Przestrzenie nazw – co to jest i jak z nich korzystać

Przestrzenie nazw (namespace) to byty wiążące dane, procesy i dokumenty, jednak nieposiadające samodzielnie mechanizmów przepływu (workflow).

Przestrzenie w swoim założeniu mają pozwolić na tworzenie zarówno takich bytów jak klienci, projekty jak i ewidencja czasu pracy, czy rejestr pism przychodzących. Pozwalają na stworzenie obiektów o podobnych cechach do formularzy workflow, jednak inaczej zarządzanych i prezentowanych.

Główne pryncypia 

Przestrzenie nazw (dalej też w skróconej formie: Przestrzeń), obok workflow i archiwum dokumentów, stanowią ważny element systemu. Główne cechy:

1. Oddzielne miejsce w menu i oddzielny zbiór tworzonych przestrzeni per organizacja
2. Tabelaryczny układ prezentacji danych
3. Metadane każdego rekordu reprezentowane są zawsze w postaci identyfikatora, trzyliterowego akronimu z numeracją kolejną, daty utworzenia i daty ostatniej modyfikacji
4. Każdy rekord może posiadać krótką etykietę (Nazwa) której wypełnienie nie jest obowiązkowe, choć silnie zalecane
5. Każdy rekord Przestrzeni może być powiązany z dowolną liczbą rekordów z tej samej lub innej Przestrzeni, na zasadzie wiele do wielu. Powiązane rekordy są reprezentowane na oddzielnej zakładce (nie dotyczy powiązań z tą samą Przestrzenią)
6. Każda zakończona instancja procesu, która została powiązana z rekordem jest widoczna na oddzielnej zakładce
7. Każda trwająca instancja procesu, która została powiązana z rekordem powinna być widoczna na oddzielnej zakładce
8. Każdy rekord zawiera historię operacji dostępną dla uprawnionych użytkowników, która pokazuje zmiany wartości pól na rekordzie (poza dodaniem komentarza)
9. Każdy rekord posiada oddzielną sekcję komentarzy, która umożliwia umieszczanie dowolnej ilości notatek dla każdej osoby która ma dostęp do tego rekordu. Komentarze tworzą własną linię czasu widoczną na zakładce, niezależnie od historii operacji
10. Przestrzenie posiadają uprawnienia w obszarach tworzenia, audytu, przeglądania, usuwania, czy zmiany definicji, jednak administratorzy lub twórca rekordu mogą nadawać oddzielne uprawnienia per rekord. Domyślnie każdy rekord posiada takie same uprawnienia jak Przestrzeń, w której powstał.
11. Każdy rekord może być zmieniany dowolną ilość razy
12. Każda Przestrzeń może podlegać edycji przez każdego z uprawnionych użytkowników
13. Pole dodane do definicji Przestrzeni może zostać usunięte jedynie w sytuacji w której nie posiada wartości w żadnym rekordzie tej Przestrzeni. W innym przypadku użytkownik może je ukryć tak by nie było widoczne
14.  Każde pole bez względu na typ musi posiadać unikalną nazwę w ramach danej Przestrzeni
15. Nie ma możliwości zmiany typu utworzonego pola. W sytuacji gdy chcemy dokonać takiej zmiany należy pole usunąć, a następnie je dodać z odpowiednim typem (np. w sytuacji gdy chcemy zmienić typ pola z liczby na datę, etc.)
16. Każda definicja posiada swoją ikonę, akronim i nazwę nadawane przy tworzeniu. Akronim nie podlega edycji na późniejszych etapach, nazwę i ikonę można zmienić w dowolnym momencie.
17. Zmienne wyróżnione, czyli wartości po których pozwalamy przeglądać rekordy i ich szukać, są definiowane w dowolnej ilości, jednak ograniczone do niektórych typów.

O różnicach pomiędzy workflow, a Przestrzeniami nazw przeczytasz tutaj