admin, Autor w serwisie Dew-X

Wtyczka „Przycisk” jako narzędzie do pobierania zewnętrznych danych

W systemie Dew-X integracje z innymi systemami, czy źródłami danych są możliwe za sprawą tzw. webhook-ów. Do niedawna pewnych trudności nastręczała kwestia wywołania i korzystania z zewnętrznych danych przed zamknięciem formularza i przesłania go dalej.

Dzięki nowej wtyczce o nazwie „Przycisk” możliwości integracyjne zostały znacznie rozszerzone

W poniższym, dość nieskomplikowanym przykładzie, zademonstrowano użycie Przycisku do wywołania funkcji, która na podstawie danych z formularza odpytuje zewnętrzną bazę danych i na podstawie uzyskanych wyników uzupełnia inne pole tego samego formularza.

Biznesowo sytuacja wyglądała następująco – klient posiada obieg faktur gdzie na kroku rejestracji, za sprawą wtyczki GUS, bardzo łatwo pozyskuje dane nabywcy na podstawie NIP-u. Problematyczna okazała się kwestia integracji z systemem księgowym na ostatnim kroku procesu, gdzie wymagany był numer księgowy kontrahenta. Zastosowany skrypt sprawdza na bazie NIP-u, czy taki kontrahent istnieje w bazie danych systemu księgowego i zwraca jego numer bądź komunikat o konieczności założenia takowego dostawcy w bazie.

Do wykonania takiej integracji konieczne stało się umieszczenie Przycisku na formularzu. Ten krok jest dość trywialny i podobnie jak w przypadku innych wtyczek wymaga jedynie dodania jej na formularz oraz skonfigurowania poprzez podanie kilku informacji.

Najważniejszą z nich jest adres, w którym umieściliśmy skrypt, gdzie zaszyta jest logika operacji. W prezentowanym przykładzie jest to skrypt check_supplier który wykonaliśmy przy użyciu frameworku Laravel. Oczywiście Twój skrypt może być napisany w dowolnym języku.

Aby Twój skrypt wpływał na to co posiadasz na formularzu bądź w procesie musi zawierać trzy podstawowe właściwości:

Przyjmować dane z żądania (wysyłane są za pomocą POST)
Wykonywać właściwą operację (np. pobrać dane z zewnętrznej bazy albo innego procesu w Dew-X, wykonać bardziej złożone operacje)
Dokonać aktualizacji danych w aktualnej instancji, z której wywołano żądanie.

Poniżej znajduje się obrazek ilustrujący konfigurację Przycisku do integracji.

Widok formularza (przykład)

Po uruchomieniu procesu, Przycisk jest częścią większej całości – widzimy tu wtyczkę GUS, sekcję opisu, sam Przycisk i pole które Przycisk ma uzupełnić. Pól, czy tabel jakie uzupełnia Przycisk (np. pobierz wartości zamówienia po wskazaniu numeru zamówienia) może być dowolnie wiele. W podanym przykładzie chodzi o uzupełnienie jednego pola.

Najpierw użytkownik wypełnia pole NIP i klika szukaj w GUS. Za sprawą tej wtyczki pobierają się dane kontrahenta.

Następnie, do akcji wchodzi utworzony przez nas Przycisk, pod którym podczepiono link do napisanego i opublikowanego skryptu. Po jego naciśnięciu do pola “Nr księgowy kontrahenta” pobierana jest wartość z systemu księgowego klienta. Zanim to się stanie, następują dwa działania, będące immanentnymi cechami uruchomienia każdego Przycisku – zapis danych przed i odświeżenie formularza po wykonaniu się skryptu.

Widok skryptu (przykład)

Oczywiście by nasz skrypt zadziałał oraz wpłynął na to co znajduje się na formularzu, wymagane jest by był dostępny w otwartej sieci, przyjmował żądanie typu POST, a wewnątrz znajdowały się odwołania pozwalające pobrać i/lub edytować dane instancji za pomocą funkcji CURL (Call to URL). Dla celów tego ćwiczenia nasz skrypt został oparty o framework Laravel – możecie użyć dowolnego języka, czy frameworku spełniającego powyższe kryteria.

Najpierw osadziliśmy nasz skrypt w routingu instancji Laravela – użyliśmy do tego celu pliku api.php znajdującego się w katalogu routes

Serwer i instalacja klienta zamknięte są w wewnętrznej sieci, dlatego nie było konieczności stosowania żadnych dodatkowych metod autoryzacji. Jeżeli jednak Twój serwer, na którym umieszczasz swoje skrypty działa w otwartej sieci, bądź korzystasz z bezpłatnej wersji systemu Dew-X powinieneś zabezpieczyć routing przynajmniej poprzez akceptowanie żądań jedynie z naszego serwera Dew-X.

Gdy już ustaliliśmy routing, a nasz skrypt zaczął być osiągalny, zbudowaliśmy funkcje checkSupplier w ramach kontrolera.

W ramach działania Przycisku wysyłane są dwie kluczowe informacje:

token – pozwalający wykonać operacje API zakończone frazą system (jak pobranie danych instancji, czy aktualizacja danych)
instance – mówiące z jakiej unikalnej instancji procesu pochodzi żądanie

Uwaga: jeżeli chcesz wykorzystać inne metody API musisz posłużyć się kluczem konkretnego użytkownika (najczęściej własnym). Wygenerujesz go z interfejsu Dew-X.

W naszej funkcji oprócz pobierania danych z żądania mamy odwołanie do prywatnej funkcji getSupplierNumber, w której używamy zarówno tokena jak i instancji. Używamy ich by w pierwszej kolejności pobrać dane instancji za sprawą API systemu Dew-X, w której wywołano skrypt Przyciskiem

Uwaga: w większości funkcji konieczne jest podanie id organizacji by wiedzieć w jakim kontekście chcemy korzystać z API.

Po pobraniu dekodujemy dane zamieniając je w tablice, gdzie za sprawą funkcji foreach znajdujemy potrzebne nam dane instancji – w naszym wypadku jest to NIP wskazanego przedsiębiorcy z pola NIP wtyczki GUS, którą nazwaliśmy “Dane firmy” oraz id pola o kluczu “nr_ksiegowy_kontrahenta”.

Uwaga: nie zalecamy szukania po id pól gdyż te ulegają zmianie przy każdej aktualizacji wersji procesu. Znacznie bezpieczniej szukać po nazwie pola (label) a najlepiej, tam gdzie to możliwe, po kluczu (key).

Gdy już mamy potrzebne dane pytamy bazę danych naszego systemu księgowego o kod kontrahenta. Użyjemy go na końcu procesu do integracji, teraz zaś potrzebny nam jest do uzupełnienia pola “Nr księgowy kontrahenta”

Na koniec ładujemy dane w tablice o nazwie $json, kodujemy do formatu JSON i przy użyciu metody PUT aktualizujemy dane procesu

Jest to jeden ze sposobów wykorzystania wtyczki Przycisk w Dew-X

Workflow

EOD

Obieg Dokumentów

Zarządzanie Procesami

Procesy Biznesowe

Optymalizacja Procesów

BPMS

DMS

Archiwum Dokumentów

Zarządzanie Dokumentami

Transformacja Cyfrowa

Low-code

No-code

hello@dew-x.com

BlueDew Sp. z o.o.

80-755 Gdańsk

ul. Szafarnia 11/F8

Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku,

VII Wydział Gospodarczy KRS

KRS: 0000546208

NIP: 5833176671

Usunięcie użytkownika

Co się stanie gdy członek naszej organizacji przestanie być członkiem naszej organizacji?

Co więcej, co się wydarzy gdy przestanie być użytkownikiem systemu Dew-X w ogóle?
Ten drugi przypadek szczególnie często dotyczy odrębnych instalacji w infrastrukturze klienta.
O tym czym różni się instalacja odrębna od wspólnej przeczytasz tut aj

Jak zachowa się system? Co z historią? Co z zadaniami w toku? Itp., itd.
Na te pytania znajdziesz odpowiedzi w tym artykule.

Wersja globalna (wspólna) Dew-X

1. Usunięcie swojego konta przez użytkownika spowoduje, że:

taki użytkownik nie będzie już w stanie zalogować się do systemu,
organizacje, których dany użytkownik był właścicielem (Owner) zostaną usunięte wraz z całą historią, dokumentami, instancjami, definicjami procesów, przestrzeniami nazw, archiwum etc. Każdy członek tych organizacji otrzyma wiadomość e-mail informującą o tym fakcie. Konta tych użytkowników nie zostaną usunięte.

2. Usunięcie przez administratora lub właściciela danej organizacji sprawi, że:

użytkownik nie będzie miał już dostępu do danej organizacji, w tym do możliwości otrzymywania i wykonywania zadań, dokumentów, danych, ani historii operacji w których brał udział,
nadal będzie użytkownikiem Dew-X. Będzie członkiem innych organizacji i będzie mógł tworzyć lub dołączać do kolejnych.

Odrębna instalacja (on-premises)

Usunięcie konta (przez użytkownika) lub przez administratora będzie mieć następujące konsekwencje:

ten użytkownik nie będzie w stanie zalogować się do systemu,
na jego adres e-mail przesyłana zostanie wiadomość o usunięciu konta.

Uwaga: jeżeli ten użytkownik był Owner-em w jakiejś organizacji, to usunięcie konta spowoduje usunięcie tej organizacji oraz całej historii, dokumentów, instancji, definicji procesów, przestrzeni nazw, archiwum etc. Każdy członek tej organizacji otrzyma wiadomość e-mail informującą o tym fakcie, ale ich konta nie zostaną usunięte.

Dlatego rekomendujemy aby w przypadku instalacji w infrastrukturze klienta, użytkownicy nie tworzyli organizacji „produkcyjnych”, które są istotne dla danej firmy. Nawet jeżeli ich konta nie zostaną usunięte, to i tak mogą usuwać organizacje stworzone przez siebie. Organizacje takie powinny być tworzone przez użytkowników technicznych. Oczywiście nie ma przeszkód aby szeregowi użytkownicy tworzyli sobie dowolne organizacje „testowe” lub na własne potrzeby.

Co dzieje się instancjami procesów, które są w toku lub zostały zakończone?

W obu powyższych przypadkach pod warunkiem, że nie zostały usunięte całe organizacje:

Instancje zakończone, w których usunięty użytkownik brał udział: w historii pozostaje informacja o wykonanych przez niego działaniach,
Instancje w toku, w których usunięty użytkownik brał udział: w historii pozostaje informacja o wykonanych przez niego działaniach. Jeżeli ktoś będzie chciał cofnąć zadanie do kroku wykonanego przez usuniętego użytkownika, to cofając je będzie musiał wybrać innego istniejącego użytkownika. Gdyby zadanie miało zostać cofnięte automatycznie (niewykonanie zadania w przewidzianym czasie) do nieistniejącego konta, to zadanie pozostanie tam gdzie było¹,
Instancje u usuniętego użytkownika: zadania odczekają do chwili upłynięcia czasu ich wykonania i stosownie do definicji procesu, cofną się do poprzedniego kroku² lub zakończą,
Instancje na pierwszym kroku – „pozostają w próżni”¹.

[1] Administrator danej organizacji może je wyszukać i zmienić im wykonawcę lub je usunąć.
[2] Jeżeli ten krok był u wykonawcy, którego też już nie ma, np. tego samego, to zadanie „zawiśnie w próżni”, ale patrz [1].

Nowe dzieci w rodzinie

Rodzina wtyczek dostępnych bezpłatnie właśnie się powiększyła i liczy już 13!

Urodziły się trojaczki – trzy nowe wtyczki:

Przycisk

Umożliwia dodanie przycisku uruchamiającego akcję zewnętrzną.
Definiujemy wyrównanie (lewo, środek, prawo), wyświetlany tekst oraz adres URL.

VAT i brutto

Oblicza VAT i brutto na podstawie netto i stawki VAT.

Operacja matematyczna

Wykonuje prostą operację matematyczną.
Dostępne są następujące funkcje: Dodawanie, Odejmowanie, Mnożenie i Dzielenie.

Przydadzą się między innymi w procesach takich jaki: obieg faktur, czy zapotrzebowania.

Więcej o wtyczkach przeczytasz tutaj

Podgląd danych

Wielu użytkowników Dew-X zwracało uwagę, że wykonując dany krok brakuje podglądu danych zgromadzonych na krokach poprzednich.

Nie była to do końca prawda, ponieważ istnieje możliwość przełączenia się pomiędzy krokami, która pozwala na zapoznanie się zarówno z wypełnionymi już formularzami jak i kolejnymi.

Faktycznie, w niektórych przypadkach nie było to jednak wystarczające. Na przykład wówczas, gdy aby wypełnić aktualny formularz potrzebujemy bieżącego podglądu danych z jednego z poprzednich kroków, np. tabeli, wielu dat, opisów etc. Wielokrotne przełączanie się pomiędzy widokami jest nieefektywne.

Dodaliśmy funkcjonalność, dzięki której po kliknięciu przycisku „Dane”, wszystkie dane wyświetlą się w dodatkowym oknie, które będzie można przesuwać po ekranie lub powiększyć do jego pełnej szerokości i jednocześnie wypełniać formularz

Od teraz praca z formularzami stała się jeszcze prostsza.

Jak wdrożyć obieg dokumentów?

Decyzja została podjęta

Jeżeli jesteś przekonany/-a, że Twoja organizacja potrzebuje systemu workflow (o tym, czym jest system obiegu dokumentów i czy warto go wdrożyć przeczytasz tu), to czas działać.

Jest co najmniej kilka dróg. Tu zajmiemy się dwoma z nich.

By the Book

Znajdź analityka, najlepiej zewnętrznego, niezwiązanego z jednym dostawcą oprogramowania, który pomoże Twojej organizacji określić jakie procesy powinny być objęte zakresem wdrożenia, a następnie je zdefiniować. Nasze doświadczenie wskazuje, że warto zacząć od ograniczonego zakresu, np. dwóch kluczowych procesów, a dopiero w kolejnych etapach wdrażać następne. Wdrożenie dziesięciu na raz będzie trwało „wieki” i będzie obarczone dużym ryzykiem porażki.
Na podstawie analizy wybierz system i dostawcę oprogramowania. Naszym zdaniem kluczowym jest aby kierować się kryterium szansy na sukces wdrożenia (niestety wiele wdrożeń informatycznych kończy się niepowodzeniem). Rzecz jasna w realnym świecie będzie wiele czynników, które ograniczą Twoje możliwości i zmuszą do kompromisów, a wśród nich najbardziej oczywistym będzie budżet.
Podpisz umowę, dzięki której Twoje interesy będą chronione. Zwróć uwagę między innymi na prawa autorskie, koszty utrzymania, możliwość i koszty modyfikacji gdy Twoje potrzeby ulegną zmianie, a nawet dopuszczalność zmiany dostawcy, gdyby z jakichś powodów z wybranym nie było Ci już po drodze.
Zadbaj o zagadnienia związane z integracjami z zewnętrznymi systemami. Pamiętaj, że ten ważny obszar będzie prawdopodobnie wymagał zaangażowania wielu stron (różnych dostawców), sprawdzenia możliwości technicznych i formalnych. Jeżeli zmieniasz system – przedyskutuj kwestie migracji danych historycznych.
Wdróż system workflow i ciesz się efektami. Monitoruj, modyfikuj, usprawniaj i poszerzaj zakres o kolejne obszary biznesowe.

Dla kogo jest ta droga?

możesz zabudżetować znaczące środki zarówno na prace przygotowawcze, implementację, jak i późniejsze utrzymanie,
procesy, o których myślisz są kluczowe dla Twojej organizacji (np. stanowią jej core business),
masz wystarczająco dużo czasu,
Twoja organizacja ma odpowiednie zasoby (analityczne, merytoryczne, informatyczne, prawne itp.) lub może je pozyskać.

In Vogue

Zrób to sam lub z niewielką pomocą.

Ta droga ma wielu entuzjastów, ale i liczną grupę przeciwników.

Żeby użyć analogii można przywołać przykład z branży meblarskiej. Możemy zamówić mebel stworzony na nasze zamówienie na podstawie unikalnego projektu; możemy też zamówić gotowy produkt, który zostanie dostarczony do nas i zmontowany przez profesjonalną ekipę, która w niektórych przypadkach dokona również drobnych modyfikacji – dopasowania do naszych potrzeb. Możemy wreszcie skorzystać z gotowego produktu, który sami przywieziemy do domu i zmontujemy na podstawie instrukcji – często modułowy, który pozwoli na wiele modyfikacji i dopasowań. Oczywiście i w tym ostatnim przypadku jest możliwość skorzystania z zewnętrznego wsparcia – niekoniecznie producenta.

Na rynku są dostępne systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest szybkie i proste, co oczywiście może (chociaż nie musi) wiązać się z koniecznością pójścia na wiele kompromisów. Dostawcy niektórych z nich nie pozwolą np. na instalacje na Twoim serwerze, modyfikacje, integracje, rozliczenie ryczałtowe niezwiązane z liczbą użytkowników, instancji, miejsca etc.

Są jednak i takie, które nie różnią się specjalnie od tzw. tradycyjnych, a pozwalają zacząć od prostszych i tańszych implementacji, jednoczenie dając możliwość późniejszej migracji na wersje bardziej złożone o szerokich możliwościach.

Dla kogo jest ta droga?

nie masz dużego budżetu (a może nie masz go wcale),
chcesz przetestować różne możliwości zanim sięgniesz po docelowe rozwiązanie,
system, którego szukasz ma obsłużyć mniej kluczowe procesy, np. w back office,
nie masz czasu na długą implementację – procesy mają wystartować w kilka tygodni (a może nawet dni).

Nie potrafię podjąć decyzji

To, która z tych dróg będzie lepsza dla Twojej organizacji zależy od wielu czynników.

Gdy nie potrafisz się zdecydować, przemyśl następujące podejście:

Skorzystaj z bramki nr 2 (In Vogue) w możliwie najtańszej formie, myśląc zarówno o kosztach oprogramowania jak i Twojego lub zewnętrznego zaangażowania. Przyjęcie takiego rozwiązania to dobry sprawdzian, czy system workflow w ogóle przyjmie się w Twojej firmie i czy spełni swoją rolę.

Może okazać się, że jest wystarczającym i nie trzeba inwestować w nic droższego. Może też pokazać, że zdecydowanie trzeba szukać innego systemu lub metody wdrożenia, ale wówczas zarówno Ty i Twoja organizacja będziecie już na zupełnie innych poziomie wiedzy i będziecie dokładnie wiedzieć na co zwrócić uwagę dokonując docelowego wyboru.

Jak zacząć z Dew-X?

Citizen Developer

Kim jest Citizen Developer?

To osoba, która nie posiada formalnego wykształcenia ani doświadczenia zawodowego jako programista, ale wykorzystuje dostępne narzędzia i platformy do tworzenia własnych aplikacji lub dostosowywania istniejących rozwiązań technologicznych. Często są to osoby z innych dziedzin, takie jak przedsiębiorcy, analitycy biznesowi, specjaliści działów operacyjnych, czy samodzielni pracownicy.

Główną cechą Citizen Developera jest możliwość tworzenia rozwiązań bez konieczności angażowania profesjonalnych programistów. Dzieje się to za sprawą niskokodowych (low-code) lub bezkodowych (no-code) platform, które umożliwiają tworzenie aplikacji poprzez korzystanie z gotowych modułów, interfejsów graficznych i narzędzi wizualnych. Dzięki temu Citizen Developer może skupić się na rozwiązaniu problemu biznesowego lub stworzeniu narzędzia, które spełnia jego konkretne potrzeby, bez potrzeby zgłaszania się do działu IT.

O Citizen Developer-ach przeczytasz więcej w tym artykule.

Jak wdrożyć system workflow?

System workflow jest dla mojej firmy – decyzja została podjęta

Jeżeli jesteś przekonany/-a, że Twoja organizacja potrzebuje systemu worklfow (więcej o systemie obiegu dokumentów przeczytasz tutaj: Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo i na czym polega?), to czas działać.

Jest co najmniej kilka dróg. Tu zajmiemy się dwoma z nich.

By the Book

Znajdź analityka, najlepiej zewnętrznego, niezwiązanego z jednym dostawcą oprogramowania, który pomoże Twojej organizacji określić jakie procesy powinny być objęte zakresem wdrożenia, a następnie je zdefiniować. Nasze doświadczenie wskazuje, że warto zacząć od ograniczonego zakresu, np. dwóch kluczowych procesów, a dopiero w kolejnych etapach wdrażać następne. Wdrożenie dziesięciu na raz będzie trwało „wieki” i będzie obarczone dużym ryzykiem porażki.
Na podstawie analizy wybierz system i dostawcę oprogramowania. Naszym zdaniem kluczowym jest aby kierować się kryterium szansy na sukces wdrożenia (niestety wiele wdrożeń informatycznych kończy się niepowodzeniem). Rzecz jasna w realnym świecie będzie wiele czynników, które ograniczą Twoje możliwości i zmuszą do kompromisów, a wśród nich najbardziej oczywistym będzie budżet.
Podpisz umowę, dzięki której Twoje interesy będą chronione. Zwróć uwagę między innymi na prawa autorskie, koszty utrzymania, możliwość i koszty modyfikacji gdy Twoje potrzeby ulegną zmianie, a nawet dopuszczalność zmiany dostawcy, gdyby z jakichś powodów z wybranym nie było Ci już po drodze.
Zadbaj o zagadnienia związane z integracjami z zewnętrznymi systemami. Pamiętaj, że ten ważny obszar będzie prawdopodobnie wymagał zaangażowania wielu stron (różnych dostawców), sprawdzenia możliwości technicznych i formalnych. Jeżeli zmieniasz system – przedyskutuj kwestie migracji danych historycznych.
Wdróż system workflow i ciesz się efektami. Monitoruj, modyfikuj, usprawniaj i poszerzaj zakres o kolejne obszary biznesowe.

Dla kogo jest ta droga?

możesz zabudżetować znaczące środki zarówno na prace przygotowawcze, implementację, jak i późniejsze utrzymanie,
procesy, o których myślisz są kluczowe dla Twojej organizacji (np. stanowią jej core business),
masz wystarczająco dużo czasu,
Twoja organizacja ma odpowiednie zasoby (analityczne, merytoryczne, informatyczne, prawne itp.) lub może je pozyskać.

In Vogue

Zrób to sam lub z niewielką pomocą.

Ta droga ma wielu entuzjastów, ale i liczną grupę przeciwników.

Dla kogo jest ta droga?

nie masz dużego budżetu (a może nie masz go wcale),
chcesz przetestować różne możliwości zanim sięgniesz po docelowe rozwiązanie,
system, którego szukasz ma obsłużyć mniej kluczowe procesy, np. w back office,
nie masz czasu na długą implementację – procesy mają wystartować w kilka tygodni (a może nawet dni).

Wdrożenie systemu workflow – nie potrafię podjąć decyzji

To, która z tych dróg będzie lepsza dla Twojej organizacji zależy od wielu czynników.

Gdy nie potrafisz się zdecydować, przemyśl następujące podejście:

Sprawdź, jak rozpocząć współpracę z nami tutaj: Jak zacząć z Dew-X?

Co to jest Low-code?

Low-code (LCDP: low-code development platform) to idea, dzięki której aplikacje powstają szybciej za sprawą eliminowania lub minimalizowania ręcznego kodowania. Tworzenie odbywa się w interfejsie graficznym użytkownika z wykorzystaniem funkcji przeciągania, upuszczania, dodawania gotowych elementów etc.

Powiada się, że podejście do prowadzi do „demokratyzacji” tworzenia aplikacji. Użytkownicy biznesowi, np. kierownicy zespołów, menedżerowie projektów, czy analitycy z niewielkimi lub żadnymi umiejętnościami programistycznymi stają się tzw. „citizen developerami” i samodzielnie dopasowują system do potrzeb swoich organizacji.

W źródłach można spotkać się również z pojęciem no-code (NCDP: no-code development platform), które oznacza taki sposób tworzenia aplikacji, w którym nie jest potrzebne żadne ręczne kodowanie.

Dew-X jest równocześnie platformą low-code i no-code, tzn., że większość celów biznesowych można osiągnąć bez programowania, ale w przypadku konieczności uzyskania szczególnych efektów możliwe jest wzbogacenie aplikacji o komponenty powstałe w wyniku ręcznego kodowania przez programistę.

Więcej na temat tych zagadnień przeczytasz między innymi w artykule Aplikacje low-code drogą do demokratyzacji technologii

Najwyższa wartość

Najlepsza wartość ma wiele znaczeń.
Jeżeli coś jest za darmo, to pewnie z łatwością zasługuje na miano najlepszego stosunku wartości do ceny. Czasem jednak bezpłatność idzie w parze z niską jakością.

Tak nie jest w tym przypadku. Dew-X otrzymał nie tylko odznakę

ale dodatkowo ogólną ocenę 4,9 na 5

na prawdopodobnie najlepszej platformie do oceny systemów informatycznych

System łatwy w użyciu

To sympatyczne, że nasz system jest pozytywnie odbierany przez użytkowników.
Tak wysoka ocena oraz odznaka, którą możemy się posługiwać to super podsumowanie 2023 r.

Szczególnie cieszy nas fakt, że Dew-X jest postrzegany jako łatwy w użyciu

co w kontekście złożoności problematyki biznesowej obiegu dokumentów nie jest łatwe do osiągnięcia.

Faktem jest, że było to jednym z naszych celów od samego początku.

Teraz jesteśmy jeszcze bardziej zmotywowani.

Różnice pomiędzy workflow, a Przestrzeniami nazw

Podstawowym celem istnienia Przestrzeni jest reprezentowanie zestawów danych, dla których nie istnieje konieczność przepływu.

Większość obszarów biznesowych można jednak zaprezentować w postaci statycznej lub w postaci przepływu. Istnieją również takie obszary które można zaprezentować w obydwu postaciach.

Są też w końcu takie, co do których przepływ ogranicza się do jednego kroku procesu – w tym wypadku również znacznie lepszym rozwiązaniem jest prezentacja statyczna.

Świetnym przykładem dwoistości sytuacji biznesowych pod tym kątem jest kwestia faktur przychodzących (kosztowych). W Dew-X można zaimplementować tę kwestię zarówno w postaci obiegu dokumentów (przepływ), Przestrzeni lub obu naraz. W pierwszej sytuacji tworzymy definicję procesu (np. Faktury kosztowe), która może zawierać takie kroki jak rejestracja, opis merytoryczny, akceptacje czy weryfikację księgową. Po przyjściu faktury kosztowej jest ona ładowana do obiegu tworząc instancję i przechodzi jego ścieżkę zgodnie z definicją.
W drugim przypadku tworzymy Przestrzeń o nazwie “Faktury przychodzące”. Nie ma ona obiegu, jednak możemy za sprawą pól takich jak status czy stan płatności definiować w którym miejscu się ona teraz znajduje, a w komentarzach umieszczać informacje nt. akceptacji, zasadności, czy zgodności dokumentu.

W trzecim wypadku przepływ faktury odbywa się w sekcji procesy, a do zarządzania nią i wyszukiwania już po zakończeniu procesu służy powiązana za sprawą integracji Przestrzeń.

Przestrzenie lepiej nadadzą się tam gdzie większe znaczenie mają uprawnienia i nawigacja po rekordach.

Różnice pomiędzy reprezentacją statyczną (Przestrzenie) a przepływem (procesy) i rekomendacje do stosowania konkretnej z nich zostały zawarte poniżej:

Uprawnienia – nie licząc administratorów i osób z rolą Search, użytkownik może zobaczyć daną instancję procesu tylko wtedy gdy brał w niej udział lub został dodany “Do wiadomości”. W ramach organizacji widzi jednak wszystkie procesy. W przypadku Przestrzeni, użytkownik zobaczy daną Przestrzeń o ile należy do uprawnionych. W kwestii rekordów w danej Przestrzeni może zobaczyć te z widocznością domyślną i te, do których został dodany personalnie. Tam gdzie występuje rozbudowana specyfika uprawnień lepiej stosować przestrzenie.
Nawigacja – w ramach procesów użytkownik może zobaczyć te instancje, które ma do wykonania, te w których brał udział (zarówno w toku jak i zakończone) jak i te które zostały mu przesłane do wiadomości. Procesy są reprezentowane w postaci kart zawierających maksymalnie 3 informacje (zmienne wyróżnione). Po wejściu i wyjściu z danej karty podświetla się ona na liście, chyba że została przesłana już przez nas dalej lub się zakończyła. W przypadku Przestrzeni poszczególne rekordy prezentowane są jako wiersze w tabeli opisane metadanymi oraz dowolną liczbą zmiennych wyróżnionych.
Dzięki dużej ilości danych oraz układowi tabelarycznemu, Przestrzenie pozwalają na uzyskanie większej ilości informacji bez wchodzenia w szczegóły. Przestrzenie są jednak statyczne – zatem ich stan nie ulega zmianie poza sytuacją, w której dany rekord zostaje usunięty, bądź użytkownik traci do niego uprawnienia. Z tego tytułu Przestrzenie gorzej nadają się do sytuacji biznesowych, w których istotne jest szybkie i intuicyjne uzyskanie informacji o aktualnym postępie, czy miejscu przebywania danego rekordu. Nawigacja po rekordzie odbywa się na zakładce dane i historia. W pierwszej zakładce widzimy aktualny stan danych, a w zakładce historia, w jaki sposób się one zmieniały. W przypadku procesu, w toku domyślnie przechodzimy na zakładkę związaną z aktualnym krokiem procesu, a stan danych z poprzednich kroków reprezentowany jest w postaci zakładek – jedna per krok.
Wyszukiwanie – Przestrzenie pozwalają na precyzyjne wyszukiwanie po wartościach tabelarycznych z użyciem wielu zmiennych naraz. Charakter wyszukania ma jednak zawsze wartość LIKE %% co oznacza “Podobne do” bez względu na to czy wartością w kolumnie jest tekst, liczba czy data. Wyjątek stanowią dwie daty systemowe które pozwalają na wyszukiwanie po zakresie dat. Spójnikiem poszczególnych zapytań jest operator AND (i) który łączy poszczególne filtry. Im więcej uzupełnionych filtrów tym wyniki stają się bardziej skanalizowane. Główna wyszukiwarka systemu nie pozwala szukać po wartościach – wybranie z opcji tej wyszukiwarki wartości “Przestrzenie nazw” i wskazanie konkretnej, przeniesie użytkownika do jej widoku. Wyszukiwanie w procesach odbywa się w jednym z trzech kontekstów (u mnie, w toku, zakończone) i pozwala na przeszukanie zbioru przy użyciu jednej wartości zawartej w maksymalnie trzech zmiennych wyróżnionych. Procesy pozwalają jednak na przeszukiwanie ich zawartości za sprawą wyszukiwarki głównej systemu. Jeżeli zależy nam na szczegółowym wyszukiwaniu z dużych zbiorów lepsze będą Przestrzenie. Tam gdzie wyszukiwanie odbywa się najczęściej po konkretnym parametrze (np. id procesu, nr KSeF, nazwa projektu) lepiej sprawdzą się procesy.
Odpowiedzialność – procesy pozwalają z definicji na łatwe ustalenie odpowiedzialnej osoby za daną instancję procesu oraz aktualnego statusu. Dana instancja może przebywać u jednej osoby albo u wielu osób – wskazanych personalnie lub należących do grupy. W tym drugim przypadku do uzyskania dalszego postępu procesu może być potrzebna akcja tylko jednej z nich, większości lub wszystkich. Procesy jednak wyposażone są w mechanizm ponawiania z opcją eskalacji. Tworząc proces możemy ustalić ile czasu domyślnie ma trwać dany krok i ile razy można tę pulę czasową odświeżać zanim proces się zakończy lub cofnie. Odpowiedzialność jest w przypadku procesów bardzo klarowna do ustalenia, a udrożnienie procesu znacznie łatwiejsze. W przypadku Przestrzeni, za dany rekord nie odpowiada nikt personalnie, poza sytuacjami, w których uprawnienia ma jedna lub wąska grupa osób. Ze względu na statyczny charakter nie istnieją w nim kwestie eskalacji czy deadline’ów. Można wspomóc ten proces konfigurując odpowiednio pola (np. data następnego kontaktu, osoba odpowiedzialna) jednak nie generują one żadnej akcji w systemie i wymagają od nadzorcy przeglądania postępu w sposób niezautomatyzowany.
Zapis danych – procesy, poza wartościami w Zestawieniach, zapisują wartości per krok. Oznacza to że zmienna o tej samej nazwie (np. decyzja) występująca na kilku krokach, będzie miała tyle wartości ile było kroków. Nawet jeżeli taka zmienna ma być w procesie użyta jako wyróżniona, to twórca musi zaznaczyć, z którego kroku będzie pochodzić. W przypadku Przestrzeni zmienna ta będzie wersjonowana. Każda jej zmiana zapisuje się w historii, jednak na zakładce dane możemy zobaczyć jedynie ostatni stan tej zmiennej. Obydwa podejścia mają swoje plusy i minusy – rekomendujemy używanie podejścia procesowego w sytuacji gdy niezwykle istotne jest precyzowanie źródła danych – przypomina to przybijanie tej samej pieczątki na dokument przez inne osoby. Podejście związane z Przestrzeniami nazw jest lepsze gdy aktualne wartości zmiennych mają większą wagę niż ich historyczne odpowiedniki. Oczywiście taki dylemat należy rozważać jedynie wtedy gdy chcemy pod tą samą nazwą przechowywać często zmieniane informacje. W innym wypadku jedno i drugie podejście będzie równie dobre.

Więcej o Przestrzeniach nazw przeczytasz tutaj

Przestrzenie nazw – co to jest i jak z nich korzystać

Przestrzenie nazw (namespace) to byty wiążące dane, procesy i dokumenty, jednak nieposiadające samodzielnie mechanizmów przepływu (workflow).

Przestrzenie w swoim założeniu mają pozwolić na tworzenie zarówno takich bytów jak klienci, projekty jak i ewidencja czasu pracy, czy rejestr pism przychodzących. Pozwalają na stworzenie obiektów o podobnych cechach do formularzy workflow, jednak inaczej zarządzanych i prezentowanych.

Główne pryncypia

Przestrzenie nazw (dalej też w skróconej formie: Przestrzeń), obok workflow i archiwum dokumentów, stanowią ważny element systemu. Główne cechy:

Oddzielne miejsce w menu i oddzielny zbiór tworzonych przestrzeni per organizacja
Tabelaryczny układ prezentacji danych
Metadane każdego rekordu reprezentowane są zawsze w postaci identyfikatora, trzyliterowego akronimu z numeracją kolejną, daty utworzenia i daty ostatniej modyfikacji
Każdy rekord może posiadać krótką etykietę (Nazwa) której wypełnienie nie jest obowiązkowe, choć silnie zalecane
Każdy rekord Przestrzeni może być powiązany z dowolną liczbą rekordów z tej samej lub innej Przestrzeni, na zasadzie wiele do wielu. Powiązane rekordy są reprezentowane na oddzielnej zakładce (nie dotyczy powiązań z tą samą Przestrzenią)
Każda zakończona instancja procesu, która została powiązana z rekordem jest widoczna na oddzielnej zakładce
Każda trwająca instancja procesu, która została powiązana z rekordem powinna być widoczna na oddzielnej zakładce
Każdy rekord zawiera historię operacji dostępną dla uprawnionych użytkowników, która pokazuje zmiany wartości pól na rekordzie (poza dodaniem komentarza)
Każdy rekord posiada oddzielną sekcję komentarzy, która umożliwia umieszczanie dowolnej ilości notatek dla każdej osoby która ma dostęp do tego rekordu. Komentarze tworzą własną linię czasu widoczną na zakładce, niezależnie od historii operacji
Przestrzenie posiadają uprawnienia w obszarach tworzenia, audytu, przeglądania, usuwania, czy zmiany definicji, jednak administratorzy lub twórca rekordu mogą nadawać oddzielne uprawnienia per rekord. Domyślnie każdy rekord posiada takie same uprawnienia jak Przestrzeń, w której powstał.
Każdy rekord może być zmieniany dowolną ilość razy
Każda Przestrzeń może podlegać edycji przez każdego z uprawnionych użytkowników
Pole dodane do definicji Przestrzeni może zostać usunięte jedynie w sytuacji w której nie posiada wartości w żadnym rekordzie tej Przestrzeni. W innym przypadku użytkownik może je ukryć tak by nie było widoczne
Każde pole bez względu na typ musi posiadać unikalną nazwę w ramach danej Przestrzeni
Nie ma możliwości zmiany typu utworzonego pola. W sytuacji gdy chcemy dokonać takiej zmiany należy pole usunąć, a następnie je dodać z odpowiednim typem (np. w sytuacji gdy chcemy zmienić typ pola z liczby na datę, etc.)
Każda definicja posiada swoją ikonę, akronim i nazwę nadawane przy tworzeniu. Akronim nie podlega edycji na późniejszych etapach, nazwę i ikonę można zmienić w dowolnym momencie.
Zmienne wyróżnione, czyli wartości po których pozwalamy przeglądać rekordy i ich szukać, są definiowane w dowolnej ilości, jednak ograniczone do niektórych typów.

O różnicach pomiędzy workflow, a Przestrzeniami nazw przeczytasz tutaj

Przyjazne linki

Niektóre hiperłącza są bardzo długie i nie mówią nic o elemencie docelowym.
Spotkamy się z tym np. podając link do pliku umowy znajdującego się na dysku sieciowym.
Takie odsyłacze, a ściślej mówiąc ich konstrukcja budzi też czasem obawy u niektórych użytkowników.

Z tego powodu poza polem typu link (gdzie widoczny jest tylko adres docelowy) dodaliśmy wtyczkę, która umożliwia umieszczanie na formularzach odnośników wraz z edytowalną etykietą.
Link będzie nadal długi i nieprzyjazny, ale etykieta może już brzmieć bardzo zachęcająco, np. „umowa sprzedaży”.

Dew-X na Morfologii Przywództwa

Na najbliżej konferencji Morfologii Przywództwa będziemy obecni i to z nagrodami!

Wśród uczestników rozlosujemy pięć atrakcyjnych nagród, luźno związanych z naszym kosmicznym motywem przewodnim. Będą to między innymi komety, meteor i czerwone karły.

Konferencja odbędzie się 15.11.2023 r. w chmurach (tych prawdziwych), a konkretnie na najwyższym piętrze Olivia Star Top w Gdańsku.

Nawiasem mówiąc Olivia Star Top jest jedną z firm, która aktywnie korzysta z systemu Dew-X.

Jeżeli z jakiegoś powodu jeszcze się nie zapisałeś, to zrób to teraz – link do rejestracji https://www.morfologiaprzywodztwa.pl/

Najważniejsze informacje bez wchodzenia w szczegóły

Zmienne wyróżnione

Jak zapewne wiesz z Bazy wiedzy tworząc lub modyfikując definicję procesu należy określić od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu

Dla wniosków urlopowych mogą to na przykład być: imię, nazwisko i zakres dat, a dla faktur: nazwa, NIP i kwota netto. Pola te będą widoczne na karcie zadania bez wchodzenia jego w szczegóły.

Widok kart z zdaniami prezentowany na dashbordzie różni się od karty instancji widocznej w danym procesie. Jest na nim mniej miejsca między innymi dlatego, że zawiera dodatkowo nazwę organizacji oraz nazwę procesu.

Wielu użytkowników systemu zgłaszało nam potrzebę aby „upchnąć” na tej karcie również zmienne wyróżnione.

Udało się!

Od teraz najeżdżając na ikonę

na tzw. tooltipie pojawią się zmienne wyróżnione, a po kliknięciu w tę ikonę wyświetlą się małym oknie:

Funkcjonalność ta jest dostępna również w wersji mobilnej.

Kilka kliknięć mniej!

Autoprzechodzenie formularza

Gdy zadanie wysyłamy do siebie lub również do siebie, nie musimy już przechodzić do niego z dashboardu.

Formularz wyświetli się automatycznie

Może się wydawać, że taka sytuacja jest dość rzadka – po co wysyłać samemu siebie zadania?

Jest jednak kilka powodów, np.:

zastępujemy kogoś,
chcemy aby wykonywane przez nas samych zadania były wyraźnie rozdzielone w historii procesu,
testujemy nową lub zmodyfikowaną definicję procesu.

Dzięki temu będziemy mieć kilka kliknięć mniej!

Jest i coś dla administratorów

Przycisk Admin

Wraz ze wzrostem liczby funkcjonalności dostępnych dla administratorów z poziomu instancji, wskazane było skupienie ich pod jednym przyciskiem. Dzięki temu pasek nawigacyjny jest bardziej przejrzysty i wyraźnie oddziela funkcje dostępne dla użytkownika od administracyjnych.

Od teraz z tego poziomu administratorzy mogą cofnąć lub usunąć instancję, zmienić wykonawcę oraz dodać osobę lub osoby do wiadomości.

Wyszukiwanie po użytkownikach

Wyszukiwarka zaawansowana pozwalała na wyszukiwanie instancji procesów po wielu parametrach, takich jak:

Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Trwające lub tylko Zakończone instancje
Daty rozpoczęcia – wybierz zakres
Daty zakończenia – wybierz zakres
Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnej instancji i znasz jej numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę w jej poszukiwaniu

Pojawiła się jednak potrzeba, aby wyszukiwanie prowadzić również po użytkowniku.

Dlaczego?

Powodów jest wiele, np. nieobecność (urlop, ciąża, zmiana pracy, choroba etc.). Wyszukanie zadań, które są u danego użytkownika pozwoli chociażby na ich przekazanie innej osobie.

Czasem tego typu wyszukanie może mieć walor audytowy – dowiemy się jakimi sprawami zajmował się dany użytkownik, np. w danym przedziale czasu.

W związku z powyższym wprowadziliśmy dwa dodatkowe parametry wyszukania:

Aktualnie u Użytkownika – wyszukaj instancje procesów, które znajdują się właśnie u danej osoby
Użytkownik – poszukaj instancji, w których przepływie brała udział wskazana osoba lub które zostały dodane do jej wiadomości

Więcej o wyszukiwaniu tutaj

Jak ograniczyć widoczność Użytkowników w Organizacji?

Gdy chcemy wykorzystać system Dew-X, np. do obsługi zgłoszeń błędów, pomimo tego, że osoby, które zaprosiliśmy do korzystania są spoza Organizacji, to przesyłając zadanie widzą pełną listę jej członków z wewnątrz. To zachowanie systemu jest prawidłowe, choć nie zawsze pożądane.

W takiej sytuacji jednym z rozwiązań może być następująca procedura:

Stwórz nową Organizację, np. MojaFirma – wsparcie.
Stwórz nowy proces, np. „Zgłaszanie błędów”. Możesz skorzystać z gotowego szablonu i dostosować go do swoich potrzeb lub jeżeli przygotowałeś go wcześniej w innej organizacji, zapisać z pliku.
Zaproś do niej użytkowników zarówno spoza Twojej firmy, którzy będą mogli zgłaszać błędy, jak i z wewnątrz, którzy będą je obsługiwać.
Każdemu z nich (łącznie ze sobą) nadaj/zmień status na „Poza organizacją”.
Dodaj użytkownika technicznego, np. zgloszenia@twojadomena.pl (e-mail pod który będą wysyłane powiadomienia o nowych zgłoszeniach). Jeżeli nie masz tego typu adresu e-mail, to stwórz go u swojego dostawcy. Oczywiście zamiast adresu technicznego, możesz wyznaczyć do tego celu jedną lub wiele osób (adresy e-mail). Tylko ten użytkownik (lub kilku) ma mieć status „Wewnątrz organizacji”.
Osoby z zewnątrz (Twoi klienci) zgłaszając błędy będą widzieć tylko jednego lub wybranych użytkowników. Jeżeli stworzyłeś dodatkowy adres e-mail, to pamiętaj aby go obsługiwać, ponieważ tam będą przychodziły powiadomienia e-mailowe oraz aby logować się do Dew-X na to właśnie konto.

Od tej chwili Twoi klienci będą mogli zgłaszać błędy widząc tylko wybranych przez Ciebie użytkowników.

Ogień, opór

Narzędzia low-code i wewnętrzni Citizen Developerzy jako remedium na opór przed wdrożeniami IT w organizacjach.

Opór przed zmianą. Obok źle zbudowanych ofert wdrożeniowych oraz niedopasowania narzędzi, to podstawowy problem w implementacji systemów informatycznych. Każdy doświadczony właściciel firmy IT ma w portfolio przynajmniej jedno wdrożenie wykolejone przez wewnętrzny opór w organizacji, której szefostwo z takim entuzjazmem podpisywało kontrakt na wdrożenie.

Nadal nie mało jest firm, które budują swoje zasoby wdrożeniowe w oparciu o osoby posiadające wysokie kompetencje techniczne, nie przejmując się zbytnio ich poziomem rozwoju cech miękkich. A przecież wdrożeniowiec niejednokrotnie spędza w firmie klienta znacznie więcej czasu, niż handlowiec i w znacznie większym stopniu kreuje wizerunek firmy. Jednak nawet posiadając wystarczające umiejętności interpersonalne, nadal pozostaje ciałem obcym w organizacji. Nie może zatem dziwić, że w ten sam sposób traktowane jest narzędzie, które wdraża.

Opór może przejawiać się wieloma zachowaniami ze strony przedstawicieli organizacji, której w co zapewne mocno wierzymy, wdrażany przez nas produkt znacząco pomoże. Podstawowym objawem jest manifestowana na różne sposoby niechęć do zmiany i brak zrozumienia. Jednak rzadko kiedy dzieje się to wprost. Starsi stażem pracownicy o ugruntowanej pozycji, pozwalają sobie na mocniejsze komentarze, zwłaszcza względem odgórnych decyzji. Ci mniej asertywni potrafią podkopywać projekt zasypując dostawcę litanią zmian i przekonując o ogromnej złożoności czynności jakimi zajmują się na co dzień.

Skrajnym przypadkiem, z którym spotkałem się osobiście było działanie jednego ze specjalistów w pewnej komórce organizacji. Człowiek ten wykazywał daleko idące zaangażowanie i często pojawiał się na spotkaniach wdrożeniowych z kierownictwem projektu od strony klienta. Przedstawiał konkretne pomysły usprawnień, przekonująco ilustrując ogrom zagrożeń i utrudnień jakie miały powstać za sprawą nieuwzględnienia jego żądań zmiany w powstającym procesie. Po kilku dość długich spotkaniach przygotowaliśmy wycenę zmian – prawie 140 roboczogodzin. Gdy omawialiśmy szczegółowo wizję implementacji, ktoś na sali zapytał tę osobę o to, ile czasu zaoszczędzi za sprawą tego wdrożenia. Nie uzyskaliśmy odpowiedzi wprost, ale w ogniu pytań wyszło ostatecznie, że uzysk wyniesie… 20 minut miesięcznie. Opór ma zatem różne twarze.

Na drugim końcu skali jest opór wyrażany za sprawą celowego pomniejszania swojego udziału, czy znaczenia dla wdrożenia, użalania się nad sobą, nieakceptowania wdrożeń z powodu rzekomego ignorowania przez kupującego opinii danej osoby. Opór wynikający ze strachu przed utratą obszaru kompetencji lub obawa przed brakiem sprostania nowemu wyzwaniu. Wszystkie te formy oporu wpływają wydatnie albo bezpośrednio na samo wdrożenie, albo na zadowolenie z sytemu w okresie po wdrożeniowym.

Opór wewnątrz organizacji, pomimo swojej szkodliwości, jest w zasadzie albo akceptowany, albo ignorowany przez kupującego (zarząd, właściciela, departament). W końcu kto lubi obcych?

Doskonałym sposobem zwiększającym skuteczność wdrożeń nowoczesnych systemów wydaje się oparcie cyfrowej transformacji na narzędziach low-code, przy jednoczesnym rozwijaniu wewnętrznych zasobów citizen developerów. Istotnie ważne jest by ich większość stanowili pracownicy organizacji z kilkuletnim stażem. Duże znaczenie mają również ich kompetencje w zakresie komunikacji, obserwacji i współpracy. Mówiąc wprost – wybieraj spośród lubianych i dynamicznych osób, które łatwo dostrzec na firmowych korytarzach. Na początku trudno będzie wdrożyć pierwsze aplikacje, czy procesy tylko ich rękami. Jednak nawet na inicjalnym etapie mogą stanowić oni doskonałe remedium na opór wewnętrzny oraz pierwszą linie kontaktu dla dostawcy. W naturalny sposób staną się oni ambasadorami wdrożenia oraz buforem pomiędzy nieufnie nastawionymi pracownikami a firmą zewnętrzną.

Kalkulując wdrożenie takiego narzędzia zapewnij od razu sprecyzowane i odpowiednio prowadzone (zwłaszcza pod kątem ewaluacji) szkolenia. Wytworzenie nawet kilkuosobowej grupy Citizen Developerów i wybór właściwego narzędzia low-code może być nie tylko inicjalnie tańszy od implementacji klasycznego rozwiązania, ale prawie na pewno przełoży się znacząco na spadek kosztów w obszarze rozwoju narzędzia w kolejnych latach.

Jeżeli chcesz zacząć od bezpłatnego wejścia w świat low-code i CitDev, to zacznij od Dew-X – rozwiązania automatyzującego procesy i umożliwiającego digitalizację obiegów dokumentów. Zerowy próg wejścia i nadal oferowane, bezpłatne konsultacje sprawią, że łatwo możesz rozpocząć swoją przygodę z pierwszymi CitDev, których już dziś bez trudu znajdziesz w swojej własnej firmie. Zainteresowani? Zarejestrować możecie się tuta j – kilka pól, żadnych kart kredytowych… jeden klik i gotowe 🙂

Zmierzch analityków

Rozwój aplikacji nisko lub bez kodowych stawia za sobą pytanie o przyszłość stanowisk związanych z analizą biznesową, prowadzoną pod kątem systemów informatycznych. Czy nadal będą potrzebni w takiej ilości jak dziś?

Wdrażanie systemów informatycznych w celu rozwoju przedsiębiorstw od zawsze generowało problem konwersji zagadnień biznesowych na kod poszczególnych aplikacji. Nie licząc przypadków, gdzie organizacje swój biznes dostosowywały do narzędzi informatycznych, zapewne każda inna firma zetknęła się z tym zagadnieniem.

Każdy kto miał okazję prowadzić zespół programistyczny, czy projekt wie zapewne, jak ważne jest odpowiednie zrozumienie potrzeb klienta i właściwe ich przekazanie do zespołu wytwórczego. Bez tego zrozumienia, finalny efekt bywa rażąco daleki od oczekiwań szeroko rozumianego biznesu. Tam gdzie systemy zaczynały być mocno rozbudowane lub tam gdzie specyfika prowadzonej działalności nie była łatwa do uchwycenia, pojawiał się analityk systemowy. Dedykowana osoba, posiadająca odpowiedni zestaw kompetencji miękkich, połączonych z przynajmniej podstawową wiedzą z zakresu wytwarzania oprogramowania oraz dobrą znajomością wachlarza aplikacji mających na celu realizacje wymagań klienta. Zewnętrznego lub wewnętrznego.

W procesie tworzenia takich rozwiązań biznesowych, analityk pełni funkcje zwornika między zespołem programistycznym i klientem. Zbiera wymagania, pisze dokumentacje, konsultuje się w zakresie architektury i możliwości systemu, testuje i prezentuje urobek zespołu na spotkaniach z klientem.

Pojawienie się aplikacji low-code stawia pod znakiem zapytania konieczność takich stanowisk.

Wprowadzenie tego typu narzędzi daje szanse na skrócenie procesu i obsadzenie analityków w nieco innej roli. Zamiast przeznaczać swój czas na konwersje, analityk biznesowy zamieniony w Citizen developera ma szanse samodzielnie wytwarzać rozwiązania biznesowe w postaci „wyklikania” danej funkcjonalności, procesu czy całej aplikacji. Po uzyskaniu wprawy, nawet w czasie rzeczywistym, np. podczas spotkań. Wykładniczo zwiększa to nie tylko skuteczność w dostarczaniu dokładnie tego, czego oczekuje biznes, ale oprócz tego znacząco skraca też sam czas dostawy.

Biorąc powyższe pod uwagę tworzenie architektury informatycznej organizacji na fundamentach złożonych z aplikacji low-code znacząco pozwala ograniczyć koszty związane z wytwarzaniem oprogramowania. Obecne możliwości jakie dają tego typu platformy sprawiają, że potrzeba znacznie mniejszej ilości klasycznych programistów, a Ci którzy pozostaną mogą skupić się wtedy na rozwiązywaniu za pomocą kodu złożonych problemów biznesowych, miast koncentrować swoją energię i czas na wytwarzanie całej masy „dekoracji” którą możnaby dostarczyć za sprawą gotowych komponentów.

W obliczu coraz bardziej popularnych narzędzi low-code wydaje się, że obecni analitycy biznesowi winni stanowić pierwszą linię ambasadorów takich narzędzi wewnątrz organizacji. Moim zdaniem jest to też właściwy sygnał, dla firm oferujących takie narzędzia, iż to właśnie analitycy, a nie jak do tej pory szefowie IT, powinni stanowić pierwszy, naturalny kontakt sprzedażowy, prowadzący do implementacji takich narzędzi.

Konkludując – coraz większa ilość i jakość tego typu aplikacji stanowi wezwanie do zmiany optyki osób aktualnie piastujących stanowiska analityków systemowych/biznesowych i wyznacza jasny kierunek rozwoju dla nich. Znajomość tych narzędzi i motywacja do ich wdrażania w organizacjach, zdaje się zwiększać szanse na samorozwój i gwarantować stabilność zatrudnienia. Analitycy stanowią też znacznie lepsze źródło przyszłych CitDev niż klasyczni programiści.

Usuwanie zadań

Czy wszyscy użytkownicy mogą usuwać zadania (instancje procesów)?

Nie.

Takie uprawnienie mają tylko administratorzy (rola Admin) oraz właściciel (Owner) danej Organizacji.

Więcej o rolach i uprawnieniach przeczytasz tutaj

A o podglądzie i zmianie uprawnień tutaj

Jest jednak jedna sytuacja, w której „szeregowy” użytkownik może usunąć instancję procesu – ma takie uprawnienie gdy sam ją utworzył.

Z tego uprawnienia może skorzystać zanim wyśle zadanie do kolejnej osoby/osób oraz gdy zadanie wróci do niego na pierwszy krok.

Jest to potrzebna funkcjonalność, chodzi bowiem o to aby popełniając błąd zauważony na starcie procesu lub wskazany przez kolejnych uczestników, nie zaśmiecać systemu instancjami procesów, które i tak nie będą procedowane.

Citizen Developer – dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Citizen Developer. Dlaczego Twoja firma potrzebuje go już dziś?

W dzisiejszym cyfrowym świecie, gdzie technologia odgrywa kluczową rolę w każdej sferze życia, nowe pojęcia i role powstają wraz z rozwojem społeczeństwa opartego na technologii. Jednym z takich pojęć jest „Citizen Developer”, które opisuje osobę spoza świata profesjonalnych programistów, która tworzy i rozwija aplikacje lub rozwiązania informatyczne.

Kim jest Citizen Developer?

Citizen Developer to osoba, która nie posiada formalnego wykształcenia ani doświadczenia zawodowego jako programista, ale wykorzystuje dostępne narzędzia i platformy do tworzenia własnych aplikacji lub dostosowywania istniejących rozwiązań technologicznych. Często są to osoby z innych dziedzin, takie jak przedsiębiorcy, analitycy biznesowi, specjaliści działów operacyjnych, czy samodzielni pracownicy.

Główną cechą Citizen Developera jest możliwość tworzenia rozwiązań bez konieczności angażowania profesjonalnych programistów. Dzieje się to za sprawą niskokodowych lub bezkodowych platform, które umożliwiają tworzenie aplikacji poprzez korzystanie z gotowych modułów, interfejsów graficznych i narzędzi wizualnych. Dzięki temu Citizen Developer może skupić się na rozwiązaniu problemu biznesowego lub stworzeniu narzędzia, które spełnia jego konkretne potrzeby, bez potrzeby zgłaszania się do działu IT.

Korzyści…

Jednym z głównych atutów Citizen Developera jest elastyczność i szybkość w tworzeniu rozwiązań. Dzięki nim organizacje mogą szybko reagować na zmieniające się potrzeby biznesowe, wdrażać nowe funkcjonalności i usprawnienia bez konieczności długiego procesu programistycznego. Citizen Developerzy stają się więc siłą napędową innowacji w organizacjach, przyczyniając się do transformacji cyfrowej i zwiększania efektywności operacyjnej.

… i ryzka

Istnieją również pewne wyzwania czy zagrożenia, związane z rolą Citizen Developera. Brak formalnego wykształcenia programistycznego może prowadzić do niewłaściwego projektowania i implementacji rozwiązań, co może negatywnie wpływać na bezpieczeństwo, skalowalność i jakość ostatecznego produktu. Dlatego ważne jest, aby Citizen Developerzy mieli dostęp do wsparcia technicznego, szkoleń oraz narzędzi umożliwiających zapewnienie wysokiej jakości i bezpieczeństwa tworzonych rozwiązań. Warto ich prace poddawać audytowi zewnętrznemu, jeżeli dział IT Twojej firmy nie jest wystarczająco wydajny, czy nie posiada kompetencji stricte programistycznych.

Co musisz wiedzieć?

CitDev to niezbędny element konieczny do transformacji cyfrowej, a ich obecność na pokładzie Twojej firmy umożliwi technologiczną demokratyzację. Nie ma bowiem odpowiedniego, długotrwałego przełożenia na Twój biznes wdrażanie platform low-code, jeżeli musisz sięgać po zewnętrzne zasoby zamiast móc reagować na zmiany szybko za sprawą swoich Citizen Developerów. Dobry CitDev może pełnić zarówno rolę analityka jak i implementować zmiany, skracając znacznie cały proces związany z jej wdrażaniem.

Dużą zaletą posiadania CitDev wraz z implementacją platform low-code jest również fakt, iż możesz skorzystać z istniejących zasobów ludzkich. Taki proces ma duże zalety – wybrani pracownicy mają realne poczucie rozwoju swoich kompetencji, ich znajomość Twojej organizacji przekłada się na lepsze rozumienie zmian biznesowych, a koszty – nawet uwzględniając szkolenie, nadzór i korzystanie z platform low-code – znacznie niższe niż przy zatrudnieniu profesjonalnych programistów.

Jeżeli chodzi o wady to warto pamiętać że CitDev nie zastąpi klasycznego programisty, a jego braki w obszarze fundamentalnej wiedzy związanej z programowaniem, wymagają nadzoru i audytu. Ważna jest też komunikacja – CitDev jest często łącznikiem pomiędzy IT, a biznesem, muszą być to zatem osoby o odpowiednich zdolnościach w tym obszarze. Nie bez znaczenia, także dla portfela, jest konieczność ciągłych szkoleń dla nich – zwłaszcza w obszarze bezpieczeństwa i jakości wytwarzania aplikacji. Wyzwaniem może być również ewangelizacja własnej organizacji, tak by oczekiwania wobec CitDev nie były równie wysokie jak wobec klasycznych programistów.

W momencie gdy masz dość dyktatury kodu i pragniesz technologicznej demokratyzacji oraz transformacji cyfrowej, rozważ tworzenie takich stanowisk pracy czy nawet zespołów. Aplikacji low-code jest coraz więcej. Jeżeli chcesz zacząć od czegoś bezpłatnego to wypróbuj Dew-X – rozwiązanie automatyzujące procesy i umożliwiającego digitalizacje obiegów dokumentów. Zerowy próg wejścia i nadal oferowane, bezpłatne konsultacje sprawią, że łatwo możesz rozpocząć swoją przygodę z pierwszymi CitDev, których już dziś bez trudu znajdziesz w swojej własnej firmie. Zainteresowani? Zarejestrować możecie się tuta j – kilka pól, żadnych kart kredytowych… jeden klik i gotowe 🙂

Na koniec chciałbym podkreślić potencjał Citizen Developerów jako siły napędowej innowacji, jednocześnie wskazując na konieczność odpowiedniego wsparcia i zarządzania, aby zapewnić skuteczne i bezpieczne tworzenie aplikacji przez osoby spoza tradycyjnego środowiska programistycznego.

Aplikacje low-code drogą do demokratyzacji technologii

To pierwszy z serii artykułów autorstwa Krzysztofa Rozwadowskiego poświęconych idei platform low-code i no-code.

Aplikacje low code droga do demokratyzacji technologii

Przez lata informatyczny rozwój firmy, obywał się w ramach pewnego dyktatu. Nie miało znaczenia czy kupowałeś na rynku gotowe rozwiązania, zlecałeś tworzenie aplikacji „pod klucz”, czy tworzyłeś prężny dział programistyczny w ramach swojej organizacji. Twoją firmą rządził niepodzielnie… kod.

Zamknięty, czy otwarty, nowoczesny czy archaiczny – bez znaczenia.

Musiałeś korzystać z usług kogoś kto, mówiąc oględnie, się znał. Umiał programować. A programowanie to nie jest buła z masłem. A jak coś nie jest łatwe, to na pewno nie jest też tanie.

Dyktatura kodu to przebiegła rzecz. Często nawet nie wiesz, że jeszcze ktoś oprócz Ciebie rządzi tym co dzieje się w środku Twojego własnego biznesu. Nie zmienia nic fakt posiadania 100% kodu na własność, gdyż i tak musisz płacić nie tylko za ludzi którzy w nim coś zmienią, ale również za tych, którzy przełożą oczekiwania szeroko rozumianego biznesu na język zrozumiały dla programistycznych wirtuozów klawiatury.

Na szczęście od jakiegoś czasu obserwujemy trend, który pozwala mieć nadzieję na zmianę…

Demokratyzacja technologii

Demokratyzacja technologii to proces, w którym coraz większa liczba ludzi ma dostęp do zaawansowanych narzędzi technologicznych. To znaczy, że już nie tylko nieliczna grupa specjalistów ma kontrolę nad innowacjami, ale zwykli (patrz nietechniczni) ludzie również mogą korzystać z nowych technologii, aby rozwiązywać problemy i realizować swoje cele.

Dzięki temu, że technologia staje się bardziej dostępna, łatwiej jest zauważyć potencjał, który tkwi w jej zastosowaniach. Otwiera to drogę do innowacyjnych rozwiązań, które mogą przynieść korzyści dla całego biznesu, oznacza bowiem niższe koszty zmian w organizacjach.

Jednocześnie demokratyzacja technologii oznacza, że każdy może stać się kreatorem, a nie tylko konsumentem technologii. Nie musisz już mieć specjalistycznej wiedzy, aby tworzyć nowe aplikacje, stron internetowych czy programy. Dzięki narzędziom low-code, niemal każdy może stworzyć swoje własne rozwiązania technologiczne.

Na drodze do demokratycznego przewrotu

Wspomniane narzędzia low-code umożliwiają tworzenie aplikacji, bez konieczności zatrudniania programistów. Dzięki temu, coraz więcej osób ma dostęp do technologii, a proces tworzenia oprogramowania staje się o wiele łatwiejszy i bardziej przystępny dla zwykłych użytkowników.

To właśnie demokratyzacja technologii jest jednym z najważniejszych aspektów aplikacji low-code. Dzięki nim, małe i średnie przedsiębiorstwa, a nawet jednoosobowe firmy, mają możliwość tworzenia własnych aplikacji, co wcześniej było niemożliwe lub zarezerwowane jedynie dla dużych korporacji. Albo dla firm, które wybiegając w przyszłość, inwestowały w narzędzia pozwalające na daleko idące modyfikacje i rozwój oprogramowania bez konieczności pisania kodu.

Oczywiście, taka zmiana w branży technologicznej nie jest łatwa i wymaga pewnego nakładu pracy i czasu, jednak warto zauważyć, że aplikacje low-code to już nie tylko eksperymenty, ale realne rozwiązania stosowane przez wiele firm na całym świecie.

Platform tego typu jest coraz więcej, próg wejścia coraz niższy, a trend coraz bardziej zauważalny – dotyczy to również softwarehouse’ów które upatrują w nim szanse na wytwarzanie oprogramowania dostarczanego klientom w sposób szybszy i wewnętrznie tańszy.

Dobrym przykładem rozwiązania low-code jest Dew-X, którego zaletą jest również to, iż w odróżnieniu od większości platform, jest on bezpłatny. Nie jest oczywiście tak bardzo rozbudowany jak globalne platformy low-code, jednak jeżeli szukasz rozwiązania automatyzującego procesy i umożliwiającego digitalizacje obiegów dokumentów to będzie to rozwiązanie idealne, zważywszy na zerowy próg wejścia i nadal oferowane, bezpłatne konsultacje.

Zainteresowani? Zarejestrować możecie się tuta j – kilka pól, żadnych kart kredytowych… jeden klik i gotowe 🙂

Wyszukujący – nowa rola w Dew-X

Kilku klientów zgłosiło nam potrzebę umożliwienia wybranym użytkownikom wyszukiwania wśród wszystkich instancji procesów, a nie tylko tych w których wyszukujący brał udział.

Oczywiście do tej pory istniała taka możliwość. Wiązała się jednak z koniecznością nadania tym osobom uprawnień administracyjnych. To z kolei, powodowało, że razem z wyszukiwaniem osoby takie uzyskiwały możliwość zmiany uprawnień innych użytkowników, zmiany wykonawców zadań, edycji definicji procesów czy wreszcie usuwania instancji, a nawet całych procesów.

Postanowiliśmy temu zaradzić i wprowadziliśmy nową rolę: wyszukującego (Search)

Od teraz w panelu użytkowników Owner lub Admin może nadać rolę „Search” dowolnym osobom, nadając im opisane uprawnienia.

Komu warto nadać tę rolę? Na przykład:

pracownikom sekretariatu
asystentom
księgowym

Więcej o rolach i uprawnieniach przeczytasz tu: kliknij

Niektórzy zasługują na kolejną szansę

Ponów

To kiedy wykonamy przydzielone nam zadanie czasem nie jest zależne tylko od nas, np. czekamy na jakieś dane z zewnątrz albo odpowiednią pogodę, albo sprawa jest przekładana przez instytucje zewnętrzne itd.

Czasem wykonanie danego kroku nie jest istotne i możemy pozwolić sobie na jego wielokrotne przekładanie.

Bywa też tak, że trudno przewidzieć ile czasu w konkretnym przypadku należy założyć na jego wykonanie.

Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, bierzemy pod uwagę te lub inne przypadki, to możemy wykorzystać funkcjonalność „Ponów”.

Znajdziemy ją poniżej funkcji „Czas na wykonanie (godziny)”.

Liczba ponowień

Domyślna wartość to „0”. Oznacza to, że zadanie, które nie zostanie wykonane w przewidzianym dla niego w czasie, stosownie do definicji, cofnie się do poprzedniego lub zakończy na danym kroku.

Wartość „1”, to jedna dodatkowa szansa; „2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc.

Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak zostało to założone dla tego kroku w definicji procesu.

Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia (wartość większa od 0), otrzyma powiadomienie e-mailowe z informacją, że dostał właśnie dodatkową szansę na jego wykonanie.

Eskalacje

Jeżeli istnieje powód aby o niewykonaniu zadania poinformować w organizacji także inne osoby, należy skorzystać z opcji „Eskaluj do”.

W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika lub użytkowników, którzy za każdym razem otrzymają powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku, w jakim procesie oraz w której organizacji nie wykonał zadania na czas.

Strażnikami czasu (tak ich nazwaliśmy) mogą być tylko osoby należące do danej organizacji, zarówno ze statusem „wewnątrz”, jak i „spoza” organizacji.

Uwaga: w szczególnych sytuacjach strażnik czasu może nie mieć uprawnień do dostępu do treści zadania, np. gdy nie brał w nim udziału lub nie został dodany do wiadomości, a nie ma uprawnień administracyjnych.

Jeżeli na danym krok przewidziano możliwość ponawiania, to strażnik czasu otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie.

Czynności równoległe

Co zrobić gdy wiele różnych czynności powinno być wykonanych w tym samym czasie przez kilka różnych działów/osób?

Na przykład równolegle powinna być realizowana płatność i księgowanie w zewnętrznym biurze rachunkowym.

Są co najmniej dwie możliwości realizacji tego celu.

1. Każde zadanie można przekazać zamiast do jednego, to do wielu użytkowników. W takim przypadku zawsze decyduje się, czy wymagane jest działania jednego (dowolnego z nich), czy każdego.

Formularz na takim kroku mógłby zawierać pola dla wielu „działów”, np. pole wyboru: Czy wykonano płatność? (Tak/Nie) i pola dla biura rachunkowego. Każdy wypełniałby swoje.
Te pola musiałyby być opcjonalne (niewymagane), aby proces mógł iść dalej.

2. Jeden lub wielu z tych użytkowników może być zawsze lub czasem (nie zawsze będzie taka potrzeba – są faktury opłacone z góry) dodawanych DW (https://dew-x.com/pl/dw-do-wiadomosci/) na konkretnym kroku – taką informację można wyświetlić w treści formularza w formie instrukcji.
Efekt będzie taki, że np. osoba odpowiedzialna za płatności otrzyma powiadomienie, że została dodana DW i będzie miała dostęp do tej instancji. Nie będzie miała do wykonania żadnego zadania, ale będzie mogła korzystać ze wszystkich zgromadzonych danych, więc np. wykonać przelew. Proces w tym czasie będzie już w biurze rachunkowym, które zajmie się księgowaniem.

Dla porządku można po kroku „Księgowanie” dodać jeszcze jeden „Potwierdzenie płatności”, na którym osoba odpowiedzialna za płatności, już po fakcie „od klika” pole wyboru: Czy wykonano płatność? (Tak/Nie) i zakończy całą instancję procesu.

Aplikacja mobilna

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić, aby można się było obejść bez urządzeń mobilnych, a szczególnie telefonu.

W starszych systemach obiegu dokumentów i spraw nie myślano o aplikacjach mobilnych. Najpierw ich jeszcze nie było, a potem wydawało się, że ten obszar jest zarezerwowany dla pracy na desktopie.

Teraz jest oczywiście inaczej.

Tworząc Dew-X od początku przyświecała nam idea „mobile first”.

Zdecydowaliśmy się na Progressive Web App (PWA).

Jak zainstalować aplikację Dew-X na telefonie lub innym urządzaniu?

Android

Otwórz w przeglądarce telefonu lub tabletu stronę https://workflow.dew-x.com/
Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
Znajdź ikonę instalatora – strzałka w dół na dole ekranu (ostatnia pozycja w menu)

Na Twoim pulpicie pojawi się ikona Dew-X i od tej chwili będziesz mógł uruchamiać aplikację mobilną Dew-X w ten sposób.

Jeżeli Twoje urządzenie obsługuje autoryzację biometryczną, to możesz ją włączyć również dla tej aplikacji.

iOS

Otwórz w przeglądarce Safari stronę https://workflow.dew-x.com/
Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
Na główny ekranie naciśnij przycisk Udostępnianie:

Gdy pojawią się funkcje udostępniania przesuń listę aż zobaczysz opcję „Do ekranu początk.„

Po wybraniu tej opcji system zapyta Cię o to jak chcesz nazwać skrót. Po kliknięciu Dodaj system zapisze skrót do Dew-X i uczyni z niego aplikację mobilną.

Uwaga: jeżeli chcesz otrzymywać powiadomienia od Dew-X na swoim iPhonie upewnij się że posiadasz odpowiednią wersję systemu iOS (>= 16.4). Dopiero od tej wersji iPhone wspiera ponownie zarządzanie powiadomieniami w przeglądarce Safari.

DW (do wiadomości)

Występuje czasem potrzeba, aby użytkownik niebiorący udziału w przepływie danej sprawy miał możliwość zapoznania się z nią. Do tego właśnie służy funkcjonalność DW.

Może to być zarówno osoba, która nie będzie w ogóle brała udziału w tej instancji procesu jak i ta, która zostanie do niej dołączona na późniejszych krokach.

Poza samą możliwością dodawania DW stworzyliśmy dodatkową zakładkę (obok danych i historii), aby można było łatwo sprawdzić kiedy, komu i kto udostępnił dane zadanie.

Więcej na ten temat w znajdziesz w instrukcji