Tworzenie nowych procesów

Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz:

• tworzyć nowe procesy
• edytować istniejące procesy

W tym celu z menu głównego po lewej stronie, kliknij przycisk + Zbuduj proces Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień. Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie: kliknij Tworzenie procesu jest podzielone na kilka etapów I. Wybierz sposób tworzenia definicji procesu W Dew-X zaimplementowaliśmy trzy:

1. Utwórz nowy proces Wybierając tę drogę, samodzielnie zbudujesz zupełnie nowy proces korzystając z kreatora definicji procesów. Pamiętaj, że alternatywnie możesz zmodyfikować jeden z gotowych szablonów – w takim przypadku wybierz “Użyj szablonu”.
2. Użyj szablonu Do stworzenia nowego procesu możesz użyć jednego z gotowych szablonów – przygotowanych przez zespół Dew-X lub własnych. Wgrany szablon możesz dowolnie zmodyfikować.
3. Mam plik z procesem Jeżeli masz własny lub otrzymany od kogoś plik z przygotowaną wcześniej definicją procesu, załaduj go tutaj i rozpocznij jego edycję. Nie ma znaczenia, czy jest to obieg z dokumentem, czy sprawa.

Wyboru dokonasz na ekranie Jeżeli wybrałeś sposób  3. Mam plik z procesem – wgraj go, a następnie postępuj jak przy edycji procesu, o czym możesz przeczytać tutaj: kliknij Jeżeli wybrałeś sposób  2. Użyj szablonu przejdź do części Szablony procesów Jeżeli wybrałeś sposób 1. Utwórz nowy proces, czytaj dalej II. Zdecyduj, który z dwóch typów procesu chcesz zbudować

1. Proces zacznie się od dodania pliku Pierwszą czynnością w tych procesach jest dodania pliku, np. faktury, pisma, czy umowy. Podgląd dokumentu (PDF, graficzny) wyświetli się obok formularza. Popularne procesy tego typu, to obieg faktur, kancelaria pism przychodzących, akceptacja umowy. Inne dokumenty mogą być dodawane jako załączniki.
2. Proces zacznie się uruchomienia formularza To proces, który nie wymaga dokumentu, aby mógł się rozpocząć. Użytkownik wypełni formularz bez podglądu dokumentu. Popularne procesy tego typu, to wniosek zakupowy, zgłoszenie supportowe, wniosek urlopowy. Dokumenty mogą być oczywiście dodawane jako załączniki.

Wyboru dokonasz na ekranie III. Określ podstawowe parametry

1. Wybierz symbol, który ułatwi identyfikację procesu
   Uwaga: nie przywiązuj do tego nadmiernej wagi – ikona nie ma związku merytorycznego z procesem. Będzie można ją później zmienić na inną
2. Nazwij proces unikalną nazwą (w danej Organizacji)
3. Określ jaki będzie jego pierwszy krok

IV. Zbuduj pierwszy i kolejne formularze Każdy formularz powinien mieć jakieś pola. W kreatorze Dew-X przewidzieliśmy pola i gotowe komponenty, które nazwaliśmy wtyczkami. Na formularza możesz umieszczać dwa rodzaje elementów: pola i wtyczki. Pola występują w kilku formach:

• tekst
• obszar tekstowy
• liczba
• kwota
• wybór: tak/nie
• data
• zakres dat
• miesiąc i rok
• załącznik
• link
• e-mail

Nazwa pola jest wymagana. Uwaga: na jednym formularzu może być wiele pól jednego typu, ale nadane przez Ciebie nazwy muszą być unikalne. Wymagalność Jeżeli chcesz aby użytkownik był zobowiązany do wypełnienia danego pola zanim prześle zadanie dalej, wybierz „TAK” w sekcji „Wymagane?” Pola nieedytowalne Zdarza się, że w procesie powinniśmy odnotować zmienne, które nie chcemy aby były edytowane przez osoby wypełniające formularz. Przykładów jest wiele. Takie pola możemy wykorzystać aby:

• nadać nieedytowalną numerację, np. pism wychodzących, przychodzących, umów etc.
• pobrać poprzez API dane (numer księgowy, liczbę dni, datę, itp. itd.), np. z systemu finansowo-księgowego, kadrowego, czy zewnętrznego serwisu.

W tym celu, parametr “Nieedytowalne” oznacz jako “TAK”. Uwaga: ustawienie pola jako wymagalnego i jednocześnie nieedytowalnego nie pozwoli na przesłanie zadania dalej. Taka kombinacja podobnie jak samo oznaczenie pola jako nieedytowalnego ma sens tylko wówczas, gdy zamierzasz podpiąć do formularza zewnętrzny serwis, który wykonana określoną czynność, np. poprzez wykorzystanie wtyczki “Przycisk”. Załączniki, linki, e-maile Jeżeli chcesz, aby użytkownik miał możliwość dodania wielu załączników, linków lub e-maili, to pola: załącznik, link, e-mail, dodaj tylko raz – wypełniając formularz będzie można je dodawać w dowolnej ilości. Klucz pola Wartość klucza wykorzystasz w sterowaniu warunkowym procesem. Jeżeli nie korzystasz ze sterowania warunkowego ten parametr pozostaw pusty. Uwaga: sterowanie warunkowe jest dostępne tylko w wersji PRO business. Instrukcje dla użytkownika Jeżeli przed polem lub wtyczką warto dodać jakiś nagłówek, informację, czy instrukcję – wstaw tam wtyczkę „Opis sekcji”. Więcej o wtyczkach przeczytasz tutaj: kliknij Kolejność dodanych pól i wtyczek na danym formularzu zmienisz metodą przeciągnij i upuść (ang. drag and drop) Pola i wtyczki może również przenosić pomiędzy krokami  Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym. Gdy skończysz dany krok/formularz przejdź do tworzenia kolejnego kroku/formularza:

• definiując jego nazwę
• określając czas na wykonanie
• decydując, co ma się stać, gdy ten krok nie zostanie wykonany (np. z powodu upływu wyznaczonego czasu) Dostępne są dwie opcje: Cofnij lub Zakończ proces

Liczba ponowień Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność “Ponów”. Znajdziesz ją poniżej funkcji “Czas na wykonanie (godziny)”. Domyślna wartość to “0”. Oznacza to, że zadanie, które nie zostanie wykonane w przewidzianym dla niego w czasie, stosownie do definicji, cofnie się do poprzedniego lub zakończy na danym kroku. Wartość “1”, to jedna dodatkowa szansa; “2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc. Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak zostało to założone dla tego kroku w definicji procesu. Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia (wartość większa od 0), otrzyma powiadomienie e-mailowe z informacją, że dostał właśnie dodatkową szansę na jego wykonanie. Eskaluj do  Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji “Eskaluj do”. W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas. Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem “wewnątrz”, jak i “spoza” organizacji. Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych. Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie. Kończenie procesu na danym kroku Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej. Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji “Proces można zakończyć na tym kroku” Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu. Domyślny wykonawca w procesie Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy: Uwagi: Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe. W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku. Jeżeli któryś krok łatwiej zbudować na podstawie już istniejącego, to wykorzystaj funkcjonalność o nazwie Duplikuj czynność. Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie. Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji. Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu. Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy. Uwaga: Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja). Kolejność kroków w procesie możesz zmienić metodą przeciągnij i upuść dostępną w menu po prawej stronie ekranu V. Wybierz zmienne wyróżnione Określ od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu Podpowiedź: dla wniosków urlopowych mogą to na przykład być: imię, nazwisko i zakres dat, a dla faktur: nazwa, NIP i kwota netto. Pola te będą widoczne na karcie zadania bez wchodzenia jego w szczegóły. Uwaga: gdy krok, na którym znajdują się wybrane zmienne wyróżnione trafi do wielu osób, które mają się wypowiedzieć, to uzupełnione przez nie wartości nie będą się wyświetlać na karcie danej instancji. VI. Opublikuj Gdy skończysz tworzyć ostatni krok, wybierz Publikuj od tej chwili pojawi się na liście procesów w danej organizacji i będzie można z niego korzystać. Każdy proces można również Zapisać jako plik Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku. W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik. Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku. Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces. W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem. Nie martw się – proces możesz wielokrotnie edytować (więcej o edycji istniejącego procesu przeczytasz tutaj), doskonaląc go bez końca, nawet gdy użytkownicy zaczną już z niego korzystać. Domyślenie każdy utworzony proces będzie mógł rozpoczynać każdy członek danej organizacji. Jeżeli w danym przypadku istnieje potrzeba aby proces mogła rozpoczynać jedynie określona grupa użytkowników (np. sekretariat), wystarczy odpowiednio dostosować uprawnienia. W tym celu, kliknij ikonę koła zębatego (dostępną wyłącznie dla użytkowników z rolą Admin i Owner danej organizacji). Następnie wybierz opcję „Zmień uprawnienia”. W nowym oknie będziesz mógł określić, które grupy użytkowników mają prawo do rozpoczynania tego procesu. Pozostali użytkownicy będą widzieć ikonę procesu, jednak nie będą mogli go uruchomić.