Ról jest obecnie dwadzieścia cztery, więc warto byłyby wiedzieć jakie nam przydzielono. Od teraz można to sprawdzić w menu użytkownika (pod awatarem) wybierając pozycję „Moje role”.

Pierwsza edycja systemu Dew-X miała dwie role: Owner i Admin. Byli oczywiście też szeregowi członkowie Organizacji. W 2026 roku postanowiliśmy gruntownie przebudować ten obszar. Liczba ról została rozszerzona aż do dwudziestu czterech.

Wprowadziliśmy możliwość opcjonalnego zmniejszanie szerokości niektórych elementów formularzy. Można ograniczyć ich szerokość do 17%, 33%, 50%, 66%, 83% lub pozostawić domyślną wartość: 100%.

Nie wszystkie pola formularza muszą być widoczne od razu. Czasem warto pokazać użytkownikowi dodatkowe pola dopiero wówczas, gdy wybierze określoną opcję lub wprowadzi konkretną wartość w innym polu.

Przestrzenie nazw z filtrem w Dew-X to wtyczka umożliwiająca ograniczenie widocznych rekordów do tych, które spełniają zdefiniowane kryteria. Filtry są konfigurowane przez administratora w definicji procesu. Dzięki nim użytkownik widzi na formularzu wyłącznie rekordy zgodne z ustawionym filtrem i nie ma dostępu do pozostałych danych znajdujących się w przestrzeni nazw.

W Dew-X w wersji Pro Bono dodaliśmy moduł KSeF oraz stosowną wtyczkę w procesach. W PRO business dodaliśmy dwie kolejne: XML i płatności.

Dowiedź się jak automatycznie pobierać faktury kosztowe i przychodowe z KSeF (Krajowy System e-Faktur) i na ich podstawie uruchamiać procesy w Twojej firmie.

Dew-X jest gotowy do współpracy z KSeF w zakresie docelowej wersji tego rozwiązania! Integracja Dew-X z KSeF dla faktur kosztowych będzie dostępna w każdej wersji oprogramowania, zarówno Pro Bono jaki i PRO business

Lejek sprzedażowy w postaci tablicy Kanban, w której kolejne kolumny odpowiadają etapom procesu handlowego. Świetny sposób wizualizacji szans sprzedaży.

CRM (Customer Relationship Management) służy do zarządzania relacjami z klientami – ułatwia komunikację, wspiera sprzedaż i sprawia, że obsługa staje się prostsza i szybsza. Od teraz jest dostępny jako moduł w Dew-X.

Moduł Rejestracji czasu jest dostępny jako usługa dodatkowo płatna. Aby zapoznać się z możliwościami modułu, możesz uruchomić bezpłatną wersję próbną na 14 dni lub skontaktować się z nami w celu otrzymania oferty.

Zakładki skracają tę drogę. Jednym kliknięciem przejdziesz do konkretnej tablicy Kanban, procesu, czy katalogu plików. Zostaniesz zatem automatycznie przełączona/-y do odpowiedniej organizacji, a następnie przeniesiona/-y do w konkretne miejsce.

Często użytkownicy Dew-X pytają nas o to czym różni się od konkurentów. Jest nam dość niezręcznie udzielać odpowiedzi ponieważ z oczywistych względów mogłaby nie być obiektywna. W związku z tym… zleciliśmy AI Perplexity wykonanie zadania polegającego na porównaniu Dew-X do światowych rozwiązań konkurentów. Porównanie zostało przeprowadzone z punktu widzenia wartości uzyskiwanej przez klienta.

Z jakiegoś powodu nie wszyscy użytkownicy Dew-X podzielali entuzjazm twórców w odniesieniu do dostępnych ikon (procesów, przestrzeni nazw, tablic kanban, archiwów, kalendarzy). Uczciwie mówiąc, entuzjazm niektórych twórców też pozostawiał wiele do życzenia 🙂 Trzeba było coś z tym zrobić i zrobiliśmy.

Gdy w 2022 roku świat poznał pierwszą wersję Dew-X był on tylko i aż systemem do zarządzania obiegiem dokumentów i spraw. Moduł był wówczas zatem jeden. Łatwo było wszystko zmieścić w menu aplikacji mobilnej na dole ekranu.

Skoro ani kobiety ani mężczyźni nie czytają instrukcji obsługi, to po co ją w ogóle robić? Podobno są jednak ludzie, którzy czytają, więc warto. Dla pozostałych 95% 🙂 użytkowników przygotowaliśmy wersję wideo.

Na głównej stronie Dew-X.com było napisane, że Dew-X jest prosty. Wiele osób sądziło, że chodzi o stopień jego złożoności. Mylili się. Dew-X był prosty, bo prawie wszystkie elementy interfejsu miały kąty proste, krągłości były rzadkie. To oczywiście nie jest prawdą, ale chcieliśmy w ten sposób zwrócić Waszą uwagę na przełomową zmianę w interfejsie użytkownika, a mianowicie na opcję zmiany kształtu jego elementów.

W Dew-X uznaliśmy, że użytkownik ma prawo do stosowania dodatkowego zabezpieczenia – uwierzytelnianie dwuskładnikowe 2FA. Postanowiliśmy zastosować dwie metody, tzn. kod utworzony przez zewnętrzną aplikację zainstalowaną na urządzeniu mobilnym oraz wygenerowany wcześniej klucz, który należy przechowywać w bezpiecznym miejscu. Jako aplikacji do generowania kodów na smartfonie (lub tablecie) możesz użyć Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub innej typu Authenticator.

Kanban to pochodząca z Japonii metoda sterowania procesami produkcyjnymi, która dziś jest powszechnie stosowana w zarządzaniu projektami. Od teraz możesz korzystać z tej metodyki zarządzając projektami w Dew-X

Wtyczka Winien/Ma to kolejna z wtyczek, które możesz umieszczać na formularzach. Umożliwia tabelaryczne przedstawienie transakcji finansowych zarejestrowanych na kontach księgowych.

Co zrobić gdy ktoś na przykład wybiera się na urlop? W takim przypadku obowiązki jednego z użytkowników w systemie może przejąć ktoś inny – wówczas należy skorzystać z nowej opcji, czyli Zastępstw. Zastępstwa w procesach może ustawić tylko administrator danej organizacji, który znajdzie tę funkcję w pionowym menu.

Rozpoczynać procesy, a ściślej mówiąc instancje procesów mógł każdy członek danej Organizacji. Generalnie ma to sens, ale jak pokazała praktyka nie zawsze. Są bowiem sytuacje, w których nie chcemy aby tak było.

Możliwość podglądu dokumentów dodanych do procesu na kolejnych krokach była jedna z najbardziej wyczekiwanych przez użytkowników funkcjonalności. Dotychczas tylko dokument główny, np. faktura lub pismo w procesie kancelaryjnym był widoczny w interfejsie, pozostałe natomiast można było podejrzeć dopiero po ich pobraniu na dysk komputera lub telefon.

Dostajemy czasem pytania od użytkowników, na które albo nie znamy odpowiedzi albo nie możemy jej udzielić. W takich przypadkach kierujemy tę osobę do Admina. I tu zaczynają się schody, ponieważ bywa, że ten użytkownik nie wie, kto jest właścicielem czy administratorem w danej organizacji.

Od teraz rodzina bezpłatnych wtyczek Dew-X powiększyła się o trzy nowe: Przycisk, VAT i brutto oraz Operacja matematyczna.

Dodaliśmy funkcjonalność, dzięki której po kliknięciu przycisku „Dane”, wszystkie dane wyświetlą się w dodatkowym oknie, które będzie można przesuwać po ekranie lub powiększyć do jego pełnej szerokości i jednocześnie wypełniać formularz.

Tak wysoka ocena oraz odznaka, którą możemy się posługiwać to super podsumowanie 2023 r. Szczególnie cieszy nas fakt, że Dew-X jest postrzegany jako łatwy w użyciu.

Przestrzenie nazw (namespace) to byty wiążące dane, procesy i dokumenty, jednak nieposiadające samodzielnie mechanizmów przepływu (workflow).

Niektóre hiperłącza są bardzo długie i nie mówią nic o elemencie docelowym. Z tego powodu poza polem typu link (gdzie widoczny jest tylko adres docelowy) dodaliśmy wtyczkę, która umożliwia umieszczanie na formularzach odnośników wraz z edytowalną etykietą.

Tworząc lub modyfikując definicję procesu należy  określić od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu

Gdy zadanie wysyłamy do siebie lub również do siebie, nie musimy już przechodzić do niego z dashboardu. Formularz wyświetli się automatycznie.

Wraz ze wzrostem liczby funkcjonalności dostępnych dla administratorów z poziomu instancji, wskazane było skupienie ich pod jednym przyciskiem. Dzięki temu pasek nawigacyjny jest bardziej przejrzysty i wyraźnie oddziela funkcje dostępne dla użytkownika od administracyjnych.

Wyszukiwarka zaawansowana pozwalała na wyszukiwanie instancji procesów po wielu parametrach. Pojawiła się jednak potrzeba, aby wyszukiwanie prowadzić również po użytkowniku.

Czy wszyscy użytkownicy mogą usuwać zadania (instancje procesów)? Nie. Tylko administratorzy (rola Admin) oraz właściciel (Owner) danej Organizacji mogą usuwać dowolne zadania (instancje procesów).

To kiedy wykonamy przydzielone nam zadanie czasem nie jest zależne tylko od nas, np. czekamy na jakieś dane z zewnątrz albo odpowiednią pogodę, albo sprawa jest przekładana przez instytucje zewnętrzne itd. Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, bierzemy pod uwagę te lub inne przypadki, to możemy wykorzystać funkcjonalność „Ponów”.

Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji „Eskaluj do”. Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem „wewnątrz”, jak i „spoza” organizacji.

W starszych systemach obiegu dokumentów i spraw nie myślano o aplikacjach mobilnych. Najpierw ich jeszcze nie było, a potem wydawało się, że ten obszar jest zarezerwowany dla pracy na desktopie. W Dew-X jest inaczej.

Występuje czasem potrzeba, aby użytkownik niebiorący udziału w przepływie danej sprawy miał możliwość zapoznania się z nią. Do tego właśnie służy funkcjonalność DW. Może to być zarówno osoba, która nie będzie w ogóle brała udziału w tej instancji procesu jak i ta, która zostanie do niej dołączona na późniejszych krokach.

Tabele globalne to szczególny rodzaj tabel. Pozwalają na stworzenie szablonów najprzeróżniejszych tabel, które następnie mogą być wykorzystywane wielokrotnie zarówno w danym procesie jak i rożnych innych procesach. Ogromną zaletą tego typu tabel jest ich „wędrujący” charakter – dodanie tej samej tabeli na kolejnych krokach danego procesu pozwala na uzupełnianie tej samej tabeli przez różnych uczestników procesu.

Wydanie wersji EN zaplanowaliśmy na ostatni kwartał tego roku i właśnie to zrobiliśmy 🙂 Od teraz tworząc nowe konto można wybrać język angielski lub polski. Jeżeli jesteś już użytkownikiem aplikacji, to w każdej chwili możesz dokonać zmiany języka w menu po lewej stronie pod inicjałami lub awatarem, korzystając z opcji „Ustawienia konta”.

Lista samochodów, pracowników, klientów, dostawców, lokalizacji, projektów, MPK, typów spraw… Warto mieć możliwość umieszczania takich list na formularzach w procesach obiegu dokumentów i spraw.

Proste integracje można wykonać dzięki tokenom autoryzacyjnym i Webhook-om. Te bardziej złożone, np. z systemami finansowo-księgowymi, aplikacjami mobilnymi, czy CRM-ami, są możliwe z wykorzystaniem API.

Tokeny autoryzacyjne, dzięki którym można wywoływać akcje w Dew-X z zewnętrznych systemów oraz Webhooki, które pozwalają na wywoływanie akcji zainicjowanych w Dew-X w zewnętrznych systemach.

Organizacje mogą być teraz Publiczne lub Prywatne. Prywatne nie mogą zostać wyszukane, a zatem aby do nich dołączyć trzeba otrzymać zaproszenie od ich członka. Decyzję o tym, czy organizacja będzie publiczna, czy prywatna podejmuje się na etapie jej tworzenia lub późniejszej edycji. Przy okazji wprowadziliśmy możliwość zmiany nazwy organizacji.

Wprowadziliśmy zmianę, która pozwala na danym kroku lub krokach, przewidzieć możliwość wcześniejszego zakończenia instancji procesu przez użytkownika

Funkcjonalność polegająca na możliwości wskazania w trakcie tworzenia lub edycji procesu, kto ma być domyślnym wykonawcą danego kroku.

Możliwość raportowania jest ważną funkcjonalnością systemów workflow – przede wszystkim pozwala na analizę danych, które są gromadzone w trakcie przepływu. W systemach, które muszą być uniwersalne i w których użytkownicy sami tworzą procesy oraz je wielokrotnie modyfikują, wymyślenie mechanizmów raportowych jest nie lada wyzwaniem.

Archiwum plików, zwanego też Document Management System (DMS) lub Electronic Document Management (EDM) najczęściej używa się do zarządzania umowami, np. z klientami, dostawcami, czy pracownikami, fakturami, protokołami, dokumentami HR, nagraniami rozmów, dokumentacją techniczną etc.

To bardzo ważna kwestia. Oczywiste są względy bezpieczeństwa, ale świadomość uprawnień otwiera też możliwość organizacyjne. Zacznijmy od opisania ról, które pojawiają się w Dew-X

Wielu procesom nie towarzyszą dokumenty. Takie procesy „ważą” niewiele. 100 MB może zatem wystarczyć na lata.

Jako dostawcę rozwiązań serwerowych dla Dew-X wybraliśmy Chmurę Krajową Google Cloud Region Warszawa.

Instrukcja używania systemu Dew-X jest dostępna jako pozycja głównego menu strony www Możesz łatwo wyszukiwać interesujące Cię tematy. Instrukcja będzie na bieżąco aktualizowana. Jeżeli wolisz wersję filmową, to zapraszamy na nasz kanał na YouTube https://www.youtube.com/@Dew-X_com/featured