Systemy workflow są w istocie narzędziami wspierającymi podejmowanie decyzji. Przepływ pracy sam dla siebie wydaje się nie mieć sensu. Jest jak bieganie po budowie z pustymi taczkami. Nabiera go dopiero wtedy gdy myślimy o nim przez pryzmat wymiernych efektów. Sensu largo może to być optymalizacja organizacyjna lub kosztowa, ale sensu stricto jest to zbiór działań, którym towarzyszy podejmowanie decyzji.