Jaki system obiegu dokumentów wybrać?
Przed tym trudnym pytaniem staje wiele osób, którym wyznaczono zadanie znalezienia systemu workflow dla ich firmy.
Zacznijmy od tego co to jest system obiegu dokumentów – jest to narzędzie informatyczne, które w sposób uporządkowany i zautomatyzowany wspomaga przepływ zadań pomiędzy kolejnymi uczestnikami procesu.
Systemów workflow podobnie jak wielu innych systemów przydatnych w firmach, np. CRM-ów, magazynowych, do zarządzania projektami, księgowych, kadrowych jest bardzo dużo.
W tym gąszczu trudno się odnaleźć. Jak się zatem do tego zabrać?
Jest wiele sposobów, którymi możesz osiągnąć cel, którym jest wybór i wdrożenie systemu.
Przemyśl jeden z dwóch poniższych:
Ekspercki
Nie można znać się na wszystkim. Jeżeli w Twojej firmie nie ma osoby lub osób, które potrafią wykonać analizę potrzeb, a następnie dokonać przeglądu rynku, to przemyśl zaangażowanie zewnętrznego doradcy. Najlepiej gdy nie będzie on związany z jednym dostawcą. Taka osoba pomoże wybrać procesy, opisać wymagania i poszuka potencjalnych oferentów.
Oczywiście ten sposób nie jest dla każdego. Warto z niego skorzystać, gdy:
- nie masz presji czasu,
- masz budżet, który pozwoli na zlecenie usług konsultingowych,
- procesy, które chcesz automatyzować i optymalizować są kluczowego dla twojego biznesu i nie może być miejsca na eksperymenty.
Zrób to sam
Nie każda organizacja ma komfort pozwalający na wybór opisanej powyżej drogi. Jeżeli tak jest w Twoim przypadku, rozważ inne postępowanie.
W świecie IT upowszechnia się korzystanie z platform low-code / no-code. Ich ogromną zaletą jest to, że można używać gotowych komponentów, modułów, wtyczek, szablonów etc. Większość wdrożenia można „wyklikać” bez żadnej wiedzy programistycznej.
Takie systemy mają też oczywiście swoje ograniczenia. Dostawcy niektórych z nich nie pozwolą np. na instalacje na w własnym serwerze klienta, modyfikacje oprogramowania, integracje, etc.
Są jednak i takie, które nie różnią się specjalnie od tzw. tradycyjnych, a pozwalają zacząć od prostszych i tańszych implementacji, jednoczenie dając możliwość późniejszej migracji na wersje bardziej złożone o szerokich możliwościach.
Z tej drogi skorzystaj gdy:
- nie masz dużego budżetu,
- chcesz sprawdzić różne możliwości zanim wybierzesz docelowe rozwiązanie,
- system, którego potrzebujesz będzie wspomagał mniej kluczowe procesy, np. obieg korespondencji, faktur, umów, spraw kadrowych etc.
- nie masz czasu na długą i angażującą implementację.
To podejście to dobry sprawdzian, czy system workflow w ogóle przyjmie się w Twojej firmie i czy spełni swoją rolę.
Jeśli okaże się, że jest wystarczającym, to dobrze, bo być może nie będzie trzeba inwestować w nic droższego. A jeżeli nie wystarczy, to zarówno Ty jak i Twoja organizacja będziecie na zupełnie innym poziomie wiedzy i będziecie dokładnie wiedzieć na co zwrócić uwagę dokonując docelowego wyboru.
Co w sytuacji gdy Twój budżet wynosi 0 zł
Tu już nie ma dużego pola manewru – nie pozostaje Ci nic innego jak zacząć od bezpłatnej wersji systemu Dew-X. Szczególnie, że z tego obiegu dokumentów można korzystać również w celach komercyjnych.
Być może zadajesz sobie pytanie: Po co w ogóle wdrażać workflow?
