Dla kogo są systemy obiegu dokumentów?

22.02.2022

Wiemy już, że z workflow mamy do czynienia na co dzień, co nie oznacza, że zawsze potrzebne są nam narzędzia inne niż te, w które wyposażyła nas natura.  Gdy pomyślimy o dużej firmie to jest dość oczywistym, że takie narzędzie będzie użyteczne. Gdzie jest jednak granica?

Wielokrotnie się nad tym zastanawialiśmy i to jeszcze w epoce sprzed Dew-X.

Czy kryterium liczby pracowników ma sens?

Tak się często przyjmuje. Czy zatem 20 osób pracujących przy komputerach, to już dość? A może wystarczy 10, ale w trybie rozproszonym terytorialnie (teraz to już znacząca część populacji jest rozporoszona terytorialnie)?
Wówczas stwierdziliśmy, że granica to 50 osób, ale chyba bardziej z powodu możliwości budżetowych, bo licencje i wdrożenia są drogie.

A zatem kasa

Ciężko jest kupić i wdrożyć system workflow za kwotę mniejszą niż 30 000 zł netto. Zazwyczaj budżety oscylują bliżej 100 000 zł, a i takie za 0,5 mln zł nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie. Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.

Potrzeby

Nie myślmy przez chwilę o kosztach, a o potrzebach (to takie podejście często spotykane w literaturze i procesach handlowych, a dość unikalne w praktyce).
Wyobraźmy sobie mikro przedsiębiorcę na ryczałcie, który świadczy usługi dla jednego klienta. Czy jemu przyda się system obiegu dokumentów? Raczej nie.
No dobrze, a mikro z kilkoma pracownikami lub podwykonawcami, świadczący usługi dla wielu klientów? Raczej tak – w takiej organizacji pojawiają się procesy o powtarzalnej strukturze, np. obsługa klientów: reklamacje, wsparcie/support, wnioski urlopowe. Taki podmiot często korzysta z zewnętrznych zasobów: biura rachunkowe, kadry, prawnicy etc., co otwiera drogę do dalszych procesów.
Czy ten przedsiębiorca kupi system oferowany w tradycyjnym modelu? Raczej nie.
Jak bardzo musi urosnąć, by było go na to stać? Zostać małym? – jeszcze nie. Średnim? – można zacząć szukać.

I to jest pierwsza nisza, którą wypełnia Dew-X

Pomyślmy teraz o organizacjach, które jeżeli nawet mają pieniądze, to zupełnie na inne cele niż optymalizacja procesów wewnętrznych. Trudno wymienić wszystkie, ale spróbujmy: stowarzyszenia, fundacje, uczelnie, izby, rady, szkoły, kluby sportowe, organizacje non-profit, itp. itd.

I to jest druga nisza

Hmmm, na dwóch nie wypada skończyć – zwykle wskazuje się trzy, pięć… no to jedziemy:

  • firmy np. doradcze, które odpłatnie zaoferują wsparcie we wdrażaniu Dew-X
  • firmy, które dodając wdrożenie Dew-X w ramach szerszej usługi optymalizacji procesów u swoich klientów zwiększą dostarczaną wartość
  • osoby lub firmy, które opracują w zaciszu domu lub biura gotowe procesy w Dew-X i będą je (te same wielokrotnie) oferować klientom – jest taka funkcjonalność! Poszukajcie w Bazie wiedzy lub poczekajcie na odpowiedni wpis

Czy to koniec?

Nie. Dotychczas takie systemy nie były dostępne za darmo – liczymy, że znajdą się ludzie, którzy odkryją zupełnie nowe zastosowania, a i my mamy całą listę niezrealizowanych jeszcze pomysłów rozwojowych, które być może otworzą nowe możliwości zastosowania.

Kto zatem powinien zainteresować się Dew-X?

  • Firmy i organizacje, które chcą, ale z różnych powodów (np. finansowych lub kompetencyjnych) nie wdrożyły workflow w ogóle
  • Podmioty posiadające system, w którym w ramach wdrożenia pominięte zostały niektóre procesy obiegu dokumentów i spraw, a ich implementacja z różnych powodów w obecnym rozwiązaniu jest niemożliwa lub niewskazana
  • Doradcy, konsultanci i pasjonaci workflow

Zobacz też