Jak wdrożyć obieg dokumentów?
Decyzja została podjęta
Jeżeli jesteś przekonany/-a, że Twoja organizacja potrzebuje systemu workflow (o tym, czym jest system obiegu dokumentów i czy warto go wdrożyć przeczytasz tu), to czas działać.
Jest co najmniej kilka dróg. Tu zajmiemy się dwoma z nich.
By the Book
- Znajdź analityka, najlepiej zewnętrznego, niezwiązanego z jednym dostawcą oprogramowania, który pomoże Twojej organizacji określić jakie procesy powinny być objęte zakresem wdrożenia, a następnie je zdefiniować. Nasze doświadczenie wskazuje, że warto zacząć od ograniczonego zakresu, np. dwóch kluczowych procesów, a dopiero w kolejnych etapach wdrażać następne. Wdrożenie dziesięciu na raz będzie trwało „wieki” i będzie obarczone dużym ryzykiem porażki.
- Na podstawie analizy wybierz system i dostawcę oprogramowania. Naszym zdaniem kluczowym jest aby kierować się kryterium szansy na sukces wdrożenia (niestety wiele wdrożeń informatycznych kończy się niepowodzeniem). Rzecz jasna w realnym świecie będzie wiele czynników, które ograniczą Twoje możliwości i zmuszą do kompromisów, a wśród nich najbardziej oczywistym będzie budżet.
- Podpisz umowę, dzięki której Twoje interesy będą chronione. Zwróć uwagę między innymi na prawa autorskie, koszty utrzymania, możliwość i koszty modyfikacji gdy Twoje potrzeby ulegną zmianie, a nawet dopuszczalność zmiany dostawcy, gdyby z jakichś powodów z wybranym nie było Ci już po drodze.
- Zadbaj o zagadnienia związane z integracjami z zewnętrznymi systemami. Pamiętaj, że ten ważny obszar będzie prawdopodobnie wymagał zaangażowania wielu stron (różnych dostawców), sprawdzenia możliwości technicznych i formalnych. Jeżeli zmieniasz system – przedyskutuj kwestie migracji danych historycznych.
- Wdróż system workflow i ciesz się efektami. Monitoruj, modyfikuj, usprawniaj i poszerzaj zakres o kolejne obszary biznesowe.
Dla kogo jest ta droga?
- możesz zabudżetować znaczące środki zarówno na prace przygotowawcze, implementację, jak i późniejsze utrzymanie,
- procesy, o których myślisz są kluczowe dla Twojej organizacji (np. stanowią jej core business),
- masz wystarczająco dużo czasu,
- Twoja organizacja ma odpowiednie zasoby (analityczne, merytoryczne, informatyczne, prawne itp.) lub może je pozyskać.
In Vogue
Zrób to sam lub z niewielką pomocą.
Ta droga ma wielu entuzjastów, ale i liczną grupę przeciwników.
Żeby użyć analogii można przywołać przykład z branży meblarskiej. Możemy zamówić mebel stworzony na nasze zamówienie na podstawie unikalnego projektu; możemy też zamówić gotowy produkt, który zostanie dostarczony do nas i zmontowany przez profesjonalną ekipę, która w niektórych przypadkach dokona również drobnych modyfikacji – dopasowania do naszych potrzeb. Możemy wreszcie skorzystać z gotowego produktu, który sami przywieziemy do domu i zmontujemy na podstawie instrukcji – często modułowy, który pozwoli na wiele modyfikacji i dopasowań. Oczywiście i w tym ostatnim przypadku jest możliwość skorzystania z zewnętrznego wsparcia – niekoniecznie producenta.
Na rynku są dostępne systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest szybkie i proste, co oczywiście może (chociaż nie musi) wiązać się z koniecznością pójścia na wiele kompromisów. Dostawcy niektórych z nich nie pozwolą np. na instalacje na Twoim serwerze, modyfikacje, integracje, rozliczenie ryczałtowe niezwiązane z liczbą użytkowników, instancji, miejsca etc.
Są jednak i takie, które nie różnią się specjalnie od tzw. tradycyjnych, a pozwalają zacząć od prostszych i tańszych implementacji, jednoczenie dając możliwość późniejszej migracji na wersje bardziej złożone o szerokich możliwościach.
Dla kogo jest ta droga?
- nie masz dużego budżetu (a może nie masz go wcale),
- chcesz przetestować różne możliwości zanim sięgniesz po docelowe rozwiązanie,
- system, którego szukasz ma obsłużyć mniej kluczowe procesy, np. w back office,
- nie masz czasu na długą implementację – procesy mają wystartować w kilka tygodni (a może nawet dni).
Nie potrafię podjąć decyzji
To, która z tych dróg będzie lepsza dla Twojej organizacji zależy od wielu czynników.
Gdy nie potrafisz się zdecydować, przemyśl następujące podejście:
Skorzystaj z bramki nr 2 (In Vogue) w możliwie najtańszej formie, myśląc zarówno o kosztach oprogramowania jak i Twojego lub zewnętrznego zaangażowania. Przyjęcie takiego rozwiązania to dobry sprawdzian, czy system workflow w ogóle przyjmie się w Twojej firmie i czy spełni swoją rolę.
Może okazać się, że jest wystarczającym i nie trzeba inwestować w nic droższego. Może też pokazać, że zdecydowanie trzeba szukać innego systemu lub metody wdrożenia, ale wówczas zarówno Ty i Twoja organizacja będziecie już na zupełnie innych poziomie wiedzy i będziecie dokładnie wiedzieć na co zwrócić uwagę dokonując docelowego wyboru.
