Edycja istniejącego procesu

Każdą stworzoną wcześniej definicję procesu można edytować. Dzięki temu można ją uzupełnić lub poprawić. Uwaga: ta operacja nie usuwa jego wcześniejszej historii – wszystkie przeprocesowane dokumenty, czy sprawy pozostaną zachowane. Zadania będące w toku zostaną dokończone według wcześniejszych kroków. Wszystkie nowe będą przebiegały już według nowych zasad. Poniższa instrukcja służy również do budowy nowego procesu na bazie istniejącego wzorca (własnego lub szablonu udostępnionego przez Dew-X) i ma zastosowanie dla sposobów 2. Użyj szablonu i 3. Mam plik z procesem, o których mowa w kroku I: tutaj Aby edytować proces wybierz go z menu po lewej stronie (pamiętaj o sprawdzeniu w jakiej jesteś Organizacji – te same nazwy procesów mogą być stosowane w różnych Twoich organizacjach), a następnie wybierz koło zębate i Edytuj na dole po prawej stronie ekranu Opcjonalnie z tego miejsca można również zmienić jedynie jego nazwę i ikonę, zapisać jako plik lub usunąć go w całości. Uwaga: usunięcie procesu spowoduje również usunięcie całej jego historii, w tym dokumentów, opisów, akceptacji etc. Pomiędzy kolejnymi krokami przełączysz się klikając na ich nazwy na górze ekranu Pola i wtyczki dodawaj, usuwaj i zmieniaj ich kolejność wyświetlania na formularzu Przenoś pola i wtyczki pomiędzy krokami  Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym. Liczba ponowień Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność “Ponów”. Znajdziesz ją poniżej funkcji “Czas na wykonanie (godziny)”. Domyślna wartość to “0”. Oznacza to, że zadanie, które nie zostanie wykonane w przewidzianym dla niego w czasie, stosownie do definicji, cofnie się do poprzedniego lub zakończy na danym kroku. Wartość “1”, to jedna dodatkowa szansa; “2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc. Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak zostało to założone dla tego kroku w definicji procesu. Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia (wartość większa od 0), otrzyma powiadomienie e-mailowe z informacją, że dostał właśnie dodatkową szansę na jego wykonanie. Eskaluj do  Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji “Eskaluj do”. W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas. Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem “wewnątrz”, jak i “spoza” organizacji. Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych. Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie. Decyduj jak ma się zachować proces przy niewykonaniu zadania na danym kroku Włącz lub wyłącz możliwość kończenie procesu na danym kroku Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej. Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji “Proces można zakończyć na tym kroku” Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu. Określ lub zmień domyślnego wykonawcę w procesie Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy: Uwagi: Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe. W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku. Zmieniaj kolejność kroków Zmieniaj pola wyróżnione Usuwaj niepotrzebne kroki Dodawaj nowe kroki Kopiuj kroki: “Duplikuj czynności” Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie. Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji. Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu. Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy. Uwaga: Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja). Zapisuj proces jako plik Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku. W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik. Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku. Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces. W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem. Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko na ostatnim kroku; jeżeli dodawany krok ma być jednym z wcześniejszych – dodaj go, a następie przesuń korzystając z funkcji Zmień kolejność  Po zakończeniu edycji – Publikuj nową wersję