Archiwum FAQs

Kanban boards

Kanban is a process control method originating from Japan, which is now widely used in project management.

To put it simply, imagine a board divided into three columns named: To Do, Doing and Done, and sticky notes with tasks that we move between these columns.

This is what our Boards are, but… more 🙂

The functionality of Boards, similarly to Namespaces, is based on both the execution and configuration layers. The Board functionality has a hierarchical division in the form of:

Boards (submenu)
Lists (in the view of a specific board)
Cards (in the list in the view of a specific board)

In the menu, below the Namespaces module, there is an icon called Kanban boards. After clicking on it, the menu will expand:

Permissions

A user without the Owner or Admin role will only see boards to which they have been granted individual or group permissions. A user with the Owner or Admin role, on the other hand, will see all created boards and the “Build board” button at the very bottom of the list. You can read more about creating and editing Boards here: click You can read more about using Boards here: click

Workflow

BPM

Document Workflow

Process Management

Business Processes

Process Optimization

BPMS

DMS

Document Archive

Document Management

Project management

Digital Transformation

Low-code

No-code

hello@dew-x.com

BlueDew Ltd.

80-755 Gdańsk

ul. Szafarnia 11/F8

District Court Gdańsk - Północ in Gdańsk,

7th Commercial Division of the National Court Register

KRS: 0000546208

NIP: 5833176671

Kanban boards – creating and editing

Creating a new board When creating a board, first specify its name and select an icon from the list of available system icons. Then specify access rights for groups and/or specific users.

The last element of the configuration is adding lists (columns) and setting their order. You must add at least one list. The order of the lists defines their horizontal placement from left to right. The lists create the image of the Board. Each list can optionally be given a parameter defining the maximum number of cards.

When you click “Publish,” the board goes to the Boards submenu list. Editing a Board template Authorized users can edit/delete a board using the gear icon in the lower right corner of the board view. There, you can change the icon and name, permissions, or enable edit mode, which allows you to change the order of the lists, rename them, add a new one, or delete them (which will delete all cards in that list).

Kanban boards – using

Card Elements Each card has default fields, some of which are required to create a card. These are:

Subject – required text field
Description – optional descriptive field
Deadline – optional date field in a format consistent with the Dew-X date presentation
Assigned Users – optional multiple-select list of users in the organization
Attachments – optional attachment field

Each user with access to the board, depending on their permissions, can create, edit and archive (but not delete) individual cards. Deleting cards is only possible for archived cards and only by their creator or Owner / Admin. Lists are presented from left to right according to the configuration. If not all of them fit on the screen, the option of horizontal scrolling appears. Vertical scrolling applies to the content of individual lists. The user can use the “drag and drop” action or the Transfer button to move a card between lists, and also perform other actions after pressing the View icon or double-clicking on the card.

Creating a card by a user does not mean assigning them to it. We can also filter/search cards using the magnifying glass icon in the lower right corner of the screen (desktop).

Tablice (Kanban) – używanie

Elementy kart Każda karta posiada domyślne pola, z których część jest wymagana do utworzenia karty. Są to:

Temat – wymagane pole tekstowe
Opis – niewymagalne pole opisowe
Termin – niewymagalne pole daty w formacie zgodnym z prezentacją dat w systemie Dew-X
Przypisani użytkownicy – niewymagalna lista wielokrotnego wyboru listująca użytkowników w danej organizacji
Załączniki – niewymagalne pole załącznik

Każdy użytkownik mający dostęp do tablicy, zależnie od uprawnień, może tworzyć, edytować i archiwizować (ale nie usuwać) poszczególne karty. Usuwanie kart jest możliwe tylko dla kart zarchiwizowanych i tylko przez jej twórcę lub Ownera / Admina. Listy prezentowane są od lewej do prawej zgodnie z konfiguracją. Jeżeli nie wszystkie mieszczą się na ekranie pojawia się możliwość horyzontalnego przewijania (scroll). Przewijanie wertykalne dotyczy zawartości poszczególnych list. Użytkownik może za pomocą działania „przeciągnij i upuść” lub przycisku Przenieś, przesuwać kartę pomiędzy listami, a także wykonywać inne akcje po naciśnięciu ikony Zobacz lub dwukrotnym kliknięciu w kartę.

Stworzenie karty przez użytkownika nie jest jednoznaczne z przypisaniem go do niej. Karty możemy również filtrować/wyszukiwać korzystając z lupki w prawym dolnym rogu ekranu (desktop).

Tablice (Kanban) – tworzenie i edycja

Tworzenie nowej tablicy Tworząc tablicę w pierwszej kolejności wskaż jej nazwę oraz wybierz ikonę z listy dostępnych ikon systemowych. Następnie określ uprawnienia dostępu dla grup i/lub konkretnych użytkowników.

Ostatnim elementem konfiguracji jest dodanie list (kolumn) oraz ustalenie ich kolejności. Musisz dodać co najmniej jedna listę. Kolejność list definiuje ich horyzontalne umiejscowienie od lewej do prawej. Listy tworzą obraz Tablicy. Każdej z list można opcjonalnie nadać parametr określający maksymalną liczbę kart.

W momencie kliknięcia “Publikuj” tablica trafia na listę podmenu pozycji menu o nazwie Tablice. Edycja szablonu Tablicy Osoby uprawnione mogą edytować/usuwać tablicę za sprawą ikony koła zębatego dostępnej w prawym dolnym rogu na widoku tablicy. Można tam zmienić ikonę i nazwę, uprawnienia lub włączyć tryb edycji pozwalający zmienić kolejność list, zmienić ich nazwę, dodać nową lub usunąć (co usunie wszystkie karty w danej liście).

Tablice (Kanban)

Kanban to pochodząca z Japonii metoda sterowania procesami, która dziś jest powszechnie stosowana w zarządzaniu projektami. Upraszczając, wyobraźmy sobie tablicę podzieloną na trzy kolumny o nazwach: Do zrobienia, W Toku i Zrobione oraz samoprzylepne karteczki z zadaniami, które przemieszczamy pomiędzy tymi kolumnami. Tym właśnie są nasze Tablice tylko… bardziej 🙂 Funkcjonalność Tablic, podobnie jak Przestrzeni nazw, opiera się zarówno na warstwie wykonawczej jak i konfiguracyjnej. Funkcjonalność Tablic posiada podział hierarchiczny w postaci:

Tablic (submenu)
List (w widoku konkretnej tablicy)
Kart (na liście w widoku konkretnej tablicy)

W menu, poniżej modułu Przestrzenie nazw znajduje się ikona o nazwie Tablice. Po jej naciśnięciu rozwinie się menu: Uprawnienia Użytkownik bez roli Owner lub Admin zobaczy tylko tablice, do których nadano mu uprawnienia indywidualnie bądź grupowo. Użytkownik w roli Owner lub Admin natomiast, zobaczy wszystkie utworzone tablice oraz znajdujący się na samym dole listy przycisk „Zbuduj tablicę”. Więcej o tworzeniu i edycji Tablic przeczytasz tu: kliknij Więcej o używaniu Tablic przeczytasz tu: kliknij

Contextual search

In the menu on the left side of the screen or in the top bar of the mobile view, you will find a contextual search icon

It allows you to enable action execution views without having to go through individual screens. For example, from the main screen you can change your email address, or go directly to invoices, etc.

It can also be enabled by using the CTRL + spacebar combination.

Wyszukiwarka kontekstowa

W menu po lewej stronie ekranu lub na górnym pasku widoku mobilnego znajdziesz ikonę wyszukiwania kontekstowego

Pozwala ono na włączenie widoków wykonania akcji bez konieczności przechodzenia poszczególne ekrany. Na przykład z głównego ekranu można zmienić adres e-mail, czy przejść bezpośrednio do faktur itp.

Można ją też włączyć, używając kombinacji klawiszy CTRL + spacja.

Substitutions

When a system user is unavailable, especially for a long time, a substitution can be set up. In this case, the duties of one user can be taken over by someone else. Substitutions in processes can be set only by the administrator of a given organization, who will find this function in the vertical left menu

They are defined separately for each process. Therefore, different substitutes can be specified for different processes. To add a substitution, click the “Add” button and then specify who is substituting for whom and in which process.

From this moment on, the substitute will see both his/her cards and the substituted person’s cards on his/her task board. The administrator should remember to remove the substitution when the substituted person returns. Note: in the PRO business version, there is also an option to set substitutions for a specific period of time.

Zastępstwa

Gdy użytkownik systemu jest niedostępny, zwłaszcza przez dłuższy czas, można ustawić zastępstwo. W takim przypadku obowiązki jednego z użytkowników może przejąć ktoś inny. Zastępstwa w procesach może ustawić tylko administrator danej organizacji, który znajdzie tę funkcję w pionowym lewym menu

Są one definiowane oddzielnie dla każdego procesu. Nie ma zatem przeszkód wskazywać różne osoby zastępujące dla różnych procesów. Aby dodać zastępstwo, należy kliknąć przycisk „Dodaj”, a następnie określić, kto kogo zastępuje i w jakim procesie.

Od tego momentu zastępca będzie widział na swojej tablicy zadań zarówno swoje karty, jak i karty osoby zastępowanej. Administrator powinien pamiętać o usunięciu zastępstwa po powrocie osoby zastępowanej. Uwaga: w wersji PRO business dostępna jest także opcja ustawienia zastępstw na określony czas.

Conditional process control

Note: this part of the manual applies to the PRO business version only. Information on what conditional control is and how it differs from the standard one used in the free version of Dew-X can be found here. Building the process definition Important: before you start building conditional processes, be sure to create the User Groups that you will use in the process and place at least one user in each of them. Conditional workflows are implemented using groups only, so the absence of groups will prevent you from creating this type of definition. The beginning of the action is no different from the procedure for creating standard processes Note: you can also build a process definition right away as a conditional process. When we add/build a standard process:

you can switch to the conditional version. To do this, select “Conditional” from the right side of the menu.

The previously created activities will be organized in the form of unrelated tasks tiles. Two flags will also appear: the start and end markers of the process. The first action should be to add default flows. To do this, in the panel on the right, select “Connections”.

Add first connection It should link “Start” to the first activity. Link the next activity together in the same way,

until the flag indicating “End”.

As you can see, a process definition was created, which is similar to the standard view. Note: each time, it is necessary to indicate the Group of users to whom the task will be forwarded in a given activity. Checking the checkbox “User will select user from list” will cause that when sending the task further, the executor will have to select a person from the displayed list. The list will contain only users belonging to the given Group. If this box is left unchecked, the task will go to each user of that Group and will be forwarded when the first of those people completes it (it will no longer be available to the others). Hint: when a task is always completed by one specific person, e.g. the CEO, then create a “CEO” Group and add only one user to it. Then do not check the option “User will select user from list” – the task will then flow to the CEO without the need to indicate him/her from the list. The form editor in the conditional control is slightly different from the standard one. In particular, the menu on the right does not contain a number of options, which are solved differently in conditional control.

Workflow conditioning Now you can implement conditional flows. Some fields (text, text area, number and amount) and two plugins/extension (selection list and dictionary) that you place on forms have a Field key / Extension key position.

If you want a particular field/extension to serve as a flow conditioning criterion, specify the field key/extension key. This can be any (unique to the process) name, e.g. Decision, Acceptance, Akc_5, etc., etc. Note: as you will notice, a field of type Yes/No does not have a field key, so it cannot be used in conditional control. If you want to condition the flow on this type of decision, use the Selection list plugin and add the following items in it: Yes, No. Note or save these field/extension keys and, in the case of dictionaries and selection lists, the items that can be selected. Now go to Connections (menu on the right side of the screen or directly on the task tile of the activity in question on the process map two arrows icon)

Create a new connection (Add)

In the “Condition type” section, instead of “Default,” select “Variable” or “Deadline”

In the “Field key” field, enter the stored value entered when editing the form. In this example, the word (key) is: “Decision”. In the “Operator” field, select one of the following possibilities: “=” equal and “!=” different, which are useful for both text and numbers, and best suited for numbers: “>” greater, “>=” greater-equal, “<" less, "<=" less-equal. In this example: “=”. In the “Value” field, enter the criterion. In this example, the checklist item “No”.

And Save. The workflow created in this way will behave as follows: when the user selects “No” in the Decision field, the process will flow from the Replacement activity to the Holiday request form. Otherwise, it will flow in the default way, i.e. to the Acceptance activity. Hint: in conditional control, we do not use the return mechanism – the process can only flow forward. If you want it to be possible to “go back” to an earlier activity, plan it as a conditional flow, e.g. by adding a Selection list plugin on the form with items: Forward, Return to…, Return to…, etc., and then create the appropriate conditional flows. The final process definition map might look like this:

When you are satisfied with the result, publish the new definition using the “Next” button in the lower right corner of the editor’s menu screen.

The conditional task tiles are different from the standard ones. Instead of a progress counter, they have a compass icon:

____________________________ If you are interested in getting a proposal for a professional PRO business version of the Dew-X system, fill out the form or write to hello@dew-x.com

Sterowanie warunkowe procesem

Uwaga: ta cześć instrukcji dotyczy wyłączenie wersji PRO business. Informacje o tym, co to jest sterowanie warunkowe i czym różni się od standardowego, stosowanego w wersji bezpłatnej Dew-X znajdziesz tutaj. Budowanie definicji procesu Ważne: zanim przystąpisz do budowania procesów warunkowych koniecznie stwórz Grupy użytkowników, których będziesz używał w danym procesie i umieść w każdej z nich co najmniej jednego użytkownika. Przepływy warunkowe realizowane są wyłączenie w oparciu o grupy, więc ich brak uniemożliwi stworzenie tego typu definicji. Początek działań nie różni się od procedury tworzenia procesów standardowych Gdy dodamy/zbudujemy proces standardowy:

możemy przełączyć się na wersję warunkową. W tym celu z prawej strony menu wybieramy „Warunkowy”

Utworzone wcześniej kroki ułożą się w formie niepowiązanych ze sobą kafelków. Pojawią się też dwie flagi: oznaczenie startu i końca procesu. Pierwszą czynnością powinno być dodanie przepływów domyślnych. W tym celu w panelu po prawej stronie wybierz „Połączenia”

I dodaj pierwsze

Powinno połączyć „Start” z pierwszym krokiem. W ten sam sposób połącz ze sobą kolejne kroki,

aż do flagi oznaczającej „Koniec”.

Jak widać powstała definicja procesu, która jest zbliżona do widoku standardowego. Uwaga: za każdym razem należy wskazać Grupę użytkowników, do których trafi zadanie w danym kroku. Zaznaczenie checkbox-a „Użytkownik wybierze osobę z listy” spowoduje, że przesyłając zadanie dalej, wykonawca będzie musiał wybrać osobę z wyświetlonej listy. Lista będzie zawierała tylko użytkowników należących do danej Grupy. Jeżeli to pole nie zostanie zaznaczone, to zadanie trafi do każdego użytkownika danej Grupy i przejdzie dalej gdy pierwsza z tych osób je wykona (dla pozostałych nie będzie już dostępne). Podpowiedź: gdy dane zadanie wykonuje zawsze jedna konkretna osoba, np. prezes, to stwórz Grupę „Prezes” i dodaj do niej tylko jednego użytkownika. Następnie nie zaznaczaj opcji „Użytkownik wybierze osobę z listy” – zadanie popłynie wówczas do prezesa bez konieczności wskazywania jej/jego z listy Edytor formularzy w sterowaniu warunkowym różni się nieco od standardowego. W szczególności menu po prawej stronie nie zawiera szeregu opcji, które w sterowaniu warunkowym są rozwiązane w odmienny sposób.

Warunkowanie przepływu procesu Teraz możesz wprowadzić przepływy warunkowe. Niektóre pola (tekst, obszar tekstowy, liczba i kwota) oraz dwie wtyczki (lista wyboru i słownik), które umieszcza się na formularzach mają pozycję Klucz pola / Klucz wtyczki.

Jeżeli chcesz aby dane pole/wtyczka posłużyło jako kryterium warunkowania przepływu, określ klucz pola / klucz wtyczki. To może być dowolna (unikalna dla danego procesu) nazwa, np. Decyzja, Akceptacja, Akc_5 itp., itd. Uwaga: jak zauważysz pole typu Tak/Nie nie posiada klucza pola, więc nie może być wykorzystane w sterowaniu warunkowym. Jeżeli chcesz uzależnić przepływ od tego typu decyzji, użyj wtyczki Lista wyboru i dodaj w niej kolejne pozycje: Tak, Nie. Zapamiętaj lub zapisz sobie te klucze pól/wtyczek oraz w przypadku słowników i list wyboru pozycje, które mogą zostać wybrane. Przejdź teraz do połączeń (menu po prawej stronie ekranu lub bezpośrednio na kafelku danego kroku na mapie procesu ikona dwóch strzałek)

Utwórz nowe połączenie (Dodaj)

W sekcji „Warunek” zamiast „Domyślny” wybierz „Zmienna” lub „Upływ czasu”

W polu „Klucz pola” wpisz zapamiętaną wartość wprowadzoną podczas edycji formularza. W tym przykładzie jest to słowo (klucz): „Decyzja”. W polu „Operator” wybierz jedną z następujących możliwości: „=” równe i „!=” różne, które są przydatne tak dla tekstu jak i dla liczb oraz najlepiej dopasowane do liczb: „>” większe, „>=” większe-równe, „<” mniejsze, „<=” mniejsze-równe. W tym przykładzie: „=”. W polu „Wartość” wpisz kryterium. W tym przykładzie pozycję z listy wyboru „Nie”.

I Zapisz. Tak stworzony przepływ zachowa się w sposób następujący: gdy użytkownik w polu Decyzja wybierze „Nie”, proces popłynie z kroku „Zastępstwo” do kroku „Wniosek o urlop”. W innym przypadku popłynie w sposób domyślny, czyli do kroku Akceptacja. Podpowiedź: w sterowaniu warunkowym nie stosujemy mechanizmu cofania – proces może tylko płynąć do przodu. Jeżeli chcesz aby była możliwość „powrotu” do wcześniejszego kroku, zaplanuj to jako przepływ warunkowy, np. dodając na formularzu wtyczkę Lista wyboru z pozycjami: Prześlij danej, Cofnij do…, Cofnij do…, etc., a następnie stwórz stosowne przepływy warunkowe. Finalnie mapa definicja procesu może wyglądać tak:

Gdy będziesz zadowolona/zadowolony z efektu, opublikuj nową definicję, korzystając z przycisku „Dalej” w prawym dolnym rogu ekranu menu edytora.

Kafelki zadań warunkowych różnią się od tych standardowych. Zamiast licznika postępu mają ikonę kompasu:

____________________________ Jeżeli interesuje Cię uzyskanie oferty na profesjonalną wersję PRO business systemu Dew-X, wypełnij formularz lub napisz pod adres hello@dew-x.com

Message to Admins

Sometimes belonging to an organization, we do not know who is its Owner or its administrators. However, it happens that we need to contact them. There can be many reasons, such as when we want: – to be granted wider permissions – to be granted access to the namespace – an incorrectly submitted task deleted – redirect tasks to another user – report an error – ask for a change in the process definition – ask to increase the available space To send a message to the administrators of a particular organization in the menu, select the “?” icon and then Email to admin:

In the dialog box, type the content of your message:

and send.

Wiadomość do Adminów

Czasem należąc do jakiejś organizacji nie wiemy kto jest jej właścicielem (Owner), ani jej administratorami. Zdarza się jednak, że potrzebujemy skontaktować się z nimi. Powodów może być wiele, np. gdy chcemy: – aby przyznano nam szersze uprawnienia – udzielono dostępu do przestrzeni nazw – usunięto błędnie przesłane zadanie – przekierowano zadania do innego wykonawcy – zgłosić błąd – poprosić o zmianę w definicji procesu – poprosić o zwiększenie dostępnego miejsca Aby wysłać wiadomość do administratorów danej organizacji w menu wybierz ikonkę “?”, a następnie Wiadomość do admina:

W oknie dialogowym wpisz treść swojej wiadomości:

i wyślij.

User groups

If necessary, you can build user groups. To do this, in the Administration Panel, select Groups and then the + Add button. Specify the name of the Group, e.g. Board, Sales, Production, HR, etc.

Visible outside the organization: The group (and therefore its members) will be visible to users with the status “Outside the organization”. You should assign selected users to the created Groups.

A user can be a member of many groups.

Namespaces – adding and editing records

We add records in a Namespace directly from the tabular view of a given Namespace using the + Add button

A new record is created by filling out a form whose template was prepared when editing a given Namespace.

Note: User can: – complete the form: the record will be saved with the values – exit the form: the record will be created, but will not have any fields filled in – delete a record: it will not be listed in the given Namespace In Namespaces, in each case the next number after the prefix will be assigned (and therefore blocked). To enter the details of a given item, use the arrow at the beginning of each row of the table view. From this level we can also edit a given line and view additional information such as:

history
comments
used in instances
used in other namespaces
visibility (available to the creator, Owner and Admins)

Namespaces – creating and editing

Namespaces are entities that bind data, processes and documents, but do not have workflow mechanisms of their own. Namespaces are intended to allow the creation of entities such as clients, projects, as well as working time records or a register of incoming letters. They allow you to create objects with similar features to workflow forms, but managed and presented differently. You can read more about Namespaces here In the menu, select the Namespace icon and then + Build Namespace

You can use a file with a previously saved Namespace template or use the wizard.

You must select an icon, specify a name and a 3-5 character prefix. In the next step, we determine who will have access to a given Space.

Note: Users with the Owner and Admin role have full access regardless of settings. In the next step, we build the form in a similar way for forms occurring in processes.

We have Fields and some Plugins available. Finish editing with the Publish button If you need to edit the definition in the future, use the gear button (in the desktop version in the lower right corner of the screen).

Note: In Namespaces you can only edit the labels and required / not required status of previously created fields and plugins. If a field or plugin requires more editing, e.g. changing the type, dictionary, selection list, etc. turn off its visibility and add another one according to current requirements.

Przestrzenie nazw – dodawanie i edycja rekordów

Poszczególne rekordy w Przestrzeni nazw dodajemy z poziomu widoku tabelarycznego danej Przestrzeni nazw przy użyciu przycisku + Dodaj

Nowy rekord powstaje poprzez wypełnienie formularza, którego szablon przygotowany został w czasie edycji danej Przestrzeni nazw.

Uwaga: użytkownik może: – uzupełnić formularz: rekord zapisze się z wartościami – wyjść z formularza: rekord zostanie utworzony, ale nie będzie miał wypełnionych żadnych pól – usunąć rekord: nie będzie go na liście w danej Przestrzeni nazw W Przestrzeniach nazw, w każdym przypadku zostanie nadany (i tym samym zablokowany) kolejny numer po prefiksie. Aby wejść w szczegóły danej pozycji korzystamy ze strzałki na początku każdego wiersza widoku tabelarycznego. Z tego poziomu możemy również edytować dany wiersz oraz zapoznać z dodatkowymi informacjami takimi jak:

historia wpisu
komentarze
użyty w instancjach
użyty w innych przestrzeniach nazw
widoczność (dostępne dla twórcy, Ownera oraz Adminów)

Przestrzenie nazw – tworzenie i edycja

Przestrzenie nazw (namespace) to byty wiążące dane, procesy i dokumenty, jednak nieposiadające samodzielnie mechanizmów przepływu (workflow). Przestrzenie nazw w swoim założeniu mają pozwolić na tworzenie zarówno takich bytów jak klienci, projekty jak i ewidencja czasu pracy, czy rejestr pism przychodzących. Pozwalają na stworzenie obiektów o podobnych cechach do formularzy workflow, jednak inaczej zarządzanych i prezentowanych. Więcej o Przestrzeniach nazw przeczytasz tutaj W menu wybierz ikonę Przestrzeni nazw, a następnie + Zbuduj przestrzeń nazw

Możesz użyć pliku z zapisanym wcześniej szablonem Przestrzeni nazw lub skorzystać z kreatora.

Należy wybrać ikonę, określić nazwę oraz 3-5 znakowy prefix. W kolejnym kroku ustalamy kto będzie miał dostęp do danej Przestrzeni.

Uwaga: użytkownicy z rolą Owner i Admin mają pełny dostęp niezależnie od powyższych ustawień. W następnym kroku budujemy formularz w sposób podobny dla formularzy występujących w procesach.

Do dyspozycji mamy pola zwykłe oraz niektóre wtyczki. Edycję kończymy przyciskiem Publikuj Jeżeli w przyszłości zajdzie konieczność edycji, skorzystaj z przycisku koła zębatego (w wersji desktop w prawym dolnym rogu ekranu).

Uwaga: w przypadku Przestrzeni nazw możliwa jest jedynie edycja etykiet oraz wymagalności utworzonych wcześniej pól i wtyczek. Jeżeli jakieś pole lub wtyczka wymaga głębszej edycji, np. zmiany typu, słownika, listy wyboru etc. wyłącz jej widoczność i dodaj kolejną zgodnie z aktualnymi wymaganiami.

Grupy użytkowników

Jeżeli wystąpi taka potrzeba, możesz zbudować grupy użytkowników. W tym celu w Panelu administracyjnym wybierz Grupy, a następnie przycisk + Dodaj. Należy określić nazwę Grupy, np. Zarząd, Sprzedaż, Produkcja, HR, etc.

Widoczna poza organizacją: Grupa (tym samym jej członkowie) będzie widoczna dla użytkowników ze statusem “Poza organizacją”. Do utworzonych Grup należy przypisać wybranych użytkowników.

Dany użytkownik może być członkiem wielu grup.

Mobile application

From the very beginning we were guided by the idea of “mobile first”. We decided on Progressive Web App (PWA). How do I install Dew-X on my phone or other device? Android

Open https://workflow.dew-x.com/ in your phone or tablet browser
Log in to your account or if you don’t have one yet, register
Find the installer icon – down arrow at the bottom of the screen (last menu item)

The Dew-X icon will appear on your screen and from now on you will be able to launch the Dew-X mobile app in this way.

If your device supports biometric authentication, you can enable it for this application as well. iOS

Open the website https://workflow.dew-x.com/ in Safari
Log in to your account or register if you don’t have one yet
From the main screen, tap the Share button:

When the sharing features appear, swipe the list until you see the ” Add to Home Screen” option.

After selecting this option, the system will ask you what you want to name the shortcut. Once you click Add, the system will save a shortcut to Dew-X and make it a mobile app.

Note: If you want to receive notifications from Dew-X on your iPhone, make sure you have the appropriate iOS version (>= 16.4). Only from this version does the iPhone support notification management in Safari again.

Aplikacja mobilna

Tworząc Dew-X od początku przyświecała nam idea „mobile first”. Zdecydowaliśmy się na Progressive Web App (PWA). Jak zainstalować aplikację Dew-X na telefonie lub innym urządzaniu? Android

Otwórz w przeglądarce telefonu lub tabletu stronę https://workflow.dew-x.com/
Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
Znajdź ikonę instalatora – strzałka w dół na dole ekranu (ostatnia pozycja w menu)

Na Twoim pulpicie pojawi się ikona Dew-X i od tej chwili będziesz mógł uruchamiać aplikację mobilną Dew-X w ten sposób.

Jeżeli Twoje urządzenie obsługuje autoryzację biometryczną, to możesz ją włączyć również dla tej aplikacji. iOS

Otwórz w przeglądarce Safari stronę https://workflow.dew-x.com/
Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
Na główny ekranie naciśnij przycisk Udostępnianie:

Gdy pojawią się funkcje udostępniania przesuń listę aż zobaczysz opcję „Do ekranu początk.„

Po wybraniu tej opcji system zapyta Cię o to jak chcesz nazwać skrót. Po kliknięciu Dodaj system zapisze skrót do Dew-X i uczyni z niego aplikację mobilną.

Uwaga: jeżeli chcesz otrzymywać powiadomienia od Dew-X na swoim iPhonie upewnij się że posiadasz odpowiednią wersję systemu iOS (>= 16.4). Dopiero od tej wersji iPhone wspiera ponownie zarządzanie powiadomieniami w przeglądarce Safari.

CC (Carbon Copy)

There is sometimes a need for a user who is not involved in the flow of a given case to have the opportunity to familiarize himself with it. That’s what the CC functionality is for. It can be either a person who will not participate in this instance of the process at all, or a person who will be added to it in later stage. When completing the form in the process, you have an additional button available:

By clicking on it, the following window will open:

Here you can add any number of users to CC list. Note: users from outside of the organization can only add people from within the organization, however, if an insider adds someone from outside the organization, they will also reveal that person to all users outside the organization who view the list of previously added people. Added users will receive email notifications. If they do not participate in the flow of this document or case, they will not be able to perform any actions in it, but they will be able to familiarize themselves with what has been done so far. They will find it In Progress or Completed in given process. If any CC’d persons have already been added to a given process instance, then when opening the CC window, we will see them in the list:

Nothing prevents you from sending them a notification again. The list of people who have been added CC’d can also be viewed in the CC tab visible after entering the details of a given instance:

It contains information about when, who and with whom a given task has been shared. Note: The CC tab is only visible to users with the status Inside the Organization. You can read more about possible user statuses here: click

DW (do wiadomości)

Występuje czasem potrzeba, aby użytkownik niebiorący udziału w przepływie danej sprawy miał możliwość zapoznania się z nią. Do tego służy funkcjonalność DW. Może to być zarówno osoba, która nie będzie w ogóle brała udziału w tej instancji procesu jak i ta, która zostanie do niej dołączona na późniejszych krokach. Wykonując swój krok w procesie mamy dostępny dodatkowy przycisk:

Klikając w niego otworzy się okno:

Tu możemy dodać dowolną liczbę osób DW. Uwaga: osoby spoza organizacji mogą dodawać tylko osoby z wewnątrz organizacji, tym niemniej jeżeli osoba z wewnątrz doda kogoś spoza organizacji, to tym samym ujawni tę osobę również wszystkim osobom spoza organizacji, które wyświetlą listę osób dodanych DW wcześniej. Dodana osoba otrzyma powiadomienie e-mailowe. Jeżeli nie bierze ona udziału w obiegu danego dokumentu lub sprawy, to nie będzie miała możliwości wykonania w nim żadnych działań, ale będzie mogła zapoznać się z tym co zostało dotychczas wykonane. Zadanie znajdzie w Toku lub w Zakończonych w danym procesie. Jeżeli do danej instancji procesu zostały już dodane jakieś osoby DW, to otwierając okno DW zobaczymy je na liście:

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać do nich powiadomienie ponownie. Listę osób, które zostały dodane DW można obejrzeć również w zakładce DW widocznej po wejściu w szczegóły danej instancji:

Znajdują się na niej informacje kiedy, kto i komu udostępnił dane zadanie. Uwaga: zakładka DW widoczna jest tylko dla użytkowników z wewnątrz organizacji. Więcej na temat możliwych statusów użytkowników przeczytasz tu: kliknij

Table and Data sheets (previous name: Global Table)

Table and Data sheets are plugins available in Dew-X. An example table can be built so that it contains columns with fields: product name, net amount, VAT amount, gross amount, and columns with other plugins, such as Selection List or Dictionary. A template created this way will allow the user involved in the process to add and fill in any number of rows containing this data. Columns containing “amount” fields will be automatically summed. Note: on printouts from the system, data from tables are presented in rows. A standard table can be built directly in the process builder when creating or editing a process definition. Another special type of tables are Data sheets. They allow you to create templates of many different sheets, which can then be used repeatedly both in a given process and in various other processes. A great advantage of this type of sheets is their “wandering” nature – adding the same sheet on the next activities of a given process allows different participants of the process to fill in the same sheet. Furthermore, a given table can also be added at a specific activity in a non-editable form to present the data collected in the course of the process. Preparing a Data sheets template The Data sheets module can be found by selecting the Administration icon on the main menu:

We create new Data sheet using the Add button.

We prepare the Data sheet template in a builder similar to the process definition builder.

A data sheets template created this way will be automatically enriched with the data of the table-filling user (first name and last name) and the date of the last modification after it is placed in a given process.

Note: once created, the Data sheet template cannot be deleted. It will also not be possible to change its name. If you have made a mistake or do not want a particular template to continue to be used, simply turn off its visibility.

Use of the data sheets when editing a process Data sheets are one of the plugins. When editing a activity in a process:

Select the Data sheet plugin
Specify whether it should be editable or not for a given activity (note below)
Select a data sheet template from the list (of course, it must be prepared in the Administration module beforehand)

Notes:

When adding a Data sheets to a activity in a process, specify whether it is to be editable at the activity or not. If you choose non-editable, the user will not be able to fill it in on a given activity, but will see what has been entered into it on other activities.
Data sheets will not be visible in the History tab. A Data sheet can and usually does have data collected on many different activities – it would be confusing to put them in the history on earlier activities as well. You will always find this data in the Data tab.

Tabele i Zestawienia (dawniej tabele globalne)

Tabela oraz Zestawienie to wtyczki dostępne w Dew-X. Przykładowa tabela może być zbudowana tak, że zawiera kolumny z polami: nazwa produktu, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto oraz kolumny z innymi wtyczkami, np. Listą wyboru lub Słownikiem. Tak utworzony szablon pozwoli użytkownikowi biorącemu udział w procesie na dodawanie i wypełnienie dowolnej liczy wierszy zawierających te dane. Kolumny zawierające pola typu „kwota” będą automatycznie sumowane. Uwaga: na wydrukach z systemu, dane z tabel są prezentowane w wierszach. Standardową tabelę można zbudować bezpośrednio w kreatorze podczas tworzenia lub edycji definicji procesu. Innym, szczególnym rodzajem tabel są Zestawienia. Pozwalają na stworzenie szablonów najprzeróżniejszych zestawień, które następnie mogą być wykorzystywane wielokrotnie zarówno w danym procesie jak i rożnych innych procesach. Ogromną zaletą tego typu zestawień jest ich „wędrujący” charakter – dodanie tego samego zestawienia na kolejnych krokach danego procesu pozwala na uzupełnianie go przez różnych uczestników procesu. Co więcej, dane zestawienie można dodawać również na konkretnym kroku w formie nieedytowalnej, aby prezentować w niej dane zebrane w toku tego procesu. Przygotowanie szablonu Zestawienia Moduł Zestawienia znajdziemy po wybraniu ikony Administracja w menu głównym:

Nowe zestawienia tworzymy używając przycisku Dodaj

Szablon zestawienia przygotowujemy w kreatorze podobnym do kreatora procesów.

Tak utworzony wzór zestawienia, po umieszczeniu jej w danym procesie zostanie automatycznie wzbogacony o dane uzupełniającego (imię i nazwisko) oraz datę ostatniej modyfikacji.

Uwaga: raz utworzony szablon zestawienia nie może zostać usunięty. Nie będzie można też zmienić jego nazwy. Jeżeli popełniłeś błąd lub nie chcesz aby dany szablon był nadal wykorzystywany po prostu wyłącz jego widoczność.

Wykorzystanie zestawiania w czasie edycji procesu Zestawiania są jedną z wtyczek. Edytując krok w procesie:

Wybierz wtyczkę Zestawienia
Określ, czy na dany kroku ma być edytowalna, czy też nie (uwaga poniżej)
Wybierz szablon zestawienia z listy (oczywiście wcześniej musi być przygotowana w module Administracja)

Uwagi:

Dodając Zestawienie do kroku w procesie określ, czy ma być edytowalne na danym kroku, czy też nie. Jeżeli wybierzesz nieedytowalne, to użytkownik nie będzie mógł go uzupełnić na danym kroku, ale będzie widział, co zostało do nim wpisane na innych krokach.
Zestawienia nie będą widoczne w zakładce Historia. Zestawienie może i zazwyczaj posiada dane gromadzone na wielu różnych krokach – umieszczanie ich w historii również na krokach wcześniejszych byłoby mylące. Dane te znajdziesz zawsze w zakładce Dane.

API

API stands for application programming interface. It is an application programming interface through which programs can communicate with each other. Using API it is possible to perform complex integrations, e.g. with financial and accounting systems, mobile applications or CRMs. Dew-X API documentation can be found here: click

Simple integrations can be done thanks to authorization tokens and Webhooks. Also read about the use of the Button plugin. If you would like us to integrate Dew-X with any other of your systems – write to us.

Webhooks

Webhooks will be useful to more knowledgeable users and consultants helping with complex Dew-X implementations. A webhook is, in other words, a callback, that is, sending an HTTP request to a specified address to perform on an external system some action initiated in Dew-X. You will find places to place them when creating or editing a process, at each of its activities, in the side panel on the right:

If this topic is black magic, do not worry, because this functionality does not negatively affect the standard use of Dew-X 🙂 Also read about the use of the Button plugin. If you would like us to implement these components for you – write to us.

Authorization tokens

Authorization tokens will be useful to more knowledgeable users and consultants helping with complex Dew-X implementations. Thanks to them, you can execute actions in Dew-X from external systems. You can generate them in the user menu:

If this topic is black magic, do not worry, because this functionality does not negatively affect the standard use of Dew-X 🙂 If you would like us to be the one to do various types of integrations for you – write to us.

Dictionaries

Dictionaries are a special type of plugin that allows you to put fields with a defined list of values and labels on forms. This can be, for example, a list of cars, employees, customers, suppliers, locations, projects, cost centers, case types, etc. It seems to be quite similar to another plugin – Selection list. However, there are at least a few situations where Dictionaries will be a better choice than a simple selection list. For example, when:

the list changes quite often
the same list is used in several different processes
in addition to the value, the list items should also have a description

Preparation of the dictionary The Dictionaries module can be found after selecting the Administration icon in the main menu:

The new Dictionaries we create using the Add button Then we name it:

From here we can:

rename each dictionary
disable / enable its visibility
edit its contents

Note: Dictionaries cannot be deleted. If you no longer need the dictionary, you have two options – change it (rename and change its contents) or disable its visibility. Import from file This is the fastest way to create or edit a dictionary, especially when the dictionary contains multiple entries. Preparing an MS Excel file is quite simple. However, there are a few important rules to keep in mind:

the system always retrieves data from the first sheet, regardless of its name (even if it’s called Sheet2 and Sheet1 is the second one)
the system skips the first line, treating it as a header (use it like this and don’t put your data there)
the system will always treat the data from the first column as values, and the second column as labels
after importing the dictionary, you will be able to edit it, including adding new lines and deleting unnecessary lines

Other remarks:

the “Value” field must not be repeated, it must be unique in a given dictionary
the “Value” field must have a value for each row
the “Label” field for a given line can be left blank

Using a dictionary during editing a process Dictionaries are one of the plugins (more about plugins).

Name the dictionary field, for example: “Select a car from the list” and select a dictionary from the list of available dictionaries.

If you are not sure if you have used the correct dictionary – check it on the form preview (menu on the right).

Publish a version of the process. Whenever you change this dictionary in the future, the new values and descriptions (labels) will appear wherever it is used.