Dokumenty współdzielone
Podczas jednych z konsultacji, na których tworzyliśmy razem z użytkownikami procesy ad hoc, powstał pomysł zbudowania procesu bazującego na współdzielonym dokumencie, edytowanym w trakcie procesu przez każdą ze stron.
Dew-X nie posiada wbudowanych narzędzi do edytowania i śledzenia zmian… i wcale nie musi!
Na rynku istnieje kilka bardzo dobrych programów, które radzą sobie z tym doskonale.
Dew-X koncentruje się na workflow, czyli na tym co robi najlepiej.
Czy to oznacza, że nie da się w trakcie procesu pracować na współdzielonym dokumencie, np. umowie w postaci MS Word?
Wręcz przeciwnie – edytowany dokument może wędrować w procesie w postaci linku, do którego użytkownik będzie miał łatwy dostęp z formularzy procesu.
Zbudowany proces tworzenia umowy wyglądał tak:
- Wprowadzenie danych umowy
- Potwierdzenie danych
- Stworzenie dokumentu umowy
- Akceptacja umowy
- Akceptacja prawna
- Blokada dokumentu do edycji (dodanie umowy w postaci załącznika, np. w postaci PDF)
Ktoś mógłby pomyśleć, że to samo można zrobić korzystając z poczty elektronicznej.
Jasne, że można. Można też skorzystać z poczty tradycyjnej 🙂
Tworzenie umów w systemie workflow sprawia jednak, że mamy prosty i szybki dostęp do wszystkich wypracowanych dokumentów oraz historii – wiadomo kto, kiedy i co akceptował, jakie miał uwagi, etc. Nie trzeba tych informacji szukać w poczcie, zwłaszcza, że może to być poczta niepracujących już w organizacji osób.
Dodatkową korzyścią jest raportowanie często niedostępne w innych narzędziach.
