Ile to jest 1 GB?

Czy to jest mało, czy dużo miejsca?

Jak mawiają prawnicy – to zależy.

Wielu procesom nie towarzyszą dokumenty. Takie procesy „ważą” niewiele. 1 GB może zatem wystarczyć na lata, a przyjmując dodatkowo, że nie wszystkie muszą być archiwizowane może okazać się, że sukcesywnie usuwając stare instancje procesów, nigdy nie wystąpi konieczności powiększania miejsca.

Inaczej ma się sprawa z procesami, w których pojawiają się dokumenty (PDF) i pliki innego typu. W przypadku dokumentów ich waga zależy od wielu czynników, np. liczby stron, czy są to skany, jak zostały wykonane, czy zawierają grafiki, czy są kolorowe, itp., itd.

W popularnym procesie obiegu faktur może to wyglądać tak – faktura wygenerowana z systemu księgowego waży zwykle 30-100 KB, a amatorski skan komórką 200-500 KB. Z naszych doświadczeń wynika, że średnio można przyjąć 200 KB na dokument. Upraszczając, oznacza to, że 1 GB wystarczy na 5 000 faktur. To naprawdę dużo – jeżeli twoja firma ma 100 faktur kosztowych miesięcznie, to bezpłatnego miejsca wystarczy nawet na kilka lat. Później będzie trzeba wydać kilkadziesiąt złotych… rocznie na kolejny pakiet miejsca. Idzie wytrzymać.

Oczywiście jeżeli w Twoich procesach będą dodawane pliki audio (np. rozmowy z helpdesk), wideo (np. nagrania z monitoringu), AutoCAD (np. projekty 3D), to bezpłatne miejsce wyczerpie się szybko i być może przyjdzie zapłacić kilkaset złotych rocznie za dodatkowe pakiety.