Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo i na czym polega?
Wielu przedsiębiorców i menedżerów chciałoby wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w swoich firmach. Transformacja cyfrowa, digitalizacja dokumentów, workflow, KseF… to tematy bardzo na czasie i wiele mówi się o nich w biznesie. Wydaje się, że im szybciej wdroży się te rozwiązania do firm, tym lepiej.
Jednak jak ocenić, czy przedsiębiorstwo jest gotowe na elektroniczny obieg dokumentów? Istnieje kilka zagadnień, które warto poddać analizie i odpowiadając na konkretne pytania – dostaniemy odpowiedź.
Czym jest obieg dokumentów?
Z obiegiem dokumentów mamy do czynienia każdego dnia i działo się to jeszcze długo przed erą komputerów. Do firmy wpływa faktura, pracownicy wypełniają wnioski o urlopy, urzędy przesyłają listy, kontrahenci składają oferty w przetargach, członkowie zarządu podpisują umowy… Te wszystkie czynności generują konieczność zaangażowania w proces tworzenia dokumentów konkretne osoby. Każdy dokument przechodzi czasem kilkakrotnie pewną ścieżkę formalną, jest to powtarzalne, utarte według schematu stworzonego przez daną firmę, instytucję czy urząd.
Ten proces opisany w najbardziej skróconej formie, to nic innego jak przepływ informacji między różnymi osobami czy przedmiotami. Informacje zawarte w dokumentach są przetwarzane. W języku angielskim ten proces przepływu dokumentów wśród ludzi, którzy wykonują określony zespół czynności nazywa się „workflow”.
Elektroniczny obieg dokumentów – czym się różni?
Ten rodzaj obiegu dokumentów jest oczywiście scyfryzowany, czyli wspomagany technologiami informatycznymi. Jest wielce prawdopodobne, że w każdej firmie, w której znajduje się komputer, obsługuje się e-maile, używa programów księgowych, podpisów elektronicznych czy też przechowuje dokumenty zeskanowane – odbywa się elektroniczny obieg dokumentów.
Właściciele firm mogą jednak czuć pewien niedosyt i poczucie, że ten „mimowolny” elektroniczny obieg dokumentów nie jest wystarczający, ponieważ nie jest w żaden sposób sformalizowany. Często też dokumenty są jednak w obiegu w formie papierowej, mają stemple, są rejestrowane w papierowym dzienniku przyjęć. Pojawia się chęć ujęcia tego procesu w konkretne ramy.
Jak i kiedy to zrobić?
Warto pomóc sobie odpowiadając na jedno z ważnych pytań: ile osób uczestniczy w obiegu dokumentów? Jedna osoba to niewystarczająco, by wdrożyć poważne zmiany, ale kilka osób może wystarczyć, by rozpocząć ten proces. Kilkadziesiąt osób zaangażowanych w codzienny obieg dokumentów to sytuacja, w której zdecydowanie należy działać.
Kolejne pytanie dotyczy trybu pracy – czy odbywa się ona stacjonarnie w jednej lokalizacji? Jeśli tak, to obieg dokumentów i spraw jest prosty i nie wymaga radykalnych zmian oraz cyfryzacji, bo droga ich obiegu jest krótka i nie jest czasochłonna. Jednak sytuacja, w której mamy do czynienia z pracą w kilku biurach, oddziałach firm, lokalizacjach, a nawet pracą zdalną, system workflow wydaje się być konieczny.
Czy elektroniczny obieg dokumentów się opłaca, a inwestycja kiedykolwiek zwraca?
Jest to kwestia trudna do jednoznacznej oceny, bo wiele zależy od tego jaką definicję „opłacalności” w danej branży ma właściciel firmy. System obiegu dokumentów optymalizuje pracę administracyjną, zwaną szerzej „back office”. Ten rodzaj pracy zazwyczaj nigdy nie przynosi wzrostu sprzedaży, jest ukierunkowany raczej na generowanie oszczędności niż zysku.
Zakup i wdrożenie systemu „workflow” nie należy też do tanich. Należy spodziewać się kwot rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w niektórych przypadkach nawet kilkuset. Kosztuje także późniejsze utrzymanie danego systemu. Dodać należy też koszty wewnętrzne, jak np. zaangażowanie osób w przeszkolenie zespołu.
„Raczej nie jesteśmy na to gotowi…” – co wtedy?
Nie załamujmy się i nie zakładajmy najgorszego. Rynek dysponuje kilkoma systemami, które działają w „chmurze” i są wyposażone w predefiniowane szablony znanych procesów. Przetestowanie takiego rozwiązania to dobry sprawdzian czy system w ogóle przyjmie się w danej firmie i spełni swoją rolę. Czasem okazuje się, że jest on wystarczający i nie trzeba inwestować w
drogie systemy, a bywa że firmy decydują się na zakupy widząc szereg korzyści. Warto wiedzieć, że od 2022 roku funkcjonuje jeden nowoczesny i całkowicie darmowy system obiegu dokumentów.
Zainwestuj w ludzi
Wdrożenie systemu „workflow” to często szereg obaw. Najczęściej w kontekście pracowników, których szefowie stwierdzają, że nie są oni gotowi na zmiany i wolą tradycyjną formę obiegu dokumentów. Życie często weryfikuje, że nie jest to prawda.
Ludzie boją się zmian, a strach najczęściej ma tylko wielkie oczy. Opuszczenie strefy komfortu wymaga silnej determinacji. Tu dużą rolę będą odgrywać właśnie menedżerowie, którzy muszą być motorem dobrych, perspektywicznych zmian.
Skorzystanie z darmowych systemów obiegu dokumentów pozwoli przede wszystkim oswoić się zespołowi pracowników z ewentualnym nowym schematem pracy. Sami poczują korzyści lub zweryfikują to, co jest do poprawy. Tylko wtedy warto będzie podjąć decyzję o inwestycji za konkretne pieniądze. Bo z pewnością dobra inwestycja to taka, co do której mamy pewność, że jest odpowiednio wykorzystana.
Jesteś zainteresowany wprowadzeniem systemu workflow w swojej firmie?
Skorzystaj z naszej w pełni bezpłatnej aplikacji Dew-X, która uczyni obieg dokumentów w Twojej firmie prostszym i efektywniejszym. Skontaktuj się z nami już teraz, aby łatwo i szybko zarządzać tym narzędziem codziennymi procesami w swojej firmie.
