System akceptacyjny – system decyzyjny
Systemy workflow są w istocie narzędziami wspierającymi podejmowanie decyzji.
Przepływ pracy sam dla siebie wydaje się nie mieć sensu. Jest jak bieganie po budowie z pustymi taczkami. Nabiera go dopiero wtedy gdy myślimy o nim przez pryzmat wymiernych efektów. Sensu largo może to być optymalizacja organizacyjna lub kosztowa, ale sensu stricto jest to zbiór działań, którym towarzyszy podejmowanie decyzji.
Jeżeli popatrzymy na najpopularniejsze procesy obiegu dokumentów i spraw, to w każdym mamy do czynienia z szeroko rozumianym podejmowaniem decyzji zazwyczaj w postaci akceptacji lub jej braku.
- Obieg faktur – co jest jego głównym celem? Akceptacja zwykle poprzedzona opisem, weryfikacją merytoryczną i rachunkową.
- Wnioski urlopowe – efektem jest wyrażenie zgody na nieobecność pracownika; nawet w przypadku urlopu na żądanie w wyjątkowych przypadkach może dojść do odmowy, czyli braku akceptacji.
- Akceptacja umów – to dość oczywiste.
- Wnioski zakupowe – podobnie.
- Korespondencja przychodząca – przyjęcie korespondencji jest czynnością pozornie pozbawioną elementu decydowania. Czy tak jest jednak w rzeczywistości? Trzeba stwierdzić, czy list jest faktycznie skierowany do nas, jakiego typu sprawy dotyczy, czy wymaga procedowania, kto się danym tematem zajmie; a w kolejnych krokach, czy do mnie, czy się tym zajmę, kiedy, jakie działania są wymagane, itp., itd. Cała seria decyzji.
- Nawet procesy zgłoszeniowe, np. supportowy w gruncie rzeczy opierają się na podejmowaniu decyzji – czy zgłoszenie jest zasadne, jaki ma status, kto się nim zajmie i finalnie, czy zostało wykonane.
Oczywiście procesy decyzyjne występują w wielu systemach, jeżeli nie we wszystkich, ale w workflow wydają się być ich istotą i nierozerwalnym elementem.