Zarządzanie projektem (project management) – zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Obejmuje między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizację, kontrolę i rozliczanie zadań składających się na realizację celów projektu.
Źródło: Wikipedia
Można zatem zaryzykować tezę, że zarządzanie projektami to proces, którego krokami są działania wymienione powyżej. Nie oznacza to jednak, że projektami łatwo zarządzać korzystając z systemów obiegu dokumentów.
W praktyce stosowane są różne metodyki zarządzania projektami, zwykle dzielone na tradycyjne i zwinne.
Tradycyjne bazują na liniowym (sekwencyjnym) podejściu. Do najpopularniejszych z nich należą:
- Waterfall (metoda kaskadowa) – projekty są dzielony na fazy, które muszą być zakończone przed rozpoczęciem kolejnych.
- PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – zestaw najlepszych praktyk i standardów w zarządzaniu projektami, kładący nacisk na planowanie, kontrolę i zarządzanie ryzykiem.
- PRINCE2 (Projects In Controlled Environments) – metodyka skupiająca się na podziale projektu na zarządzalne etapy oraz na elastyczności w dostosowywaniu do różnych typów projektów.
Zwinne są bardziej elastyczne i adaptacyjne. Oto niektóre z nich:
- Agile – skupia się na iteracyjnym rozwoju i ciągłej współpracy z interesariuszami. Projekty są realizowane w krótkich cyklach.
- Scrum – tak jak Agile, dzieli projekt na etapy, ale koncentruje się na krótkoterminowych celach i regularnej ocenie postępów.
- Kanban – metoda oparta na wizualizacji pracy; o niej więcej poniżej.
- Lean – koncentruje się na maksymalizacji wartości przy minimalizacji marnotrawstwa.
- Six Sigma – skupia się na poprawie jakości procesów poprzez eliminację błędów i zmniejszenie zmienności.
Kanban
Słowo „kanban” pochodzi z języka japońskiego i oznacza „widoczny opis”, co odnosi się do jego pierwotnego zastosowania w zarządzaniu produkcją, gdzie karty (kanbany) służyły do wskazywania potrzeb w zakresie materiałów i innych zasobów. Metoda ta została opracowana przez Taiichi Ōno w latach 50. XX wieku w firmie Toyota jako część koncepcji Lean Manufacturing.
Obecnie Kanban jest nie tylko nadal szeroko stosowany w produkcji dóbr fizycznych, ale też w zarządzaniu innymi projektami, w tym na przykład rozwoju oprogramowania. System ten pozwala na efektywne zarządzanie przepływem pracy poprzez wizualizację zadań na tablicach kanban, co pozwala na łatwe monitorowanie postępów i eliminację wąskich gardeł.
Aby łatwo zwizualizować tę metodykę wystarczy wyobrazić sobie tablicę typu whiteboard, lub czarną lub po prostu ścianę, którą następnie należy podzielcie na trzy pionowe sekcje (kolumny) nazywając je:
Do zrobienia – W toku – Zrobione
Na samoprzylepnych karteczkach trzeba wypisać teraz wszystkie zadania do wykonania w danym „projekcie”, a następnie przykleić je w kolumnie Do zrobienia. Teraz podejmując pojedyncze zadanie należy przenieść je do kolumny (listy) W toku, a po wykonaniu do Zrobione.
W ten sposób każdy kto ma dostęp do tej „ściany” wie na jakim etapie znajduje się każde z zadań tego projektu.
W praktyce kolumn jest dużo więcej, a systemy informatyczne pozwalają na znaczące rozszerzenie możliwości, np. o:
- Współdzielenie Tablic, list i zadań
- Dodawanie opisów
- Tworzenie list kontrolnych
- Przypisywanie konkretnych osób
- Ustalanie terminów wykonania
- Dodawanie załączników
- Otrzymywanie powiadomień o zmianach.
Takim systemem jest też Dew-X.
