Wiele osób pyta nas, czy Dew-X może być integrowany z innymi systemami.

Odpowiedź brzmi: TAK

Proste integracje można wykonać dzięki Tokenom autoryzacyjnym i Webhook-om.

Te bardziej złożone, np. z systemami finansowo-księgowymi, aplikacjami mobilnymi, czy CRM-ami, są możliwe z wykorzystaniem API.

API to skrót od application programming interface. Jest to interfejs programowania aplikacji, dzięki któremu programy mogą komunikować się ze sobą.

Dew-X posiada dokumentację API, która znajduje się tutaj: kliknij

API Dew X

Pojawiły się nowości dla bardziej wtajemniczonych użytkowników oraz konsultantów pomagających w złożonych wdrożeniach Dew-X.

Są to Webhooki i Tokeny autoryzacyjne

Czym są i do czego służą?

Tokeny

Dzięki nim można wywoływać akcje w Dew-X z zewnętrznych systemów.

Wygenerujesz je w menu użytkownika:

Generowanie tokenow w Dew-X
Nowy token autoryzacyjny w Dew-X

Webhooki

Pozwalają na wywoływanie akcji zainicjowanych w Dew-X w zewnętrznych systemach.

Miejsca na ich umieszczenie znajdziesz podczas tworzenia lub edycji procesu, na każdym jego kroku, w panelu bocznym po prawej stronie:

Webhook w Dew-X

Obie funkcjonalności można wykorzystać bez naszego udziału i bez dodatkowych kosztów.


Jeżeli ta tematyka to czarna magia, nie przejmuj się, ponieważ obie funkcjonalności nie wpływają negatywnie na standardowe korzystanie z Dew-X 🙂

Jeżeli natomiast, chciałbyś dowiedzieć się więcej na ten temat – napisz do nas.

W Dew-X wszystkie organizacje były publiczne, co oznaczało, że każdy użytkownik systemu mógł je wyszukać i poprosić o zgodę na dołączenie do nich. Decyzję podejmował jej właściciel lub administratorzy.
Pojawiło się oczekiwanie, aby istniała możliwość ukrycia niektórych organizacji.
Faktycznie, można wskazać wiele sytuacji, w których jest to uzasadnione.
W związku z tym wprowadziliśmy stosowną zmianę.

Organizacje mogą być teraz Publiczne lub Prywatne.

Prywatne nie mogą zostać wyszukane, a zatem aby do nich dołączyć trzeba otrzymać zaproszenie od ich członka. Decyzję o tym, czy organizacja będzie publiczna, czy prywatna podejmuje się na etapie jej tworzenia lub późniejszej edycji.

Przy okazji wprowadziliśmy możliwość zmiany nazwy organizacji.

Jeżeli po utworzeniu Organizacji konieczna jest zmiana jej nazwy lub statusu (publiczna/prywatna), możesz zrobić to poprzez ekran:

Uwaga: zmieniając nazwę lub statusu Organizacji, system każdorazowo zmieni również #numer.
Zmiana ta nie będzie miała wpływu na istniejące w niej procesy, pliki, dane, czy jej członków.

Dew-X ma być elementem pracy magisterskiej.

Niby nie jest to nic niezwykłego, ale biorąc pod uwagę, że dzieje się to niecałe pół roku po starcie projektu, to jest to dość miłe.

Nie wiemy w jakim kontekście i w jakim świetle zostanie przedstawiony – czy jako zupełnie nowe, rewolucyjne podejście do workflow, czy też jako jeden z wielu systemów. Tak czy inaczej, trzymamy kciuki, aby praca była dobra.

Przy okazji zachęcam innych studentów do pisania o Dew-X.
Jak trzeba, to pomożemy 🙂

Podczas jednych z konsultacji, na których tworzyliśmy razem z użytkownikami procesy ad hoc, powstał pomysł zbudowania procesu bazującego na współdzielonym dokumencie, edytowanym w trakcie procesu przez każdą ze stron. 

Dew-X nie posiada wbudowanych narzędzi do edytowania i śledzenia zmian… i wcale nie musi!
Na rynku istnieje kilka bardzo dobrych programów, które radzą sobie z tym doskonale.
Dew-X koncentruje się na workflow, czyli na tym co robi najlepiej.

Czy to oznacza, że nie da się w trakcie procesu pracować na współdzielonym dokumencie, np. umowie w postaci MS Word?
Wręcz przeciwnie – edytowany dokument może wędrować w procesie w postaci linku, do którego użytkownik będzie miał łatwy dostęp z formularzy procesu. 

Zbudowany proces tworzenia umowy wyglądał tak:

  1. Wprowadzenie danych umowy
  2. Potwierdzenie danych
  3. Stworzenie dokumentu umowy
  4. Akceptacja umowy
  5. Akceptacja prawna
  6. Blokada dokumentu do edycji (dodanie umowy w postaci załącznika, np. w postaci PDF)

Ktoś mógłby pomyśleć, że to samo można zrobić korzystając z poczty elektronicznej.
Jasne, że można. Można też skorzystać z poczty tradycyjnej 🙂
Tworzenie umów w systemie workflow sprawia jednak, że mamy prosty i szybki dostęp do wszystkich wypracowanych dokumentów oraz historii – wiadomo kto, kiedy i co akceptował, jakie miał uwagi, etc. Nie trzeba tych informacji szukać w poczcie, zwłaszcza, że może to być poczta niepracujących już w organizacji osób.
Dodatkową korzyścią jest raportowanie często niedostępne w innych narzędziach.

Część z użytkowników Dew-X jest bardzo aktywna. Część podrzuca nam nawet pomysły.

Jest jednak grupa osób/firm, która pomimo tego, że narzędzie jest bardzo proste, nie jest w stanie lub nie ma odwagi samodzielnie go dostosowywać do własnych potrzeb.

To normalne odczucie, które pojawia się gdy sięgamy po coś nowego. Zwłaszcza w obszarze, który dotąd kojarzył się z czymś bardzo skomplikowanym.

Otwiera się zatem pole dla realizacji odpłatnych usług konsultingowych wykraczających daleko poza konfigurację Dew-X, a rozciągających się na szeroko rozumiany obszar optymalizacji procesów.

Możemy to robić my, ale mogą to robić również inni profesjonalni doradcy (firmy lub osoby), wykorzystując przy okazji Dew-X do uatrakcyjnienia swojej oferty i wzmocnienia efektów wykonanej pracy.

Co możemy zaoferować?

  • szkolenie
  • Certyfikat (po ukończeniu szkolenia i zdaniu egzaminu)
  • umieszczenie na specjalnej podstronie https://dew-x.com/ wizytówki Certyfikowanego konsultanta wraz opisem świadczonych przez niego usług i kontaktem.

Wszystko powyższe – przez ograniczony czas bezpłatnie.

Oczywistym jest, że włączenie do swojej oferty usług, możliwości korzystania przez klientów z bezpłatnego systemu workflow i archiwum plików (również równolegle z innymi rozwiązaniami) znacząco zwiększa wartość tych usług.

Co zyskasz?

  • nową wiedzę i umiejętności
  • uatrakcyjnisz swoją ofertę
  • dodasz nowy kanał promocji swojej marki

Jeżeli jesteś profesjonalnym doradcą, konsultantem, czy specjalistą pracującym w obszarze organizacji i zarządzania, a w szczególności optymalizacji procesów i ten „zwiastun” sezonu obfitych zbiorów jest dla Ciebie interesujący, prosimy o kontakt – umówimy się na rozmowę.

Chcemy zacząć od małej, ekskluzywnej grupy – nie zwlekaj!

Kończenie procesu na danym kroku

Wyobraźmy sobie taką sytuację – istnieje potrzeba odzwierciedlenia w Dew-X procesu rekrutacyjnego złożonego z wielu kroków, które można podzielić na pewne etapy, np.:

  1. Rejestracja kandydata
  2. Analiza przesłanych dokumentów
  3. Rozmowa kwalifikacyjna
  4. Decyzja o zatrudnieniu
  5. Zawarcie umowy

W każdym z etapów może występować kilka kroków, np. w Decyzji o zatrudnieniu: decyzja przełożonego i decyzja dyrektora działu.

Łatwo sobie wyobrazić, że przy takiej konstrukcji procesu może wystąpić biznesowe uzasadnienie dla jego zakończenia przed końcem, np. dlatego, że kandydat się rozmyślił, nie spełni wymagań lub nie uzyskał akceptacji przełożonych.

Dotychczas rekomendowaliśmy, aby tworzone w Dew-X procesy były krótsze – tzn. odpowiadały etapom. W takim jednak przypadku na starcie danego etapu trzeba by wprowadzać dane z wcześniejszych etapów. Alternatywnie, na krokach, w których instancja procesu mogłaby być zakończona, można by zamiast domyślnej opcji Cofnij, wybrać Zakończ dla zdarzenia „W razie niewykonania zadania po czasie”. Wówczas jeżeli osoba, do której przekazujemy dane kandydata nie chciałaby kontynuować procesu zatrudnienia, to ignorując zadanie, automatycznie zakończyłaby tę instancję procesu po ustalonym czasie, np. 72 godzinach.

Zgódźmy się jednak, że oba sposoby nie są optymalne.

Wprowadziliśmy zatem zmianę, która pozwala na danym kroku przewidzieć możliwość zakończenia instancji procesu przez użytkownika

Aby dopuścić taką możliwość, podczas tworzenia lub edycji procesu, na danym kroku, w menu „Zmień dane kroku” wybierz Tak w sekcji „Proces można zakończyć na tym kroku”

Proces można zakończyć na danym kroku w Dew-X

Możesz to zrobić na jednym lub wielu różnych krokach procesu.

Dzięki temu osoba wykonująca dane zadanie zamiast „Prześlij dalej” zobaczy „Dalej” z dwoma opcjami wyboru:

Prześlij dalej lub Zakończ Dew-X

Wybieraj „Zakończ”, instancja procesu zostanie zakończona i zarchiwizowana.

Domyślny wykonawca kroku w procesie obiegu dokumentów

Jeden z użytkowników Dew-X zwrócił nam uwagę (za co serdecznie dziękujemy), że przydałaby się funkcjonalność polegająca na możliwości wskazania w trakcie tworzenia lub edycji procesu, kto ma być domyślnym wykonawcą danego kroku.

Uznaliśmy, że jest to zasadny wniosek, który został wpisany na listę do realizacji i został zrealizowany.

Jak to działa?

Jeżeli dany krok ma być domyślnie wykonywany przez konkretnego użytkownika, to tworząc lub edytując proces, można go wskazać wybierając z listy:

Domyślny wykonawca w Dew-X

Uwagi:
Na liście znajdą się tylko użytkownicy z wewnątrz danej Organizacji, ale jeżeli nie zaakceptowali jeszcze dołączenia do niej, to ich wybranie nie będzie możliwe.
W toku procesu wykonujący dane zadanie będzie mógł świadomie zmienić adresata lub wskazać wielu adresatów kolejnego kroku.

Funkcjonalność jest już dostępna w systemie.

Możliwość raportowania jest ważną funkcjonalnością systemów workflow

Raportowanie nie ma wpływu na sam przebieg procesu, ale bardzo ułatwia jego analizę. Przede wszystkim pozwala na wyciągnięcie danych, które są gromadzone w trakcie przepływu.

W systemach, które muszą być uniwersalne i w których użytkownicy sami tworzą procesy oraz je wielokrotnie modyfikują, wymyślenie mechanizmów raportowych jest nie lada wyzwaniem.

Tak też było w Dew-X. Nasze dyskusje na ten temat zaczęły się już na samym początku realizacji tego projektu. Po drodze pojawiło się kilka koncepcji i wreszcie decyzja o drodze, którą będziemy podążać.

Finalny efekt naszych prac jest już w aplikacji – raporty są dostępne z poziomu danego procesu, poprzez ikonę na dole po prawej stronie ekranu.

Zadecydowaliśmy, że raporty będą dostarczane jako pliki MS Excel. Dzięki temu natychmiast po ich wygenerowaniu będzie można dokonać dalszych operacji, takich jak sumowanie, filtrowanie, sortowanie, tworzenie tabel przestawnych, wykresów itd., itp.

Raport w Dew-X
Dew-X elektroniczny system obiegu dokumentów, spraw i zadań.

Więcej informacji znajduje się w Bazie wiedzy: kliknij

BlueDew oraz Pracodawcy Pomorza

zapraszają na webinarium prezentujące

Bezpłatny system do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików

19 maja 2022 g. 11:00 Webinarium – platforma clickmeeting

Wdrożenie systemu workflow jeszcze w zeszłym roku wiązało się nierozerwalnie z koniecznością wydania co najmniej kilkudziesięciu tysięcy złotych, a nierzadko kilkuset. Wszystko zmieniło się wraz z pojawieniem się systemu Dew-X.

Co to jest Dew-X?

To bezpłatny, system klasy workflow – narzędzie do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików.

Do czego służy system workflow?

Do automatyzacji procesów biznesowych w trakcie których dokumenty, sprawy, czy zadania są przekazywane w usystematyzowany sposób pomiędzy kolejnymi osobami. Najczęściej wspomagane w ten sposób są procesy takie jak: obieg faktur, kancelaria pism, akceptacja umów, czy wnioski urlopowe.

Do kogo jest adresowany?

Głównie do firm, ale liczymy, że będzie wykorzystywany też przez stowarzyszenia, fundacje, izby, rady, uczelnie, kluby sportowe itp., a po przełamaniu kilku barier psychologicznych również przez największe firmy i instytucje. Dew-X może być podstawowym system obiegu dokumentów lub uzupełnieniem istniejącego.

Ile kosztuje?

0 zł. Chcemy, aby nasz system był dostępny za darmo – pro publico bono. Nie limitujemy liczby użytkowników, procesów, czy ich instancji. Powyżej wartości bezpłatnej, ograniczane jest tylko miejsce na dysku, ponieważ za to niestety musimy płacić, zwłaszcza, że koszt ten będzie rósł wraz z upowszechnianiem się systemu.

Czy dane i dokumenty są bezpieczne?

Tak. Na potrzeby obsługi Dew-X zawarliśmy umowę z Operatorem Chmury Krajowej. Chmura Krajowa powstała w 2018 roku z inicjatywy PKO Banku Polskiego i Polskiego Funduszu Rozwoju. Jest dziś najbardziej wyspecjalizowanym dostawcą rozwiązań chmury obliczeniowej na polskim rynku. Celem Chmury Krajowej jest przyspieszenie cyfrowej transformacji polskich przedsiębiorstw oraz instytucji publicznych. Dla Dew-X wybraliśmy Google Cloud Region Warszawa – pierwszy w Europie Środkowo-Wschodniej hub technologiczny globalnego dostawcy chmury publicznej, który powstał dzięki współpracy Google i Chmury Krajowej.

Komplet informacji znajduje się na stronie: https://dew-x.com/

Przed udziałem w webinarium prosimy o wypełnienie ankiety która pozwoli nam poznać Państwa potrzeby w obszarze workflow   

ANKIETA ONLINE 

Informacje organizacyjne:

Webinarium odbędzie się na platformie CLICKMEETING

Wymagana jest rejestracja poprzez system zapisów Pracodawców Pomorza

Osoby zarejestrowane otrzymają poprzez wiadomość e-mail link do webinarium najpóźniej w dniu poprzedzającym webinarium

Link do webinarium będzie także opublikowany w tym miejscu w dniu odbywania się webinarium.

Zgłoś się / zapisz się