Workflow


Czym jest workflow?


Najprościej sięgnąć do Wikipedii:

„Workflow (ang. work flow, ‘przepływ pracy’) – w szerszym sensie pojęcie to oznacza sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności”.

Nieistniejąca już od 2019 roku koalicja WfMC (WorkFlow Management Coalition) – proszę nie mylić ze sztukami walki – zdefiniowała workflow jako automatyzację procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.


Elektroniczny obieg dokumentów


Procesy mogą toczyć się w analogowy sposób, ale gdy dziś mówimy o workflow na myśl przychodzi zazwyczaj oprogramowanie, zwane: workflow management system (WfMS lub WFMS) lub business process management system (BPMS). W Polsce przyjęły się też określenia: elektroniczny obieg dokumentów (EOD), obieg spraw, czy obieg zadań.

To narzędzia do konfigurowania, wykonywania i monitorowania zdefiniowanej sekwencji procesów i zadań. Systemy te mogą być zorientowane na procesy lub zorientowane na dane.

Aby zobrazować wykorzystanie tego typ narzędzi wyobraźmy sobie proces przepływu wniosku urlopowego.

Pracownik chce wziąć kilka dni urlopu wypoczynkowego, w związku z czym wypełnia wniosek urlopowy. Elektroniczny formularz tego typu zawiera co najmniej: imię, nazwisko i stanowisko wnioskującego oraz zakres dat, w których chce mieć wolne.

Jak może wyglądać poglądowy proces przepływ takiego wniosku? Na przykład tak:

Wniosek urlopowy

W elektronicznym systemie obiegu dokumentów, kolejni aktorzy tego procesu po prostu wypełniają swoje formularze (lub cofają proces do któregoś z wcześniejszych kroków).

Wiele procesów biznesowych jest bardziej skomplikowanych – poniżej przykład profesjonalnej postaci mapy obiegu procesu korespondencji przychodzącej:

Przykład procesu kancelaryjnego

Albo, nie mniej złożony – proces obiegu faktur:

Schemat Faktury i proformy


Jakie procesy są najbardziej popularne?


Firmy i instytucje zazwyczaj wdrażają:

  • Obieg faktur kosztowych
  • Korespondencja przychodząca
  • Wnioski zakupowe
  • Wnioski urlopowe
  • Wsparcie / support
  • Obsługa reklamacji
  • Akceptacja umów

W Dew-X zaszyliśmy wiele szablonów gotowych procesów, które będzie można uruchomić tak jak je przygotowaliśmy lub zmodyfikować, dostosowując do potrzeb danej organizacji.


O tym jak tworzyć procesy przeczytasz tutaj

O szablonach przeczytasz tutaj

Jak rozpoczynać proces przeczytasz tutaj

Jak wykonywać zadania przeczytasz tutaj