Różnice pomiędzy workflow, a Przestrzeniami nazw
Podstawowym celem istnienia Przestrzeni jest reprezentowanie zestawów danych, dla których nie istnieje konieczność przepływu.
Większość obszarów biznesowych można jednak zaprezentować w postaci statycznej lub w postaci przepływu. Istnieją również takie obszary które można zaprezentować w obydwu postaciach.
Są też w końcu takie, co do których przepływ ogranicza się do jednego kroku procesu – w tym wypadku również znacznie lepszym rozwiązaniem jest prezentacja statyczna.
Świetnym przykładem dwoistości sytuacji biznesowych pod tym kątem jest kwestia faktur przychodzących (kosztowych). W Dew-X można zaimplementować tę kwestię zarówno w postaci obiegu dokumentów (przepływ), Przestrzeni lub obu naraz. W pierwszej sytuacji tworzymy definicję procesu (np. Faktury kosztowe), która może zawierać takie kroki jak rejestracja, opis merytoryczny, akceptacje czy weryfikację księgową. Po przyjściu faktury kosztowej jest ona ładowana do obiegu tworząc instancję i przechodzi jego ścieżkę zgodnie z definicją.
W drugim przypadku tworzymy Przestrzeń o nazwie “Faktury przychodzące”. Nie ma ona obiegu, jednak możemy za sprawą pól takich jak status czy stan płatności definiować w którym miejscu się ona teraz znajduje, a w komentarzach umieszczać informacje nt. akceptacji, zasadności, czy zgodności dokumentu.
W trzecim wypadku przepływ faktury odbywa się w sekcji procesy, a do zarządzania nią i wyszukiwania już po zakończeniu procesu służy powiązana za sprawą integracji Przestrzeń.
Przestrzenie lepiej nadadzą się tam gdzie większe znaczenie mają uprawnienia i nawigacja po rekordach.
Różnice pomiędzy reprezentacją statyczną (Przestrzenie) a przepływem (procesy) i rekomendacje do stosowania konkretnej z nich zostały zawarte poniżej:
- Uprawnienia – nie licząc administratorów i osób z rolą Search, użytkownik może zobaczyć daną instancję procesu tylko wtedy gdy brał w niej udział lub został dodany “Do wiadomości”. W ramach organizacji widzi jednak wszystkie procesy. W przypadku Przestrzeni, użytkownik zobaczy daną Przestrzeń o ile należy do uprawnionych. W kwestii rekordów w danej Przestrzeni może zobaczyć te z widocznością domyślną i te, do których został dodany personalnie. Tam gdzie występuje rozbudowana specyfika uprawnień lepiej stosować przestrzenie.
- Nawigacja – w ramach procesów użytkownik może zobaczyć te instancje, które ma do wykonania, te w których brał udział (zarówno w toku jak i zakończone) jak i te które zostały mu przesłane do wiadomości. Procesy są reprezentowane w postaci kart zawierających maksymalnie 3 informacje (zmienne wyróżnione). Po wejściu i wyjściu z danej karty podświetla się ona na liście, chyba że została przesłana już przez nas dalej lub się zakończyła. W przypadku Przestrzeni poszczególne rekordy prezentowane są jako wiersze w tabeli opisane metadanymi oraz dowolną liczbą zmiennych wyróżnionych.
Dzięki dużej ilości danych oraz układowi tabelarycznemu, Przestrzenie pozwalają na uzyskanie większej ilości informacji bez wchodzenia w szczegóły. Przestrzenie są jednak statyczne – zatem ich stan nie ulega zmianie poza sytuacją, w której dany rekord zostaje usunięty, bądź użytkownik traci do niego uprawnienia. Z tego tytułu Przestrzenie gorzej nadają się do sytuacji biznesowych, w których istotne jest szybkie i intuicyjne uzyskanie informacji o aktualnym postępie, czy miejscu przebywania danego rekordu. Nawigacja po rekordzie odbywa się na zakładce dane i historia. W pierwszej zakładce widzimy aktualny stan danych, a w zakładce historia, w jaki sposób się one zmieniały. W przypadku procesu, w toku domyślnie przechodzimy na zakładkę związaną z aktualnym krokiem procesu, a stan danych z poprzednich kroków reprezentowany jest w postaci zakładek – jedna per krok. - Wyszukiwanie – Przestrzenie pozwalają na precyzyjne wyszukiwanie po wartościach tabelarycznych z użyciem wielu zmiennych naraz. Charakter wyszukania ma jednak zawsze wartość LIKE %% co oznacza “Podobne do” bez względu na to czy wartością w kolumnie jest tekst, liczba czy data. Wyjątek stanowią dwie daty systemowe które pozwalają na wyszukiwanie po zakresie dat. Spójnikiem poszczególnych zapytań jest operator AND (i) który łączy poszczególne filtry. Im więcej uzupełnionych filtrów tym wyniki stają się bardziej skanalizowane. Główna wyszukiwarka systemu nie pozwala szukać po wartościach – wybranie z opcji tej wyszukiwarki wartości “Przestrzenie nazw” i wskazanie konkretnej, przeniesie użytkownika do jej widoku. Wyszukiwanie w procesach odbywa się w jednym z trzech kontekstów (u mnie, w toku, zakończone) i pozwala na przeszukanie zbioru przy użyciu jednej wartości zawartej w maksymalnie trzech zmiennych wyróżnionych. Procesy pozwalają jednak na przeszukiwanie ich zawartości za sprawą wyszukiwarki głównej systemu. Jeżeli zależy nam na szczegółowym wyszukiwaniu z dużych zbiorów lepsze będą Przestrzenie. Tam gdzie wyszukiwanie odbywa się najczęściej po konkretnym parametrze (np. id procesu, nr KSeF, nazwa projektu) lepiej sprawdzą się procesy.
- Odpowiedzialność – procesy pozwalają z definicji na łatwe ustalenie odpowiedzialnej osoby za daną instancję procesu oraz aktualnego statusu. Dana instancja może przebywać u jednej osoby albo u wielu osób – wskazanych personalnie lub należących do grupy. W tym drugim przypadku do uzyskania dalszego postępu procesu może być potrzebna akcja tylko jednej z nich, większości lub wszystkich. Procesy jednak wyposażone są w mechanizm ponawiania z opcją eskalacji. Tworząc proces możemy ustalić ile czasu domyślnie ma trwać dany krok i ile razy można tę pulę czasową odświeżać zanim proces się zakończy lub cofnie. Odpowiedzialność jest w przypadku procesów bardzo klarowna do ustalenia, a udrożnienie procesu znacznie łatwiejsze. W przypadku Przestrzeni, za dany rekord nie odpowiada nikt personalnie, poza sytuacjami, w których uprawnienia ma jedna lub wąska grupa osób. Ze względu na statyczny charakter nie istnieją w nim kwestie eskalacji czy deadline’ów. Można wspomóc ten proces konfigurując odpowiednio pola (np. data następnego kontaktu, osoba odpowiedzialna) jednak nie generują one żadnej akcji w systemie i wymagają od nadzorcy przeglądania postępu w sposób niezautomatyzowany.
- Zapis danych – procesy, poza wartościami w Zestawieniach, zapisują wartości per krok. Oznacza to że zmienna o tej samej nazwie (np. decyzja) występująca na kilku krokach, będzie miała tyle wartości ile było kroków. Nawet jeżeli taka zmienna ma być w procesie użyta jako wyróżniona, to twórca musi zaznaczyć, z którego kroku będzie pochodzić. W przypadku Przestrzeni zmienna ta będzie wersjonowana. Każda jej zmiana zapisuje się w historii, jednak na zakładce dane możemy zobaczyć jedynie ostatni stan tej zmiennej. Obydwa podejścia mają swoje plusy i minusy – rekomendujemy używanie podejścia procesowego w sytuacji gdy niezwykle istotne jest precyzowanie źródła danych – przypomina to przybijanie tej samej pieczątki na dokument przez inne osoby. Podejście związane z Przestrzeniami nazw jest lepsze gdy aktualne wartości zmiennych mają większą wagę niż ich historyczne odpowiedniki. Oczywiście taki dylemat należy rozważać jedynie wtedy gdy chcemy pod tą samą nazwą przechowywać często zmieniane informacje. W innym wypadku jedno i drugie podejście będzie równie dobre.
