Z workflow jest jak z prozą
Czy pamiętacie jak Pan Jourdain, bohater komedii Moliera, zdziwił się, że mówi prozą?
Podobnie jest z workflow. Jeżeli sięgniemy do Wikipedii, to dowiemy się, że jest to „sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności”.
A zatem każdy z nas już od …dziestu/…dziesięciu lat bierze udział w workflow. Czy nam się to podoba, czy nie, workflow jest elementem naszego życia, tak prywatnego jak i zawodowego.
Dlaczego nie zdawaliśmy sobie z tego sprawy? Prawdopodobnie dlatego, że utarło się myślenie, iż o workflow możemy mówić dopiero gdy myślimy o elektronicznych systemach obiegu dokumentów i spraw. Tak oczywiście być nie powinno ponieważ większość przepływów odbywa się poza nimi i to nawet w dość nowoczesnych i zinformatyzowanych organizacjach. Informacje krążą z ust do ust, na tablicach, czy w postaci papierowych dokumentów. Poza tym nie tylko systemy workflow wspomagają obieg – te funkcje podejmują programy pocztowe (e-mail), CRM-y, współdzielone pliki, DMS-y, ERP-y itp., itd.
Tam jednak gdzie przepływ informacji, dokumentów, spraw, czy zadań następuje według odpowiednich procedur zarządczych i jest powtarzalny, najlepiej sprawdza oprogramowanie zwane workflow management system (WfMS lub WFMS), które w Polsce określamy jako elektroniczny obieg dokumentów (EOD), obieg spraw, czy obieg zadań.
To ich najczęściej używamy do wspomagania popularnych procesów biznesowych, takich jak:
- Obieg faktur kosztowych
- Korespondencja przychodząca
- Wnioski zakupowe
- Wnioski urlopowe
- Wsparcie / support
- Obsługa reklamacji
- Akceptacja umów
I to właśnie robi Dew-X. W prosty i intuicyjny sposób. Za darmo!
