Archiwum FAQs - Page 3 of 3

Optyczne rozpoznawanie znaków, OCR (ang. optical character recognition) – zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Źródło: Wikipedia Niektóre procesy obiegu dokumentów inicjowane są poprzez pojawienie się dokumentu. Klasycznymi przykładami takich procesów są: kancelaria pism przychodzących i obieg faktur, ale od dokumentu mogą (choć nie muszą) zaczynać się również reklamacje, wnioski urlopowe, czy obieg umów. W takim przypadku tworząc proces w kreatorze systemu Dew-X wybierz opcję “Proces zacznie się od dodania pliku”. Więcej o tworzeniu procesów przeczytasz tutaj Uruchamiając tego typu proces, użytkownik zostanie każdorazowo poproszony o dodanie pliku. Jeżeli będzie to PDF lub któryś z obsługiwanych plików graficznych, obraz tego dokumentu wyświetli się w oknie formularza po lewej stronie OCR w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

OCR w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

Cześć dołączonych tak plików ma już warstwę tekstową ukrytą pod obrazem dokumentu, np. faktury generowane do postaci PDF bezpośrednio przez program do fakturowania. Zaznaczając kursorem fragment tekstu można go skopiować, tak jak robi się to np. w treści e-maili, czy plików MS Word. Niektóre jednak będą tylko obrazami. W takim przypadku (i tylko jeżeli tego potrzebujesz) naciśnij ikonę:

Następnie poczekaj na wykonanie odczytu treści. Po chwili będziesz mógł kopiować fragmenty tekstu bezpośrednio z dokumentu

i wklejać go w pola formularza. W powyższym przykładzie skopiowanie numeru NIP i wklejenie go w pole wtyczki GUS pozwoli na pobranie danych wystawcy faktury i automatyczne uzupełnienie pól formularza takich ja nazwa, adres, kod pocztowy i miasto. Oczywiście kopiować możesz znaczenie więcej, nawet treść załączonej umowy. Uwaga: pliki graficzne poddane procesowi OCR zostaną zamienione na format PDF.

W Dew-X jako wtyczki rozumiemy komponenty formularzy, które dają dodatkowe funkcjonalności. Wtyczki wykorzystuje się podczas tworzenia lub edycji formularzy w czasie tworzenia nowych procesów lub edycji istniejących. Dodajemy je definiując nazwę oraz wybierając jedną z dostępnych

Wtyczki. Formularze workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

Niektóre, jak np. Opis sekcji wymagają wypełniania treści

Dzięki tej wtyczce dodasz w formularzu dowolny tekst, np. informację, czy instrukcję dla użytkownika. Inna, np. GUS, wymaga jedynie określenia, czy wypełnienie jej pól na formularzu będzie wymagane, czy nie. Ta wtyczka po dodaniu do formularza wygląda tak:

i pozwala na automatyczne pobieranie danych firmy z GUS po podaniu NIP-u i wprowadzenie ich do formularza. Uwaga: niekiedy w bazie GUS nie znajdują się kompletne informacje, np. firma paliwowa BP nie ma podanego numeru NIP i nie da się jej wyszukać po tym parametrze. Dostępne są również inne wtyczki:

Lista wyboru – pozwala na dodanie pola zawierającego zdefiniowaną w tej wtyczce listę, z której użytkownik, wypełniając formularz dokona wyboru
Separator – pozwala na dodanie w formularzu pomiędzy polami lub wtyczkami dodatkowej przerwy w postaci niewidocznej lub różnego rodzaju linii
Dane użytkownika – wtyczka uzupełni automatycznie imię, nazwisko i adres e-mail osoby wypełniającej dany formularz
Tabela – definiując nazwy kolejnych kolumn oraz typu danych, w nich umieszczanych, wtyczka umożliwi zbudowanie tabeli. Przykładowa tabela może zawierać, np. kolumny: nazwa produktu, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto i pozwoli użytkownikowi na dodanie i wypełnienie dowolnej liczy wierszy zawierających te kwoty. Kolumny zawierające pola typu “kwota” będą automatycznie sumowane. Uwaga: na wydrukach z systemu, dane z tabel są prezentowane w wierszach
Zestawienia – możesz użyć przygotowanego wcześniej szablonu zestawienia, które będzie mogło być uzupełniane lub prezentowane na różnych krokach procesu. Więcej na temat tej wtyczki oraz Tabel przeczytasz tutaj
Słowniki – bardziej rozbudowana wersja Listy wyboru. Dzięki niej na formularzach można umieszczać pola wyboru zawierające zdefiniowaną listę wartości i etykiet. Może to być na przykład lista samochodów, pracowników, klientów, dostawców, lokalizacji, projektów, MPK, typów spraw, etc. Więcej na temat tej wtyczki przeczytasz tutaj
Link z etykietą – pozwala na dodanie etykiety linku, która będzie pojawiała się na karcie.
Przestrzenie nazw – pozwala na powiązanie z jedną lub wieloma Przestrzeniami nazw. Więcej na temat Przestrzeni nazw przeczytasz tutaj
VAT i brutto – oblicza VAT i brutto na podstawie netto i stawki VAT
Operacja matematyczna – wykonuje prostą operację matematyczną. Dostępne są następujące funkcje: Dodawanie, Odejmowanie, Mnożenie, Dzielenie
Przycisk – umożliwia dodanie przycisku uruchamiającego akcję zewnętrzną Definiujemy wyrównanie (lewo, środek, prawo), wyświetlany tekst oraz adres URL. Więcej o zastosowaniu wtyczki Przycisk przeczytasz tutaj

Każdą stworzoną wcześniej definicję procesu można edytować. Dzięki temu można ją uzupełnić lub poprawić. Uwaga: ta operacja nie usuwa jego wcześniejszej historii – wszystkie przeprocesowane dokumenty, czy sprawy pozostaną zachowane. Zadania będące w toku zostaną dokończone według wcześniejszych kroków. Wszystkie nowe będą przebiegały już według nowych zasad. Poniższa instrukcja służy również do budowy nowego procesu na bazie istniejącego wzorca (własnego lub szablonu udostępnionego przez Dew-X) i ma zastosowanie dla sposobów 2. Użyj szablonu i 3. Mam plik z procesem, o których mowa w kroku I: tutaj Aby edytować proces wybierz go z menu po lewej stronie (pamiętaj o sprawdzeniu w jakiej jesteś Organizacji – te same nazwy procesów mogą być stosowane w różnych Twoich organizacjach), a następnie wybierz koło zębate i Edytuj na dole po prawej stronie ekranu

Opcjonalnie z tego miejsca można również zmienić jedynie jego nazwę i ikonę, zapisać jako plik lub usunąć go w całości. Uwaga: usunięcie procesu spowoduje również usunięcie całej jego historii, w tym dokumentów, opisów, akceptacji etc. Pomiędzy kolejnymi krokami przełączysz się klikając na ich nazwy na górze ekranu

Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

Pola i wtyczki dodawaj, usuwaj i zmieniaj ich kolejność wyświetlania na formularzu

Przenoś pola i wtyczki pomiędzy krokami Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona

Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym. Liczba ponowień Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność “Ponów”. Znajdziesz ją poniżej funkcji “Czas na wykonanie (godziny)”.

Domyślna wartość to “0”. Oznacza to, że zadanie, które nie zostanie wykonane w przewidzianym dla niego w czasie, stosownie do definicji, cofnie się do poprzedniego lub zakończy na danym kroku. Wartość “1”, to jedna dodatkowa szansa; “2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc. Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak zostało to założone dla tego kroku w definicji procesu. Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia (wartość większa od 0), otrzyma powiadomienie e-mailowe z informacją, że dostał właśnie dodatkową szansę na jego wykonanie. Eskaluj do Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji “Eskaluj do”.

W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas. Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem “wewnątrz”, jak i “spoza” organizacji. Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych. Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie. Decyduj jak ma się zachować proces przy niewykonaniu zadania na danym kroku

Włącz lub wyłącz możliwość kończenie procesu na danym kroku Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej. Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji “Proces można zakończyć na tym kroku”

Zakończenie procesu w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X

Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu. Określ lub zmień domyślnego wykonawcę w procesie Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy:

Domyślny wykonawca zadania w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X

Zmieniaj pola wyróżnione

Usuwaj niepotrzebne kroki

Dodawaj nowe kroki Kopiuj kroki: “Duplikuj czynności” Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie. Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji.

Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu. Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy. Uwaga: Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość. Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja). Zapisuj proces jako plik Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku. W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik.

Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku. Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces. W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem.

Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko na ostatnim kroku; jeżeli dodawany krok ma być jednym z wcześniejszych – dodaj go, a następie przesuń korzystając z funkcji Zmień kolejność Po zakończeniu edycji – Publikuj nową wersję

Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz:

tworzyć nowe procesy
edytować istniejące procesy

W tym celu z menu głównego po lewej stronie, kliknij przycisk + Zbuduj proces

Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień. Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie: kliknij Tworzenie procesu jest podzielone na kilka etapów I. Wybierz sposób tworzenia definicji procesu W Dew-X zaimplementowaliśmy trzy:

Utwórz nowy proces Wybierając tę drogę, samodzielnie zbudujesz zupełnie nowy proces korzystając z kreatora definicji procesów. Pamiętaj, że alternatywnie możesz zmodyfikować jeden z gotowych szablonów – w takim przypadku wybierz “Użyj szablonu”.
Użyj szablonu Do stworzenia nowego procesu możesz użyć jednego z gotowych szablonów – przygotowanych przez zespół Dew-X lub własnych. Wgrany szablon możesz dowolnie zmodyfikować.
Mam plik z procesem Jeżeli masz własny lub otrzymany od kogoś plik z przygotowaną wcześniej definicją procesu, załaduj go tutaj i rozpocznij jego edycję. Nie ma znaczenia, czy jest to obieg z dokumentem, czy sprawa.

Wyboru dokonasz na ekranie

Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

Jeżeli wybrałeś sposób 3. Mam plik z procesem – wgraj go, a następnie postępuj jak przy edycji procesu, o czym możesz przeczytać tutaj: kliknij Jeżeli wybrałeś sposób 2. Użyj szablonu przejdź do części Szablony procesów Jeżeli wybrałeś sposób 1. Utwórz nowy proces, czytaj dalej II. Zdecyduj, który z dwóch typów procesu chcesz zbudować

Proces zacznie się od dodania pliku Pierwszą czynnością w tych procesach jest dodania pliku, np. faktury, pisma, czy umowy. Podgląd dokumentu (PDF, graficzny) wyświetli się obok formularza. Popularne procesy tego typu, to obieg faktur, kancelaria pism przychodzących, akceptacja umowy. Inne dokumenty mogą być dodawane jako załączniki.
Proces zacznie się uruchomienia formularza To proces, który nie wymaga dokumentu, aby mógł się rozpocząć. Użytkownik wypełni formularz bez podglądu dokumentu. Popularne procesy tego typu, to wniosek zakupowy, zgłoszenie supportowe, wniosek urlopowy. Dokumenty mogą być oczywiście dodawane jako załączniki.

Wyboru dokonasz na ekranie

III. Określ podstawowe parametry

Wybierz symbol, który ułatwi identyfikację procesu
Uwaga: nie przywiązuj do tego nadmiernej wagi – ikona nie ma związku merytorycznego z procesem. Będzie można ją później zmienić na inną
Nazwij proces unikalną nazwą (w danej Organizacji)
Określ jaki będzie jego pierwszy krok

IV. Zbuduj pierwszy i kolejne formularze Każdy formularz powinien mieć jakieś pola. W kreatorze Dew-X przewidzieliśmy pola i gotowe komponenty, które nazwaliśmy wtyczkami.

Pola występują w kilku formach: – tekst – obszar tekstowy – liczba – kwota – wybór: tak/nie – data – zakres dat – załącznik – link – e-mail Podpowiedź: jeżeli chcesz, aby użytkownik miał możliwość dodania wielu załączników, linków lub e-maili, to pola: załącznik, link, e-mail, dodaj tylko raz – wypełniając formularz będzie można je dodawać w dowolnej ilości. Dla każdego pola określ, czy jest ono wymagane, czy nie. W pierwszym przypadku, gdy użytkownik go nie wypełni nie będzie mógł przejść dalej. Jeżeli przed polem warto dodać jakiś nagłówek, informację, czy instrukcję – wstaw tam wtyczkę „Opis sekcji”. Więcej o wtyczkach przeczytasz tutaj: kliknij Kolejność dodanych pól i wtyczek na danym formularzu zmienisz metodą przeciągnij i upuść (ang. drag and drop)

Pola i wtyczki może również przenosić pomiędzy krokami Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona

Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym. Gdy skończysz dany krok/formularz przejdź do tworzenia kolejnego kroku/formularza:

definiując jego nazwę
określając czas na wykonanie
decydując, co ma się stać, gdy ten krok nie zostanie wykonany (np. z powodu upływu wyznaczonego czasu) Dostępne są dwie opcje: Cofnij lub Zakończ proces

Liczba ponowień Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność “Ponów”. Znajdziesz ją poniżej funkcji “Czas na wykonanie (godziny)”.

W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas. Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem “wewnątrz”, jak i “spoza” organizacji. Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych. Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie. Kończenie procesu na danym kroku Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej. Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji “Proces można zakończyć na tym kroku”

Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu. Domyślny wykonawca w procesie Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy:

Uwagi: Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe. W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku. Jeżeli któryś krok łatwiej zbudować na podstawie już istniejącego, to wykorzystaj funkcjonalność o nazwie Duplikuj czynność. Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie. Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji.

Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu. Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy. Uwaga: Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość. Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja). Kolejność kroków w procesie możesz zmienić metodą przeciągnij i upuść dostępną w menu po prawej stronie ekranu

V. Wybierz zmienne wyróżnione Określ od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu

Podpowiedź: dla wniosków urlopowych mogą to na przykład być: imię, nazwisko i zakres dat, a dla faktur: nazwa, NIP i kwota netto. Pola te będą widoczne na karcie zadania bez wchodzenia jego w szczegóły. Uwaga: gdy krok, na którym znajdują się wybrane zmienne wyróżnione trafi do wielu osób, które mają się wypowiedzieć, to uzupełnione przez nie wartości nie będą się wyświetlać na karcie danej instancji. VI. Opublikuj Gdy skończysz tworzyć ostatni krok, wybierz Publikuj

od tej chwili pojawi się na liście procesów w danej organizacji i będzie można z niego korzystać. Każdy proces można również Zapisać jako plik Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku. W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik.

Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku. Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces. W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem. Nie martw się – proces możesz wielokrotnie edytować (więcej o edycji istniejącego procesu przeczytasz tutaj), doskonaląc go bez końca, nawet gdy użytkownicy zaczną już z niego korzystać.

Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników. Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony

Organizacje w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

Aby stworzyć nową Organizację naciśnij znak + Stwórz nową w menu głównym po lewej stronie ekranu pod listą Organizacji

lub przycisk Utwórz organizację w menu po prawej stronie ekranu (dostępnym tylko na widoku: Moja tablica)

Wystarczy podać jej nazwę. System sam uzupełni ją o #numer, dzięki czemu pełne nazwy nie będą się powtarzać. Organizacje mogą być publiczne lub prywatne. Te pierwsze są możliwe do wyszukania i tym samym każdy użytkownik może zawnioskować o dołączenie do nich. Prywatne nie mogą zostać wyszukane, a zatem aby do nich dołączyć trzeba otrzymać zaproszenie od ich członka. Tworząc własną Organizację, to Ty decydujesz, kto zostanie jej członkiem i jakie będzie miał uprawnienia. Jeżeli po utworzeniu Organizacji konieczna jest zmiana jej nazwy lub statusu (publiczna/prywatna), możesz zrobić to poprzez ekran:

Uwaga: zmieniając nazwę lub statusu Organizacji, system każdorazowo zmieni również #numer. Zmiana ta nie będzie miała wpływu na istniejące w niej procesy, pliki, dane, czy jej członków. Więcej o użytkownikach przeczytasz tutaj: kliknij Więcej o rolach i uprawnieniach użytkowników przeczytasz tutaj: kliknij

W systemie Dew-X Organizacja, to podmiot formalny (firma, instytucja, fundacja, stowarzyszenie etc.) lub nieformalny (np. grupa społeczna) zdefiniowany na potrzeby korzystania z Systemu. Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników. Każdy Użytkownik staje się automatycznie członkiem Organizacji Dew-X oraz potencjalnie innych stworzonych przez Operatora. Organizacje te mogą służyć do obsługi procesów związanych z funkcjonowaniem Systemu, np. do zgłaszania błędów, uwag, pomysłów, korespondencji, rozliczeń etc. Więcej o rolach i uprawnieniach użytkowników przeczytasz tutaj: Role i użytkownicy Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony

w menu głównym po lewej stronie ekranu. Możesz dołączyć do wielu istniejących już Organizacji. W tym celu wybierz “Dołącz do organizacji” w menu i wpisz co najmniej trzy znaki, a lista publicznych Organizacji zostanie wyświetlona, ale uwaga: aby dołączyć do istniejącej Organizacji, Twój akces musi zostać zaakceptowany przez jej administratora – wyślemy do niego Twoją prośbę. Z tego poziomu możesz wybrać tę Organizację, w której chcesz w danej chwili pracować.

Na widoku: Moja tablica, pomiędzy organizacjami, możesz się też przełączać w menu po prawej stronie ekranu.

O tworzeniu nowych organizacji przeczytasz tutaj: kliknij Więcej o użytkownikach przeczytasz tutaj: kliknij

Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz:

zapraszać do niej nowych użytkowników (+Dodaj)
akceptować prośby o przyłączenie się od nowych użytkowników
zmieniać uprawnienia członków Organizacji
odłączać członków Organizacji

W tym celu skorzystaj z panelu użytkowników dostępnego z menu głównego po lewej stronie, wybierając najpierw ikonę Administracja:

a następnie

nazwiska i adresy e-mail zostały ukryte.

Z tego poziomu możesz wykonać wszystkie opisane wyżej operacje.

Dodając nowego użytkownika musisz podać jego adres e-mail

Do czasu, aż zaakceptuje Twoje zaproszenie na liście użytkowników będzie prezentowany w następujący sposób: imię – identyfikator, np. jan.kowalski, nazwisko: domena maila, np. gmail.com. Po akceptacji w polach tych będą się wyświetlać zadeklarowane przez niego dane.

Wybierz ikonę edycji dla danego użytkownika i zmień jego rolę oraz status Poza/Wewnątrz Organizacji

Użytkownicy w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie przeczytasz tutaj: kliknij

W Systemie wyróżnia się następujące role i uprawnienia Użytkowników w Organizacji:

Panel pozwalający na nadawanie i zmianę uprawnień, a także dodawanie i usuwanie użytkowników jest dostępny z menu głównego po lewej stronie ekranu poprzez ikonę Administracja:

a następnie

Uwagi:

Jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem (Owner) żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.
Owner również może zmienić swój status na “poza organizacją”. Zabieg ten będzie zapewne stosowany niezwykle rzadko, ale ma uzasadnienie na przykład w sytuacji, w której z jakiegoś powodu Owner nie chciałby być widoczny dla użytkowników spoza organizacji. Dobrym przykładem takiego procesu jest system zgłoszeniowy (błędy, usterki, wsparcie, etc.), w którym “wewnątrz organizacji” byłby tylko jeden użytkownik, np. zgloszenia@nazwafirmy.com (widoczny dla wszystkich), a pozostali, w tym administratorzy i Owner “poza organizacją”, czyli niewidoczni dla wszystkich użytkowników spoza danej Organizacji.

W przypadku Przestrzeni nazw oraz Archiwum plików Właściciel (Owner) oraz Administratorzy (Admin) danej Organizacji mają domyślnie nadane pełne uprawnienia. Pozostałych użytkowników należy upoważnić do dostępu odpowiednio do Przestrzeni nazw i dokumentów w poszczególnych katalogach/folderach (wyszukanie i podgląd) oraz opcjonalnie do dodawania, edytowania oraz usuwania.

Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale poświęconym tworzeniu katalogów/folderów: kliknij oraz w rozdziale dotyczącym modyfikacji katalogów/folderów: kliknij

Więcej o tworzeniu i edycji Przestrzeni nazw przeczytasz tutaj: kliknij

Więcej o użytkownikach przeczytasz tutaj: kliknij

Do Systemu Dew-X zalogujesz się na stronie https://workflow.dew-x.com

System workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

Podaj adres e-mail użyty przy rejestracji i hasło. Nie pamiętasz hasła: zresetuj je – dalsze instrukcje otrzymasz e-mailem. Nie masz konta – zarejestruj się. Więcej o rejestracji tutaj: kliknij

Utworzenie konta w Dew-X jest niezwykle proste. Wypełnij formularz na stronie https://workflow.dew-x.com

Podaj swoje imię, nazwisko oraz adres e-mail. Określ swoje hasło (minimum 8 znaków, mała litera, wielka litera, znak specjalny, cyfra), zapoznaj się z naszym regulaminem, który jest dostępny tu: https://dew-x.com/regulamin-swiadczenia-uslug-droga-elektroniczna i zaakceptuj go wyrażając również zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Otrzymasz od nas e-maila z linkiem aktywacyjnym (jeżeli nie doszedł, podany adres mógł być błędny; sprawdź też folder SPAM), a po jego kliknięciu, informację o utworzeniu konta w Systemie.

OCR

Workflow

BPM

Document Workflow

Process Management

Business Processes

Process Optimization

BPMS

DMS

Document Archive

Document Management

Digital Transformation

Low-code

No-code

Wtyczki

Edycja istniejącego procesu

Tworzenie nowych procesów

Tworzenie nowych organizacji i edycja

Organizacje

Użytkownicy

Role i uprawnienia w systemie

Logowanie

Rejestracja