Helpie FAQ

Instrukcja obsługi Dew-X

  • Pierwsze kroki

    Jestem ważnym* członkiem Organizacji

    1. Utwórz konto w Dew-X
    2. Zaloguj się
    3. Uczestnicz w procesach Organizacji, do których zostaniesz zaproszony

    Jestem Innowatorem

    1. Utwórz konto w Dew-X
    2. Zaloguj się
    3. Stwórz swoją pierwszą Organizację
    4. Zbuduj pierwszy proces w swojej Organizacji
    5. Zaproś członków do swojej Organizacji
    6. Wspólnie przenieście swoją Organizację na wyższy poziom
    7. Pomóż innym – bądź ważnym* członkiem innych Organizacji

    * kimkolwiek jesteś, odpowiadasz za transfer każdej Organizacji, której jesteś członkiem do innej galaktyki.
    Cokolwiek nie myślisz na ten temat lub czegokolwiek nie usłyszysz od innych,  jesteś ważny 🙂

  • Rejestracja

    Utworzenie konta w Dew-X jest niezwykle proste.

    Wypełnij formularz na stronie https://workflow.dew-x.com

    System workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Podaj swoje imię, nazwisko oraz adres e-mail.

    Określ swoje hasło  (minimum 8 znaków, mała litera, wielka litera, znak specjalny, cyfra), zapoznaj się z naszym regulaminem, który jest dostępny tu: https://dew-x.com/regulamin-swiadczenia-uslug-droga-elektroniczna i zaakceptuj go wyrażając również zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

    Otrzymasz od nas e-maila z linkiem aktywacyjnym (jeżeli nie doszedł – sprawdź SPAM) , a po jego kliknięciu, informację o utworzeniu konta w Systemie.

  • Logowanie

    Do Systemu Dew-X zalogujesz się na stronie https://workflow.dew-x.com

    System workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Podaj adres e-mail użyty przy rejestracji i hasło.

    Nie pamiętasz hasła: zresetuj je – dalsze instrukcje otrzymasz e-mailem.

    Nie masz konta – zarejestruj się.

    Więcej o rejestracji tutaj: kliknij

  • Moja tablica

    To pierwszy widok, który zobaczysz po zalogowaniu.

    Jeżeli nie masz żadnych zadań do wykonania będzie wyglądał tak:

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Wszystko się zmieni, gdy zacznie przybywać zadań

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    To co się na nim znajdzie zależy od wielu czynników, np.: czy dołączyłeś do istniejących już organizacji, czy utworzyłeś swoją organizację, czy czekają na Ciebie zadania do wykonania etc.

    Po lewej stronie widzisz zwinięty panel menu. Nazywamy go szczoteczką do zębów.

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Jej trzon pozwala na dostęp do następujących funkcji

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Druga kolumna, to procesy, do których masz dostęp w danej organizacji

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Liczba przy ikonie procesu, to ilość zadań do wykonania przez Ciebie.

    Klikając w nazwę danego procesu wejdziesz do widoku, z którego będziesz mógł:

    1. Wykonywać zadania
    2. Tworzyć nowe zadania w danym procesie
    3. Edytować ten proces (jeżeli masz takie uprawnienia). Więcej o edycji procesu: kliknij

    Drugie menu znajdziesz po prawej stronie ekranu

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Nie wszystkie jego pozycje są zawsze widoczne. Widok może być np. taki:

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Ważnym elementem Mojej tablicykarty zadań widoczne w sekcji Bliżej terminu.
    Znajdują się tam Twoje zadania, ze wszystkich Twoich organizacji, na których wykonanie zostało Ci najmniej czasu.

    Karta zadań

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Poniżej tej sekcji znajdziesz jeszcze listę zadań do wykonania przez Ciebie w aktualniej Organizacji

    Obieg dokumentów i spraw workflow Dew-X

  • Organizacje

    W systemie Dew-X Organizacja, to podmiot formalny (firma, instytucja, fundacja, stowarzyszenie etc.) lub nieformalny (np. grupa społeczna) zdefiniowany na potrzeby korzystania z Systemu.

    Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników.

    Każdy Użytkownik staje się automatycznie członkiem Organizacji Dew-X oraz potencjalnie innych stworzonych przez Operatora. Organizacje te mogą służyć do obsługi procesów związanych z funkcjonowaniem Systemu, np. do zgłaszania błędów, uwag, pomysłów, korespondencji, rozliczeń etc.

    Więcej o rolach i uprawnieniach użytkowników przeczytasz  tutaj: Role i użytkownicy

    Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony

    Ikona Organizacji

    w menu głównym po lewej stronie ekranu.

    Możesz dołączyć do wielu istniejących już Organizacji. W tym celu wybierz „Dołącz do organizacji” w menu i wpisz co najmniej trzy znaki, a lista publicznych Organizacji zostanie wyświetlona, ale uwaga: aby dołączyć do istniejącej Organizacji, Twój akces musi zostać zaakceptowany przez jej administratora – wyślemy do niego Twoją prośbę.

    Z tego poziomu możesz wybrać tę Organizację, w której chcesz w danej chwili pracować.

    Menu Organizacje

    Na widoku: Moja tablica, pomiędzy organizacjami, możesz się też  przełączać w menu po prawej stronie ekranu.

    Menu boczne

    O tworzeniu nowych organizacji przeczytasz tutaj: kliknij

    Więcej o użytkownikach przeczytasz  tutaj: kliknij

  • Tworzenie nowych organizacji i edycja

    Organizacje tworzą użytkownicy. Każdy może stworzyć ich wiele. Może też być członkiem wielu organizacji, które zostały stworzone przez innych użytkowników.

    Dostępne Organizacje są widoczne po kliknięciu ikony

    Organizacje w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    Aby stworzyć nową Organizację naciśnij znak + Stwórz nową w menu głównym po lewej stronie ekranu pod listą Organizacji

    Organizacje w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    lub przycisk Utwórz organizację w menu po prawej stronie ekranu (dostępnym tylko na widoku: Moja tablica)

    Organizacje w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    Wystarczy podać jej nazwę. System sam uzupełni ją o #numer, dzięki czemu pełne nazwy nie będą się powtarzać.

    Organizacje mogą być publiczne lub prywatne.
    Te pierwsze są możliwe do wyszukania i tym samym każdy użytkownik może zawnioskować o dołączenie do nich.
    Prywatne nie mogą zostać wyszukane, a zatem aby do nich dołączyć trzeba otrzymać zaproszenie od ich członka.

    Tworząc własną Organizację, to Ty decydujesz, kto zostanie jej członkiem i jakie będzie miał uprawnienia.

    Jeżeli po utworzeniu Organizacji konieczna jest zmiana jej nazwy lub statusu (publiczna/prywatna), możesz zrobić to poprzez ekran:

    Uwaga: zmieniając nazwę lub statusu Organizacji, system każdorazowo zmieni również #numer. Zmiana ta nie będzie miała wpływu na istniejące w niej procesy, pliki, dane, czy jej członków.

    Więcej o użytkownikach przeczytasz  tutaj: kliknij

    Więcej o rolach i uprawnieniach użytkowników przeczytasz  tutaj: kliknij

  • Użytkownicy
    Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz:
    • zapraszać do niej nowych użytkowników (+Dodaj)
    • akceptować prośby o przyłączenie się od nowych użytkowników
    • zmieniać uprawnienia członków Organizacji
    • odłączać członków Organizacji

    W tym celu skorzystaj z panelu użytkowników dostępnego z menu głównego po lewej stronie, wybierając ikonę:

    Użytkownicy w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.

    Użytkownicy systemu workflkow Dew-X

     

    nazwiska i adresy e-mail zostały ukryte

    Z tego poziomu możesz wykonać wszystkie opisane wyżej operacje.

    Dodając nowego użytkownika musisz podać jego adres e-mail

    Użytkownicy w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    Do czasu, aż zaakceptuje Twoje zaproszenie na liście użytkowników będzie prezentowany w następujący sposób: imię – identyfikator, np. jan.kowalski, nazwisko: domena maila, np. gmail.com. Po akceptacji w polach tych będą się wyświetlać zadeklarowane przez niego dane.

    Wybierz ikonę edycji dla danego użytkownika i zmień jego rolę oraz status Poza/Wewnątrz Organizacji

    Użytkownicy w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie przeczytasz tutaj: kliknij

  • Role i uprawnienia w systemie
    W Systemie wyróżnia się następujące role i uprawnienia Użytkowników w Organizacji:
    Role i uprawnienia w obiegu dokumentów i spraw Dew-X
    Panel pozwalający na nadawanie i zmianę uprawnień, a także dodawanie i usuwanie użytkowników jest dostępny z menu głównego po lewej stronie ekranu poprzez ikonę: Użytkownicy w obiegu dokumentów i spraw Dew-X

    Uwagi:

    1. Jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem (Owner) żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.
    2. Owner również może zmienić swój status na „poza organizacją”. Zabieg ten będzie zapewne stosowany niezwykle rzadko, ale ma uzasadnienie na przykład w sytuacji, w której z jakiegoś powodu Owner nie chciałby być widoczny dla użytkowników spoza organizacji. Dobrym przykładem takiego procesu jest system zgłoszeniowy (błędy, usterki, wsparcie, etc.), w którym „wewnątrz organizacji” byłby tylko jeden użytkownik, np. zgloszenia@nazwafirmy.com (widoczny dla wszystkich), a pozostali, w tym administratorzy i Owner „poza organizacją”, czyli niewidoczni dla wszystkich użytkowników spoza danej Organizacji.

    W przypadku Archiwum plików Właściciel (Owner) oraz Administratorzy (Admin) danej Organizacji mają domyślnie nadane pełne uprawnienia. Pozostałych użytkowników należy upoważnić do dostępu do dokumentów w poszczególnych katalogach/folderach (wyszukanie i podgląd) oraz opcjonalnie do dodawania, edytowania oraz usuwania plików i folderów.

    Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale poświęconym tworzeniu katalogów/folderów: kliknij oraz w rozdziale dotyczącym modyfikacji katalogów/folderów: kliknij

    Więcej o użytkownikach przeczytasz tutaj: kliknij

  • Tworzenie nowych procesów

    Będąc właścicielem lub administratorem danej Organizacji możesz:

    • tworzyć nowe procesy
    • edytować istniejące procesy

    W tym celu z menu głównego po lewej stronie, kliknij przycisk + Zbuduj proces

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Uwaga: jeżeli nie jesteś administratorem lub właścicielem żadnej Organizacji, ten przycisk nie będzie dla Ciebie dostępny. Zniknie również gdy przełączysz się na Organizację, w której nie masz tych uprawnień.

    Więcej o rolach i uprawnieniach w Systemie: kliknij

    Tworzenie procesu jest podzielone na kilka etapów

    I. Wybierz sposób tworzenia procesu

    W Dew-X zaimplementowaliśmy trzy:

    1. Utwórz nowy proces
      Wybierając tę drogę, samodzielnie zbudujesz zupełnie nowy proces korzystając z kreatora. Pamiętaj, że alternatywnie możesz zmodyfikować jeden z gotowych szablonów – w takim przypadku wybierz „Użyj szablonu”.
    2. Użyj szablonu
      Do stworzenia nowego procesu możesz użyć jednego z gotowych szablonów – przygotowanych przez zespół Dew-X lub własnych. Wgrany szablon możesz dowolnie zmodyfikować.
    3. Mam plik z procesem
      Jeżeli masz własny lub otrzymany od kogoś plik z przygotowanym wcześniej procesem, załaduj go tutaj i rozpocznij jego edycję. Nie ma znaczenia, czy jest to obieg z dokumentem, czy sprawa.

    Wyboru dokonasz na ekranie

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Jeżeli wybrałeś sposób  3. Mam plik z procesem – wgraj go, a następnie postępuj jak przy edycji procesu, o czym możesz przeczytać tutaj: kliknij

    Jeżeli wybrałeś sposób  2. Użyj szablonu przejdź do części Szablony procesów

    Jeżeli wybrałeś sposób 1. Utwórz nowy proces, czytaj dalej

    II. Zdecyduj, który z dwóch typów procesu chcesz zbudować

    1. Proces zacznie się od dodania pliku
      Pierwszą czynnością w tych procesach jest dodania pliku, np. faktury, pisma, czy umowy. Podgląd dokumentu (PDF, graficzny) wyświetli się obok formularza.
      Popularne procesy tego typu, to obieg faktur, kancelaria pism przychodzących, akceptacja umowy. Inne dokumenty mogą być dodawane jako załączniki.
    2. Proces zacznie się uruchomienia formularza
      To proces, który nie wymaga dokumentu, aby mógł się rozpocząć.
      Użytkownik wypełni formularz bez podglądu dokumentu.
      Popularne procesy tego typu, to wniosek zakupowy, zgłoszenie supportowe, wniosek urlopowy. Dokumenty mogą być oczywiście dodawane jako załączniki.

    Wyboru dokonasz na ekranie

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    III. Określ podstawowe parametry

    1. Wybierz symbol, który ułatwi identyfikację procesu
      Uwaga: nie przywiązuj do tego nadmiernej wagi – ikona nie ma związku merytorycznego z procesem. Będzie można ją później zmienić na inną
    2. Nazwij proces unikalną nazwą (w danej Organizacji)
    3. Określ jaki będzie jego pierwszy krok

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    IV. Zbuduj pierwszy i kolejne formularze

    Każdy formularz powinien mieć jakieś pola. W kreatorze Dew-X przewidzieliśmy pola i gotowe komponenty, które nazwaliśmy wtyczkami.

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Pola występują w kilku formach:
    – tekst
    – obszar tekstowy
    – liczba
    – kwota
    – wybór: tak/nie
    – data
    – zakres dat
    – załącznik
    – link
    – e-mail

    Podpowiedź: jeżeli chcesz, aby użytkownik miał możliwość dodania wielu załączników, linków lub e-maili, to pola: załącznik, link, e-mail, dodaj tylko raz – wypełniając formularz będzie można je dodawać w dowolnej ilości.

    Dla każdego pola określ, czy jest ono wymagane, czy nie. W pierwszym przypadku, gdy użytkownik go nie wypełni nie będzie mógł przejść dalej.

    Jeżeli przed polem warto dodać jakiś nagłówek, informację, czy instrukcję – wstaw tam wtyczkę „Opis sekcji”.
    Więcej o wtyczkach przeczytasz tutaj: kliknij

    Kolejność dodanych pól i wtyczek na danym formularzu zmienisz metodą przeciągnij i upuść (ang. drag and drop)

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Pola i wtyczki może również przenosić pomiędzy krokami 

    Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym.

    Gdy skończysz dany krok/formularz przejdź do tworzenia kolejnego kroku/formularza:

    • definiując jego nazwę
    • określając czas na wykonanie
    • decydując, co ma się stać, gdy ten krok nie zostanie wykonany (np. z powodu upływu wyznaczonego czasu)
      Dostępne są dwie opcje: Cofnij lub Zakończ proces

    Kończenie procesu na danym kroku

    Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej.

    Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji „Proces można zakończyć na tym kroku”

    Zakończenie procesu w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X

    Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu.

    Domyślny wykonawca w procesie

    Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy:

    Domyślny wykonawca zadania w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X

    Uwagi:
    Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe.
    W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku.

    Jeżeli któryś krok łatwiej zbudować na podstawie już istniejącego, to wykorzystaj funkcjonalność o nazwie Duplikuj czynność.

    Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie.
    Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji.

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X
    Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu.
    Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy.

    Uwaga:
    Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.:
    – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja)
    – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja)
    – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).

    Kolejność kroków w procesie możesz zmienić metodą przeciągnij i upuść dostępną w menu po prawej stronie ekranu

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    V. Wybierz zmienne wyróżnione

    Określ od 1 do 3 zmiennych (opcja „Wyróżnione pola”), które warto pokazać na karcie danej instancji procesu

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Podpowiedź: dla wniosków urlopowych mogą to na przykład być: imię, nazwisko i zakres dat, a dla faktur: nazwa, NIP i kwota netto. Pola te będą widoczne na karcie zadania bez wchodzenia jego w szczegóły.

    VI. Opublikuj

    Gdy skończysz tworzyć ostatni krok, wybierz Publikuj

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    od tej chwili pojawi się na liście procesów w danej organizacji i będzie można z niego korzystać.

    Każdy proces można również Zapisać jako plik

    Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku.
    W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik.

    Procesy workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X
    Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku.
    Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces.
    W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem.

    Nie martw się – proces możesz wielokrotnie edytować (więcej o edycji istniejącego procesu przeczytasz tutaj), doskonaląc go bez końca, nawet gdy użytkownicy zaczną już z niego korzystać.

  • Edycja istniejącego procesu

    Każdy stworzony wcześniej proces można edytować. Dzięki temu można go uzupełnić lub poprawić.

    Uwaga: ta operacja nie usuwa jego wcześniejszej historii – wszystkie przeprocesowane dokumenty, czy sprawy pozostaną zachowane. Zadania będące w toku zostaną dokończone według wcześniejszych kroków. Wszystkie nowe będą przebiegały już według nowych zasad.

    Poniższa instrukcja służy również do budowy nowego procesu na bazie istniejącego wzorca (własnego lub szablonu udostępnionego przez Dew-X) i ma zastosowanie dla sposobów 2. Użyj szablonu i 3. Mam plik z procesem, o których mowa w kroku I: tutaj

    Aby edytować proces wybierz go z menu po lewej stronie (pamiętaj o sprawdzeniu w jakiej jesteś Organizacji – te same nazwy procesów mogą być stosowane w różnych Twoich organizacjach)

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    a następnie wybierz koło zębate i Edytuj na dole po prawej stronie ekranu

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Opcjonalnie z tego miejsca można również zmienić jedynie jego nazwę i ikonę, zapisać jako plik lub usunąć go w całości.

    Uwaga: usunięcie procesu spowoduje również usunięcie całej jego historii, w tym dokumentów, opisów, akceptacji etc.

    Pomiędzy kolejnymi krokami przełączysz się klikając na ich nazwy na górze ekranu

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Pola i wtyczki dodawaj, usuwaj i zmieniaj ich kolejność wyświetlania na formularzu

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Przenoś pola i wtyczki pomiędzy krokami 

    Wybierz ikonę ołówka na pasku danej wtyczki lub pola i wskaż do jakiego kroku ma zostać przeniesiona

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Tak przeniesione pole zniknie z danego kroku i pojawi się na końcu listy na wskazanym.

    Decyduj jak ma się zachować proces przy niewykonaniu zadania na danym kroku

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Włącz lub wyłącz możliwość kończenie procesu na danym kroku

    Możesz dopuścić sytuację, w której dany proces będzie mógł zostać zakończony przed wykonaniem wszystkich przewidzianych kroków. Będzie to czynność, którą użytkownik wykonujący dany krok będzie mógł wybrać jako alternatywę dla przesłania zadania dalej.

    Aby dopuścić taką możliwość, na danym kroku wybierz Tak w sekcji „Proces można zakończyć na tym kroku”

    Zakończenie procesu w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X

    Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu.

    Określ lub zmień domyślnego wykonawcę w procesie

    Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to możesz go wskazać wybierając z listy:

    Domyślny wykonawca zadania w obiegu dokumentów i spraw systemu workflow Dew-X

    Uwagi:
    Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe.
    W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku.

    Zmieniaj kolejność kroków

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Zmieniaj pola wyróżnione

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Usuwaj niepotrzebne kroki

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Dodawaj nowe kroki

    Kopiuj kroki: „Duplikuj czynności

    Funkcja ta służy do duplikowania całego kroku w procesie.
    Może przydać się gdy kolejne kroki procesu mają podobne pola, np. występuje wiele Akceptacji.

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X
    Zduplikowany krok pojawi się jako ostatni, ale przy użyciu funkcji Zmień kolejność (o której mowa powyżej) można umieścić go w dowolnym miejscu procesu.
    Oczywiście każdy tak powstały krok można następnie edytować, aby nadać mu odrębne cechy.

    Uwaga:
    Rekomendujemy, aby przemyśleć kwestię używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie (więcej o raportach: kliknij) w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.:
    – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja)
    – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja)
    – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).

    Zapisuj proces jako plik

    Tworząc lub edytując proces można w każdej chwili zapisać swoją pracę do pliku.
    W tym celu w menu po prawej stronie wybierz Zamknij, a następnie Zapisz jako plik.

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X
    Plik zapisz w wybranym przez siebie miejscu na dysku.
    Ten plik można wykorzystać tworząc nowy proces.
    W takim przypadku w kreatorze, na pierwszym kroku, wybierz opcję Mam plik z procesem.

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko na ostatnim kroku; jeżeli dodawany krok ma być jednym z wcześniejszych – dodaj go, a następie przesuń korzystając z funkcji Zmień kolejność 

    Po zakończeniu edycji – Publikuj nową wersję

    Proces workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

  • Wtyczki

    W Dew-X jako wtyczki rozumiemy komponenty formularzy, które dają dodatkowe funkcjonalności.

    Wtyczki wykorzystuje się podczas tworzenia lub edycji formularzy w czasie tworzenia nowych procesów lub edycji istniejących.

    Dodajemy je definiując nazwę oraz wybierając jedną z dostępnych

    Wtyczki. Formularze workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Wtyczki. Formularze workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Niektóre, jak np. Opis sekcji wymagają wypełniania treści

    Wtyczki. Formularze workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Dzięki tej wtyczce dodasz w formularzu dowolny tekst, np. informację, czy instrukcję dla użytkownika.

    Inna, np. GUS, wymaga jedynie określenia, czy wypełnienie jej pól na formularzu będzie wymagane, czy nie.

    Ta wtyczka po dodaniu do formularza wygląda tak:

    Wtyczki. Formularze workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    i pozwala na automatyczne pobieranie danych firmy z GUS po podaniu NIP-u i wprowadzenie ich do formularza.

    Uwaga: niekiedy w bazie GUS nie znajdują się kompletne informacje, np. firma paliwowa BP nie ma podanego numeru NIP i nie da się jej wyszukać po tym parametrze.

    Dostępne są również inne wtyczki:

    • Lista wyboru – pozwala na dodanie pola zawierającego zdefiniowaną w tej wtyczce listę, z której użytkownik, wypełniając formularz dokona wyboru
    • Separator – pozwala na dodanie w formularzu pomiędzy polami lub wtyczkami dodatkowej przerwy w postaci niewidocznej lub różnego rodzaju linii
    • Dane użytkownika – wtyczka uzupełni automatycznie imię, nazwisko i adres e-mail osoby wypełniającej dany formularz
    • Tabela – definiując nazwy kolejnych kolumn oraz typu danych, w nich umieszczanych, wtyczka umożliwi zbudowanie tabeli. Przykładowa tabela może zawierać, np. kolumny: nazwa produktu, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto i pozwoli użytkownikowi na dodanie i wypełnienie dowolnej liczy wierszy zawierających te kwoty. Kolumny zawierające pola typu „kwota” będą automatycznie sumowane.  Uwaga: na wydrukach z systemu, dane z tabel są prezentowane w wierszach.
  • Szablony procesów

    Aby przyspieszyć i ułatwić tworzenie nowych procesów w Twoich organizacjach, przygotowaliśmy kilka gotowych szablonów.

    W kreatorze nowych procesów więcej tutaj wybierz ścieżkę 2. Użyj szablonu

    Szablony procesów workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Następnie wybierz jeden z szablonów

    Szablony procesów workflow. Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Po lewej stronie znajdziesz szablony przygotowane przez zespół Dew-X,  a po prawej te, które będą tworzyć się automatycznie na podstawie Twoich procesów, w tym tych które powstały poprzez modyfikacje szablonów Dew-X oraz wgranych z pliku.

    Szablony przygotowane przez zespół Dew-X będą sukcesywnie uzupełniane.

    W tej chwili są to:

    • Akceptacja umowy
    • Badanie satysfakcji
    • Kancelaria pism przychodzących
    • Komunikaty
    • Obieg faktur kosztowych
    • Pomysły
    • Urlop na żądanie
    • Urlop okolicznościowy
    • Urlop wypoczynkowy
    • Zaliczka
    • Zapotrzebowanie
    • Zgłoś błąd

    Każdy z nich zawiera krótki opis.

    Jest bardzo prawdopodobne, że przygotowany przez nas szablon, aby pasował idealnie do Twojej Organizacji, będzie wymagał modyfikacji.

    Po wybraniu danego procesu jako wzorca możesz go edytować (więcej o edycji istniejącego procesu: kliknij).

  • OCR

    Optyczne rozpoznawanie znakówOCR (ang. optical character recognition) – zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie.

    Źródło: Wikipedia

    Niektóre procesy obiegu dokumentów inicjowane są poprzez pojawienie się dokumentu.
    Klasycznymi przykładami takich procesów są: kancelaria pism przychodzących i obieg faktur, ale od dokumentu mogą (choć nie muszą) zaczynać się również reklamacje, wnioski urlopowe, czy obieg umów.

    W takim przypadku tworząc proces w kreatorze systemu Dew-X wybierz opcję „Proces zacznie się od dodania pliku”.

    Więcej o tworzeniu procesów przeczytasz tutaj 

    Uruchamiając tego typu proces, użytkownik zostanie każdorazowo poproszony o dodanie pliku.
    Jeżeli będzie to PDF lub któryś z obsługiwanych plików graficznych, obraz tego dokumentu wyświetli się w oknie formularza po lewej stronie

    OCR w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Cześć dołączonych tak plików ma już warstwę tekstową ukrytą pod obrazem dokumentu, np. faktury generowane do postaci PDF bezpośrednio przez program do fakturowania.
    Zaznaczając kursorem fragment tekstu można go skopiować, tak jak robi się to np. w treści e-maili, czy plików MS Word.

    Niektóre jednak będą tylko obrazami.

    W takim przypadku (i tylko jeżeli tego potrzebujesz) naciśnij ikonę:

    OCR w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Następnie poczekaj na wykonanie odczytu treści.

    Po chwili będziesz mógł kopiować fragmenty tekstu bezpośrednio z dokumentu

    OCR w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    i wklejać go w pola formularza.

    W powyższym przykładzie skopiowanie numeru NIP i wklejenie go w pole wtyczki GUS pozwoli na pobranie danych wystawcy faktury i automatyczne uzupełnienie pól formularza takich ja nazwa, adres, kod pocztowy i miasto.

    Oczywiście kopiować możesz znaczenie więcej, nawet treść załączonej umowy.

    Uwaga: pliki graficzne poddane procesowi OCR zostaną zamienione na format PDF.

  • Wykonywanie zadań - rozpoczynanie procesu

    Przygotowany wcześniej proces (więcej o tworzeniu procesów: kliknij) może być uruchomiony przez każdego członka danej Organizacji.

    Poprzez menu po lewej stronie, wchodzimy w konkretny proces

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Zostaniemy przeniesieni do jego widoku

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Naciskając „+ Kliknij, aby rozpocząć” otworzy się formularz pierwszego kroku danego procesu, np. taki:

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Po wypełnieniu go, wybieramy „Prześlij dalej”

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    W tym oknie możemy zmienić zaplanowany czas przeznaczony na wykonanie kolejnego kroku, dodać uwagi i wskazać osobę (lub osoby), do której chcemy przesłać zadanie.

    Jeżeli mamy uprawnienia administracyjne (więcej o rolach i uprawnieniach: kliknij) w danej Organizacji, możemy z tego poziomu jednocześnie zapraszać nowych członków, których  nie ma na liście, klikając na ikonę osoby z prawej strony

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Ważne: określ, czy dany użytkownik ma być z wewnątrz, czy spoza organizacji

    Więcej o użytkownikach tutaj: kliknij

    Po wysłaniu, zadanie to znajdziesz na widoku danego procesu w sekcji W toku lub Zakończone, zależnie od tego, czy Twój krok był, czy nie był ostatni

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

  • Wykonywanie zadań - nowe zadanie w procesie

    Jeżeli ktoś przysłał Ci zadanie do wykonania w danym procesie w danej Organizacji, znajdziesz je na widoku Moja tablica oraz na widoku danego procesu

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Podejmuje się je klikając w strzałkę w prawym dolnym rogu na karcie zadania.
    Widok karty może się nieco różnić zależnie od miejsca, w którym jest wyświetlana, ale zazwyczaj wygląda tak:

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Wyświetli się nam formularz naszego kroku, np. taki:

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Po wypełnieniu go, wybieramy „Prześlij dalej”.

    Uwaga: jeżeli przewidziana została możliwość zakończenia procesu na danym kroku (pomimo, że istnieją kroki kolejne), to zamiast „Prześlij dalej” pojawi się „Dalej” z dwoma opcjami wyboru:

    Prześlij dalej lub zakończ w obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Wybierając „Prześlij dalej”, pojawi się okno:

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    W tym oknie możemy zmienić zaplanowany czas przeznaczony na wykonanie kolejnego kroku, dodać uwagi i wskazać osobę (lub wiele osób), do której chcemy przesłać zadanie.

    Uwaga: pole „Wyślij do” może być wypełnione tzw. domyślnym wykonawcą kolejnego kroku. Nadal możesz jednak zmienić adresata.

    Jeżeli mamy uprawnienia administracyjne (więcej o rolach i uprawnieniach: kliknij) w danej Organizacji, możemy z tego poziomu jednocześnie zapraszać nowych członków, których  nie ma na liście, klikając na ikonę osoby z prawej strony

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Ważne: określ, czy dany użytkownik ma być z wewnątrz, czy spoza organizacji

    Więcej o użytkownikach tutaj: kliknij

    Pamiętaj, że do chwili przesłania dalej, możesz zawsze cofnąć dane zadanie, do dowolnego wcześniejszego kroku

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Po wysłaniu, zadanie to znajdziesz na widoku danego procesu w sekcji W toku lub Zakończone zależnie od tego, czy Twój krok był, czy nie był ostatni

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

  • Wykonywanie zadań - ostatni krok w procesie

    Jeżeli wykonywany przez Ciebie krok jest ostatnim w danym procesie, procedura wygląda tak samo jak przy Nowe zadanie w procesie, ale zamiast przycisku Prześlij dalej lub Dalej, w prawym dolnym rogu, pojawia się przycisk Zakończ 

    Do chwili zarchiwizowania (zakończenia), możesz cofnąć dane zadanie do dowolnego wcześniejszego kroku

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Wybierz Zakończ – ten przebieg procesu zostanie zakończony i zarchiwizowany, a karta z dostępem do historii operacji zostanie odłożona (u wszystkich uczestników) do sekcji Zakończone.

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

  • Stany zadania w procesie

    Z punktu widzenia danego użytkownika, każde zadanie przyjmuję jeden z trzech stanów:

    1. U mnie
      Znajdują się tu zadania, które sam utworzyłem, ale jeszcze nie przesłałem ich dalej oraz te, które ktoś przypisał mi do wykonania
    2. W toku
      To te zadania, które były U mnie i zostały przekazane do kolejnych osób
    3. Zakończone
      Rodzaj archiwum, do którego trafiają wszystkie zadania, których proces się zakończył

    Na widoku danego procesu w danej Organizacji ekran główny podzielony jest na trzy powyższe sekcje.

    Będąc „U mnie” do kolejnych sekcji przeniesiemy się wybierają W toku lub Zakończone

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

    Będąc w „Zakończonych”, wybierając odpowiednio U mnie lub W toku

    Procesy w systemie obiegu dokumentów i spraw workflow Dew-X

  • Archiwum plików

    Archiwum, moduł zarzadzania dokumentami, pozwala na przechowywanie, opisywanie i korzystanie przez uprawione osoby z plików.

    Najczęściej używa się go do zarządzania umowami, np. z klientami, dostawcami, czy pracownikami, fakturami, protokołami, dokumentami HR, nagraniami rozmów, dokumentacją techniczną etc.

    W Archiwum można przechowywać dowolne dokumenty jednak wielkość pojedynczego pliku nie może być większa niż 50 MB.

    Funkcjonalności Archiwum zostały opisane  w czterech rozdziałach instrukcji:

    1. Tworzenie katalogów/folderów
    2. Modyfikacja katalogów/folderów
    3. Dodawanie i opisywanie dokumentów
    4. Korzystanie z Archiwum
  • Archiwum - tworzenie katalogów/folderów

    Można stworzyć wiele katalogów/folderów określając dla każdego z nich różne uprawnienia i formularze.

    Będąc w danej Organizacji, wybierz ikonę

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    z menu głównego po lewej stronie ekranu.
    Następnie kliknij kartę „Stwórz folder”

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Wybierz ikonę wyróżniającą dany katalog (uwaga: nie szukaj związku merytorycznego – ikony służą tylko do szybkiego rozróżnienia folderów) oraz nazwij katalog, np. Umowy. Zarówno nazwę jak i ikonę będziesz mógł później zmienić.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    W kolejnym kroku możesz określić uprawnienia poszczególnych osób do danego folderu i znajdujących się w nim plików.
    Dodawaj  użytkowników należących do danej Organizacji i decyduj czy mogą dodawać, edytować oraz usuwać pliki i foldery.
    Uwaga: Właściciel (Owner) oraz Administratorzy mają domyślnie nadane pełne uprawnienia – nie musisz dodawać ich do tej listy.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Ostatnim krokiem jest zbudowanie formularza do opisu poszczególnych plików w danym folderze. Przemyślane zbudowanie go będzie bardzo przydatne w późniejszym korzystaniu z Archiwum.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Możesz wybrać spośród wielu predefiniowanych typów pól, takich jak tekst, liczba, kwota, wybór: tak/nie, data, zakres dat, link, czy e-mail.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    W każdej chwili możesz podejrzeć wygląd formularza i modyfikować go na tym widoku

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Gdy skończysz budowanie formularza pozostanie już tylko wybranie pól wyróżnionych, czyli 1-3, które będą wyświetlać się na kartach poszczególnych dokumentów.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Tworzenie zakończ przyciskiem Publikuj

  • Archiwum - modyfikacja katalogów/folderów

    Utworzone wcześniej katalogi/foldery w Archiwum uprawniona osoba może modyfikować, nawet jeżeli zostały tam już dodane dokumenty.

    Do edycji można się dostać na dwa sposoby:

    • z widoku głównego Archiwum, wybierając stosowną ikonę na karcie katalogu/folderu

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    • z widoku danego katalogu/folderu wybierając koło zębate w prawym dolnym rogu ekranu

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    i dokonać stosownych zmian.

    Jeżeli zmiany mają dotyczyć formularza opisu plików – wybierz Edytuj

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Uwaga: wcześniejsze pola formularza nie mogą zostać usunięte, ponieważ mogły zostać już wypełnione.

    Mamy jednak dwie możliwość edycji:
    – zmiana etykiety pola (zmiana jego nazwy) oraz jego wymagalności – typ pola pozostanie ten sam,
    – wyłączenie widoczności danego pola.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Wyłączenie widoczności pola wskazanego uprzednio jako wyróżnionego spowoduje konieczność zaktualizowania tych pól.

    Edycję zakończ przyciskiem Publikuj

  • Archiwum - dodawanie i opisywanie dokumentów

    Wybieramy jeden z utworzonych wcześniej katalogów/folderów

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    np. Umowy

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Pliki dodajemy na dwa sposoby:
    1. Klikając na kafelek „Kliknij aby dodać lub upuść nowy plik”
    2. Metodą Drag & Drop, czyli przerzucając jeden lub wiele plików w obszar roboczy Archiwum.
    Uwaga: drugi sposób zależnie od liczby i wielkości plików może zająć dłuższy czas.

    Dokumenty pojawią się w danym katalogu i będą wyświetlane łącznie z dodanymi wcześniej.

    Pliki opisane od nieopisanych różnią się kolorem belki na karcie – opisane mają białą (lub szarą dla trybu ciemnego) oraz mogą posiadać wypełnione pola wyróżnione, których wartości pojawią się na kartach.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Karty domyślnie otrzymują nazwy plików, np. Umowa nr 3.pdf, ale w procesie dodawania atrybutów nazwy wyświetlane mogą zostać zmienione.

    Wchodząc w poszczególne karty, dodajemy opisy kolejnych dokumentów, wypełniając formularz, który wcześniej zdefiniowaliśmy. W przypadku niektórych plików, np. PDF, ich obraz wyświetli się w oknie po lewej stronie. W tym przypadku będzie można skorzystać z opcji kopiowania treści (jeżeli plik ma warstwę tekstową) lub skorzystania z OCR, aby tę warstwę uzyskać. Więcej o OCR – kliknij.

    DMS Archiwum dokumentów w workflow Dew-X

    Opisy plików mogą być zmieniane wielokrotnie – wystarczy wybrać szczegóły (trzy kropki na karcie).

  • Archiwum - korzystanie

    Będąc w danej Organizacji, wybieramy ikonę

    DMS Archiwum dokumentów w Dew-X

    z menu głównego.

    Jeżeli mamy stosowne uprawnienia, to na ekranie głównym pojawią wszystkie katalogi/foldery danej Organizacji, do których mamy dostęp.

    DMS Archiwum dokumentów w Dew-X

    Uwaga: Kafelek „+ Stwórz folder” może nie być widoczny jeżeli nie mamy uprawnień do tworzenia katalogów/folderów.

    Po wejściu do odpowiedniego folderu, wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty,

    DMS Archiwum dokumentów w Dew-X

    które następnie możemy przeszukiwać po frazie (lupka w prawym dolnym rogu), filtrować (opisane/nieopisane/wszystkie).

    O wyszukiwaniu zaawansowanym przeczytasz tutaj: kliknij

    Klikając w trzy kropki w prawym dolnym rogu karty przejdziemy do szczegółów danego dokumentu wraz z widokiem jeżeli dla danego formatu pliku jest dostępny.

    DMS Archiwum dokumentów w Dew-X

    Jeżeli dany użytkownik ma uprawienia do modyfikacji opisu lub usunięcia pliku, będzie mógł tego dokonać na tym widoku. Jeżeli nie, będzie mógł jedynie zapoznać się z dokumentem i pobrać go.

  • Identyfikator

    Każda instancja procesu (np. kolejna faktura procedowana w Systemie lub dokument dodany do Archiwum plików) otrzymuje swój indywidualny Identyfikator.

    Jest to ciąg znaków, np. taki: 61e53217632678c254defd24

    Spełnia kilka funkcji, z czego dla Użytkownika istotne mogą być następujące:

    • ułatwienie wyszukiwania – wpisz go w oknie przeglądarki (więcej o wyszukiwaniu przeczytasz tutaj: kliknij)
    • można go podać innemu użytkownikowi
    • można go wskazać zgłaszając błąd lub zadając pytanie
    • wraz z nazwą procesu pojawi się w nazwie pliku PDF po wydrukowaniu danych z lub bez historii,
      np.: Urlop wypoczynkowy_61e53217632678c254defd24.pdf
  • Wyszukiwarka

    Wyszukiwarka jest dostępna w menu systemu po lewej stronie lub na dole ekranu w wersji mobilnej.

    Pamiętaj, aby sprawdzić, czy jesteś we właściwej Organizacji, ponieważ wyszukiwarka przeszukuje tylko dane aktualnie wybranej Organizacji.

    Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Po jej wybraniu pojawi się okno:

    Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Jest to narzędzie uniwersalne i pozwala na wyszukiwanie zarówno w Procesach jak i w Archiwum.

    Uwaga: ponieważ uprawnienia do Procesów i Archiwum plików są nadawane odrębnie, dokumenty, które zostały dodane w procesie (zarówno inicjujące instancje procesów, jak i dodane jako załączniki w ich trakcie) nie są dostępne w Archiwum plików i tym samym nie znajdą się w wynikach wyszukiwania. 

    Wyszukiwanie w Procesach

    Z listy należy wybrać Proces – jest to jedyne pole obowiązkowe.

    Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:

    • Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Trwające lub tylko Zakończone instancje
    • Daty rozpoczęcia – wybierz zakres
    • Daty zakończenia – wybierz zakres
    • Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnej instancji i znasz jej numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
    • Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę w jej poszukiwaniu.

    Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji są instancje procesów spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok:

    Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Aby zapoznać się ze szczegółami, należy kliknąć trzy kropki na wybranej karcie.

    Jeżeli w Systemie dla danej Organizacji nie ma danych spełniających kryteria, wyświetli się następujący widok:

    Wyszukiwanie Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Uwaga: jeżeli z wyszukiwarki korzysta właściciel (Owner) lub administrator danej Organizacji, to w wynikach wyszukiwania pojawią się również instancje procesów, w których nie brał udziału.
    Ta funkcjonalność może zatem zostać wykorzystana również do usuwania instancji procesów, które zostały przeprowadzone błędnie, a nie można ich cofnąć ponieważ zostały już zakończone lub użytkownik, u którego się znajdują nie jest już członkiem danej Organizacji.

    Więcej o rolach i uprawnieniach przeczytasz tu: kliknij

    Wyszukiwanie w Archiwum

    Szukaj w: wybierz Archiwum plików

    Wyszukiwanie Archiwum dokumentów Dew-X

    Następnie z listy wyboru Folder – jest to jedyne pole obowiązkowe.

    Wszystkie pozostałe mogą pozostać puste. Są to:

    • Typ – możesz wybrać Wszystkie lub tylko Nieopisane lub tylko Opisane dokumenty
    • Daty dodania – zakres
    • Identyfikator – jeżeli szukasz konkretnego dokumentu i znasz jego numer, wpisz go w to pole (więcej o identyfikatorze przeczytasz tu: kliknij)
    • Fraza – wpisz dowolną frazę, system przeszuka bazę dokumentów w jej poszukiwaniu.

    Jeżeli w Archiwum dla danej Organizacji istnieją dokumenty spełniające kryteria, wyświetli się na przykład taki widok:

    Wyszukiwanie Archiwum dokumentów Dew-X

  • Raporty

    Możliwość raportowania jest ważną funkcjonalnością systemów workflow.

    Raportowanie nie ma wpływu na sam przebieg procesu, ale bardzo ułatwia jego analizę. Przede wszystkim pozwala na wyciągnięcie danych, które są gromadzone w trakcie przepływu.

    W Dew-X raporty są dostępne z poziomu danego procesu, poprzez ikonę na dole po prawej stronie ekranu (wersja desktop)

    Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    lub menu w dolnym prawym rogu dla wersji mobilnej

    Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Wygenerowanie raportu możliwie jest dla dwóch typów/stanów (W toku i Zakończonych):

    Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    1. Instancji W tokuTen typ raportu pozwoli zorientować się, np.  jak wiele spraw nadal nie jest zakończonych i wydobyć z nich kluczowe informacje, np. wartość faktur, charakter zgłoszeń, etc. Jest zatem przydatny na przykład do kontroli ad hoc. Raport tego typu nie zawiera danych z formularzy, które zostały utworzone (są na pierwszym kroku procesu), ale nie zostały przesłane dalej. Jest to celowy zabieg,  gdyż często pierwszy krok (do chwili przesłania dalej) jest traktowany przez użytkowników jak wersja robocza.
      Tworząc ten raport podaje się zakres dat rozpoczęcia instancji procesu.
    2. Instancji zakończonychTe raporty będą zawierać dane zgromadzone w trakcie procesu w ich finalnej wersji.
      Tworząc ten raport podaje się zakres dat zakończenia instancji procesu.

    Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Zdecydowaliśmy się, że raporty będą dostarczane jako pliki MS Excel. Dzięki temu natychmiast po ich wygenerowaniu będzie można dokonać dalszych operacji, takich jak sumowanie, filtrowanie, sortowanie, tworzenie tabel przestawnych, wykresów itd., itp.

    Plik xlsx zawiera wiele arkuszy. Pierwszy to ~Dane instancji, a więc informacje o każdej kolejnej instancji procesu w podanym zakresie dat, gdzie każda instancja jest odrębnym wierszem. Kolejne arkusze odpowiadają krokom procesu i w przypadku gdy dany krok był wykonany przez kilka osób, liczba wierszy danej instancji jest równa liczbie tych osób. Jeżeli w formularzach występowały tabele z danymi są one reprezentowane w kolejnych arkuszach skoroszytu.

    Raporty Obieg dokumentów i spraw Dew-X

    Uwagi:

    • W przypadku gdy proces był  modyfikowany i w podanym zakresie dat istniało wiele jego wersji, w raportach będą występowały kolumny danych ze wszystkich wersji, a jej numer będzie prezentowany w jednej z kolumn.
    • Jeżeli nazwa kroku w procesie lub tabeli jest zbyt długa (powyżej 31 znaków), to niemożliwe jest umieszczenie jej w całości w nazwie arkusza. W związku z tym dłuższe nazwy zostaną skrócone. Jeżeli w efekcie skrócenia nazwy będą się powielać, to do kolejnych dodamy znak ~ i numer.
    • Rekomendujemy, aby przemyśleć używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.:
      – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja)
      – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja)
      – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).
  • Tokeny autoryzacyjne

    Tokeny autoryzacyjne przydadzą się bardziej wtajemniczonym użytkownikom oraz konsultantom pomagającym w złożonych wdrożeniach Dew-X.

    Dzięki nim można wywoływać akcje w Dew-X z zewnętrznych systemów.

    Wygenerujesz je w menu użytkownika:

     

    Jeżeli ta tematyka to czarna magia, nie przejmuj się, ponieważ funkcjonalność ta nie wpływa negatywnie na standardowe korzystanie z Dew-X 🙂

    Jeżeli natomiast, chciałbyś dowiedzieć się więcej na ten temat – napisz do nas.

  • Webhooki

    Webhooki przydadzą się bardziej wtajemniczonym użytkownikom oraz konsultantom pomagającym w złożonych wdrożeniach Dew-X.

    Pozwalają na wywoływanie akcji zainicjowanych w Dew-X w zewnętrznych systemach.

    Miejsca na ich umieszczenie znajdziesz podczas tworzenia lub edycji procesu, na każdym jego kroku, w panelu bocznym po prawej stronie:

    Jeżeli ta tematyka to czarna magia, nie przejmuj się, ponieważ funkcjonalność ta nie wpływa negatywnie na standardowe korzystanie z Dew-X 🙂

    Jeżeli natomiast, chciałbyś dowiedzieć się więcej na ten temat – napisz do nas.

  • API

    API to skrót od application programming interface. Jest to interfejs programowania aplikacji, dzięki któremu programy mogą komunikować się ze sobą.

    Przy użyciu API możliwe jest wykonanie złożonych integracji, np. z systemami finansowo-księgowymi, aplikacjami mobilnymi, czy CRM-ami.

    Dokumentacja API systemu Dew-X znajduje się tutaj: kliknij

    Proste integracje można wykonać dzięki Tokenom autoryzacyjnymWebhook-om.