This is the first view you will see when logging in. If you don’t have any tasks to do, it will look like this: Everything will change when the tasks start arriving What you will find on it depends on many factors, e.g. whether you have joined an existing organization, have you created your own organization, are there tasks to be completed, etc. On the left side you can see a collapsed menu panel. Its items are discussed with specific functionalities. The second menu can be found on the right side of the screen (desktop) Right menu descript Not all of its positions are always visible. For example, the view can be like this: right menu start An important element of My Board are the task tabs visible in the Closer to deadline section. Your tasks are there, of all your organizations, for which you have the least time to complete. Task tab Below this section you will find a list of tasks to be completed by you in the current Organization mine in current
I am an important* member of an Organization
  1. Create an account on Dew-X
  2. Log in
  3. Participate in the processes of the Organization to which you will be invited
I am an Innovator
  1. Create an account on Dew-X
  2. Log in
  3. Create your first Organization
  4. Build the first processs in your Organization
  5. Invite members to your Organization
  6. Together, take your Organization to a higher level
  7. Help others – be an important* member of other Organizations
* whoever you are, you are responsible for the transfer of each Organization you are a member of to another galaxy. Whatever you may think about it or hear from others, you are important 🙂
A previously prepared process (more about creating processes: here) can be started by any member of a given Organization. We enter a specific process through the menu on the left We will be taken to its view Pressing “+ Click to start” will open the form of the first activity of the process, for example: First form After filling it in, select “Send” Send form In this window, we can change the scheduled time for the next activity, add comments and indicate the person (or people) to whom we want to send the task. If we have administrative rights (more about roles and rights: click) in a given Organization, we can also invite new members who are not on the list from this level by clicking on the person icon on the right Add user 1 Important: Specify whether the user is to be inside or outside your organization Outside or inside organization More about the users here: click Each task can be send to one or more people. If you send to multiple people, the following window will appear: By selecting “No,” the task will proceed (to the next activity) immediately after being completed by any of the designated persons. If “Yes” is chosen, the task will wait until all designated persons provide their input, but only until the predetermined time for that task has elapsed. After the time has elapsed:
  • If at least one of the designated persons has provided their input, the task will proceed. In such a case, the next activity performer will see the following message:
  • If no one has provided their input, according to the decision specified in the process definition, the task will return to the previous activity or the process instance will be terminated.
After sending, you will find this task in the process view in the In progress or Completed section, depending on whether your activity was or was not the last one. More information about task states in process you will find here
If someone has sent you a task to be performed in a given process in a given Organization, you will find it in the My Board view They are undertaken by clicking on the arrow in the lower right corner on the task card. Tasks also go to the view of a given process. The tab may then look like this: The form of our activity will be displayed, e.g. this: Acceptance form We can view the data collected in the previous activities by switching between forms or by using the “Data” button This moving preview will in many cases make it easier for us to complete the current form. After filling it out, select “Send”. Note: if it is possible to end the process at a given activity (although there are further activities), then instead of “Send”, “Next” will appear with two options: Next options By selecting “Send”, a window will appear: Send form In this window, we can change the scheduled time for the next activity, add comments and indicate the person (or many people) to whom we want to send the task. Note: The “Send to” field may be filled in with the so-called default performer of the next activity. However, you can still change the recipient. If we have administrative rights (more about roles and rights: click ) in a given Organization, we can also invite new members who are not on the list from this level by clicking on the person icon on the right Add user 1 Important: Specify whether you want the user to be inside or outside your organization Outside or inside organization More about the users here: click Remember that until you send it, you can always roll back the task to any previous activity Return activity Each task can be send to one or more people. If you send to multiple people, the following window will appear: By selecting “No,” the task will proceed (to the next activity) immediately after being completed by any of the designated persons. If “Yes” is chosen, the task will wait until all designated persons provide their input, but only until the predetermined time for that task has elapsed. After the time has elapsed:
  • If at least one of the designated persons has provided their input, the task will proceed. In such a case, the next activity performer will see the following message:
  • If no one has provided their input, according to the decision specified in the process definition, the task will return to the previous activity or the process instance will be terminated.
After sending, you will find this task in the process view in the In progress or Completed section, depending on whether your activity was or was not the last one. More information about task states in process you will find here
If your activity is the last activity in the process, the procedure is the same as New task in process, but instead of the Send or Next button in the lower right corner, the Finish button appears Return end button Until it is archived (completed), you can go back to any previous activity Return activity Select Finish – this process flow will be completed and archived, and the tab with access to the history of operations will be placed (for all participants) in the Completed section.  
In order to speed up and facilitate the creation of new processes definitions in your organizations, we have prepared several ready-made templates. In the new processes definition builder, more here select path 2. Use template Use template Then select one of the templates Templates list On the left, you will find templates prepared by the Dew-X team, and on the right, those that will be created automatically based on your processes, including those created by modifying Dew-X templates and uploaded from a file. The templates prepared by the Dew-X team will be successively supplemented. At the moment these are
  • Approval of a contract
  • Satisfaction research
  • Office of incoming letters
  • Messages
  • Flow of cost invoices
  • Ideas
  • Vacation on request
  • Occasional holidays
  • Annual leave
  • Advance
  • Demand
  • Error report
Each of them includes a short description. It is very likely that the template we have prepared will require modification to suit your organization perfectly. After selecting a given process as a template, you can edit it (more about editing an existing process: click ).
From the point of view of a given user, each task takes one of three statuses:
  1. To do There are tasks that I have created myself, but have not sent them yet, and those that someone assigned me to perform
  2. In progress These are the tasks that have been with me and have been transferred to other people as well as those that were added to my information (CC) but have not yet been completed
  3. Completed An archive type where all tasks that were in the “To do” section or that were added to my information (CC) and whose process has already been completed go to
In the view of a given process in a given Organization, the main screen is divided into the above three sections.
The search engine is available in the system menu on the left or at the bottom of the screen in the mobile version. Remember to check if you are in the correct Organization, because the search engine only searches the data of the currently selected Organization. Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X After selecting it, a window will appear: It is a universal tool and allows you to search in Processes, Archives and Namespaces. Note: documents that were added in the process (both initiating process instances and added as attachments during them) are not available in the File Archive and therefore will not be included in the search results. Searching in Processes Select Process from the list – it is the only mandatory field. All the others can be left blank. These are:
  • Type – you can choose All, only Ongoing or only Completed Instances
  • Start Dates – select the range
  • End dates – select the range
  • Identifier – if you are looking for a specific instance and you know its number, enter it in this field (you can read more about the identifier here: click)
  • Phrase – enter any phrase, the system will search the database for it.
  • User – search for instances in which the indicated person participated in the flow or which were added CC
  • Currently at User – search for instances of processes that are currently at the given person
Note: Ongoing processes = Mine (To do) + In progress If there are process instances meeting the criteria in the System for a given Organization, the following view will be displayed: Search result Click on the three dots on the selected tab for details. If there is no data meeting the criteria in the System for a given Organization, the following view will be displayed: No results view Note: if the search engine is used by the owner (Owner), administrator (Admin) or searcher (Seach) of a given Organization, the search results will also include process instances in which they were not involved. Therefore, this functionality can also be used to remove instances of processes that have been carried out incorrectly, and they cannot be undone because they have already been completed or the user with whom they are located is no longer a member of the given Organization. These rights are held by the owner (Owner) and the administrator (Admin). You can read more about roles and permissions here: click Searching in the Archive Search in: Select File Archive Search in file archive 1 Then from the Folder selection list – it is the only mandatory field. All the others can be left blank. These are:
  • Type – you can choose All, only Described or only Not described Instances
  • Start Dates – Select the range
  • Identifier – if you are looking for a specific instance and you know its number, enter it in this field (you can read more about the identifier here: click)
  • Phrase – enter any phrase, the system will search the database for it.
If there are documents that meet the criteria in the Archive for a given Organization, the following view will be displayed: Result in file archive Searching in Namespaces After selecting a specific Namespace in the search engine, you will be taken to its tabular view, which allows both sorting and filtering. We enter a specific space by pressing the arrow on the left side of each row.
Each process instance (e.g. another invoice processed in the System or a document added to the File Archive) receives its individual Identifier. It is a string of characters, for example: 61e53217632678c254defd24 It has several functions, of which the following may be important for the User:
  • making searching easier – enter it in the browser window (you can read more about searching here: click)
  • it can be given to another user
  • it can be indicated by reporting a bug or asking a question
  • along with the name of the process will appear in the name of the PDF file after printing the data with or without history, e.g. annual leave_61e53217632678c254defd24.pdf
 
You can create multiple directories / folders by specifying different permissions and forms for each of them. While in a given Organization, select the File archive icon from the main menu on the left side of the screen. Then click on the “Create folder” tab   Select the icon that distinguishes the given directory (note: do not look for a substantive relationship – the icons are only used to quickly distinguish folders) and name the directory, e.g. Agreements. Both the name and the icon can be changed later.   In the next activity, you can define the permissions of individual people to a given folder and its files. Add users belonging to a given Organization and decide if they can add, edit and delete files and folders. Note: Owner and Administrators have full permissions by default – you don’t need to add them to this list.   The last activity is to build a form to describe individual files in a given folder. Building it carefully will be very useful in the future use of the Archive. You can choose from many predefined field types, such as text, number, amount, selection: yes / no, date, date range, link, and e-mail.   You can preview the appearance of the form and modify it in this view at any time File archive preview form When you finish building the form, all you need to do is select the highlighted fields, i.e. 1-3, which will be displayed on the tabs of individual documents. File archive highlighted fields Finish creating with the Publish button  
An authorized person can modify previously created directories / folders in the Archive, even if documents have already been added there. You can get to editing in two ways:
  • from the main Archive view by selecting the appropriate icon on the directory / folder tab
  • from the view of a given directory / folder by selecting the gear wheel in the lower right corner of the screen
File archive settings and make appropriate changes. If the changes are to apply to the file description form – select Edit   Note: The previous form fields cannot be deleted as they may already have been filled in. However, we have two editing options: – changing the field label (changing its name) and its due date – the field type will remain the same, – disabling the visibility of a given field. Show field Disabling the visibility of a field previously indicated as highlighted will result in the need to update these fields. Finish editing with the Publish button  
Select one of the previously created directories / folders e.g. Contracts   We add files in two ways: 1. By clicking the “Click to add or drop a new file” tile 2. By the Drag & Drop method, that is by dragging one or more files into the Archive workspace. Note: the second method, depending on the number and size of files, may take longer Documents will appear in a given directory and will be displayed together with those added earlier. The files described from the undescribed differ in the color of the bars on the card – the ones that are described are white (or gray for the dark mode) and may have filled highlighted fields, the values of which will appear on the cards.   By default, cards are given file names, e.g. Agreement No. 3.pdf, but in the process of adding attributes, the names displayed may be changed. Entering individual tabs, we add descriptions of subsequent documents, filling in the form that we previously defined. For some files, such as PDF, their image will be displayed in the window on the left. In this case, you will have the option to copy the content (if the file has a text layer) or use OCR to get this layer. More about OCRclick.   File descriptions can be changed multiple times – just select the details (three dots on the tab)  
Being in a given Organization, select the File archive icon from the main menu. If we have the appropriate permissions, all directories / folders of a given Organization to which we have access will appear on the main screen.   Note: The “+ Create folder” tile may not be visible if we do not have permission to create directories / folders. After entering the appropriate folder, all documents will be displayed, which can then be searched by the phrase (magnifying glass in the lower right corner), filtered (described / not described / all). You can read about advanced search here: click By clicking on the three dots in the lower right corner of the tab, we will go to the details of a given document, including the view if it is available for a given file format. If a given user is authorized to modify the description or delete the file, he will be able to do it in this view. If not, he will only be able to read the document and download it.  
The archive, the document management module, allows the files to be stored, described and used by authorized persons. It is most often used to manage contracts, e.g. with customers, suppliers or employees, invoices, protocols, HR documents, call recordings, technical documentation, etc. Any documents can be stored in the Archive, but the size of a single file cannot exceed 50 MB. Archive functionalities are described in four chapters of the manual:
  1. Creating directories / folders
  2. Modification of catalogs directories /folders
  3. Adding and describing documents
  4. Using the Archive
The ability to report is an important functionality of workflow systems. Reporting does not affect the process itself, but it makes its analysis much easier. First of all, it allows you to extract the data that is collected in the course of a flow. In Dew-X, reports are available from the level of a given process, through the icon at the bottom right of the screen (desktop version) If you are the Owner or Admin, you see an additional icon Generate a report or the menu in the bottom right corner for the mobile version Report in mobile Generating a report is possible for two types / states (In progress and Completed): Generate report
  1. Instances In progress This type of report will allow you to find out, for example, how many cases are still pending and to extract key information from them, e.g. the value of invoices, the nature of notifications, etc. It is therefore useful, for example, for ad hoc audits. This type of report does not include data from forms that were created (they are in the first activity of the process) but have not been sent. This is a deliberate procedure because the first activity (until it is sent) is often treated by users as a draft. When creating this report, the range of start dates of the process instance is given.
  2. Completed Instances These reports will contain the data collected during the process in their final version. When creating this report, the range of process instance end dates is provided.
Generate report form We have decided that the reports will be delivered as MS Excel files. Thanks to this, immediately after their generation, you will be able to perform further operations such as summing, filtering, sorting, creating pivot tables, charts, etc., etc. The xlsx file contains multiple sheets. The first is ~ Instance data, i.e. information about each successive process instance in the given date range, where each instance is a separate row. Subsequent sheets correspond to the activities of the process and if a given activity was performed by several people, the number of rows for a given instance is equal to the number of these people. If there were tables with data in the forms, they are represented in subsequent sheets of the workbook. Report xlsx Notes:
  • Owner and Admin will generate a report containing all instances, including those in which they did not participate.
  • If the process was modified and there were many versions in the given date range, the reports will include data columns from all versions, and its number will be presented in one of the columns.
  • If the name of an activity in a process or table is too long (more than 31 characters), it is impossible to include it completely in the sheet name. Therefore, longer names will be shortened. If, as a result of shortening, the names will duplicate, we will add the character ~ and a number to the next ones.
  • We recommend that you think about using the same field names in the next activities in the process, because only the last, final value is shown for fields with the same name in the summary sheet report. If your goal is to present each of these fields separately, call them different names, e.g .: – in the HR activity: HR Approval (instead of Approval) – on the activity Legal Department: Legal Approval (instead of Approval) – at the Management Board activity: Board approval (instead of Approval)
 

Możliwość raportowania jest ważną funkcjonalnością systemów workflow.

Raportowanie nie ma wpływu na sam przebieg procesu, ale bardzo ułatwia jego analizę. Przede wszystkim pozwala na wyciągnięcie danych, które są gromadzone w trakcie przepływu. W Dew-X raporty są dostępne z poziomu danego procesu, poprzez ikonę na dole po prawej stronie ekranu (wersja desktop) Jeżeli jesteś Ownerem lub Adminem widzisz dodatkową ikonę Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X lub menu w dolnym prawym rogu dla wersji mobilnej Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X Wygenerowanie raportu możliwie jest dla dwóch typów/stanów (W toku i Zakończonych): Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X
  1. Instancji W toku Ten typ raportu pozwoli zorientować się, np.  jak wiele spraw nadal nie jest zakończonych i wydobyć z nich kluczowe informacje, np. wartość faktur, charakter zgłoszeń, etc. Jest zatem przydatny na przykład do kontroli ad hoc. Raport tego typu nie zawiera danych z formularzy, które zostały utworzone (są na pierwszym kroku procesu), ale nie zostały przesłane dalej. Jest to celowy zabieg,  gdyż często pierwszy krok (do chwili przesłania dalej) jest traktowany przez użytkowników jak wersja robocza. Tworząc ten raport podaje się zakres dat rozpoczęcia instancji procesu.
  2. Instancji zakończonych Te raporty będą zawierać dane zgromadzone w trakcie procesu w ich finalnej wersji. Tworząc ten raport podaje się zakres dat zakończenia instancji procesu.
Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X Zdecydowaliśmy się, że raporty będą dostarczane jako pliki MS Excel. Dzięki temu natychmiast po ich wygenerowaniu będzie można dokonać dalszych operacji, takich jak sumowanie, filtrowanie, sortowanie, tworzenie tabel przestawnych, wykresów itd., itp. Plik xlsx zawiera wiele arkuszy. Pierwszy to ~Dane instancji, a więc informacje o każdej kolejnej instancji procesu w podanym zakresie dat, gdzie każda instancja jest odrębnym wierszem. Kolejne arkusze odpowiadają krokom procesu i w przypadku gdy dany krok był wykonany przez kilka osób, liczba wierszy danej instancji jest równa liczbie tych osób. Jeżeli w formularzach występowały tabele z danymi są one reprezentowane w kolejnych arkuszach skoroszytu. Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X Uwagi:
  • Owner i Admin wygenerują raport zawierający wszystkie instancje, również te, w których nie brali udziału.
  • W przypadku gdy proces był  modyfikowany i w podanym zakresie dat istniało wiele jego wersji, w raportach będą występowały kolumny danych ze wszystkich wersji, a jej numer będzie prezentowany w jednej z kolumn.
  • Jeżeli nazwa kroku w procesie lub tabeli jest zbyt długa (powyżej 31 znaków), to niemożliwe jest umieszczenie jej w całości w nazwie arkusza. W związku z tym dłuższe nazwy zostaną skrócone. Jeżeli w efekcie skrócenia nazwy będą się powielać, to do kolejnych dodamy znak ~ i numer.
  • Rekomendujemy, aby przemyśleć używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).
 
Archiwum, moduł zarzadzania dokumentami, pozwala na przechowywanie, opisywanie i korzystanie przez uprawione osoby z plików. Najczęściej używa się go do zarządzania umowami, np. z klientami, dostawcami, czy pracownikami, fakturami, protokołami, dokumentami HR, nagraniami rozmów, dokumentacją techniczną etc. W Archiwum można przechowywać dowolne dokumenty jednak wielkość pojedynczego pliku nie może być większa niż 50 MB. Funkcjonalności Archiwum zostały opisane  w czterech rozdziałach instrukcji:
  1. Tworzenie katalogów/folderów
  2. Modyfikacja katalogów/folderów
  3. Dodawanie i opisywanie dokumentów
  4. Korzystanie z Archiwum
Będąc w danej Organizacji, wybieramy ikonę z głównego menu   Jeżeli mamy stosowne uprawnienia, to na ekranie głównym pojawią wszystkie katalogi/foldery danej Organizacji, do których mamy dostęp.   Uwaga: Kafelek “+ Stwórz folder” może nie być widoczny jeżeli nie mamy uprawnień do tworzenia katalogów/folderów. Po wejściu do odpowiedniego folderu, wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, które następnie możemy przeszukiwać po frazie (lupka w prawym dolnym rogu), filtrować (opisane/nieopisane/wszystkie). O wyszukiwaniu zaawansowanym przeczytasz tutaj: kliknij Klikając w trzy kropki w prawym dolnym rogu karty przejdziemy do szczegółów danego dokumentu wraz z widokiem jeżeli dla danego formatu pliku jest dostępny.   Jeżeli dany użytkownik ma uprawienia do modyfikacji opisu lub usunięcia pliku, będzie mógł tego dokonać na tym widoku. Jeżeli nie, będzie mógł jedynie zapoznać się z dokumentem i pobrać go.  
Wybieramy jeden z utworzonych wcześniej katalogów/folderów np. Umowy   Pliki dodajemy na dwa sposoby: 1. Klikając na kafelek “Kliknij aby dodać lub upuść nowy plik” 2. Metodą Drag & Drop, czyli przerzucając jeden lub wiele plików w obszar roboczy Archiwum. Uwaga: drugi sposób zależnie od liczby i wielkości plików może zająć dłuższy czas. Dokumenty pojawią się w danym katalogu i będą wyświetlane łącznie z dodanymi wcześniej. Pliki opisane od nieopisanych różnią się kolorem belki na karcie – opisane mają białą (lub szarą dla trybu ciemnego) oraz mogą posiadać wypełnione pola wyróżnione, których wartości pojawią się na kartach.   Karty domyślnie otrzymują nazwy plików, np. Umowa nr 3.pdf, ale w procesie dodawania atrybutów nazwy wyświetlane mogą zostać zmienione. Wchodząc w poszczególne karty, dodajemy opisy kolejnych dokumentów, wypełniając formularz, który wcześniej zdefiniowaliśmy. W przypadku niektórych plików, np. PDF, ich obraz wyświetli się w oknie po lewej stronie. W tym przypadku będzie można skorzystać z opcji kopiowania treści (jeżeli plik ma warstwę tekstową) lub skorzystania z OCR, aby tę warstwę uzyskać. Więcej o OCR – kliknij. Opisy plików mogą być zmieniane wielokrotnie – wystarczy wybrać szczegóły (trzy kropki na karcie).
Utworzone wcześniej katalogi/foldery w Archiwum uprawniona osoba może modyfikować, nawet jeżeli zostały tam już dodane dokumenty. Do edycji można się dostać na dwa sposoby:
  • z widoku głównego Archiwum, wybierając stosowną ikonę na karcie katalogu/folderu
DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X
  • z widoku danego katalogu/folderu wybierając koło zębate w prawym dolnym rogu ekranu
DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X i dokonać stosownych zmian. Jeżeli zmiany mają dotyczyć formularza opisu plików – wybierz Edytuj   Uwaga: wcześniejsze pola formularza nie mogą zostać usunięte, ponieważ mogły zostać już wypełnione. Mamy jednak dwie możliwość edycji: – zmiana etykiety pola (zmiana jego nazwy) oraz jego wymagalności – typ pola pozostanie ten sam, – wyłączenie widoczności danego pola. DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X Wyłączenie widoczności pola wskazanego uprzednio jako wyróżnionego spowoduje konieczność zaktualizowania tych pól. Edycję zakończ przyciskiem Publikuj
Można stworzyć wiele katalogów/folderów określając dla każdego z nich różne uprawnienia i formularze. Będąc w danej Organizacji, wybierz ikonę z menu głównego po lewej stronie ekranu. Następnie kliknij kartę “+ Stwórz folder   Wybierz ikonę wyróżniającą dany katalog (uwaga: nie szukaj związku merytorycznego – ikony służą tylko do szybkiego rozróżnienia folderów) oraz nazwij katalog, np. Umowy. Zarówno nazwę jak i ikonę będziesz mógł później zmienić.   W kolejnym kroku możesz określić uprawnienia poszczególnych osób do danego folderu i znajdujących się w nim plików. Dodawaj  użytkowników należących do danej Organizacji i decyduj czy mogą dodawać, edytować oraz usuwać pliki i foldery. Uwaga: Właściciel (Owner) oraz Administratorzy mają domyślnie nadane pełne uprawnienia – nie musisz dodawać ich do tej listy.   Ostatnim krokiem jest zbudowanie formularza do opisu poszczególnych plików w danym folderze. Przemyślane zbudowanie go będzie bardzo przydatne w późniejszym korzystaniu z Archiwum. Możesz wybrać spośród wielu predefiniowanych typów pól, takich jak tekst, liczba, kwota, wybór: tak/nie, data, zakres dat, link, czy e-mail.   W każdej chwili możesz podejrzeć wygląd formularza i modyfikować go na tym widoku DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X Gdy skończysz budowanie formularza pozostanie już tylko wybranie pól wyróżnionych, czyli 1-3, które będą wyświetlać się na kartach poszczególnych dokumentów. DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X Tworzenie zakończ przyciskiem Publikuj
Każda instancja procesu (np. kolejna faktura procedowana w Systemie lub dokument dodany do Archiwum plików) otrzymuje swój indywidualny Identyfikator. Jest to ciąg znaków, np. taki: 61e53217632678c254defd24 Spełnia kilka funkcji, z czego dla Użytkownika istotne mogą być następujące:
  • ułatwienie wyszukiwania – wpisz go w oknie przeglądarki (więcej o wyszukiwaniu przeczytasz tutaj: kliknij)
  • można go podać innemu użytkownikowi
  • można go wskazać zgłaszając błąd lub zadając pytanie
  • wraz z nazwą procesu pojawi się w nazwie pliku PDF po wydrukowaniu danych z lub bez historii, np.: Urlop wypoczynkowy_61e53217632678c254defd24.pdf
Wyszukiwarka jest dostępna w menu systemu po lewej stronie lub na dole ekranu w wersji mobilnej. Pamiętaj, aby sprawdzić, czy jesteś we właściwej Organizacji, ponieważ wyszukiwarka przeszukuje tylko dane aktualnie wybranej Organizacji. Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X Po jej wybraniu pojawi się okno: Jest to narzędzie uniwersalne i pozwala na wyszukiwanie zarówno w Procesach, Przestrzeniach nazw jak i w Archiwum. Uwaga: dokumenty, które zostały dodane w procesach (zarówno inicjujące instancje procesów, jak i dodane jako załączniki w ich trakcie) nie są dostępne w Archiwum plików i tym samym nie znajdą się w wynikach wyszukiwania.      Wyszukiwanie w Procesach Z listy należy wybrać Proces – jest to jedyne pole obowiązkowe. Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:
  • Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Trwające lub tylko Zakończone instancje
  • Daty rozpoczęcia – wybierz zakres
  • Daty zakończenia – wybierz zakres
  • Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnej instancji i znasz jej numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
  • Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę w jej poszukiwaniu
  • Użytkownik – poszukaj instancji, w których przepływie brała udział wskazana osoba lub które zostały dodane do jej wiadomości
  • Aktualnie u Użytkownika – wyszukaj instancje procesów, które znajdują się właśnie u danej osoby
Uwaga: Trwające = U mnie (do zrobienia) + W toku Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji są instancje procesów spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok: Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X Aby zapoznać się ze szczegółami, należy kliknąć trzy kropki na wybranej karcie. Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji nie ma danych spełniających kryteria, wyświetli się następujący widok: Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X Uwaga: jeżeli z wyszukiwarki korzysta właściciel (Owner), administrator (Admin) lub wyszukujący (Search) danej Organizacji, to w wynikach wyszukiwania pojawią się również instancje procesów, w których nie brał udziału. Ta funkcjonalność może być wykorzystana również do usuwania instancji procesów, które zostały przeprowadzone błędnie, a nie można ich cofnąć ponieważ zostały już zakończone lub użytkownik, u którego się znajdują nie jest już członkiem danej Organizacji. Uprawnienia te posiada właściciel (Owner) oraz administrator (Admin). Więcej o rolach i uprawnieniach przeczytasz tu: kliknij Wyszukiwanie w Archiwum Szukaj w: wybierz Archiwum plików Wyszukiwanie Archiwum dokumentów Dew-X Następnie z listy wyboru Folder – jest to jedyne pole obowiązkowe. Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:
  • Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Nieopisane lub tylko Opisane dokumenty
  • Daty dodania – zakres
  • Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnego dokumentu i znasz jego numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
  • Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę dokumentów w jej poszukiwaniu.
Jeżeli w Archiwum dla danej Organizacji istnieją dokumenty spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok: Wyszukiwanie Archiwum dokumentów Dew-X Wyszukiwanie w Przestrzeniach nazw Po wskazaniu w wyszukiwarce konkretnej Przestrzeni nazw zostaniesz przeniesiony do jej widoku tabelarycznego, który pozwala zarówno na sortowanie jak i filtrowanie. Do konkretnej przestrzeni wchodzimy naciskając strzałkę po lewej stronie każdego wiersza.  
Z punktu widzenia danego użytkownika, każde zadanie przyjmuje jeden z trzech stanów:
  1. Do zrobienia Znajdują się tu zadania, które sam utworzyłem, ale jeszcze nie przesłałem ich dalej oraz te, które ktoś przypisał mi do wykonania
  2. W toku To te zadania, które były u mnie do zrobienia i zostały przekazane do kolejnych osób oraz te które dodano do mojej wiadomości, a nie zostały jeszcze zakończone
  3. Zakończone Rodzaj archiwum, do którego trafiają wszystkie zadania, które były u mnie lub które dodano do mojej wiadomości, a których proces już się zakończył
Na widoku danego procesu w danej Organizacji ekran główny podzielony jest na trzy powyższe sekcje.
Aby przyspieszyć i ułatwić tworzenie nowych procesów w Twoich organizacjach, przygotowaliśmy kilka gotowych szablonów. W kreatorze nowych procesów więcej tutaj wybierz ścieżkę 2. Użyj szablonu Szablony procesów workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Następnie wybierz jeden z szablonów Szablony procesów workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Po lewej stronie znajdziesz szablony przygotowane przez zespół Dew-X,  a po prawej te, które będą tworzyć się automatycznie na podstawie Twoich procesów, w tym tych które powstały poprzez modyfikacje szablonów Dew-X oraz wgranych z pliku. Szablony przygotowane przez zespół Dew-X będą sukcesywnie uzupełniane. W tej chwili są to:
  • Akceptacja umowy
  • Badanie satysfakcji
  • Kancelaria pism przychodzących
  • Komunikaty
  • Obieg faktur kosztowych
  • Pomysły
  • Urlop na żądanie
  • Urlop okolicznościowy
  • Urlop wypoczynkowy
  • Zaliczka
  • Zapotrzebowanie
  • Zgłoś błąd
Każdy z nich zawiera krótki opis. Jest bardzo prawdopodobne, że przygotowany przez nas szablon, aby pasował idealnie do Twojej Organizacji, będzie wymagał modyfikacji. Po wybraniu danego procesu jako wzorca możesz go edytować (więcej o edycji istniejącego procesu: kliknij).
Jeżeli wykonywany przez Ciebie krok jest ostatnim w danym procesie, procedura wygląda tak samo jak przy Nowe zadanie w procesie, ale zamiast przycisku Prześlij dalej lub Dalej, w prawym dolnym rogu, pojawia się przycisk Zakończ  Do chwili zarchiwizowania (zakończenia), możesz cofnąć dane zadanie do dowolnego wcześniejszego kroku Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X Wybierz Zakończ – ten przebieg procesu zostanie zakończony i zarchiwizowany, a karta z dostępem do historii operacji zostanie odłożona (u wszystkich uczestników) do sekcji Zakończone.
Jeżeli ktoś przysłał Ci zadanie do wykonania w danym procesie w danej Organizacji, znajdziesz je na widoku Moja tablica Podejmuje się je klikając w strzałkę w prawym dolnym rogu na karcie zadania. Zadania trafiają też do widoku danego procesu. Karta wówczas może wyglądać tak: Wyświetli się nam formularz naszego kroku, np. taki: Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X   Z danymi zgromadzonymi na poprzednich krokach możemy zapoznać się przełączając się pomiędzy formularzami lub korzystając z przycisku “Dane” Ten przesuwany podgląd w wielu przypadkach ułatwi nam uzupełnienie aktualnego formularza. Po wypełnieniu, wybieramy “Prześlij dalej”. Uwaga: jeżeli przewidziana została możliwość zakończenia procesu na danym kroku (pomimo, że istnieją kroki kolejne), to zamiast “Prześlij dalej” pojawi się “Dalej” z dwoma opcjami wyboru: Prześlij dalej lub zakończ w obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X Wybierając “Prześlij dalej”, pojawi się okno: Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X W tym oknie możemy zmienić zaplanowany czas przeznaczony na wykonanie kolejnego kroku, dodać uwagi i wskazać osobę (lub wiele osób), do której chcemy przesłać zadanie. Uwaga: pole “Wyślij do” może być wypełnione tzw. domyślnym wykonawcą kolejnego kroku. Nadal możesz jednak zmienić adresata. Jeżeli mamy uprawnienia administracyjne (więcej o rolach i uprawnieniach: kliknij) w danej Organizacji, możemy z tego poziomu jednocześnie zapraszać nowych członków, których  nie ma na liście, klikając na ikonę osoby z prawej strony Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X Ważne: określ, czy dany użytkownik ma być z wewnątrz, czy spoza organizacji Więcej o użytkownikach tutaj: kliknij Pamiętaj, że do chwili przesłania dalej, możesz zawsze cofnąć dane zadanie, do dowolnego wcześniejszego kroku Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X Każde zadanie może być przesłane do jednej lub wielu osób. W przypadku przesłania do wielu osób pojawi się okno: Wybierając “Nie” zadanie przejdzie dalej (do kolejnego kroku) natychmiast po wykonaniu go przez dowolną ze wskazanych osób. Jeżeli wybierzemy “Tak”, zadanie będzie czekało aż wypowiedzą się wszystkie wskazane osoby, ale tylko do chwili upłynięcia czasu przewidzianego na to zadanie. Po upłynięciu przewidzianego czasu:
  • gdy wypowiedziała się przynajmniej jedna ze wskazanych osób, zdanie przejdzie dalej. W takim przypadku kolejny wykonawca zobaczy komunikat:
  • jeżeli nie wypowiedział się nikt, stosownie do decyzji przewidzianej w definicji procesu, zadanie wróci do poprzedniego kroku lub instancja procesu zostanie zakończona.
Po wysłaniu, zadanie to znajdziesz na widoku danego procesu w sekcji W toku lub Zakończone zależnie od tego, czy Twój krok był, czy nie był ostatni. Więcej informacji o stanach zadań znajdziesz tutaj
Przygotowany wcześniej proces (więcej o tworzeniu procesów: kliknij) może być uruchomiony przez każdego członka danej Organizacji. Poprzez menu po lewej stronie, wchodzimy w konkretny proces   Zostaniemy przeniesieni do jego widoku   Naciskając “+ Kliknij, aby rozpocząć” otworzy się formularz pierwszego kroku danego procesu, np. taki: Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X Po wypełnieniu go, wybieramy “Prześlij dalej” Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X W tym oknie możemy zmienić zaplanowany czas przeznaczony na wykonanie kolejnego kroku, dodać uwagi i wskazać osobę (lub osoby), do której chcemy przesłać zadanie. Jeżeli mamy uprawnienia administracyjne (więcej o rolach i uprawnieniach: kliknij) w danej Organizacji, możemy z tego poziomu jednocześnie zapraszać nowych członków, których  nie ma na liście, klikając na ikonę osoby z prawej strony Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X Ważne: określ, czy dany użytkownik ma być z wewnątrz, czy spoza organizacji Więcej o użytkownikach tutaj: kliknij Każde zadanie może być przesłane do jednej lub wielu osób. W przypadku przesłania do wielu osób pojawi się okno: Wybierając “Nie” zadanie przejdzie dalej (do kolejnego kroku) natychmiast po wykonaniu go przez dowolną ze wskazanych osób. Jeżeli wybierzemy “Tak”, zadanie będzie czekało aż wypowiedzą się wszystkie wskazane osoby, ale tylko do chwili upłynięcia czasu przewidzianego na to zadanie. Po upłynięciu przewidzianego czasu:
  • gdy wypowiedziała się przynajmniej jedna ze wskazanych osób, zdanie przejdzie dalej. W takim przypadku kolejny wykonawca zobaczy komunikat:
  • jeżeli nie wypowiedział się nikt, stosownie do decyzji przewidzianej w definicji procesu, zadanie wróci do poprzedniego kroku lub instancja procesu zostanie zakończona.
Po wysłaniu, zadanie to znajdziesz na widoku danego procesu w sekcji W toku lub Zakończone, zależnie od tego, czy Twój krok był, czy nie był ostatni. Więcej informacji o stanach zadań znajdziesz tutaj
Jestem ważnym* członkiem Organizacji
  1. Utwórz konto w Dew-X
  2. Zaloguj się
  3. Uczestnicz w procesach Organizacji, do których zostaniesz zaproszony
Jestem Innowatorem
  1. Utwórz konto w Dew-X
  2. Zaloguj się
  3. Stwórz swoją pierwszą Organizację
  4. Zbuduj pierwszy proces w swojej Organizacji
  5. Zaproś członków do swojej Organizacji
  6. Wspólnie przenieście swoją Organizację na wyższy poziom
  7. Pomóż innym – bądź ważnym* członkiem innych Organizacji
* kimkolwiek jesteś, odpowiadasz za transfer każdej Organizacji, której jesteś członkiem do innej galaktyki. Cokolwiek nie myślisz na ten temat lub czegokolwiek nie usłyszysz od innych,  jesteś ważny 🙂
To pierwszy widok, który zobaczysz po zalogowaniu. Jeżeli nie masz żadnych zadań do wykonania będzie wyglądał tak: Wszystko się zmieni, gdy zacznie przybywać zadań   To co się na nim znajdzie zależy od wielu czynników, np.: czy dołączyłeś do istniejących już organizacji, czy utworzyłeś swoją organizację, czy czekają na Ciebie zadania do wykonania etc. Po lewej stronie widzisz zwinięty panel menu. Jego pozycje są omawiane przy konkretnych funkcjonalnościach.   Drugie menu znajdziesz po prawej stronie ekranu (wersja desktop) Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X Nie wszystkie jego pozycje są zawsze widoczne. Widok może być np. taki: Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X Ważnym elementem Mojej tablicykarty zadań widoczne w sekcji Bliżej terminu. Znajdują się tam Twoje zadania, ze wszystkich Twoich organizacji, na których wykonanie zostało Ci najmniej czasu. Karta zadań Poniżej tej sekcji znajdziesz jeszcze listę zadań do wykonania przez Ciebie w aktualniej Organizacji Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X