Edycja istniejącego procesu

Każdy stworzony wcześniej proces można edytować. Dzięki temu można go uzupełnić lub poprawić. Uwaga: ta operacja nie usuwa jego wcześniejszej historii – wszystkie przeprocesowane dokumenty, czy sprawy pozostaną zachowane. Zadania będące w toku zostaną dokończone według wcześniejszych kroków. Wszystkie nowe będą przebiegały już według nowych zasad. Poniższa instrukcja służy również do budowy nowego procesu na bazie istniejącego wzorca (własnego lub szablonu udostępnionego przez Dew-X) i ma zastosowanie dla sposobów 2. Użyj szablonu i 3. Mam plik z procesem, o których mowa w kroku I: tutaj Aby edytować proces wybierz go z menu po lewej stronie (pamiętaj o sprawdzeniu w jakiej jesteś Organizacji – te same nazwy procesów mogą być stosowane w różnych Twoich organizacjach) Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X a następnie wybierz koło zębate i Edytuj na dole po prawej stronie ekranu Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Opcjonalnie z tego miejsca można również zmienić jedynie jego nazwę i ikonę, zapisać jako plik lub usunąć go w całości. Uwaga: usunięcie procesu spowoduje również usunięcie całej jego historii, w tym dokumentów, opisów, akceptacji etc. Pomiędzy kolejnymi krokami przełączysz się klikając na ich nazwy na górze ekranu Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Pola i wtyczki dodawaj, usuwaj i zmieniaj ich kolejność wyświetlania na formularzu Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Przenoś pola i wtyczki pomiędzy krokami  Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym. Decyduj jak ma się zachować proces przy niewykonaniu zadania na danym kroku Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Włącz lub wyłącz możliwość kończenie procesu na danym kroku Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej. Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji „Proces można zakończyć na tym kroku” Zakończenie procesu w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu. Określ lub zmień domyślnego wykonawcę w procesie Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy: Domyślny wykonawca zadania w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X Uwagi: Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe. W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku. Zmieniaj kolejność kroków Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Zmieniaj pola wyróżnione Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Usuwaj niepotrzebne kroki Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Dodawaj nowe kroki Kopiuj kroki: „Duplikuj czynności” Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie. Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji. Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu. Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy. Uwaga: Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja). Zapisuj proces jako plik Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku. W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik. Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku. Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces. W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem. Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko na ostatnim kroku; jeżeli dodawany krok ma być jednym z wcześniejszych – dodaj go, a następie przesuń korzystając z funkcji Zmień kolejność  Po zakończeniu edycji – Publikuj nową wersję Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X