Archiwum plików to moduł pozwalający na gromadzenie, porządkowanie i udostępnianie dokumentów Twojej organizacji.
Systemy tego typu nazywane są też: Repozytorium dokumentów, Document Management System (DMS) lub Electronic Document Management (EDM).
Można je porównać do cyfrowego magazynu, gdzie przechowywane są wszystkie istotne materiały – umowy, protokoły, faktury, dokumenty kadrowe, raporty, dokumentacja techniczna etc.
Upoważnieni użytkownicy mają szybki dostęp do potrzebnych danych, a przy tym informacje są odpowiednio zabezpieczone.
W Dew-X dokumenty mogą być przechowywane w wielu innych modułach, np. w Procesach biznesowych, Tablicach kanban, CRM, czy w Przestrzeniach nazw. W module Archiwum najlepiej przechowywać pliki, które nie są powiązane z żadnymi konkretnymi procesami.
Moduł zarządzania dokumentami ma bardzo duże możliwości – pozwala na tworzenie wielu katalogów/folderów, dodawanie plików, budowanie formularzy do opisywania (indeksowania) dokumentów, OCR-owanie, nadawanie uprawnień do dostępu i edycji plików. Dzięki temu praca z nim jest szybka i wygodna.
Administratorzy i właściciel organizacji mogą precyzyjnie ustalić, kto ma prawo do dodawania plików w danym katalogu, kto może przeglądać dokumenty, kto może je edytować lub usuwać. Takie podejście pozwala zachować pełną kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób korzysta z zasobów archiwum.
Obejrzyj też film na naszym kanale YouTube:
O tym jak korzystać z Archiwum w Dew-X możecie przeczytać tutaj: kliknij
