dwa sposoby:

• z widoku głównego Archiwum, wybierając stosowną ikonę na karcie katalogu/folderu

• z widoku danego katalogu/folderu wybierając koło zębate w prawym dolnym rogu ekranu

i dokonać stosownych zmian.

Jeżeli zmiany mają dotyczyć formularza opisu plików – wybierz Edytuj

Uwaga: wcześniejsze pola formularza nie mogą zostać usunięte, ponieważ mogły zostać już wypełnione.

Mamy jednak dwie możliwość edycji:
– zmiana etykiety pola (zmiana jego nazwy) oraz jego wymagalności – typ pola pozostanie ten sam,
– wyłączenie widoczności danego pola.

Wyłączenie widoczności pola wskazanego uprzednio jako wyróżnionego spowoduje konieczność zaktualizowania tych pól.

Edycję zakończ przyciskiem Publikuj

Wybieramy jeden z utworzonych wcześniej katalogów/folderów

np. Umowy

Pliki dodajemy na dwa sposoby:
1. Klikając na kafelek „Kliknij aby dodać lub upuść nowy plik”
2. Metodą Drag & Drop, czyli przerzucając jeden lub wiele plików w obszar roboczy Archiwum.
Uwaga: drugi sposób zależnie od liczby i wielkości plików może zająć dłuższy czas.

Dokumenty pojawią się w danym katalogu i będą wyświetlane łącznie z dodanymi wcześniej.

Pliki opisane od nieopisanych różnią się kolorem belki na karcie – opisane mają białą (lub szarą dla trybu ciemnego) oraz mogą posiadać wypełnione pola wyróżnione, których wartości pojawią się na kartach.

Karty domyślnie otrzymują nazwy plików, np. Umowa nr 3.pdf, ale w procesie dodawania atrybutów nazwy wyświetlane mogą zostać zmienione.

Wchodząc w poszczególne karty, dodajemy opisy kolejnych dokumentów, wypełniając formularz, który wcześniej zdefiniowaliśmy. W przypadku niektórych plików, np. PDF, ich obraz wyświetli się w oknie po lewej stronie. W tym przypadku będzie można skorzystać z opcji kopiowania treści (jeżeli plik ma warstwę tekstową) lub skorzystania z OCR, aby tę warstwę uzyskać. Więcej o OCR – kliknij.

Opisy plików mogą być zmieniane wielokrotnie – wystarczy wybrać szczegóły (trzy kropki na karcie).

Będąc w danej Organizacji, wybieramy ikonę z głównego menu

Jeżeli mamy stosowne uprawnienia, to na ekranie głównym pojawią wszystkie katalogi/foldery danej Organizacji, do których mamy dostęp.

Uwaga: Kafelek „+ Stwórz folder” może nie być widoczny jeżeli nie mamy uprawnień do tworzenia katalogów/folderów.

Po wejściu do odpowiedniego folderu, wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty,

które następnie możemy przeszukiwać po frazie (lupka w prawym dolnym rogu), filtrować (opisane/nieopisane/wszystkie).

O wyszukiwaniu zaawansowanym przeczytasz tutaj: kliknij

Klikając w trzy kropki w prawym dolnym rogu karty przejdziemy do szczegółów danego dokumentu wraz z widokiem jeżeli dla danego formatu pliku jest dostępny.

Jeżeli dany użytkownik ma uprawienia do modyfikacji opisu lub usunięcia pliku, będzie mógł tego dokonać na tym widoku. Jeżeli nie, będzie mógł jedynie zapoznać się z dokumentem i pobrać go.

Każda instancja procesu (np. kolejna faktura procedowana w Systemie lub dokument dodany do Archiwum plików) otrzymuje swój indywidualny Identyfikator.

Jest to ciąg znaków, np. taki: 61e53217632678c254defd24

Spełnia kilka funkcji, z czego dla Użytkownika istotne mogą być następujące:

• ułatwienie wyszukiwania – wpisz go w oknie przeglądarki (więcej o wyszukiwaniu przeczytasz tutaj: kliknij)
• można go podać innemu użytkownikowi
• można go wskazać zgłaszając błąd lub zadając pytanie
• wraz z nazwą procesu pojawi się w nazwie pliku PDF po wydrukowaniu danych z lub bez historii,
  np.: Urlop wypoczynkowy_61e53217632678c254defd24.pdf

Wyszukiwarka jest dostępna w menu systemu po lewej stronie lub na dole ekranu w wersji mobilnej.

Pamiętaj, aby sprawdzić, czy jesteś we właściwej Organizacji, ponieważ wyszukiwarka przeszukuje tylko dane aktualnie wybranej Organizacji.

Po jej wybraniu pojawi się okno:

Jest to narzędzie uniwersalne i pozwala na wyszukiwanie zarówno w Procesach, Przestrzeniach nazw jak i w Archiwum.

Uwaga: dokumenty, które zostały dodane w procesach (zarówno inicjujące instancje procesów, jak i dodane jako załączniki w ich trakcie) nie są dostępne w Archiwum plików i tym samym nie znajdą się w wynikach wyszukiwania. 

Wyszukiwanie w Procesach

Z listy należy wybrać Proces – jest to jedyne pole obowiązkowe.

Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:

• Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Trwające lub tylko Zakończone instancje
• Daty rozpoczęcia – wybierz zakres
• Daty zakończenia – wybierz zakres
• Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnej instancji i znasz jej numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
• Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę w jej poszukiwaniu
• Użytkownik – poszukaj instancji, w których przepływie brała udział wskazana osoba lub które zostały dodane do jej wiadomości
• Aktualnie u Użytkownika – wyszukaj instancje procesów, które znajdują się właśnie u danej osoby

Uwaga: Trwające = U mnie (do zrobienia) + W toku

Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji są instancje procesów spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok:

Aby zapoznać się ze szczegółami, należy kliknąć trzy kropki na wybranej karcie.

Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji nie ma danych spełniających kryteria, wyświetli się następujący widok:

Uwaga: jeżeli z wyszukiwarki korzysta właściciel (Owner), administrator (Admin) lub wyszukujący (Search) danej Organizacji, to w wynikach wyszukiwania pojawią się również instancje procesów, w których nie brał udziału.
Ta funkcjonalność może być wykorzystana również do usuwania instancji procesów, które zostały przeprowadzone błędnie, a nie można ich cofnąć ponieważ zostały już zakończone lub użytkownik, u którego się znajdują nie jest już członkiem danej Organizacji. Uprawnienia te posiada właściciel (Owner) oraz administrator (Admin).

Więcej o rolach i uprawnieniach przeczytasz tu: kliknij

Wyszukiwanie w Archiwum

Szukaj w: wybierz Archiwum plików

Następnie z listy wyboru Folder – jest to jedyne pole obowiązkowe.

Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:

• Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Nieopisane lub tylko Opisane dokumenty
• Daty dodania – zakres
• Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnego dokumentu i znasz jego numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
• Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę dokumentów w jej poszukiwaniu.

Jeżeli w Archiwum dla danej Organizacji istnieją dokumenty spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok:

Wyszukiwanie w Przestrzeniach nazw

Po wskazaniu w wyszukiwarce konkretnej Przestrzeni nazw zostaniesz przeniesiony do jej widoku tabelarycznego,

który pozwala zarówno na sortowanie jak i filtrowanie. Do konkretnej przestrzeni wchodzimy naciskając strzałkę po lewej stronie każdego wiersza.

Możliwość raportowania jest ważną funkcjonalnością systemów workflow.

Raportowanie nie ma wpływu na sam przebieg procesu, ale bardzo ułatwia jego analizę. Przede wszystkim pozwala na wyciągnięcie danych, które są gromadzone w trakcie przepływu.

W Dew-X raporty są dostępne z poziomu danego procesu, poprzez ikonę na dole po prawej stronie ekranu (wersja desktop)

Jeżeli jesteś Ownerem lub Adminem widzisz dodatkową ikonę

lub menu w dolnym prawym rogu dla wersji mobilnej

Wygenerowanie raportu możliwie jest dla dwóch typów/stanów (W toku i Zakończonych):

1. Instancji W toku
   Ten typ raportu pozwoli zorientować się, np.  jak wiele spraw nadal nie jest zakończonych i wydobyć z nich kluczowe informacje, np. wartość faktur, charakter zgłoszeń, etc. Jest zatem przydatny na przykład do kontroli ad hoc. Raport tego typu nie zawiera danych z formularzy, które zostały utworzone (są na pierwszym kroku procesu), ale nie zostały przesłane dalej. Jest to celowy zabieg,  gdyż często pierwszy krok (do chwili przesłania dalej) jest traktowany przez użytkowników jak wersja robocza.
   Tworząc ten raport podaje się zakres dat rozpoczęcia instancji procesu.
2. Instancji zakończonych
   Te raporty będą zawierać dane zgromadzone w trakcie procesu w ich finalnej wersji.
   Tworząc ten raport podaje się zakres dat zakończenia instancji procesu.

Zdecydowaliśmy się, że raporty będą dostarczane jako pliki MS Excel. Dzięki temu natychmiast po ich wygenerowaniu będzie można dokonać dalszych operacji, takich jak sumowanie, filtrowanie, sortowanie, tworzenie tabel przestawnych, wykresów itd., itp.

Plik xlsx zawiera wiele arkuszy. Pierwszy to ~Dane instancji, a więc informacje o każdej kolejnej instancji procesu w podanym zakresie dat, gdzie każda instancja jest odrębnym wierszem. Kolejne arkusze odpowiadają krokom procesu i w przypadku gdy dany krok był wykonany przez kilka osób, liczba wierszy danej instancji jest równa liczbie tych osób. Jeżeli w formularzach występowały tabele z danymi są one reprezentowane w kolejnych arkuszach skoroszytu.

Uwagi:

• Owner i Admin wygenerują raport zawierający wszystkie instancje, również te, w których nie brali udziału.
• W przypadku gdy proces był  modyfikowany i w podanym zakresie dat istniało wiele jego wersji, w raportach będą występowały kolumny danych ze wszystkich wersji, a jej numer będzie prezentowany w jednej z kolumn.
• Jeżeli nazwa kroku w procesie lub tabeli jest zbyt długa (powyżej 31 znaków), to niemożliwe jest umieszczenie jej w całości w nazwie arkusza. W związku z tym dłuższe nazwy zostaną skrócone. Jeżeli w efekcie skrócenia nazwy będą się powielać, to do kolejnych dodamy znak ~ i numer.
• Rekomendujemy, aby przemyśleć używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.:
  – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja)
  – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja)
  – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).

Tworząc Dew-X od początku przyświecała nam idea „mobile first”.

Zdecydowaliśmy się na Progressive Web App (PWA).

Jak zainstalować aplikację Dew-X na telefonie lub innym urządzaniu?

Android

1. Otwórz w przeglądarce telefonu lub tabletu stronę https://workflow.dew-x.com/
2. Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
3. Znajdź ikonę instalatora – strzałka w dół na dole ekranu (ostatnia pozycja w menu)

Na Twoim pulpicie pojawi się ikona Dew-X i od tej chwili będziesz mógł uruchamiać aplikację mobilną Dew-X w ten sposób.

Jeżeli Twoje urządzenie obsługuje autoryzację biometryczną, to możesz ją włączyć również dla tej aplikacji.

iOS

1. Otwórz w przeglądarce Safari stronę https://workflow.dew-x.com/
2. Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
3. Na główny ekranie naciśnij przycisk Udostępnianie:

Gdy pojawią się funkcje udostępniania przesuń listę aż zobaczysz opcję „Do ekranu początk.„

Po wybraniu tej opcji system zapyta Cię o to jak chcesz nazwać skrót. Po kliknięciu Dodaj system zapisze skrót do Dew-X i uczyni z niego aplikację mobilną.

Uwaga: jeżeli chcesz otrzymywać powiadomienia od Dew-X na swoim iPhonie upewnij się że posiadasz odpowiednią wersję systemu iOS (>= 16.4). Dopiero od tej wersji iPhone wspiera ponownie zarządzanie powiadomieniami w przeglądarce Safari.

Tokeny autoryzacyjne przydadzą się bardziej wtajemniczonym użytkownikom oraz konsultantom pomagającym w złożonych wdrożeniach Dew-X.

Dzięki nim można wywoływać akcje w Dew-X z zewnętrznych systemów.

Wygenerujesz je w menu użytkownika:

Jeżeli ta tematyka to czarna magia, nie przejmuj się, ponieważ funkcjonalność ta nie wpływa negatywnie na standardowe korzystanie z Dew-X 🙂

Jeżeli chciałbyś abyśmy to my wykonali dla Ciebie różnego typu integracje – napisz do nas.

Webhooki przydadzą się bardziej wtajemniczonym użytkownikom oraz konsultantom pomagającym w złożonych wdrożeniach Dew-X.

Webhook to innymi słowy callback, czyli wysłanie żądania HTTP na podany adres, aby wykonać w zewnętrznym systemie jakąś akcję zainicjowaną w Dew-X.

Miejsca na ich umieszczenie znajdziesz podczas tworzenia lub edycji procesu, na każdym jego kroku, w panelu bocznym po prawej stronie:

Jeżeli ta tematyka to czarna magia, nie przejmuj się, ponieważ funkcjonalność ta nie wpływa negatywnie na standardowe korzystanie z Dew-X 🙂

Przeczytaj też o zastosowaniu wtyczki Przycisk.

Jeżeli chciałbyś abyśmy zaimplementowali te komponenty dla Ciebie – napisz do nas.

API to skrót od application programming interface. Jest to interfejs programowania aplikacji, dzięki któremu programy mogą komunikować się ze sobą.

Przy użyciu API możliwe jest wykonanie złożonych integracji, np. z systemami finansowo-księgowymi, aplikacjami mobilnymi, czy CRM-ami.

Dokumentacja API systemu Dew-X znajduje się tutaj: kliknij

Proste integracje można wykonać dzięki Tokenom autoryzacyjnym i Webhook-om.

Przeczytaj też o zastosowaniu wtyczki Przycisk.

Jeżeli chciałbyś abyśmy zintegrowali Dew-X z jakimś innym Twoim systemem – napisz do nas.