# Dokumentacja systemu Dew-X --- ## 1. Dew-X Dew-X to bezpłatny i prosty w obsłudze system workflow, służący do zarządzania procesami (BPM), projektami (tablice Kanban) oraz relacjami z klientami (CRM). Platforma pozwala na łatwą digitalizację obiegu dokumentów, pracę zespołową oraz rejestrację czasu pracy bez znajomości kodowania (no-code). Dostępna jest wersja chmurowa (bezpłatna) oraz opcja wdrożenia na własnym serwerze. --- ## 2. Koszty W wersji SaaS Pro bono nie płacisz nic lub tylko za dodatkowe miejsce i back-up. W wersji PRO business (SaaS) płacisz za dodatkowe funkcjonalności, np. sterowanie warunkowe, niektóre wtyczki, czy zastępstwa. Wersja PRO business On-premises jest płatna. --- ## 3. Moduły systemu (Workflow, Kanban, CRM) * **Procesy:** Procesy w systemie workflow to uporządkowane sekwencje zadań i decyzji, które automatyzują przepływ informacji i dokumentów w organizacji. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/workflow/) * **Zarządzanie projektami:** Zarządzanie projektami Tablice Kanban to wizualne narzędzie, które pozwala śledzić zadania od etapu planowania poprzez realizację aż do ich zakończenia. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/zarzadzanie-projektami/) * **CRM:** CRM to system wspierający zarządzanie relacjami z klientami, gromadzący dane, usprawniający komunikację i zwiększający sprzedaż. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/crm/) * **Archiwum plików:** Archiwum plików to moduł umożliwiający bezpieczne przechowywanie dokumentów w jednym miejscu. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/archiwum-plikow/) * **Rejestracja czasu:** Rejestry czasu to narzędzie do ewidencji godzin pracy i zadań, ułatwiające kontrolę efektywności, rozliczanie projektów i planowanie zasobów. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/rejestracja-czasu/) * **Przestrzenie nazw:** Przestrzenie nazw (namespace) to byty wiążące dane, procesy i dokumenty, jednak nieposiadające samodzielnie mechanizmów przepływu (workflow). (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/przestrzen-nazw-namespace/) * **e-Doręczenia:** Elektroniczny odpowiednik listu poleconego. Są prawnie równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/e-doreczenia/) * **Kalendarze:** Kalendarz to narzędzie służące do planowania, zarządzania i synchronizacji wydarzeń, spotkań oraz zadań indywidualnych i zespołowych. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/kalendarze/) * **KSeF:** Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. (Szczegóły: https://dew-x.com/pl/ksef-krajowy-system-e-faktur/) --- ## 4. Instrukcja: Jak stworzyć i zarządzać procesem Instrukcja obsługi Dew-X, systemu do zarządzania procesami i projektami. Obieg dokumentów i zadań, kanban i dużo więcej. Platforma Low-code / No-code. ### Instrukcja w formie filmowej Jeżeli wolisz instrukcję w wersji filmowej, to na naszym kanale YouTube jest dostępnych kilkanaście filmów z których dowiesz się jak korzystać z systemu Dew-X. W tej postaci nie są jeszcze dostępne wszystkie zagadnienia, ale jest na bieżąco uzupełniana. ### Pierwsze kroki **Jestem ważnym członkiem Organizacji** 1. Utwórz konto w Dew-X. 2. Zaloguj się. 3. Uczestnicz w procesach Organizacji, do których zostaniesz zaproszony. **Jestem Innowatorem** 1. Utwórz konto w Dew-X. 2. Zaloguj się. 3. Stwórz swoją pierwszą Organizację. 4. Zbuduj pierwszy proces w swojej Organizacji. 5. Zaproś członków do swojej Organizacji. 6. Wspólnie przenieście swoją Organizację na wyższy poziom. 7. Pomóż innym – bądź ważnym członkiem innych Organizacji. ### Rejestracja Utworzenie konta w Dew-X jest niezwykle proste. Wypełnij formularz na stronie https://workflow.dew-x.com/ Podaj swoje imię, nazwisko oraz adres e-mail. Określ swoje hasło (minimum 8 znaków, mała litera, wielka litera, znak specjalny, cyfra), zapoznaj się z naszym regulaminem i zaakceptuj go wyrażając również zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Otrzymasz od nas e-maila z linkiem aktywacyjnym (jeżeli nie doszedł, podany adres mógł być błędny; sprawdź też folder SPAM), a po jego kliknięciu, informację o utworzeniu konta w Systemie. _Uwaga: rejestracji możesz też dokonać za pośrednictwem swojego konta Microsoft lub Google. W takim przypadku pominiesz formularz rejestracyjny, a swoje imię i nazwisko oraz akceptację regulaminu przeprowadzisz na kolejnym kroku._ ### Logowanie Do Systemu Dew-X zalogujesz się na stronie https://workflow.dew-x.com/. Podaj adres e-mail użyty przy rejestracji i hasło. Nie pamiętasz hasła: zresetuj je – dalsze instrukcje otrzymasz e-mailem. Nie masz konta – zarejestruj się. _Uwaga: w Dew-X możesz stosować uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)._ ### Moja tablica (Dashboard) Widok głównego dashboardu w systemie, zwany Moją tablicą, uległ zmianie. O wyglądzie i zawartości tablicy w dużej mierze będą decydować administratorzy, którzy będą mogli dostosować ją do potrzeb organizacji. Dodatkowo każdy użytkownik będzie miał możliwość utworzenia własnej sekcji odnośników, które ułatwią codzienną pracę i zapewnią szybki dostęp do najczęściej używanych obszarów. W sekcji Moduły znajdują się odnośniki do wszystkich modułów systemu. Po kliknięciu wybranego modułu użytkownik zostanie przeniesiony do nowego widoku zawierającego odpowiednio: wszystkie procesy, tablice Kanban, Archiwa plików lub inne elementy wybranego modułu, do których posiada dostęp. W widoku procesów prezentowane są kafelki ze wszystkimi procesami dostępnymi dla użytkownika w danej organizacji. Na każdym kafelku widoczna jest liczba zadań do wykonania oraz zadań będących w toku w danym procesie. Użytkownik ma możliwość bezpośredniego przejścia do odpowiednich zakładek w wybranym procesie. W sekcji Moduły, oprócz bezpośrednich odnośników do poszczególnych modułów, znajdziesz przycisk _Dodaj odnośnik dla siebie_, a jeśli jesteś administratorem (Admin) lub właścicielem (Owner), to dostępny będzie również przycisk _Dodaj odnośnik dla organizacji_. Aby dodać nowy odnośnik dla całej organizacji, kliknij kafelek _Dodaj odnośnik dla organizacji_. Podczas tworzenia odnośnika należy określić lub wybrać: * Nazwę odnośnika * Opis – należy wpisać krótką informację wyświetlaną na kafelku, która pomoże użytkownikowi zrozumieć gdzie zostanie przekierowany * Kolor ikony * Ikonę odnośnika * Moduł – wskazujemy konkretną pozycję w danym module, która będzie dostępna po kliknięciu odnośnika W ten sposób utworzona zostanie nowa sekcja Dashboardu – **Odnośniki organizacji**. _Uwaga: Ta sekcja jest tworzona przez Adminów i Ownera, ale jest widoczna dla wszystkich użytkowników w danej organizacji._ Na tej samej zasadzie każdy użytkownik może dodać własną sekcję odnośników, która będzie widoczna wyłącznie dla niego. Po utworzeniu sekcji **Odnośniki organizacji** czy **Własne odnośniki**, przyciski do dodawania nowych odnośników będą dostępne w odpowiednich sekcjach. Dodatkowo administratorzy i Owner będą mieli możliwość ustawienia kolejności wyświetlania kart w sekcji **Moduły** oraz **Odnośniki organizacji** po kliknięciu ikony ołówka. W sekcji **Odnośniki organizacji** Admini i Owner będą mieli również możliwość edycji lub usunięcia danego odnośnika. Te same akcje może wykonać każdy użytkownik w sekcji **Własnych odnośników**. _Uwaga: poza odnośnikami na Dashboardzie, użytkownicy nadal mogą korzystać z panelu zakładek. Zakładki w odróżnieniu od Odnośników działają „cross-organizacyjnie”, tzn. mogą przenosić użytkownika również pomiędzy organizacjami._ Po lewej stronie widzisz zwinięty panel menu. Jego pozycje są omawiane przy konkretnych funkcjonalnościach. Drugie menu znajdziesz po prawej stronie ekranu (wersja desktop). Nie wszystkie jego pozycje są zawsze widoczne. ### Organizacje W systemie Dew-X **Organizacja**, to podmiot formalny (firma, instytucja, fundacja, stowarzyszenie etc.) lub nieformalny (np. grupa społeczna) zdefiniowany na potrzeby korzystania z Systemu. Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników. _Każdy Użytkownik staje się automatycznie członkiem Organizacji Dew-X oraz potencjalnie innych stworzonych przez Operatora. Organizacje te mogą służyć do obsługi procesów związanych z funkcjonowaniem Systemu, np. do zgłaszania błędów, uwag, pomysłów, korespondencji, rozliczeń etc._ Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony w menu głównym po lewej stronie ekranu. Możesz dołączyć do wielu istniejących już Organizacji. W tym celu wybierz „Dołącz do organizacji” w menu i wpisz co najmniej trzy znaki, a lista publicznych Organizacji zostanie wyświetlona, ale uwaga: aby dołączyć do istniejącej Organizacji, Twój akces musi zostać zaakceptowany przez jej administratora – wyślemy do niego Twoją prośbę. Z tego poziomu możesz wybrać tę Organizację, w której chcesz w danej chwili pracować. Na widoku: **Moja tablica**, pomiędzy organizacjami, możesz się też przełączać w menu po prawej stronie ekranu. ### Tworzenie nowych organizacji i edycja Aby stworzyć nową Organizację naciśnij znak **+ Stwórz nową** w menu głównym po lewej stronie ekranu pod listą Organizacji lub przycisk **Utwórz organizację** w menu po prawej stronie ekranu (dostępnym tylko na widoku: Moja tablica). Wystarczy podać jej nazwę. System sam uzupełni ją o `#numer`, dzięki czemu pełne nazwy nie będą się powtarzać. Organizacje mogą być publiczne lub prywatne. Te pierwsze są możliwe do wyszukania i tym samym każdy użytkownik może wnioskować o dołączenie do nich. Prywatne nie mogą zostać wyszukane, a zatem aby do nich dołączyć trzeba otrzymać zaproszenie od ich członka. Tworząc własną Organizację, to Ty decydujesz, kto zostanie jej członkiem i jakie będzie miał uprawnienia. Jeżeli po utworzeniu Organizacji konieczna jest zmiana jej nazwy lub statusu (publiczna/prywatna), możesz to zrobić. _Uwaga: zmieniając nazwę lub statusu Organizacji, system każdorazowo zmieni również `#numer`. Zmiana ta nie będzie miała wpływu na istniejące w niej procesy, pliki, dane, czy jej członków._ ### Użytkownicy Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz: * zapraszać do niej nowych użytkowników (+Dodaj) * akceptować prośby o przyłączenie się od nowych użytkowników * zmieniać uprawnienia członków Organizacji * odłączać członków Organizacji W tym celu skorzystaj z panelu użytkowników dostępnego z menu głównego po lewej stronie, wybierając najpierw ikonę Administracja. _Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień._ Z tego poziomu możesz wykonać wszystkie opisane wyżej operacje. Dodając nowego użytkownika musisz podać jego adres e-mail. Do czasu, aż zaakceptuje Twoje zaproszenie na liście użytkowników będzie prezentowany w następujący sposób: imię – identyfikator, np. jan.kowalski, nazwisko: domena maila, np. gmail.com. Po akceptacji w polach tych będą się wyświetlać zadeklarowane przez niego dane. Wybierz ikonę edycji dla danego użytkownika i zmień jego rolę oraz status Poza/Wewnątrz Organizacji. ### Grupy użytkowników Jeżeli wystąpi taka potrzeba, możesz zbudować grupy użytkowników. W tym celu w Panelu administracyjnym wybierz **Grupy**, a następnie przycisk **+ Dodaj**. Należy określić nazwę Grupy, np. Zarząd, Sprzedaż, Produkcja, HR, etc. **Widoczna poza organizacją:** Grupa (tym samym jej członkowie) będzie widoczna dla użytkowników ze statusem „Poza organizacją”. Do utworzonych Grup należy przypisać wybranych użytkowników. Dany użytkownik może być członkiem wielu grup. ### Role i uprawnienia w systemie W Systemie wyróżnia się następujące role i uprawnienia Użytkowników w Organizacji: Owner, Admin, Search, Data Sheet Editor, Sales Manager, Sales. Panel pozwalający na nadawanie i zmianę uprawnień, a także dodawanie i usuwanie użytkowników jest dostępny z menu głównego po lewej stronie ekranu poprzez ikonę Administracja. _Uwagi:_ 1. _Jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem (Owner) żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień._ 2. _Owner również może zmienić swój status na „poza organizacją”. Zabieg ten będzie zapewne stosowany niezwykle rzadko, ale ma uzasadnienie na przykład w sytuacji, w której z jakiegoś powodu Owner nie chciałby być widoczny dla użytkowników spoza organizacji. Dobrym przykładem takiego procesu jest system zgłoszeniowy (błędy, usterki, wsparcie, etc.), w którym „wewnątrz organizacji” byłby tylko jeden użytkownik, np. zgloszenia@nazwafirmy.com (widoczny dla wszystkich), a pozostali, w tym administratorzy i Owner „poza organizacją”, czyli niewidoczni dla wszystkich użytkowników spoza danej Organizacji._ W przypadku **Przestrzeni nazw**, **Tablic kanban** oraz **Archiwum plików** Właściciel (Owner) oraz Administratorzy (Admin) danej Organizacji mają domyślnie nadane pełne uprawnienia. Pozostałych użytkowników należy upoważnić do dostępu odpowiednio do Przestrzeni nazw i dokumentów w poszczególnych katalogach/folderach (wyszukanie i podgląd) oraz opcjonalnie do dodawania, edytowania oraz usuwania. ### Tworzenie nowych procesów Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz tworzyć nowe procesy i edytować istniejące procesy. W tym celu z menu głównego po lewej stronie wybierz Moduły → Procesy, a następnie kliknij przycisk **+ Zbuduj proces**. _Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny._ Tworzenie procesu jest podzielone na kilka etapów: **I. Wybierz sposób tworzenia definicji procesu** W Dew-X zaimplementowaliśmy trzy: 1. **Utwórz nowy proces** - Wybierając tę drogę, samodzielnie zbudujesz zupełnie nowy proces korzystając z kreatora definicji procesów. Pamiętaj, że alternatywnie możesz zmodyfikować jeden z gotowych szablonów. 2. **Użyj szablonu** - Do stworzenia nowego procesu możesz użyć jednego z gotowych szablonów przygotowanych przez zespół Dew-X lub własnych. Wgrany szablon możesz dowolnie zmodyfikować. 3. **Mam plik z procesem** - Jeżeli masz własny lub otrzymany od kogoś plik z przygotowaną wcześniej definicją procesu, załaduj go tutaj i rozpocznij jego edycję. Nie ma znaczenia, czy jest to obieg z dokumentem, czy sprawa. **II. Zdecyduj, który z dwóch typów procesu chcesz zbudować** 1. Proces zacznie się od dodania pliku - Pierwszą czynnością w tych procesach jest dodanie pliku, np. faktury, pisma, czy umowy. Podgląd dokumentu (PDF, graficzny) wyświetli się obok formularza. Popularne procesy tego typu, to obieg faktur, kancelaria pism przychodzących, akceptacja umowy. Inne dokumenty mogą być dodawane jako załączniki. 2. Proces zacznie się od uruchomienia formularza - To proces, który nie wymaga dokumentu, aby mógł się rozpocząć. Użytkownik wypełni formularz bez podglądu dokumentu. Popularne procesy tego typu, to wniosek zakupowy, zgłoszenie supportowe, wniosek urlopowy. Dokumenty mogą być oczywiście dodawane jako załączniki. **III. Określ podstawowe parametry** 1. Wybierz symbol (lub ikonę), który ułatwi identyfikację procesu. (_Uwaga: symbol/ikona nie musi mieć związku merytorycznego z procesem. Będzie można ją później zmienić na inną_) 2. Nazwij proces unikalną nazwą (w danej Organizacji). 3. Określ jaki będzie jego pierwszy krok. **IV. Zbuduj pierwszy i kolejne formularze** Każdy formularz powinien mieć jakieś pola. W kreatorze Dew-X przewidzieliśmy pola i gotowe komponenty, które nazwaliśmy wtyczkami. Na formularzu możesz umieszczać dwa rodzaje elementów: pola i wtyczki. **Pola** występują w kilku formach: tekst, obszar tekstowy, liczba, kwota, wybór: tak/nie, data, zakres dat, miesiąc i rok, załącznik, link, e-mail. Nazwa pola jest wymagana. _Uwaga: na jednym formularzu może być wiele pól jednego typu, ale nadane przez Ciebie nazwy muszą być unikalne._ * **Wymagalność:** Jeżeli chcesz aby użytkownik był zobowiązany do wypełnienia danego pola zanim prześle zadanie dalej, wybierz „TAK” w sekcji „Wymagane?”. * **Pola nieedytowalne:** Zdarza się, że w procesie powinniśmy odnotować zmienne, które nie chcemy aby były edytowane przez osoby wypełniające formularz. Takie pola możemy wykorzystać aby nadać nieedytowalną numerację (np. pism wychodzących) lub pobrać poprzez API dane (numer księgowy, datę, itp.) z zewnętrznego serwisu. W tym celu parametr „Nieedytowalne” oznacz jako „TAK”. _Uwaga: ustawienie pola jako wymagalnego i jednocześnie nieedytowalnego nie pozwoli na przesłanie zadania dalej. Taka kombinacja ma sens tylko wówczas, gdy zamierzasz podpiąć do formularza zewnętrzny serwis (np. poprzez wtyczkę „Przycisk”)._ * **Załączniki, linki, e-maile:** Pola: załącznik, link, e-mail, dodaj tylko raz – wypełniając formularz będzie można je dodawać w dowolnej ilości. * **Klucz pola:** Wartość klucza wykorzystasz w sterowaniu warunkowym procesem. Jeżeli nie korzystasz ze sterowania warunkowego ten parametr pozostaw pusty. _Uwaga: sterowanie warunkowe jest dostępne tylko w wersji PRO business._ * **Instrukcje dla użytkownika:** Jeżeli przed polem lub wtyczką warto dodać jakiś nagłówek, informację, czy instrukcję – wstaw tam wtyczkę „Opis sekcji”. * Kolejność dodanych pól i wtyczek na danym formularzu zmienisz metodą przeciągnij i upuść (drag and drop). Pola i wtyczki może również przenosić pomiędzy krokami (wybierz ikonę ołówka i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona). Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym. Gdy skończysz dany krok/formularz przejdź do tworzenia kolejnego: * definiując jego nazwę * określając czas na wykonanie * decydując, co ma się stać, gdy ten krok nie zostanie wykonany (np. z powodu upływu wyznaczonego czasu). Dostępne są dwie opcje: Cofnij lub Zakończ proces. **Liczba ponowień:** Jeżeli tworząc lub edytując definicję procesu, dopuszczamy możliwość przedłużania czasu na wykonanie danego kroku, to możemy wykorzystać funkcjonalność „Ponów”. Domyślna wartość to „0” (zadanie po czasie cofnie się lub zakończy). Wartość „1”, to jedna dodatkowa szansa; „2”, to dwie, czyli łącznie z czasem bazowym, trzy cykle, etc. _Uwaga: przesyłając zadanie dalej, użytkownik może jednorazowo zmienić ustalony w definicji czas wykonania. Ta zmiana będzie mieć wpływ tylko na pierwszy cykl. Jeżeli zostały przewidziane powtórzenia, to będą one trwały tak długo, jak założono w definicji._ Za każdym razem gdy użytkownik nie wykona zadania, które ma włączoną opcję ponowienia, otrzyma powiadomienie e-mailowe. **Eskaluj do:** W pozycji tej, dla każdego kroku (poza pierwszym) można wskazać użytkownika, który za każdym razem otrzyma powiadomienie e-mailowe informujące, kto, na którym kroku nie wykonał zadania na czas. Strażnikami czasu mogą być osoby ze statusem "wewnątrz" i "spoza" organizacji. Jeżeli przewidziano możliwość ponawiania, strażnik otrzyma powiadomienie za każdym razem gdy czas danego cyklu upłynie. **Kończenie procesu na danym kroku:** Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz "Tak" w sekcji "Proces można zakończyć na tym kroku". Użytkownik wykonujący zadanie będzie mógł wybrać zakończenie jako alternatywę dla przesłania dalej. **Domyślny wykonawca w procesie:** Możesz go wskazać wybierając z listy. _Uwaga: W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku._ **Duplikuj czynność:** Funkcja służy do duplikowania całego kroku w procesie (np. gdy występuje wiele Akceptacji). Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale można zmienić jego kolejność. _Uwaga: Rekomendujemy przemyśleć używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach, ponieważ w raporcie w arkuszu zbiorczym prezentowana jest wyłącznie ostatnia, finalna wartość. Różnicuj nazwy, np. Akceptacja HR, Akceptacja prawna._ **V. Wybierz zmienne wyróżnione** Określ od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu (np. imię, nazwisko, NIP). _Uwaga: gdy krok trafi do wielu osób, które mają się wypowiedzieć, uzupełnione przez nie wartości nie będą się wyświetlać na karcie danej instancji._ **VI. Opublikuj** Gdy skończysz tworzyć ostatni krok, wybierz Publikuj. Od tej chwili pojawi się na liście procesów. Każdy proces można również Zapisać jako plik (opcja Zamknij -> Zapisz jako plik). Domyślnie każdy utworzony proces będzie mógł widzieć i rozpoczynać każdy członek danej organizacji. W ustawieniach uprawnień procesu możesz określić, które grupy będą mieć prawo do widoczności danego procesu oraz które grupy będą mogły go rozpoczynać. _Uwaga: w przypadku ukrycia procesów, zadania nadal będą mogły trafiać do osób nie mających dostępu do danego procesu; będą mogły otworzyć i wykonać zadanie poprzez link z powiadomienia._ ### Edycja istniejącego procesu Każdą stworzoną wcześniej definicję procesu można edytować. Zmiany uzupełniają lub poprawiają proces. _Uwaga: ta operacja nie usuwa wcześniejszej historii – wszystkie przeprocesowane dokumenty, czy sprawy pozostaną zachowane. Zadania będące w toku zostaną dokończone według wcześniejszych kroków. Wszystkie nowe będą przebiegały już według nowych zasad._ Aby edytować proces, wybierz go z menu, a następnie wybierz koło zębate i Edytuj. Opcjonalnie z tego miejsca można zmienić jedynie nazwę i ikonę, zapisać jako plik lub usunąć go w całości. Usunięcie procesu spowoduje usunięcie całej jego historii, w tym dokumentów. Zasady dodawania, usuwania i zmiany kolejności pól, a także zmiany eskalacji, ponowień, warunków kończenia i ustawiania wykonawców są tożsame z funkcjami dostępnymi przy tworzeniu nowych procesów opisanymi wyżej. Po zakończeniu edycji wystarczy opublikować nową wersję. ### Sterowanie warunkowe procesem (PRO business) Informacje dotyczą wyłącznie wersji PRO business. Przepływy warunkowe realizowane są wyłącznie w oparciu o grupy użytkowników, więc przed ich budową upewnij się, że masz utworzone Grupy i przypisanych do nich użytkowników. Po przełączeniu w tryb „Warunkowy”, utworzone kroki układają się w formie niepowiązanych kafelków z dwiema flagami: start i koniec. Najpierw należy połączyć wszystkie kroki za pomocą przepływów domyślnych. W przepływach warunkowych zadanie trafia do grupy. Opcja "Użytkownik wybierze osobę z listy" wymusza wskazanie konkretnej osoby z danej Grupy, jeśli nie jest zaznaczona – zadanie trafia do każdego użytkownika z grupy i przechodzi dalej po wykonaniu przez pierwszą osobę. Aby włączyć warunkowanie, polu (np. tekst, liczba) lub wtyczce (lista wyboru, słownik) należy w edytorze nadać `Klucz pola / Klucz wtyczki` (np. "Decyzja"). Następnie na mapie połączeń dodaje się nowy warunek jako "Zmienna", wpisuje Klucz pola, wybiera Operator (`=`, `!=`, `>`, `>=`, `<`, `<=`) i wpisuje kryterium wartości (np. "Nie"). System skieruje przepływ po danej ścieżce, gdy warunek zostanie spełniony, w przeciwnym razie wybierze ścieżkę domyślną. _W sterowaniu warunkowym nie stosujemy mechanizmu cofania – proces może tylko płynąć do przodu. Jeżeli chcesz aby była możliwość powrotu, zaplanuj to jako przepływ warunkowy (np. opcja w liście wyboru "Cofnij do...")._ ### Kroki równoległe (PRO business) Umożliwiają jednoczesną realizację kilku zadań w ramach jednego procesu (funkcja dostępna w procesach warunkowych). Kroki równoległe konfigurujemy w Kreatorze dla połączeń. Określamy początek i koniec (formularze) oraz przypisujemy grupy użytkowników. Przejście do kolejnego etapu po połączeniu nastąpi dopiero po zakończeniu wszystkich kroków równoległych. Jeśli użytkownik jest w kilku grupach realizujących kroki równoległe, system zapyta go, który formularz chce uzupełnić. ### Warunkowe pokazywanie pól (PRO business) Można pokazać użytkownikowi dodatkowe pola dopiero wtedy, gdy wybierze określoną opcję lub wprowadzi konkretną wartość w innym polu. Wymaga nadania `Klucza pola` sterującemu polu. W menu warunków definiuje się regułę (operatory `=, !=, >, >=, <, <=`) wskazując na dany Klucz. Warunki można łączyć za pomocą operatorów I oraz LUB i budować złożone grupy warunków. Gotowy warunek dodaje się do ustawień ukrywanego pola, co sprawi, że będzie ono widoczne tylko w określonej sytuacji. ### Wtyczki Wtyczki to komponenty formularzy dające dodatkowe funkcjonalności. * **Opis sekcji:** Dodaje w formularzu dowolny tekst (np. instrukcję dla użytkownika). * **GUS:** Pozwala na automatyczne pobieranie danych firmy z bazy GUS po podaniu NIP-u i wprowadzanie ich do formularza. Niektóre firmy (np. BP) nie mają podanego numeru NIP w bazie GUS i nie da się ich wyszukać. * **Lista wyboru:** Pozwala na dodanie zdefiniowanej listy, z której użytkownik dokonuje wyboru. * **Separator:** Dodatkowa przerwa (linia) między polami. * **Dane użytkownika:** Uzupełnia automatycznie imię, nazwisko i e-mail osoby wypełniającej formularz. * **Tabela:** Budowanie tabeli z kolumnami; pozwala na dodawanie wielu wierszy. Kolumny typu „kwota” są automatycznie sumowane. Na wydrukach z systemu dane z tabel prezentowane są w wierszach. * **Zestawienia:** Użycie przygotowanego wcześniej globalnego szablonu zestawienia, które można uzupełniać na różnych krokach procesu. * **Słowniki:** Bardziej rozbudowana lista wyboru. Pozwala umieszczać na formularzu zdefiniowaną centralnie listę wartości i etykiet (np. samochody, projekty). * **Link z etykietą:** Dodaje link pojawiający się na karcie. * **Przestrzenie nazw:** Powiązanie formularza z jedną lub wieloma Przestrzeniami nazw. * **Przestrzenie nazw z filtrem:** Umożliwiają ograniczenie widocznych rekordów do tych, które spełniają zdefiniowane w procesie kryteria (Klucz pola -> Operator "Równe" lub "Podobne"). * **VAT i brutto:** Oblicza VAT i brutto na podstawie netto i stawki. * **Operacja matematyczna:** Wykonuje operacje dodawania, odejmowania, mnożenia i dzielenia. * **Przycisk:** Dodanie przycisku uruchamiającego akcję zewnętrzną. Definiuje się URL. * **Winien/Ma:** Przedstawienie transakcji finansowych; funkcja walidacji stron (gdy sumy się nie zgadzają, podsumowanie jest czerwone). * **Wskaż użytkownika:** Pole wyboru z aktualną listą użytkowników Organizacji. * **Pokaż wartość:** Wyświetla wartości wybranych pól na kolejnych krokach. * **KSeF / KSeF XML / KSeF Płatności:** Wtyczki prezentujące dane z faktur z KSeF (XML i Płatności tylko w PRO business). ### Słowniki Słowniki to szczególny rodzaj wtyczki z listą wartości i etykiet, przydatny gdy lista często się zmienia lub jest używana w wielu procesach. Tworzy się je w Panelu Administracja. Z poziomu panelu słowników można zmienić nazwę, wyłączyć/włączyć widoczność lub edytować zawartość. _Uwaga: słowników nie można usuwać. Jeżeli słownik nie jest potrzebny, można go zmienić na inny lub wyłączyć jego widoczność._ Słownik można utworzyć z pliku Excel (XLSX). System pobiera dane zawsze z pierwszego arkusza, pomija pierwszy wiersz jako nagłówek, z pierwszej kolumny pobiera wartości (muszą być unikalne w słowniku i niepuste), a z drugiej etykiety (mogą być puste). Raz użyty w procesie słownik automatycznie aktualizuje wartości wszędzie, gdzie został zastosowany. ### Tabele i Zestawienia Standardową Tabelę buduje się bezpośrednio w kreatorze. Zestawienia to szablony tabel, które są wędrujące (mogą być uzupełniane na różnych krokach lub prezentowane w formie nieedytowalnej). Przygotowuje się je w module Administracja. System dodaje do nich automatycznie osobę uzupełniającą i datę. _Uwaga: raz utworzony szablon zestawienia nie może zostać usunięty ani nie można zmienić jego nazwy. Zestawienia nie są widoczne w zakładce Historia instancji – dane te znajdują się zawsze w zakładce Dane._ ### Szablony procesów Dew-X posiada gotowe szablony (np. Akceptacja umowy, Badanie satysfakcji, Kancelaria pism przychodzących, Obieg faktur kosztowych, Wnioski urlopowe, Zapotrzebowanie, Zgłoś błąd), które można zaimportować i dowolnie modyfikować. ### OCR Optyczne rozpoznawanie znaków dla plików graficznych, konwertujące je na format PDF. Użytkownik musi ręcznie aktywować odczyt z podglądu pliku. Po odczytaniu tekstu, można go zaznaczać myszką i kopiować bezpośrednio z grafiki do pól formularza (np. do pola NIP we wtyczce GUS). ### Wykonywanie zadań Proces rozpoczyna się poprzez kliknięcie w wybraną procedurę na Mojej tablicy i wysłanie formularza pierwszego kroku za pomocą przycisku "Prześlij dalej". Zadanie można przesłać do jednej lub wielu osób. Wybierając opcję, że wypowiedzieć mają się "Wszyscy", zadanie będzie czekać w toku do upływu terminu lub aż wszyscy wykonają zadanie. Jeśli nie wypowie się nikt, instancja cofa się lub kończy. Do czasu przesłania dalej na swoim kroku, zadanie można cofnąć do dowolnego wcześniejszego kroku. Ostatni krok procesu zamiast opcji "Prześlij dalej" posiada przycisk "Zakończ", co zamyka przepływ i przenosi instancję do archiwum (Zakończone). ### Stany zadań w procesie 1. **Do zrobienia** (jeszcze nie przesłane dalej lub przypisane nam). 2. **W toku** (przekazane dalej i niezakończone lub w których jesteśmy w DW). 3. **Zakończone** (archiwum dla zakończonych procesów). ### DW (Do wiadomości) Umożliwia zapoznanie się z instancją użytkownikom niebiorącym w niej udziału. Dodana osoba otrzymuje powiadomienie e-mail. Osoby spoza organizacji mogą dodawać do DW tylko osoby z wewnątrz organizacji, ale osoba z wewnątrz, udostępniając zadanie osobie spoza organizacji, ujawnia ją wszystkim innym osobom spoza organizacji przeglądającym sekcję DW. Zakładka DW na karcie instancji pokazuje historię udostępnień (kiedy, kto, komu). --- ## 5. Przestrzenie nazw (Namespace) Byty wiążące dane, procesy i dokumenty bez funkcji przepływu workflow (np. ewidencja projektów, sprzętu). Buduje się je z kreatora lub z pliku. Wybiera się nazwę i 3-5 znakowy prefiks, a następnie określa się dostęp grup. W kreatorze buduje się formularz opisowy. W przypadku edycji utworzonej wcześniej Przestrzeni nazw możliwa jest jedynie edycja etykiet i wymagalności pól. Nie można głębiej edytować typu, usunięcie wiąże się z wyłączeniem widoczności. Rekordy dodawane do przestrzeni każdorazowo uzyskują nadany (i zablokowany) kolejny numer po prefiksie. Z widoku rekordu widać historię wpisu, komentarze oraz gdzie został użyty w instancjach. Wtyczka `Przestrzeń nazw z filtrem` wymusza nałożenie przez administratora określonego filtru (np. pokaż zapotrzebowania, gdzie Dział "Równy" Marketing), bez możliwości usunięcia go przez końcowego użytkownika. --- ## 6. CRM Moduł służy do zarządzania relacjami z klientami (dostępny jako usługa płatna). Role dedykowane: Sales Manager (pełny dostęp do wszystkich wpisów) oraz Sales (widzi tylko własne szanse sprzedaży i zadania, ale posiada dostęp do wszystkich kontaktów). Szanse sprzedaży (posiadające wymóg m.in. Nazwy, Statusu, Prawdopodobieństwa i Kontaktu) są prezentowane w formie tablic Kanban. Powiązane z nimi są Zadania, które można oznaczać tagami i grupować. W systemie dostępne jest Podsumowanie, z którego można pobrać statystyki (Manager widzi wszystkie, Sales widzi własne). --- ## 7. Tablice (Kanban) Narzędzie do zarządzania projektami zbudowane w architekturze: Tablice -> Listy -> Karty. Użytkownicy bez ról administracyjnych widzą tylko udostępnione im tablice. Przy tworzeniu definiuje się nazwy list (kolumn) od lewej do prawej; każda lista może posiadać parametr określający maksymalną liczbę kart. **Elementy Karty:** Tytuł (wymagane pole tekstowe), Przypisani użytkownicy, Opis, Lista kontrolna, Załączniki, Termin, Etykiety. Użytkownicy mogą przenosić karty (przeciągnij i upuść) oraz edytować i archiwizować karty. Usunięcie kart jest możliwe tylko dla kart zarchiwizowanych i może to zrobić tylko twórca, Owner lub Admin. Stworzenie karty przez użytkownika nie przypisuje go do niej automatycznie. --- ## 8. Archiwum Plików (DMS) Moduł zarządzania dokumentami przechowywanymi bez trwających procesów. Wielkość pojedynczego pliku to maksymalnie 50 MB. Tworzenie folderów wymaga wyboru symbolu, nazwy i zdefiniowania uprawnień do edycji/dodawania/usuwania. Formularz opisu plików tworzy się podobnie jak w procesach (definiując atrybuty). Wcześniejsze pola formularza w Archiwum nie mogą zostać usunięte z powodu ich wykorzystywania historycznego – można zmienić ich etykietę i wymagalność lub wyłączyć ich widoczność. Wyłączenie widoczności "Pola wyróżnionego" zmusza do aktualizacji listy wyróżnień. Pliki można wgrać przyciskiem lub metodą Drag & Drop. W Archiwum dokumenty różnią się kolorem belki w zależności od tego, czy zostały opisane, czy nie (oraz widoczne są na nich Pola Wyróżnione). --- ## 9. Kalendarze Wydarzenia zapisuje się na osi czasu; karty wydarzeń mogą posiadać nazwę, znacznik całodniowy, termin, kolor, opis, uczestników i linki. Dostępny jest widok dnia, 3-dniowy, tygodnia i miesiąca, obsługujący drag and drop. --- ## 10. Rejestracja Czasu Moduł dodatkowo płatny do ewidencjonowania czasu nad projektami. Zbudowanie rejestru czasu wymusza użycie zdefiniowanego wcześniej słownika (np. Słownika Projektów). Wpis uruchamia systemowy stoper z opcją zrzucenia "W tle" w celu pracy w innym module. Raporty do formatu XLSX przedstawiają podsumowania zbiorcze całego zespołu. Uwaga: w podsumowaniach i raportach pojawiają się te "Szczegóły" ze słownika, które zostały użyte w okresie, nawet u osób które nie zarejestrowały na nie czasu (wtedy przyjmują wartość "0"). --- ## 11. e-Doręczenia Odbiór dokumentów ze skrzynki e-Doręczeń z pominięciem platformy gov.pl. Dodanie skrzynki wymusza podanie: Adresu do e-Doręczeń (format AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XX), Nazwy systemu zarejestrowanego na platformie gov.pl, domyślnego procesu dla korespondencji, klucza prywatnego certyfikatu QWAC (.key) oraz hasła do zabezpieczenia skrzynki dla innych użytkowników. Każda akcja podejrzenia wiadomości lub uruchomienia z niej procesu na Dew-X automatycznie oznacza tę wiadomość jako "przeczytaną" w docelowym systemie państwowym. --- ## 12. KSeF (Krajowy System e-Faktur) Moduł służy do automatycznego odbierania faktur z KSeF i inicjowania obiegów dokumentów. Dla każdego ze środowisk (Produkcja, Pre produkcja, Test) można utworzyć po jednej skrzynce przychodzącej i wychodzącej dla danego NIP-u. Logowanie do instancji testowej / przedprodukcyjnej wymaga zgodności wpisanego numeru NIP z podanym NIP w oknie dodawania nowej skrzynki w Dew-X. Autoryzacja dokonuje się przez Token pobierany z docelowej aplikacji MF (wymaga on uprawnienia "Przeglądanie faktur") i wklejany do konfiguracji Dew-X. Synchronizacja dokumentów dokonywana jest kilkukrotnie w ciągu godziny. W module dostępny jest podgląd XML oraz uruchamianie procesów na fakturach. Dostępne wtyczki formularzowe powiązane z modułem KSeF to: `KSeF`, `KSeF XML` (tylko w PRO business), `KSeF Płatności` (tylko w PRO business). --- ## 13. Identyfikator, Wyszukiwarka i Zakładki * **Identyfikatory:** Unikalny ciąg znaków przypisany każdej instancji (np. 61e532176...), przydatny do wyszukiwania, zgłaszania błędów, dodawany automatycznie jako postfix do nazwy pobieranych raportów PDF instrukcji. * **Wyszukiwarka Globalna:** Pozwala szukać danych we wszystkich Procesach, Przestrzeniach nazw i Archiwum. _Uwaga: Załączniki dodane bezpośrednio na krokach w procesach nie są dostępne w Archiwum plików i nie wyszukają się z jego poziomu._ Owner i Admin z poziomu lupy wyszukiwarki mogą odszukiwać błędnie wdrożone instancje i usuwać je ze wszystkich stadiów w celu odblokowania lub wyczyszczenia błędów. * **Wyszukiwarka kontekstowa:** Wywoływana z menu lub `Ctrl + Spacja`, pozwala na natychmiastowe przejście do np. ustawień e-mail bez przeklikiwania ekranów. * **Zakładki:** Tworzenie skrótów nawigacyjnych (`Ctrl + Q` otwiera pasek). --- ## 14. Raporty (Excel) Wymaga uprawnień Owner, Admin, lub przypisania do danego zadania. Można generować raporty do MS Excel (.xlsx) dla zadań "W toku" oraz "Zakończonych" w wybranych zakresach dat. * Raport składa się z wielu arkuszy. Pierwszy `~Dane instancji` przedstawia podsumowanie dla wszystkich zapytań (jeden wiersz na jedną instancję). * Każdy formularz kroku i każda Tabela ma swój własny arkusz. * _Uwaga: nazwy arkuszy mogą posiadać skróty i znacznik `~` z numerem w sytuacji gdy tytuł kroku przekraczał 31 znaków i byłoby ryzyko duplikatu nazwy arkusza._ * _Rekomendacja projektowa: W przypadku zastosowania w kilku krokach procesu dokładnie takich samych nazw pól, raport zbiorczy z pierwszego arkusza zbierze wyłącznie ostateczną (ostatnią zarejestrowaną) wartość tego atrybutu._ Z tego względu należy projektować zróżnicowane nazwy pól (np. zamiast kilkukrotnego "Akceptacja", używać "Akceptacja HR", "Akceptacja Zarząd"). --- ## 15. Aplikacja Mobilna i Zewnętrzne Integracje (API/Webhooki) * **Aplikacja PWA:** Możliwość zainstalowania Dew-X z poziomu mobilnej przeglądarki Chrome/Safari z funkcją logowania biometrycznego. Na systemach iOS wsparcie dla powiadomień Push w Safari wymaga co najmniej wersji systemu 16.4. * **API / Tokeny autoryzacyjne:** Do integracji z zewnętrznymi systemami należy użyć Tokenu autoryzacyjnego, generowanego w ustawieniach prywatnych konta użytkownika. Dokumentacja API (Swagger) udostępniona jest w formie linku na platformie. * **Webhooki:** Pozwalają na implementację wywołań w kierunku z Dew-X do zewnętrznego API; miejsca na wklejenie Requestu HTTP umieszczono w panelu konfiguracyjnym edytora kroków procesu po prawej stronie.