Mniej biurokracji, więcej uratowanego jedzenia
Cyfrowa transformacja Banków Żywności
Kim jest Klient?
Federacja Polskich Banków Żywności (FPBŻ) to związek niezależnych organizacji pozarządowych, którego główną misją jest jednoczesne przeciwdziałanie marnowaniu żywności oraz walka z głodem i ubóstwem w Polsce.
Federacja działa na trzech głównych filarach:
- Ratowanie żywności: pozyskiwanie od producentów i sieci handlowych niesprzedanych, pełnowartościowych produktów (np. z krótkim terminem ważności), zapobiegając ich wyrzuceniu.
- Pomoc potrzebującym: dzięki gęstej sieci lokalnych organizacji jedzenie trafia do rodzin wielodzietnych, seniorów, osób w kryzysie bezdomności i chorych.
- Edukacja i ekologia: prowadzenie warsztatów i kampanii społecznych w duchu zero waste, uczących Polaków mądrego kupowania i przechowywania żywności.
Czym jest Dew-X?
Dew-X.com to wszechstronny system IT do zarządzania procesami (Workflow), projektami (PM) oraz relacjami z klientami (CRM). Platforma oferuje także moduły takie jak Rejestracja czasu (Time tracker), e-Doręczenia, KSeF i wiele innych. Ponieważ Dew-X to rozwiązanie low-code / no-code, większość konfiguracji można przeprowadzić błyskawicznie bez umiejętności programistycznych, korzystając z gotowych komponentów, szablonów i integracji.
Wyzwanie: Analogowy hamulec w cyfrowym świecie
Żyjemy w dobie wszechobecnego AI i smartfonizacji, jednak rzeczywistość wielu organizacji bywa brutalnie analogowa. Dokumenty wciąż krążą w wersji papierowej, a „cyfrowy obieg” ogranicza się często do chaosu w skrzynkach mailowych.
Federacja Polskich Banków Żywności od dawna widziała potrzebę transformacji cyfrowej. Na drodze stały jednak przeszkody dobrze znane większości organizacji pozarządowych i firm:
- Ograniczone zasoby finansowe.
- Koncentracja ludzkich kompetencji na misji ratowania żywności, a nie na technologiach IT.
- Permanentny brak czasu.
Rozwiązanie: System skrojony na miarę potrzeb
Dew-X okazał się naturalnym pierwszym wyborem, ponieważ precyzyjnie odpowiedział na każdy z tych trzech problemów:
- Bariera finansowa? Dew-X ma jeden z najbardziej przyjaznych modeli finansowych, a nawet posiada w pełni funkcjonalną, bezpłatną wersję Pro Bono.
- Brak czasu? W podstawowym zakresie jest niezwykle prosty do implementacji – można go wdrożyć w kilkanaście minut.
- Brak kompetencji IT? Zespół Dew-X może przejąć na siebie całość prac lub prowadzić wdrożenie w formie warsztatów, w czasie których jednocześnie następuje transfer wiedzy do osób po stronie Klienta.
Okiem dostawcy
Jan Trawiński (Dew-X):
„Gdy dowiedziałem się, że FPBŻ szuka systemu, który wesprze ich transformację cyfrową, od razu się zaangażowałem. Jesteśmy firmą komercyjną nastawioną na zysk, ale Dew-X w swoich założeniach powstawał jako produkt Pro publico bono właśnie dla takich organizacji. Dziś jest to już narzędzie, które znacząco wykracza poza pierwotny pomysł i jego ramy, ale nadal utrzymujemy i rozwijamy wersję bezpłatną.
Potrzeby FPBŻ okazały się jednak na tyle duże, że Federacja korzysta z najpełniejszej wersji PRO business na specjalnych zasadach.
Z mojej perspektywy wdrożenie przebiegło bardzo sprawnie. Współpraca była czystą przyjemnością. Po drugiej stronie mieliśmy świetnych partnerów – Panią Olgę Barzycką oraz Pana Łukasza Beiera – którzy precyzyjnie wyznaczyli cele i od początku żyli tym projektem”.
Okiem Klienta
Łukasz Beier (Dyrektor ds. Administracyjnych i Operacyjnych FPBŻ):
„Dla Banków Żywności przejście na cyfrowy obieg dokumentów i nowa rzeczywistość KSeF stanowiły wyzwanie, do którego musieliśmy się przygotować. W organizacji pozarządowej wiele procesów funkcjonuje z reguły nieco inaczej niż w typowej firmie. Dokumenty projektowe wymagają specyficznych opisów, rozliczeń i powiązań, których standardowe systemy zazwyczaj nie przewidują. Do tego stosunkowo duża liczba osób zaangażowanych w procedowanie faktur sprawia, że proces digitalizacji wymagał starannego zaplanowania, a nie jedynie formalnej decyzji.
Dew-X przekonał nas do siebie wyjątkowym połączeniem przejrzystości z elastycznością. Interfejs jest intuicyjny w obsłudze, ale prawdziwa wartość leży w możliwości dopasowania systemu do naszych własnych procesów, zamiast naginania organizacji do sztywnego narzędzia. Równie ważne okazało się podejście samej firmy do wdrożenia: dostępność na każdym etapie, dobra atmosfera współpracy oraz zespół, który dogłębnie zna własny produkt.
Dziękujemy firmie Dew-X za wzmocnienie naszej organizacji rozwiązaniem, które stoi na najwyższym poziomie, a także za specjalne warunki, które zostały zaproponowane dla organizacji, pełniącej misję społeczną. Bardzo doceniamy indywidualne podejście oraz dostosowanie się do naszych wyjątkowych potrzeb”.
Dowiedz się więcej:
Federacja Polskich Banków Żywności
