System workflow – w jakiej branży znajdzie zastosowanie?
Przyjęło się uważać, że jak coś jest do wszystkiego, to jest do niczego. Z jednej strony jest w tym dużo prawdy, ale z drugiej ta mądrość jest mocno nadużywana. Wspominam o tym dlatego, że gdybym napisał, że system workflow znajdzie zastosowanie w każdej branży, to pewnie część z czytelników zareagowałaby intuicyjnie w ten właśnie sposób.
Perspektywa zmieni się nam gdy zadamy pytanie: W jakiej branży znajdzie zastosowanie edytor tekstów albo, jeszcze lepiej, program pocztowy?
Tu pewnie nikt nie ma wątpliwości, że w każdej. Dzieje się tak dlatego, że są to uniwersalne narzędzia ułatwiające nam pracę, które same z siebie są jak biała kartka, dopóki przy ich pomocy nie wykonamy żadnych działań.
Co to jest system workflow?
Jest to narzędzie informatyczne, które pozwala na zalgorytmizowany przepływ zadań pomiędzy użytkownikami. Łatwiej to zrozumieć na przykładach.
System workflow może pomóc w optymalizacji takich procesów jak na przykład:
- Obieg faktur kosztowych
- Korespondencja przychodząca
- Wnioski zakupowe
- Wnioski urlopowe
- Wsparcie / support
- Obsługa reklamacji
- Akceptacja umów
Jak widać, powyższe procesy nie są charakterystyczne dla jakiś konkretnych branż.
Czy to oznacza, że w każdej branży i w każdej firmie obieg faktur wygląda tak samo?
Oczywiście nie. I tu przyda się analogia do wspomnianej pustej białej kartki.
W systemie workflow możemy zaprojektować definicje procesów w taki sposób, aby były dostosowane do danej branży, firmy, działu, czy obszaru biznesowego. Cechami wspólnymi pozostanie sama idea procesowego przepływu pracy, czy też interfejs konkretnego systemu.
Zupełnie coś innego może pojawić się jednak na wejściu, zaangażowani będą różni aktorzy, definicja przepływu będzie inna i różnić się będzie produkt tego procesu. Oznacza to, że o tym czy w naszej firmie znajdzie zastosowanie system workflow powinny decydować inne kryteria niż dopasowanie branżowe, ale to już jest temat na odrębny artykuł.
Zwrócę natomiast uwagę na odrębną kwestię, którą są kompetencje osób wdrażających.
Piękne i funkcjonalne meble nie powstaną tylko dlatego, że warsztat w którym są produkowane ma najlepsze narzędzia. Dopiero wspólnie z projektem, materiałami, umiejętnościami pracowników i ich motywacją złożą się oczekiwany efekt.
Podobnie jest z wdrożeniami systemów obiegu dokumentów i spraw. Decydując się na wdrożenie wybierz starannie ludzi, którzy je przeprowadzą lub jeżeli masz ich w swoim zespole skorzystaj z łatwo konfigurowalnych narzędzi typu low-code aby nie stać się zakładnikiem konkretnego dostawcy.
