Raporty

Możliwość raportowania jest ważną funkcjonalnością systemów workflow.

Raportowanie nie ma wpływu na sam przebieg procesu, ale bardzo ułatwia jego analizę. Przede wszystkim pozwala na wyciągnięcie danych, które są gromadzone w trakcie przepływu. W Dew-X raporty są dostępne z poziomu danego procesu, poprzez ikonę na dole po prawej stronie ekranu (wersja desktop) Jeżeli jesteś Ownerem lub Adminem widzisz dodatkową ikonę lub menu w dolnym prawym rogu dla wersji mobilnej Wygenerowanie raportu możliwie jest dla dwóch typów/stanów (W toku i Zakończonych):

1. Instancji W toku Ten typ raportu pozwoli zorientować się, np.  jak wiele spraw nadal nie jest zakończonych i wydobyć z nich kluczowe informacje, np. wartość faktur, charakter zgłoszeń, etc. Jest zatem przydatny na przykład do kontroli ad hoc. Raport tego typu nie zawiera danych z formularzy, które zostały utworzone (są na pierwszym kroku procesu), ale nie zostały przesłane dalej. Jest to celowy zabieg,  gdyż często pierwszy krok (do chwili przesłania dalej) jest traktowany przez użytkowników jak wersja robocza. Tworząc ten raport podaje się zakres dat rozpoczęcia instancji procesu.
2. Instancji zakończonych Te raporty będą zawierać dane zgromadzone w trakcie procesu w ich finalnej wersji. Tworząc ten raport podaje się zakres dat zakończenia instancji procesu.

Zdecydowaliśmy się, że raporty będą dostarczane jako pliki MS Excel. Dzięki temu natychmiast po ich wygenerowaniu będzie można dokonać dalszych operacji, takich jak sumowanie, filtrowanie, sortowanie, tworzenie tabel przestawnych, wykresów itd., itp. Plik xlsx zawiera wiele arkuszy. Pierwszy to ~Dane instancji, a więc informacje o każdej kolejnej instancji procesu w podanym zakresie dat, gdzie każda instancja jest odrębnym wierszem. Kolejne arkusze odpowiadają krokom procesu i w przypadku gdy dany krok był wykonany przez kilka osób, liczba wierszy danej instancji jest równa liczbie tych osób. Jeżeli w formularzach występowały tabele z danymi są one reprezentowane w kolejnych arkuszach skoroszytu. Uwagi:

• Owner i Admin wygenerują raport zawierający wszystkie instancje, również te, w których nie brali udziału.
• W przypadku gdy proces był  modyfikowany i w podanym zakresie dat istniało wiele jego wersji, w raportach będą występowały kolumny danych ze wszystkich wersji, a jej numer będzie prezentowany w jednej z kolumn.
• Jeżeli nazwa kroku w procesie lub tabeli jest zbyt długa (powyżej 31 znaków), to niemożliwe jest umieszczenie jej w całości w nazwie arkusza. W związku z tym dłuższe nazwy zostaną skrócone. Jeżeli w efekcie skrócenia nazwy będą się powielać, to do kolejnych dodamy znak ~ i numer.
• Rekomendujemy, aby przemyśleć używanie tych samych nazw pól w kolejnych krokach procesu, ponieważ w przypadku pól o tych samych nazwach w raporcie w arkuszu zbiorczym, prezentowana jest wyłączenie ostatnia, finalna wartość.  Jeżeli Twoim celem jest prezentacja każdego z tych pól odrębnie, nazywaj je innymi nazwami, np.: – na kroku HR: Akceptacja HR (zamiast Akceptacja) – na kroku Dział Prawny: Akceptacja prawna (zamiast Akceptacja) – na kroku Zarząd: Akceptacja zarządu (zamiast Akceptacja).