Elektroniczny obieg dokumentów

18.09.2023

Procesy mogą toczyć się w analogowy sposób, ale gdy dziś mówimy o workflow na myśl przychodzi zazwyczaj oprogramowanie, zwane: workflow management system (WfMS lub WFMS) lub business process management system (BPMS).

W Polsce przyjęły się też określenia: elektroniczny obieg dokumentów (EOD), obieg spraw, obieg zadań

To narzędzia do konfigurowania, wykonywania i monitorowania zdefiniowanej sekwencji procesów i zadań. Systemy te mogą być zorientowane na procesy lub zorientowane na dane.

Aby zobrazować wykorzystanie tego typ narzędzi wyobraźmy sobie proces przepływu wniosku urlopowego.

Pracownik chce wziąć kilka dni urlopu wypoczynkowego, w związku z czym wypełnia wniosek urlopowy. Elektroniczny formularz tego typu zawiera co najmniej: imię, nazwisko i stanowisko wnioskującego oraz zakres dat, w których chce mieć wolne.

Jak może wyglądać poglądowy proces przepływ takiego wniosku? Na przykład tak:

W elektronicznym systemie obiegu dokumentów, kolejni aktorzy tego procesu po prostu wypełniają swoje formularze (lub cofają proces do któregoś z wcześniejszych kroków).

Wiele procesów biznesowych jest bardziej skomplikowanych – poniżej przykład profesjonalnej postaci mapy obiegu procesu korespondencji przychodzącej: