Usunięcie użytkownika

Co się stanie gdy członek naszej organizacji przestanie być członkiem naszej organizacji?

Co więcej, co się wydarzy gdy przestanie być użytkownikiem systemu Dew-X w ogóle?
Ten drugi przypadek szczególnie często dotyczy odrębnych instalacji w infrastrukturze klienta.
O tym czym różni się instalacja odrębna od wspólnej przeczytasz tutaj

Jak zachowa się system? Co z historią? Co z zadaniami w toku? Itp., itd.
Na te pytania znajdziesz odpowiedzi w tym artykule.

Wersja globalna (wspólna) Dew-X

1. Usunięcie swojego konta przez użytkownika spowoduje, że:

• taki użytkownik nie będzie już w stanie zalogować się do systemu,
• organizacje, których dany użytkownik był właścicielem (Owner) zostaną usunięte wraz z całą historią, dokumentami, instancjami, definicjami procesów, przestrzeniami nazw, archiwum etc. Każdy członek tych organizacji otrzyma wiadomość e-mail informującą o tym fakcie. Konta tych użytkowników nie zostaną usunięte.

2. Usunięcie przez administratora lub właściciela danej organizacji sprawi, że:

• użytkownik nie będzie miał już dostępu do danej organizacji, w tym do możliwości otrzymywania i wykonywania zadań, dokumentów, danych, ani historii operacji w których brał udział,
• nadal będzie użytkownikiem Dew-X. Będzie członkiem innych organizacji i będzie mógł tworzyć lub dołączać do kolejnych.

Odrębna instalacja (on-premises)

Usunięcie konta (przez użytkownika) lub przez administratora będzie mieć następujące konsekwencje:

• ten użytkownik nie będzie w stanie zalogować się do systemu,
• na jego adres e-mail przesyłana zostanie wiadomość o usunięciu konta.

Uwaga: jeżeli ten użytkownik był Owner-em w jakiejś organizacji, to usunięcie konta spowoduje usunięcie tej organizacji oraz całej historii, dokumentów, instancji, definicji procesów, przestrzeni nazw, archiwum etc. Każdy członek tej organizacji otrzyma wiadomość e-mail informującą o tym fakcie, ale ich konta nie zostaną usunięte.

Dlatego rekomendujemy aby w przypadku instalacji w infrastrukturze klienta, użytkownicy nie tworzyli organizacji „produkcyjnych”, które są istotne dla danej firmy. Nawet jeżeli ich konta nie zostaną usunięte, to i tak mogą usuwać organizacje stworzone przez siebie. Organizacje takie powinny być tworzone przez użytkowników technicznych. Oczywiście nie ma przeszkód aby szeregowi użytkownicy tworzyli sobie dowolne organizacje „testowe” lub na własne potrzeby.

Co dzieje się instancjami procesów, które są w toku lub zostały zakończone?

W obu powyższych przypadkach pod warunkiem, że nie zostały usunięte całe organizacje:

• Instancje zakończone, w których usunięty użytkownik brał udział: w historii pozostaje informacja o wykonanych przez niego działaniach,
• Instancje w toku, w których usunięty użytkownik brał udział: w historii pozostaje informacja o wykonanych przez niego działaniach. Jeżeli ktoś będzie chciał cofnąć zadanie do kroku wykonanego przez usuniętego użytkownika, to cofając je będzie musiał wybrać innego istniejącego użytkownika. Gdyby zadanie miało zostać cofnięte automatycznie (niewykonanie zadania w przewidzianym czasie) do nieistniejącego konta, to zadanie pozostanie tam gdzie było¹,
• Instancje u usuniętego użytkownika: zadania odczekają do chwili upłynięcia czasu ich wykonania i stosownie do definicji procesu, cofną się do poprzedniego kroku² lub zakończą,
• Instancje na pierwszym kroku – „pozostają w próżni”¹.

[1] Administrator danej organizacji może je wyszukać i zmienić im wykonawcę lub je usunąć.
[2] Jeżeli ten krok był u wykonawcy, którego też już nie ma, np. tego samego, to zadanie „zawiśnie w próżni”, ale patrz [1].