KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Moduł KSeF służy do automatycznego odbierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur oraz inicjowania na ich podstawie obiegu dokumentów. Aby go uruchomić przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie KSeF. Po kliknięciu przycisku „Dodaj skrzynkę” otworzy się okno umożliwiające dodanie nowej skrzynki. Należy w nim uzupełnić następujące pola:

• Nazwa – podaj nazwę skrzynki, pod tą nazwą będzie ona widoczna w menu.
• Ikona skrzynki – wybierz ikonę, która ułatwi identyfikację skrzynki.
• NIP – podaj numer NIP firmy, z której skrzynką KSeF chcesz się połączyć.

Uwaga: dla każdego ze środowisk można utworzyć maksymalnie po jednej skrzynce przychodzącej i jednej skrzynce wychodzącej dla danego NIP-u.

• Środowisko – w zależności od tego, z którą instalacją KSeF chcesz połączyć swoją skrzynkę, wybierz środowisko „Test” lub „Pre produkcja”. Do momentu uruchomienia wersji produkcyjnej KSeF korzystamy wyłącznie ze środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego.
• Rodzaj – określ, czy system ma pobierać faktury wychodzące, czy przychodzące przypisane do Twojej skrzynki KSeF.
• Domyślny proces – wybierz proces, który będzie inicjował obieg dokumentów z tej skrzynki KSeF. Pole nie jest obowiązkowe; proces można również wskazać później, podczas uruchamiania obiegu konkretnej faktury.
• Od kiedy pobrać faktury – wskaż datę, od której system ma rozpocząć pobieranie dokumentów ze skrzynki. System umożliwia pobranie faktur maksymalnie z ostatnich 12 miesięcy.
• Uprawnienia – nadaj uprawnienia wybranym użytkownikom lub grupom użytkowników do przeglądania faktur pobranych z KSeF. Osoby posiadające dostęp będą mogły zobaczyć wszystkie dokumenty w skrzynce oraz uruchomić proces na podstawie wybranej faktury.

Uwaga: Użytkownicy z rolą OWNER i ADMIN mają pełny dostęp niezależnie od zaznaczonych opcji. Przed zapisaniem nowej skrzynki konieczne jest nadanie uprawnień do przeglądania faktur w wybranym środowisku KSeF — testowym lub przedprodukcyjnym. Uwaga: Pamiętaj, że numer NIP na który logujesz się do testowej lub przedprodukcyjnej instalacji KSeF musi być taki sam jak NIP, który podajesz w oknie Dodawania skrzynki. Sposób logowania zależy od środowiska, które zostało wskazane w formularzu. Logowanie do środowiska testowego KSeF Wejdź na stronę: https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/ Wybierz opcję Logowanie – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. System wyświetli komunikat, że logujesz się do ogólnodostępnego środowiska testowego KSeF, w którym należy korzystać wyłącznie z zanonimizowanych, fikcyjnych danych. Należy pamiętać, że dostęp do Twojej skrzynki w środowisku testowym ma każda osoba, która zaloguje się przy pomocy Twojego numeru NIP. W kolejnym widoku kliknij przycisk „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”. Wybierz identyfikator NIP firmy i wpisz numer NIP w polu poniżej. W sekcji „Podpisz testowe żądanie autoryzacyjne” ustaw w polu “Typ identyfikatora” opcję Pieczęć NIP lub Podpis NIP, a następnie ponownie wpisz numer NIP. Po uzupełnieniu powyższych danych i kliknięciu w przycisk “Uwierzytelnij do aplikacji testowej” zostaniesz przeniesiony do skrzynki testowej. Logowanie do środowiska przedprodukcyjnego i produkcyjnego KSeF Wejdź na stronę: Link do demo: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ Link do produkcji: https://ap.ksef.mf.gov.pl/ Środowisko przedprodukcyjne korzysta z rzeczywistych danych uwierzytelniających, zgodnych z oficjalnym rejestrem właścicieli firm. Aby się zalogować, musisz posiadać prawdziwe uprawnienia — takie same, jakie będą wymagane w środowisku produkcyjnym. Następnie wybierz opcję Logowanie – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. Logowanie odbywa się za pomocą profilu zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Interfejs środowiska testowego i przedprodukcyjnego jest identyczny, a nadawanie uprawnień odbywa się w ten sam sposób. Kliknij w pozycję Uprawnienia a następnie Nadaj uprawnienie. Wybierz rodzaj uprawnień “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, a następnie w sekcji Dane podmiotu uprawnianego podaj dane:

• w polu NIP: 5833176671
• w polu Pełna nazwa: identyfikator (w formacie: Dew-X-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) wyświetlony w oknie “Dodaj skrzynkę”.

W sekcji Zakres uprawnień zaznacz pozycję “przeglądania faktur”. Kliknij w przycisk “Nadaj uprawnienia”. Gdy uprawnienia zostały nadane możemy wrócić do Dew-X i dodać skrzynkę KSeF. Jeśli w przypisanej skrzynce KSeF znajdują się faktury, zostaną one pobrane do systemu. Dokumenty są synchronizowane kilkukrotnie w ciągu godziny, a informacja o czasie ostatniego pobrania danych znajduje się nad tabelą. Każdy wiersz rozpoczyna ikona „oczka”, po kliknięciu której wyświetli się okno z podglądem faktury. Druga ikona umożliwia pobranie pliku XML faktury. Trzecia ikona jest aktywna wyłącznie wtedy, gdy dana faktura została wykorzystana do uruchomienia procesu lub procesów. W takim przypadku po jej kliknięciu wyświetli się informacja o instancjach procesów, w których dokument został użyty. Z tą informacją powiązana jest także kolumna ‘Użyty’ dzięki której możemy łatwo sortować dokumenty, które już uczestniczą w procesach, od tych, które jeszcze nie zostały do nich przypisane. Kliknięcie ikony strzałki umożliwia uruchomienie dowolnego procesu dostępnego w organizacji na podstawie wybranej faktury. Po kliknięciu przycisku „Uruchom” w skrzynce zadań wybranego użytkownika pojawi się nowe zadanie do wykonania. Jeśli chcesz, aby dane z faktury były automatycznie pobierane do formularza, skorzystaj z wtyczki KSeF dostępnej w kreatorze procesów. Jeżeli jednak potrzebujesz innego sposobu ładowania danych, skontaktuj się z nami — chętnie sprawdzimy, jakie rozwiązanie możemy dla Ciebie przygotować 🙂 Uwaga: instrukcja uwierzytelniania dotycząca instalacji Dew-X na serwerach klienta (On-premises) znajduje się tutaj