Wyszukiwarka

Wyszukiwarka jest dostępna w menu systemu po lewej stronie lub na dole ekranu w wersji mobilnej. Pamiętaj, aby sprawdzić, czy jesteś we właściwej Organizacji, ponieważ wyszukiwarka przeszukuje tylko dane aktualnie wybranej Organizacji. Po jej wybraniu pojawi się okno: Jest to narzędzie uniwersalne i pozwala na wyszukiwanie zarówno w Procesach, Przestrzeniach nazw jak i w Archiwum. Uwaga: dokumenty, które zostały dodane w procesach (zarówno inicjujące instancje procesów, jak i dodane jako załączniki w ich trakcie) nie są dostępne w Archiwum plików i tym samym nie znajdą się w wynikach wyszukiwania.  Wyszukiwanie w Procesach Z listy należy wybrać Proces – jest to jedyne pole obowiązkowe. Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:

• Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Trwające lub tylko Zakończone instancje
• Daty rozpoczęcia – wybierz zakres
• Daty zakończenia – wybierz zakres
• Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnej instancji i znasz jej numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
• Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę w jej poszukiwaniu
• Użytkownik – poszukaj instancji, w których przepływie brała udział wskazana osoba lub które zostały dodane do jej wiadomości
• Aktualnie u Użytkownika – wyszukaj instancje procesów, które znajdują się właśnie u danej osoby

Uwaga: Trwające = U mnie (do zrobienia) + W toku Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji są instancje procesów spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok: Aby zapoznać się ze szczegółami, należy kliknąć trzy kropki na wybranej karcie. Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji nie ma danych spełniających kryteria, wyświetli się następujący widok: Uwaga: jeżeli z wyszukiwarki korzysta właściciel (Owner), administrator (Admin) lub wyszukujący (Search) danej Organizacji, to w wynikach wyszukiwania pojawią się również instancje procesów, w których nie brał udziału. Ta funkcjonalność może być wykorzystana również do usuwania instancji procesów, które zostały przeprowadzone błędnie, a nie można ich cofnąć ponieważ zostały już zakończone lub użytkownik, u którego się znajdują nie jest już członkiem danej Organizacji. Uprawnienia te posiada właściciel (Owner) oraz administrator (Admin). Więcej o rolach i uprawnieniach przeczytasz tu: kliknij Wyszukiwanie w Archiwum Szukaj w: wybierz Archiwum plików Następnie z listy wyboru Folder – jest to jedyne pole obowiązkowe. Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:

• Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Nieopisane lub tylko Opisane dokumenty
• Daty dodania – zakres
• Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnego dokumentu i znasz jego numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
• Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę dokumentów w jej poszukiwaniu.

Jeżeli w Archiwum dla danej Organizacji istnieją dokumenty spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok: Wyszukiwanie w Przestrzeniach nazw Po wskazaniu w wyszukiwarce konkretnej Przestrzeni nazw zostaniesz przeniesiony do jej widoku tabelarycznego, który pozwala zarówno na sortowanie jak i filtrowanie. Do konkretnej przestrzeni wchodzimy naciskając strzałkę po lewej stronie każdego wiersza.