Dokumenty współdzielone

07.07.2022

Podczas jednych z konsultacji, na których tworzyliśmy razem z użytkownikami procesy ad hoc, powstał pomysł zbudowania procesu bazującego na współdzielonym dokumencie, edytowanym w trakcie procesu przez każdą ze stron. 

Dew-X nie posiada wbudowanych narzędzi do edytowania i śledzenia zmian… i wcale nie musi!
Na rynku istnieje kilka bardzo dobrych programów, które radzą sobie z tym doskonale.
Dew-X koncentruje się na workflow, czyli na tym co robi najlepiej.

Czy to oznacza, że nie da się w trakcie procesu pracować na współdzielonym dokumencie, np. umowie w postaci MS Word?
Wręcz przeciwnie – edytowany dokument może wędrować w procesie w postaci linku, do którego użytkownik będzie miał łatwy dostęp z formularzy procesu. 

Zbudowany proces tworzenia umowy wyglądał tak:

  1. Wprowadzenie danych umowy
  2. Potwierdzenie danych
  3. Stworzenie dokumentu umowy
  4. Akceptacja umowy
  5. Akceptacja prawna
  6. Blokada dokumentu do edycji (dodanie umowy w postaci załącznika, np. w postaci PDF)

Ktoś mógłby pomyśleć, że to samo można zrobić korzystając z poczty elektronicznej.
Jasne, że można. Można też skorzystać z poczty tradycyjnej 🙂
Tworzenie umów w systemie workflow sprawia jednak, że mamy prosty i szybki dostęp do wszystkich wypracowanych dokumentów oraz historii – wiadomo kto, kiedy i co akceptował, jakie miał uwagi, etc. Nie trzeba tych informacji szukać w poczcie, zwłaszcza, że może to być poczta niepracujących już w organizacji osób.
Dodatkową korzyścią jest raportowanie często niedostępne w innych narzędziach.

Zobacz też