Czym jest workflow? Elektroniczny obieg dokumentów
Najprościej sięgnąć do Wikipedii:
„Workflow (ang. work flow, ‘przepływ pracy’) – w szerszym sensie pojęcie to oznacza sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności”.
Nieistniejąca już od 2019 roku koalicja WfMC (WorkFlow Management Coalition) – proszę nie mylić ze sztukami walki – zdefiniowała workflow jako automatyzację procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych.
Elektroniczny obieg dokumentów
Procesy mogą toczyć się w analogowy sposób, ale gdy dziś mówimy o workflow na myśl przychodzi zazwyczaj oprogramowanie, zwane: workflow management system (WfMS lub WFMS) lub business process management system (BPMS).
W Polsce przyjęły się też określenia:
elektroniczny obieg dokumentów (EOD), obieg spraw, obieg zadań
To narzędzia do konfigurowania, wykonywania i monitorowania zdefiniowanej sekwencji procesów i zadań. Systemy te mogą być zorientowane na procesy lub zorientowane na dane.
Aby zobrazować wykorzystanie tego typ narzędzi wyobraźmy sobie proces przepływu wniosku urlopowego.
Pracownik chce wziąć kilka dni urlopu wypoczynkowego, w związku z czym wypełnia wniosek urlopowy. Elektroniczny formularz tego typu zawiera co najmniej: imię, nazwisko i stanowisko wnioskującego oraz zakres dat, w których chce mieć wolne.
Jak może wyglądać poglądowy proces przepływ takiego wniosku? Na przykład tak:
W elektronicznym systemie obiegu dokumentów, kolejni aktorzy tego procesu po prostu wypełniają swoje formularze (lub cofają proces do któregoś z wcześniejszych kroków).
Wiele procesów biznesowych jest bardziej skomplikowanych – poniżej przykład profesjonalnej postaci mapy obiegu procesu korespondencji przychodzącej:
Albo, nie mniej złożony – proces obiegu faktur:
Jakie procesy są najbardziej popularne?
Firmy i instytucje zazwyczaj wdrażają:
- Obieg faktur kosztowych
- Korespondencja przychodząca
- Wnioski zakupowe
- Wnioski urlopowe
- Wsparcie / support
- Obsługa reklamacji
- Akceptacja umów
W Dew-X zaszyliśmy wiele szablonów gotowych procesów, które będzie można uruchomić tak jak je przygotowaliśmy lub zmodyfikować, dostosowując do potrzeb danej organizacji.
