Obsługa spraw
Tło biznesowe
Zgłosiła się do nas firma prawnicza, która zajmuje się jednocześnie obsługą wielu spraw swoich klientów.
Celem była optymalizacja przepływu spraw i kontrola.
Szczególnym wyznawaniem była nierównomierność czasu wykonania zadań:
- krytycznie krótkiego – w przypadku weryfikacji wpływających spraw i obsługi sprzeciwów,
- nieprzewidywalnie długiego – w przypadku spraw znajdujących się na wokandzie (sprawy w sądach potrafią ciągnąć się miesiącami, a często nawet latami).
Część zadań jest wykonywanych wewnątrz firmy, a cześć zlecana na zewnątrz.
Rozwiązanie
Dew-X okazał się strzałem w dziesiątkę.
Powstał proces składający się z dziewięciu kroków: od rejestracji zaczynając, poprzez weryfikację, różne działania specjalistyczne, takie jak sprzeciwy, ustalanie terminów rozpraw, a na odnotowaniu wyroku kończąc.
Formularze zostały zbudowane tak, aby przewidzieć wszystkie możliwe ewentualności, w tym dodawanie wielu plików na różnych etapach procesu.
Na odrębną uwagę zasługują dwie standardowe funkcjonalności Dew-X, które bardzo przydały się w tym przypadku:
- Możliwość sterowania terminem wykonania danego zadania.
Otóż projektując proces możemy ustalić domyślny termin, po którym zadanie wróci do poprzedniego kroku lub zostanie automatycznie zakończone. Te deklarowane terminy mogą być bardzo odległe. W tym przypadku dla jednego z kroków, został określony na 43 800 godzin, czyli 5 lat 🙂
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonać go wcześniej, ani aby skrócić domyślny termin przesyłając to zadanie. - Możliwość włączania do procesu w danej Organizacji osób z zewnątrz.
O tym więcej przeczytasz w rozdziale Role i Użytkownicy Bazy wiedzy.
Ponad standard
Kancelaria zgłosiła jedną potrzebę, która nie była możliwa do zaspokojenia w ramach standardowych funkcjonalności Dew-X.
Chciała, aby sprawy zakładały się również automatycznie po wypełnieniu przez klienta formularza na stronie www.
Ta funkcjonalność została wykonana przez zespół BlueDew jako odrębne, płatne zlecenie.
