Czym jest obieg dokumentu?
Najprościej zdefiniować go jako przekazywanie dokumentów pomiędzy kolejnymi uczestnikami procesu, w którym każdy z jego uczestników ma do wykonania określone zadanie.
Punktem wyjścia jest zatem pojawienie się dokumentu w organizacji, a wyjścia efekt przewidziany dla danego typu dokumentu.
Dla faktury kosztowej będzie to zatem wpłynięcie dokumentu na skrzynkę e-mail, a efektem końcowym zaksięgowanie jej w celach podatkowych i zarządczych.
Dla procesu urlopowego punktem wyjścia będzie złożenie wniosku przez pracownika, a końcowym odnotowanie faktu udzielenia urlopu w systemie kadrowo-płacowym.
Elektroniczny obieg dokumentów
Procesy mogą toczyć się w analogowy sposób, ale gdy dziś mówimy o workflow na myśl przychodzi zazwyczaj oprogramowanie, zwane: workflow management system (WfMS lub WFMS) lub business process management system (BPMS).
W Polsce przyjęły się też określenia:
elektroniczny obieg dokumentów (EOD), obieg spraw, czy obieg zadań
To narzędzia do konfigurowania, wykonywania i monitorowania zdefiniowanej sekwencji procesów i zadań. Systemy te mogą być zorientowane na procesy lub zorientowane na dane.
Aby zobrazować wykorzystanie tego typ narzędzi wyobraźmy sobie proces przepływu wniosku urlopowego.
Pracownik chce wziąć kilka dni urlopu wypoczynkowego, w związku z czym wypełnia wniosek urlopowy. Elektroniczny formularz tego typu zawiera co najmniej: imię, nazwisko i stanowisko wnioskującego oraz zakres dat, w których chce mieć wolne.
Jak może wyglądać poglądowy proces przepływ takiego wniosku? Na przykład tak:
W elektronicznym systemie obiegu dokumentów, kolejni aktorzy tego procesu po prostu wypełniają swoje formularze (lub cofają proces do któregoś z wcześniejszych kroków).
Wiele procesów biznesowych jest bardziej skomplikowanych – poniżej przykład profesjonalnej postaci mapy obiegu procesu korespondencji przychodzącej:
Albo, nie mniej złożony – proces obiegu faktur:
Jakie procesy są najbardziej popularne?
Firmy i instytucje zazwyczaj wdrażają:
- Obieg faktur kosztowych
- Korespondencja przychodząca
- Wnioski zakupowe
- Wnioski urlopowe
- Wsparcie / support
- Obsługa reklamacji
- Akceptacja umów
W Dew-X zaszyliśmy wiele szablonów gotowych procesów, które będzie można uruchomić tak jak je przygotowaliśmy lub zmodyfikować, dostosowując do potrzeb danej organizacji.
