Archiwum FAQs

Uwierzytelnienie w KSeF (tylko dla instalacji On-premises)

Uwaga: poniższa instrukcja dotyczy wyłącznie instalacji Dew-X na serwerach klienta (On-premises). Jeżeli natomiast korzystasz z https://workflow.dew-x.com/ nawet w wersji PRO business postępuj według instrukcji, która znajduje się tutaj. _________________ Wejdź pod adres: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ (środowisko DEMO)

Wybierz opcję: “Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.

Potwierdź oświadczenie i przejdź dalej. Na następnym ekranie będą do wyboru metody logowania.

Pierwsza (niezalecana) to “Zaloguj się profilem zaufanym”. Wymaga złożenia wniosku ZAW-FA (https://www.gov.pl/web/ias-bialystok/kto-musi-zlozyc-zaw-fa-aby-korzystac-z-ksef-warto-zrobic-to-juz-teraz) lub nadania uprawnień na PESEL w aplikacji KSeF.

Po kliknięciu należy podać NIP firmy. Wtedy trzeba będzie przejść procedurę logowania i podpisania dokumentu w przeglądarce. Druga to “Zaloguj się certyfikatem kwalifikowanym”.

Podaj NIP i kliknij “Uwierzytelnij”.

Potwierdź, że certyfikat zawiera numer PESEL lub NIP. Teraz należy kliknąć “Pobierz żądanie autoryzacyjne”. Pobierze się plik authv2_xxxxxxxx.xml, który należy podpisać pieczęcią NIP/podpisem kwalifikowanym z NIP

Po podpisaniu pliku należy kliknąć “Dodaj plik” i wybrać podpisany plik xml i kliknąć “Dalej”

Po weryfikacji powinien pojawić się główny ekran KSeF

W lewym menu należy rozwinąć “Certyfikaty” i wybrać “Wnioskuj o certyfikat”

Należy uzupełnić formularz. UWAGA: po kliknięciu “Generuj” klucz prywatny automatycznie pobierze się na komputer.

Wybierz przeznaczenie “Uwierzytelnienie w systemie KSeF” i “Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”

Co jakiś czas można kliknąć “Odśwież”, ponieważ strona sama się nie odświeży.

Powinien pojawić się komunikat o sukcesie utworzenia certyfikatu. Teraz należy kliknąć “Pobierz certyfikat”. Na komputerze powinny być teraz dwa pliki certyfikat. Jeden z rozszerzeniem .key, a drugi .crt Oba pliki wraz z hasłem są potrzebne, aby zintegrować system z KSeF.

Workflow

BPM

Document Workflow

Process Management

Business Processes

Process Optimization

BPMS

DMS

Document Archive

Document Management

Project Management

PM

Kanban

Task Management

CRM

Customer Relationship Management

Time tracking

Time Tracker

Digital Transformation

Low-code

No-code

hello@dew-x.com

BlueDew Ltd.

80-755 Gdańsk

ul. Szafarnia 11/F8

District Court Gdańsk - Północ in Gdańsk,

7th Commercial Division of the National Court Register

KRS: 0000546208

NIP: 5833176671

KSeF (National e-Invoice System)

The KSeF module is used to automatically receive invoices from the National e-Invoice System and initiate document circulation based on them. To start it, go to the main menu, select Modules, and then KSeF.

After clicking the “Add inbox” button, a window will open allowing you to add a new inbox.

The following fields must be completed:

Name – enter the name of the inbox; it will be displayed under this name in the menu.
Inbox icon – select an icon that will make it easier to identify the inbox.
NIP – enter the TAX number of the company whose KSeF inbox you want to connect to.

Note: For each environment, you can create a maximum of one inbox and one outbox for a given tax identification number (NIP).

Environment – depending on which KSeF installation you want to connect your inbox to, select the “Test” or “Pre-production” environment. Until the production version of KSeF is launched, we only use the test and pre-production environments.
Type – specify whether the system should download outgoing or incoming invoices assigned to your KSeF inbox.
Default process – select the process that will initiate document workflow from this KSeF inbox. The field is not mandatory; the process can also be specified later, when starting the workflow of a specific invoice.
From when to download invoices – specify the date from which the system should start downloading documents from the inbox. The system allows you to download invoices from the last 12 months at most.
Permissions – grant permissions to selected users or user groups to view invoices downloaded from KSeF. Persons with access will be able to view all documents in the box and start the process based on the selected invoice.

Note: Users with the OWNER and ADMIN roles have full access regardless of the selected options. Before saving a new inbox, it is necessary to grant permissions to view invoices in the selected KSeF environment — test or pre-production. Note: Remember that the tax identification number (NIP) you use to log in to the test or pre-production KSeF installation must be the same as the NIP you enter in the Add inbox window. The login method depends on the environment specified in the form. Logging into the KSeF test environment Wejdź na stronę: https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/ Select the Log in option – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” (Authenticate yourself in the National e-Invoice System). The system will display a message stating that you are logging into the publicly available KSeF test environment, where only anonymized, fictitious data should be used. Please note that anyone who logs in using your NIP number will have access to your inbox in the test environment. In the next view, click the button „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym” (Log in with test authentication). Select your company’s tax identification number (NIP) and enter it in the field below. In the section „Podpisz testowe żądanie autoryzacyjne” (Sign the test authorization request) set in the field „Typ identyfikatora” (Identifier type) the NIP Stamp or NIP Signature option, and then re-enter the NIP number. After filling in the above information and clicking the button “Uwierzytelnij do aplikacji testowej” (Authenticate to the test application) you will be transferred to the test inbox. Logging into the KSeF pre-production and production environment Go to the website: Link to demo: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ Link to production: https://ap.ksef.mf.gov.pl/ The pre-production environment uses real authentication data, consistent with the official business owner registry. To log in, you must have real credentials—the same ones that will be required in the production environment. Then select the Log in option – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” (Authenticate yourself in the National e-Invoice System). Login is performed using a trusted profile, a qualified certificate, or a fingerprint of a qualified certificate. The interface of the test and pre-production environments is identical, and permissions are granted in the same way.

Click on the item “Uprawnienia” (Authorities) and then “Nadaj uprawnienie” (Assign permission).

Select the type of authorization “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” (Entity for issuing and viewing invoices), and then in the section “Dane podmiotu uprawnianego” (Data of the authorized entity) enter your details:

in the NIP field: 5833176671
in the Pełna nazwa (Full Name) field: identifier (in Dew-X-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx format) displayed in the “Add inlbox”.

In the “Zakres uprawnień” (Scope of Authorizations) section, select the “przeglądania faktur” (view invoices) option.

Click on the button “Nadaj uprawnienia” (Grant permissions). Once the permissions have been granted, we can return to Dew-X and add the KSeF inbox. If there are invoices in the assigned KSeF inbox, they will be downloaded to the system. Documents are synchronized several times an hour, and information about the time of the last data download is located above the table.

Each line begins with an “eye” icon. Clicking on it will display a window with a preview of the invoice.

The second icon allows you to download the XML file of the invoice. The third icon is active only when the invoice has been used to start a process or processes. In this case, clicking on it will display information about the instances of processes in which the document has been used. This information is also linked to the “Used” column, which allows you to easily sort documents that are already participating in processes from those that have not yet been assigned to them. Clicking the arrow icon allows you to launch any process available in the organization based on the selected invoice.

After clicking the “Start” button, a new task will appear in the task box of the selected user. If you want the invoice data to be automatically imported into the form, use the KSeF plugin available in the process creator. However, if you need a different way to upload data, please contact us — we will be happy to see what solution we can prepare for you 🙂

KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Moduł KSeF służy do automatycznego odbierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur oraz inicjowania na ich podstawie obiegu dokumentów. Aby go uruchomić przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie KSeF.

Po kliknięciu przycisku „Dodaj skrzynkę” otworzy się okno umożliwiające dodanie nowej skrzynki.

Należy w nim uzupełnić następujące pola:

Nazwa – podaj nazwę skrzynki, pod tą nazwą będzie ona widoczna w menu.
Ikona skrzynki – wybierz ikonę, która ułatwi identyfikację skrzynki.
NIP – podaj numer NIP firmy, z której skrzynką KSeF chcesz się połączyć.

Uwaga: dla każdego ze środowisk można utworzyć maksymalnie po jednej skrzynce przychodzącej i jednej skrzynce wychodzącej dla danego NIP-u.

Środowisko – w zależności od tego, z którą instalacją KSeF chcesz połączyć swoją skrzynkę, wybierz środowisko „Test” lub „Pre produkcja”. Do momentu uruchomienia wersji produkcyjnej KSeF korzystamy wyłącznie ze środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego.
Rodzaj – określ, czy system ma pobierać faktury wychodzące, czy przychodzące przypisane do Twojej skrzynki KSeF.
Domyślny proces – wybierz proces, który będzie inicjował obieg dokumentów z tej skrzynki KSeF. Pole nie jest obowiązkowe; proces można również wskazać później, podczas uruchamiania obiegu konkretnej faktury.
Od kiedy pobrać faktury – wskaż datę, od której system ma rozpocząć pobieranie dokumentów ze skrzynki. System umożliwia pobranie faktur maksymalnie z ostatnich 12 miesięcy.
Uprawnienia – nadaj uprawnienia wybranym użytkownikom lub grupom użytkowników do przeglądania faktur pobranych z KSeF. Osoby posiadające dostęp będą mogły zobaczyć wszystkie dokumenty w skrzynce oraz uruchomić proces na podstawie wybranej faktury.

Uwaga: Użytkownicy z rolą OWNER i ADMIN mają pełny dostęp niezależnie od zaznaczonych opcji. Przed zapisaniem nowej skrzynki konieczne jest nadanie uprawnień do przeglądania faktur w wybranym środowisku KSeF — testowym lub przedprodukcyjnym. Uwaga: Pamiętaj, że numer NIP na który logujesz się do testowej lub przedprodukcyjnej instalacji KSeF musi być taki sam jak NIP, który podajesz w oknie Dodawania skrzynki. Sposób logowania zależy od środowiska, które zostało wskazane w formularzu. Logowanie do środowiska testowego KSeF Wejdź na stronę: https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/ Wybierz opcję Logowanie – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. System wyświetli komunikat, że logujesz się do ogólnodostępnego środowiska testowego KSeF, w którym należy korzystać wyłącznie z zanonimizowanych, fikcyjnych danych. Należy pamiętać, że dostęp do Twojej skrzynki w środowisku testowym ma każda osoba, która zaloguje się przy pomocy Twojego numeru NIP. W kolejnym widoku kliknij przycisk „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”. Wybierz identyfikator NIP firmy i wpisz numer NIP w polu poniżej. W sekcji „Podpisz testowe żądanie autoryzacyjne” ustaw w polu “Typ identyfikatora” opcję Pieczęć NIP lub Podpis NIP, a następnie ponownie wpisz numer NIP. Po uzupełnieniu powyższych danych i kliknięciu w przycisk “Uwierzytelnij do aplikacji testowej” zostaniesz przeniesiony do skrzynki testowej. Logowanie do środowiska przedprodukcyjnego i produkcyjnego KSeF Wejdź na stronę: Link do demo: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ Link do produkcji: https://ap.ksef.mf.gov.pl/ Środowisko przedprodukcyjne korzysta z rzeczywistych danych uwierzytelniających, zgodnych z oficjalnym rejestrem właścicieli firm. Aby się zalogować, musisz posiadać prawdziwe uprawnienia — takie same, jakie będą wymagane w środowisku produkcyjnym. Następnie wybierz opcję Logowanie – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. Logowanie odbywa się za pomocą profilu zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Interfejs środowiska testowego i przedprodukcyjnego jest identyczny, a nadawanie uprawnień odbywa się w ten sam sposób.

Kliknij w pozycję Uprawnienia a następnie Nadaj uprawnienie.

Wybierz rodzaj uprawnień “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, a następnie w sekcji Dane podmiotu uprawnianego podaj dane:

w polu NIP: 5833176671
w polu Pełna nazwa: identyfikator (w formacie: Dew-X-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) wyświetlony w oknie “Dodaj skrzynkę”.

W sekcji Zakres uprawnień zaznacz pozycję “przeglądania faktur”.

Kliknij w przycisk “Nadaj uprawnienia”. Gdy uprawnienia zostały nadane możemy wrócić do Dew-X i dodać skrzynkę KSeF. Jeśli w przypisanej skrzynce KSeF znajdują się faktury, zostaną one pobrane do systemu. Dokumenty są synchronizowane kilkukrotnie w ciągu godziny, a informacja o czasie ostatniego pobrania danych znajduje się nad tabelą.

Każdy wiersz rozpoczyna ikona „oczka”, po kliknięciu której wyświetli się okno z podglądem faktury.

Druga ikona umożliwia pobranie pliku XML faktury. Trzecia ikona jest aktywna wyłącznie wtedy, gdy dana faktura została wykorzystana do uruchomienia procesu lub procesów. W takim przypadku po jej kliknięciu wyświetli się informacja o instancjach procesów, w których dokument został użyty. Z tą informacją powiązana jest także kolumna ‘Użyty’ dzięki której możemy łatwo sortować dokumenty, które już uczestniczą w procesach, od tych, które jeszcze nie zostały do nich przypisane. Kliknięcie ikony strzałki umożliwia uruchomienie dowolnego procesu dostępnego w organizacji na podstawie wybranej faktury.

Po kliknięciu przycisku „Uruchom” w skrzynce zadań wybranego użytkownika pojawi się nowe zadanie do wykonania. Jeśli chcesz, aby dane z faktury były automatycznie pobierane do formularza, skorzystaj z wtyczki KSeF dostępnej w kreatorze procesów. Jeżeli jednak potrzebujesz innego sposobu ładowania danych, skontaktuj się z nami — chętnie sprawdzimy, jakie rozwiązanie możemy dla Ciebie przygotować 🙂 Uwaga: instrukcja uwierzytelniania dotycząca instalacji Dew-X na serwerach klienta (On-premises) znajduje się tutaj

User manual in video format

If you prefer video instructions, we have several videos available on our Youtube chanel that will teach you how to use the Dew-X system. Not all topics are yet available in this format, but it is being updated regularly. Start, for example, with the video “User registration in Dew-X”

https://youtu.be/SHvOOUIOyNo

User registration in Dew-X – workflow and project management system (https://youtu.be/SHvOOUIOyNo)

After watching the video, be sure to subscribe to our channel. We invite you!

eDoręczenia

The e-Doręczenia module in the Dew-X system allows you to receive electronic documents directly from your e-Doręczenia mailbox, without having to log in to the gov.pl platform. It allows you to quickly and conveniently route correspondence to the appropriate people and processes. To run it, go to the main menu, select Modules and then e-Doręczenia.

To add a new inbox, click the “Add inbox” button

After clicking the button, a window for adding a new inbox will appear. Complete the following fields:

Name – enter a name for the inlbox. This name will be visible in the menu for users authorized to view it
Inbox Icon – select an icon to help identify the inbox
e-Doręczenia Address – the inbox’s unique identifier in the e-Doręczenia system, in the format: AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXX
System Name – the name of the system registered on the e-Doręczenia platform (Permissions → Systems tab).
Default Process – select the process that will initiate correspondence processing. This field is optional. You can also select or change the process later, directly when assigning correspondence to specific individuals
Certificate Private Key – a .key file generated when creating a certificate request for a Qualified Website Certificate (QWAC)
Password – create a password that you will provide to all authorized users. Users will be prompted to enter it each time they attempt to access the inbox

After entering the above information in the add inlbox window, grant access to the appropriate users or user groups. Remember to provide them with the password you created – without it, they won’t be able to access the inbox.

Note: To authorize e-Doręczenia, your organization will need a qualified website certificate (QWAC). Write to us and we will tell you how to get the right one and help you use it when configuring it in Dew-X / e-Doręczenia. Once you’ve created and connected your inbox, all your messages are immediately available in your Dew-X inbox. Unread messages are in the “Unread” tab, while received messages are in the “Read” tab.

You can preview each message by clicking the eye icon, where you will see all the details about the given correspondence, or immediately start the process by clicking the arrow icon. Note: Each of these actions automatically marks the message as read! Message details are retrieved directly from the e-Doręczenia system. This process may take a few seconds, during which time an information window will appear on the screen.

Once the data has been loaded, a window will appear containing all the details of the message.

From this window you can launch any process available in your organization and redirect correspondence to the appropriate user.

The launched process contains all e-Doręczenia data. Even if the selected process does not provide a document preview, for ease of use, it will be presented in a two-column format – one column will contain details about the correspondence.

All document links to process instances are saved in the document details, making it easy to see which processes were triggered based on a given correspondence. If you’d like to have data from correspondence automatically populate form fields, please contact us – we’ll see what we can do for you 🙂

eDoręczenia

Moduł e-Doręczenia w systemie Dew-X pozwala odbierać dokumenty elektroniczne prosto ze skrzynki e-Doręczeń, bez konieczności logowanie się na platformę gov.pl. Dzięki niemu szybko i wygodnie przekierujesz korespondencję do odpowiednich osób i procesów. Aby go uruchomić przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie e-Doręczenia.

Aby dodać nową skrzynkę kliknij w przycisk “Dodaj skrzynkę”

Po kliknięciu w przycisk pojawi się okno dodawania nowej skrzynki. Należy w nim uzupełnić następujące pola:

Nazwa – podaj nazwę skrzynki, pod tą nazwą będzie ona widoczna w menu dla użytkowników uprawnionych do jej przeglądania
Ikona skrzynki – wybierz ikonę, która ułatwi identyfikację skrzynki
Adres do e-Doręczeń – unikalny identyfikator skrzynki w systemie e-Doręczeń, w formacie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XX
Nazwa systemu – nazwa systemu zarejestrowanego na platformie e-Doręczeń (zakładka Uprawnienia → Systemy)
Domyślny proces – wybierz proces, który będzie rozpoczynał obsługę korespondencji. To pole nie jest obowiązkowe. Proces można również wybrać lub zmienić później, bezpośrednio podczas przydzielania korespondencji konkretnym osobom
Klucz prywatny certyfikatu – plik w formacie .key wygenerowany podczas tworzenia żądania certyfikatu dla kwalifikowanego certyfikatu witryn internetowych (QWAC)
Hasło – utwórz hasło, które podasz wszystkim osobom uprawnionym do pracy ze skrzynką. Użytkownicy będą proszeni o jego podanie przy każdej próbie wejścia do skrzynki

Po wprowadzeniu powyższych danych w oknie dodawania skrzynki nadaj dostęp odpowiednim użytkownikom lub grupom użytkowników. Pamiętaj, aby przekazać im utworzone hasło – bez niego nie będą mogli pracować ze skrzynką.

Uwaga: Aby dokonać autoryzacji w e-Doręczeniach, Twojej organizacji potrzebny będzie kwalifikowany certyfikat witryn internetowych (QWAC). Napisz do nas, to podpowiemy Ci jak zdobyć właściwy i pomożemy użyć przy konfiguracji w Dew-X / e-Doręczeniach. Od razu po utworzeniu skrzynki i jej połączeniu wszystkie wiadomości stają się dostępne w Twojej skrzynce w Dew-X. Wiadomości nieprzeczytane znajdziesz w zakładce „Nieprzeczytane”, natomiast odebrane – w zakładce „Przeczytane”.

Każdą wiadomość możesz podejrzeć, klikając ikonę oczka, gdzie zobaczysz wszystkie szczegóły dotyczące danej korespondencji lub od razu uruchomić z niej proces przez kliknięcie ikony strzałki. Uwaga: każda z tych akcji automatycznie oznacza wiadomość jako przeczytaną! Szczegóły wiadomości pobierane są bezpośrednio z systemu e-Doręczeń. Proces ten może zająć kilka sekund – w tym czasie na ekranie pojawi się okno informacyjne.

Po wczytaniu danych pojawi się okno zawierające wszystkie szczegóły wiadomości.

Z tego okna możesz uruchomić dowolny proces dostępny w Twojej organizacji i przekierować korespondencję do odpowiedniego użytkownika.

Uruchomiony proces zawiera wszystkie dane z e-Doręczeń. Nawet jeśli wybrany proces nie przewiduje podglądu dokumentu, dla ułatwienia pracy będzie on prezentowany w układzie dwuszpaltowym – w jednej z kolumn znajdziesz szczegóły dotyczące korespondencji.

Wszystkie powiązania dokumentu z instancjami procesu zapisywane są w jego szczegółach, dzięki temu bez trudu sprawdzisz, jakie procesy zostały uruchomione na podstawie danej korespondencji. Jeśli chcesz, aby dane z korespondencji automatycznie uzupełniały pola formularza, skontaktuj się z nami – sprawdzimy, co możemy dla Ciebie zrobić 🙂

CRM

The CRM (Customer Relationship Management) module is used to manage customer relationships – it facilitates communication, supports sales, and makes service simpler and faster. To launch it, go to the main menu, select Modules, and then CRM.

CRM is available as an additional paid service. You can explore the module’s capabilities by launching a free 14-day trial or contacting us for a quote.

After launching the trial version or gaining access, you can start using the module right away. It includes ready-made sections such as: Summary, Last activities, Contacts, Sales opportunities, Tasks, and Tags.

Users who are to work with CRM should be granted appropriate permissions. You can assign them in the administration panel under Users. Simply edit the profile and assign the appropriate roles. There are two roles in CRM: Sales Manager and Sales.

The Sales Manager has full access—they manage all events and can see all sales reps’ entries.
Sales representatives can only see their own contacts and entries.

* Owners and Admins have access to all events in the module and the same permissions as Sales Managers.

More about Users and Roles in Dew-X The best way to start working with CRM is to add your contacts. When adding an item, you specify whether the contact you are adding is a Person or a Company.

In the contact addition form, you can indicate related persons or companies by linking them together, e.g. by assigning a person to a specific company.

You can create sales opportunities for the contacts you have created:

Each new sales opportunity requires the following information:

Name
Status
Likelihood of closure
Source
Contact

The following fields are optional:

Description
Transaction value
Estimated completion date
Files
Tags

Sales opportunities are also presented in the form of a Kanban board.

Sales opportunities are linked to Tasks, in which we additionally specify the start and end of the task.

Each Task can be deleted, edited, marked as completed, have a note added to it, and if you are a Sales Manager or administrator, you can also change its owner. Additionally, you can define Tags that can be assigned to sales opportunities and tasks. They make it easy to search for and group selected items.

You can find the most important information about what is happening in CRM in the Summary section. This is where key data is collected. There are two views available: one for the Sales Manager and one for the Sales Representative. The Sales Manager can switch between viewing all events in the module and viewing their own activities. The Sales representative, on the other hand, only sees a summary of their own data.

This CRM has everything you need to effectively manage customer relationships and sales. However, if for some reason you need a more complex system, please contact us. We will see what we can do for you 🙂

CRM

Moduł CRM (ang. Customer Relationship Management) służy do zarządzania relacjami z klientami – ułatwia komunikację, wspiera sprzedaż i sprawia, że obsługa staje się prostsza i szybsza. Aby go uruchomić przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie CRM.

CRM jest dostępny jako usługa dodatkowo płatna. Możesz zapoznać się z możliwościami modułu, uruchamiając bezpłatną wersję próbną na 14 dni lub kontaktując się z nami w celu otrzymania oferty.

Po uruchomieniu wersji próbnej lub uzyskaniu dostępu, możesz od razu korzystać z modułu. Znajdziesz w nim gotowe sekcje takie jak: Podsumowanie, Ostatnie aktywności, Kontakty, Szanse sprzedaży, Zadania oraz Tagi.

Użytkownicy, którzy mają pracować z CRM, powinni otrzymać odpowiednie uprawnienia. Nadasz je w panelu administracyjnym w pozycji Użytkownicy. Wystarczy edytować profil i przypisać odpowiednie role. Do CRM należą dwie role: Sales Manager i Sales.

Sales Manager ma pełny dostęp – zarządza wszystkimi wydarzeniami i widzi wpisy wszystkich handlowców.
Sales (handlowiec) widzi tylko swoje kontakty i wpisy.

* Owner i Admini mają dostęp do wszystkich zdarzeń w module i uprawnienia jak Sales Manager

Więcej o Użytkownikach i Rolach w Dew-X Pracę z CRM najlepiej rozpocząć od dodania swoich kontaktów. Przy dodawaniu pozycji określasz czy dodawany kontakt to Osoba czy Firma.

W formularzu dodawania kontaktu możesz wskazać powiązane osoby lub firmy, łącząc je ze sobą, np. przypisując osobę do konkretnej firmy.

Do utworzonych kontaktów możesz tworzyć szanse sprzedaży:

Każda nowa szansa sprzedaży wymaga podania danych:

Nazwa
Status
Prawdopodobieństwo zamknięcia
Źródło
Kontakt

Opcjonalne są pola:

Opis
Wartość transakcji
Przewidywany termin realizacji
Piki
Tagi

Szanse sprzedaży są też prezentowane w postaci tablicy Kanban.

Z szansami sprzedaży powiązane są Zadania, w których dodatkowo określamy początek i koniec zadania.

Każde Zadanie można usunąć, edytować, oznaczyć jako ukończone, dodać do niego notatkę, a jeśli jesteś Sales Managerem lub administratorem, możesz także zmienić jego właściciela. Dodatkowo możesz zdefiniować Tagi, które można przypisywać do szans sprzedaży i zadań. Dzięki nim łatwo wyszukasz i pogrupujesz wybrane pozycje.

Najważniejsze informacje, o tym co dzieje się w CRM, znajdziesz w pozycji Podsumowanie. To właśnie tutaj zebrane są kluczowe dane. Dostępne są dwa widoki: dla Sales Managera i dla Handlowca. Sales Manager może przełączać się między podglądem wszystkich zdarzeń w module, a widokiem własnych aktywności. Handlowiec natomiast widzi w podsumowaniu wyłącznie zestawienie swoich danych.

Ten CRM ma wszystko co potrzeba, aby efektywnie zarządzać relacjami z klientami i sprzedażą. Jeśli jednak z jakiegoś powodu potrzebujesz bardziej rozbudowanego systemu, skontaktuj się z nam. Zobaczymy co możemy dla Ciebie zrobić 🙂

Bookmarks

Thanks to bookmarks, you can go to a specific Kanban board, process, or file directory with one click. You will therefore be automatically switched to the appropriate Organization, and then moved to a specific location. Anywhere on the system that you want to quickly access, click the bookmarks icon in the upper left corner of the screen (in the mobile version – on the top navigation bar):

Then name it and select the icon:

Move to the desired location:

Edit (right mouse button) if necessary:

And when you no longer need it, remove it:

The bookmarks bar can be turned on or off in the Interface Settings in the menu under the avatar or toggle its visibility with a combination (Ctrl+Q).

https://youtu.be/xhYEDD3zmCw

Bookmarks – go directly to a specific place in Dew-X (process, Kanban, CRM, Time Tracker, etc.) (https://youtu.be/xhYEDD3zmCw)

Zakładki

Dzięki zakładkom jednym kliknięciem przejdziesz do konkretnej tablicy Kanban, procesu, czy katalogu plików. Zostaniesz zatem automatycznie przełączona/-y do odpowiedniej Organizacji, a następnie przeniesiona/-y do w konkretne miejsce. W dowolnym miejscu systemu, do którego chcesz się szybko dostać kliknij ikonę zakładek w lewym górnym rogu ekranu (w wersji mobile – na górnym pasku nawigacji):

Następnie nazwij ją i wybierz ikonę:

Przesuń w wybrane miejsce:

Edytuj (prawy przycisk myszy) jeżeli potrzeba:

A gdy już jej nie potrzebujesz, usuń:

Pasek zakładek można włączyć lub wyłączyć w Ustawieniach interfejsu w menu pod awatarem lub przełączać ich widoczność kombinacją (Ctrl+Q).

https://www.youtube.com/watch?v=zVVSBnzJRb8

Zakładki – przejdź od razu do konkretnego miejsca w Dew-X (proces, Kanban, CRM, Time Tracker, etc.) (https://www.youtube.com/watch?v=zVVSBnzJRb8)

Time Tracker

The Time Tracker module allows you to record the time spent on tasks and projects by your team. To start the module go to the main menu select Modules and then Time trackers.

The Time tracking module is available as an additional paid service. To familiarize yourself with the capabilities of the module, you can run a free trial for 14 days or contact us for a quote.

Once you run the trial version or gain access, you can create your first time log right away.

In the first step, select the register icon, give it a name and indicate the dictionary that will contain the details of the data to be registered. In this case, it will be the Project dictionary .

In the second step, we give users permissions to view, edit, manage and delete registry entries.

Once you click on ‘Publish’ your log is ready and the team can start recording time.

To add the first entry click on the plus tab located in the upper left corner. A window for selecting entry parameters will appear:

The date field is completed automatically, but you can edit it if necessary. Then select the appropriate item from the list in the ‘Details’ field and, if necessary, provide a description of the activities performed – this field is not required. After completing the fields, click on the icon

to start the clock. When you click on the “In the background” button, the tab will be put back on the desktop, allowing you to continue working on the system.

In the “Report” tab you will find information about the time your team spent on specific details (e.g. projects). You can filter the data by date range and selected detail. Below the summary is a summary of each team member’s work time for the selected time range and for the selected detail.

Based on this data, you can generate a report in XLSX format. After clicking on the icon:

you have the option to set the parameters of this report:

Choose the date range and the type of report:

A summary is a report showing the total time spent on a detail – both for the whole team and for individual users

2. Entries – here you will find a report of all saved user time records

Note: Only those “Details” that were used in a given period appear in summaries and reports, but they will appear for everyone, even those who did not log time for a given “Detail”, just with a value of “0”.

Rejestracja czasu

Moduł Rejestracja czasu umożliwia ewidencjonowanie czasu poświęconego na realizację zadań i projektów przez Twój zespół. Aby uruchomić moduł przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie Rejestracja czasu.

Moduł Rejestracji czasu jest dostępny jako usługa dodatkowo płatna. Aby zapoznać się z możliwościami modułu, możesz uruchomić bezpłatną wersję próbną na 14 dni lub skontaktować się z nami w celu otrzymania oferty.

Po uruchomieniu wersji próbnej lub uzyskaniu dostępu, możesz od razu utworzyć swój pierwszy rejestr czasu.

W pierwszym kroku wybierz ikonę rejestru, nadaj mu nazwę oraz wskaż słownik, który będzie zawierał szczegóły dotyczące rejestrowanych danych. W tym przypadku będzie to słownik Projektów.

W drugim kroku nadajemy użytkownikom uprawnienia do przeglądania, edycji, zarządzania oraz usuwania wpisów do rejestru.

Po kliknięciu w ‘Publikuj’ Twój rejestr jest gotowy i zespół może rozpocząć rejestrację czasu.

Aby dodać pierwszy wpis klikamy w kartę z plusem znajdującą się w lewym górnym rogu. Pojawi się okno wyboru parametrów zapisu:

Pole daty uzupełniane jest automatycznie, jednak w razie potrzeby można je edytować. Następnie wybieramy odpowiednią pozycję z listy w polu ‘Szczegóły’ oraz jeśli to konieczne podajemy opis wykonywanych czynności – to pole nie jest wymagane. Po uzupełnieniu pól klikamy w ikonę

aby uruchomić zegar. Po kliknięciu w przycisk “W tle” karta zostanie odłożona na pulpit, co umożliwia dalsza pracę w systemie.

W zakładce „Raport” znajdziesz informacje o czasie, jaki Twój zespół poświęcił na poszczególne szczegóły (np. projekty). Możesz filtrować dane według zakresu dat oraz wybranych szczegółów. Poniżej podsumowania znajduje się zestawienie czasu pracy każdego członka zespołu w wybranym przedziale czasowym i dla wybranego szczegółu.

Na podstawie tych danych możesz wygenerować raport w formacie XLSX. Po kliknięciu w ikonę:

masz możliwość ustalenia parametrów tego raportu:

Wybieramy zakres dat oraz typ raportu:

Podsumowanie to raport prezentujący łączny czas spędzony na danym szczególe — zarówno dla całego zespołu, jak i dla poszczególnych użytkowników.

2. Wpisy – tutaj znajdziesz raport wszystkich zapisanych rekordów czasów użytkowników

Uwaga: w podsumowaniach i raportach pojawiają się tylko te ze “Szczegółów”, które zostały użyte w danym okresie, ale wystąpią u każdej z osób, nawet tych, które nie rejestrowały czasu na dany “Szczegół”, tyle że z wartością “0”.

https://youtu.be/k2Z2Q8Vium4

Rejestry czasu – umożliwiają ewidencjonowanie czasu poświęconego na realizację zadań i projektów. (https://youtu.be/k2Z2Q8Vium4)

Calendars

To add and then use the Calendars, use the menu:

You can have multiple calendars. Give permissions to them in the same way as you do for Namespaces or Kanban Boards. You can add events using the “+” sign or by clicking anywhere in the Calendar.

The card allows you to add:

Name
Decision whether the event is all-day
Date
Color
Description
Participants
Link(s)

After adding the event, it will be visible in the Calendar. You can choose the view:

day
three days
week
month

Events can be edited and moved using drag and drop.

Kalendarze

Aby dodać, a później korzystać z Kalendarza skorzystaj z menu:

Możesz mieć wiele kalendarzy. Uprawienia do nich nadawaj tak samo jak robi się to w przypadku Przestrzeni nazw, czy Tablic Kanban. Wydarzenia możesz dodać korzystając ze znaku “+” lub klikając w dowolne miejsce Kalendarza.

Karta pozwala na dodanie:

Nazwy
Decyzji czy wydarzenie jest całodniowe
Terminu
Koloru
Opisu
Uczestników
Linku (linków)

Pod dodaniu wydarzenia będzie ono widoczne w Kalendarzu. Można wybrać widok:

dnia
trzech dni
tygodnia
miesiąca

Wydarzenia można edytować oraz przesuwać metodą drag and drop.

Instrukcja w formie filmowej

Jeżeli wolisz instrukcję w wersji filmowej, to na naszym kanale YouTube jest dostępnych kilkanaście filmów z których dowiesz się jak korzystać z systemu Dew-X. W tej postaci nie są jeszcze dostępne wszystkie zagadnienia, ale jest na bieżąco uzupełniana.

https://www.youtube.com/watch?v=URKgFVnxrwo

Zapraszamy do filmowej instrukcji obsługi Dew-X – systemu workflow oraz do zarządzania projektami (https://www.youtube.com/watch?v=URKgFVnxrwo)

Po obejrzeniu filmu, koniecznie zasubskrybuj nasz kanał. Zapraszamy!

Two Factor Authenticaton (2FA)

In Dew-X you can use two methods of two-factor authentication (2FA), i.e. a code created by a third-party application installed on a mobile device (Authenticator) and a pre-generated key, which must be stored in a secure location. You can use Google Authenticator, Microsoft Authenticator or another type of Authenticator as an application for generating codes on a smartphone (or tablet). Apps of this type have many advantages over text messages, such as no need to use a cellular signal or wait for an SMS. How it works? After logging in to Dew-X in the user panel, accessible by clicking on the Avatar (your picture or the first letters of your first and last name), you will find a list of functions, and among them

Select 2FA Codes Name your code and click Add

In the code generation application, read the QR code and enter the 6 characters given there on the screen in Dew-X.

Your code has been created. You’ll find it in the list of codes, of which you may have many

From here you can also generate your security key

Note: it cannot be displayed again! Save it outside the system and store it in a safe place. A new key is generated each time. From now on, when logging into the system after entering your login and password, you will additionally be asked to enter a code. Enter the code generated in the Authenticator application or your security key.

You can delete the created 2FA codes after logging into the system. When you delete all codes, the security key will also be deleted. In this case, you will log into the system again using only your login and password. Note: in any case, you can also log into the system through your Microsoft or Google account, in which case two-factor authentication in Dew-X does not work, but may be required by Microsoft or Google.

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)

W Dew-X możesz skorzystać z dwóch metod uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), tzn. kodu utworzonego przez zewnętrzną aplikację zainstalowaną na urządzeniu mobilnym (Authenticator) oraz z wygenerowanego wcześniej klucza, który należy przechowywać w bezpiecznym miejscu. Jako aplikacji do generowania kodów na smartfonie (lub tablecie) możesz użyć Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub innej typu Authenticator. Aplikacje tego typu mają wiele zalet w porównaniu z wiadomościami tekstowymi, np. brak potrzeby korzystania z sygnału komórkowego lub czekania na SMS. Jak to działa? Po zalogowaniu się do Dew-X w panelu użytkownika, dostępnym po kliknięciu w Avatar (Twoje zdjęcie lub pierwsze litery Twojego imienia i nazwiska), znajdziesz listę funkcji, a w śród nich

Wybierz Kody 2FA Nazwij swój kod i kliknij dodaj

W aplikacji do generowania kodów odczytaj kod QR i wpisz na ekranie w Dew-X 6 podanych tam znaków.

Twój kod został utworzony. Znajdziesz go na liście kodów, których możesz mieć wiele

Z tego poziomu możesz od razu wygenerować swój klucz bezpieczeństwa

Uwaga: nie da się go ponownie wyświetlić! Zapisz go poza systemem i przechowuj w bezpiecznym miejscu. Za każdym razem generowany jest nowy klucz. Od teraz logując się do systemu po podaniu loginu i hasła będziesz dodatkowo proszony o podanie kodu. Wpisz kod wygenerowany w aplikacji Authenticator lub Twój klucz bezpieczeństwa.

Utworzone kody 2FA możesz usunąć po zalogowaniu się do systemu. Gdy usuniesz wszystkie kody, klucz bezpieczeństwa też zostanie usunięty. W takim przypadku do systemu będziesz znów logować się używając tylko loginu i hasła. Uwaga: w każdym przypadku możesz logować się do systemu również poprzez swoje konto Microsoft lub Google, wówczas uwierzytelnianie dwuskładnikowe w Dew-X nie działa, ale może być wymagane przez Microsoft lub Google.

Kanban boards – using

Card Elements Each card has default fields, some of which are required to create a card. These are:

Title – required text field
Assigned Users – optional multiple-select list of users in the organization
Checklist – optional list of subtasks
Description – optional descriptive field
Attachments – optional attachment field
Deadline – optional date field in a format consistent with the Dew-X date presentation
Labels – optional tags selected from a list prepared by administrators

Each user with access to the board, depending on their permissions, can create, edit and archive (but not delete) individual cards. Deleting cards is only possible for archived cards and only by their creator or Owner / Admin. Lists are presented from left to right according to the configuration. If not all of them fit on the screen, the option of horizontal scrolling appears. Vertical scrolling applies to the content of individual lists. The user can use the “drag and drop” action or the Transfer button to move a card between lists, and also perform other actions after pressing the View icon or double-clicking on the card.

Creating a card by a user does not mean assigning them to it. We can also filter/search cards using the magnifying glass icon in the lower right corner of the screen (desktop).

Kanban boards – creating and editing

Creating a new board When creating a board, first specify its name and select an symbol from the list of available in the system or from other icons. Then specify access rights for groups and/or specific users.

The last element of the configuration is adding lists (columns) and setting their order. You must add at least one list. The order of the lists defines their horizontal placement from left to right. The lists create the image of the Board. Each list can optionally be given a parameter defining the maximum number of cards.

When you click “Publish,” the board goes to the Boards submenu list. Editing a Board template Authorized users can edit/delete a board using the gear icon in the lower right corner of the board view. There, you can change the icon and name, permissions, or enable edit mode, which allows you to change the order of the lists, rename them, add a new one, or delete them (which will delete all cards in that list).

Kanban boards

Kanban is a process control method originating from Japan, which is now widely used in project management.

To put it simply, imagine a board divided into three columns named: To Do, Doing and Done, and sticky notes with tasks that we move between these columns. You can read more about this methodology here

This is what our Boards are, but… more 🙂

The functionality of Boards, similarly to Namespaces, is based on both the execution and configuration layers. The Board functionality has a hierarchical division in the form of:

Boards (submenu)
Lists (in the view of a specific board)
Cards (in the list in the view of a specific board)

In the menu, below the Namespaces module, there is an icon called Kanban boards. After clicking on it, the menu will expand:

Permissions

A user without the Owner or Admin role will only see boards to which they have been granted individual or group permissions. A user with the Owner or Admin role, on the other hand, will see all created boards and the “Build board” button at the very bottom of the list. You can read more about creating and editing Boards here: click You can read more about using Boards here: click

Tablice (Kanban) – tworzenie i edycja

Tworzenie nowej tablicy Tworząc tablicę w pierwszej kolejności wskaż jej nazwę oraz wybierz ikonę z listy dostępnych ikon systemowych lub pozostałych. Następnie określ uprawnienia dostępu dla grup i/lub konkretnych użytkowników.

Ostatnim elementem konfiguracji jest dodanie list (kolumn) oraz ustalenie ich kolejności. Musisz dodać co najmniej jedna listę. Kolejność list definiuje ich horyzontalne umiejscowienie od lewej do prawej. Listy tworzą obraz Tablicy. Każdej z list można opcjonalnie nadać parametr określający maksymalną liczbę kart.

W momencie kliknięcia “Publikuj” tablica trafia na listę podmenu pozycji menu o nazwie Tablice. Edycja szablonu Tablicy Osoby uprawnione mogą edytować/usuwać tablicę za sprawą ikony koła zębatego dostępnej w prawym dolnym rogu na widoku tablicy. Można tam zmienić ikonę i nazwę, uprawnienia lub włączyć tryb edycji pozwalający zmienić kolejność list, zmienić ich nazwę, dodać nową lub usunąć (co usunie wszystkie karty w danej liście).

https://youtu.be/RfGpgId67Es

Tablice Kanban wspomagające zarządzenie projektami w bezpłatnym systemie workflow Dew-X (https://youtu.be/RfGpgId67Es)

Tablice (Kanban) – używanie

Elementy kart Każda karta posiada domyślne pola, z których część jest wymagana do utworzenia karty. Są to:

Tytuł – wymagane pole tekstowe
Przypisani użytkownicy – niewymagalna lista wielokrotnego wyboru listująca użytkowników w danej organizacji
Opis – niewymagalne pole opisowe
Lista kontrolna – niewymagalna lista podzadań
Załączniki – niewymagalne pole załącznik
Termin – niewymagalne pole daty w formacie zgodnym z prezentacją dat w systemie Dew-X
Etykiety – niewymagalne tagi wskazywane z listy przygotowanej przez administratorów

Każdy użytkownik mający dostęp do tablicy, zależnie od uprawnień, może tworzyć, edytować i archiwizować (ale nie usuwać) poszczególne karty. Usuwanie kart jest możliwe tylko dla kart zarchiwizowanych i tylko przez jej twórcę lub Ownera / Admina. Listy prezentowane są od lewej do prawej zgodnie z konfiguracją. Jeżeli nie wszystkie mieszczą się na ekranie pojawia się możliwość horyzontalnego przewijania (scroll). Przewijanie wertykalne dotyczy zawartości poszczególnych list. Użytkownik może za pomocą działania „przeciągnij i upuść” lub przycisku Przenieś, przesuwać kartę pomiędzy listami, a także wykonywać inne akcje po naciśnięciu ikony Zobacz lub dwukrotnym kliknięciu w kartę.

Stworzenie karty przez użytkownika nie jest jednoznaczne z przypisaniem go do niej. Karty możemy również filtrować/wyszukiwać korzystając z lupki w prawym dolnym rogu ekranu (desktop).

https://youtu.be/RfGpgId67Es

Tablice Kanban wspomagające zarządzenie projektami w bezpłatnym systemie workflow Dew-X (https://youtu.be/RfGpgId67Es)

Tablice (Kanban)

Kanban to pochodząca z Japonii metoda sterowania procesami, która dziś jest powszechnie stosowana w zarządzaniu projektami. Upraszczając, wyobraźmy sobie tablicę podzieloną na trzy kolumny o nazwach: Do zrobienia, W Toku i Zrobione oraz samoprzylepne karteczki z zadaniami, które przemieszczamy pomiędzy tymi kolumnami. Więcej o tej metodyce przeczytasz tutaj Tym właśnie są nasze Tablice tylko… bardziej 🙂 Funkcjonalność Tablic, podobnie jak Przestrzeni nazw, opiera się zarówno na warstwie wykonawczej jak i konfiguracyjnej. Funkcjonalność Tablic posiada podział hierarchiczny w postaci:

Tablic (submenu)
List (w widoku konkretnej tablicy)
Kart (na liście w widoku konkretnej tablicy)

W menu, poniżej modułu Przestrzenie nazw znajduje się ikona o nazwie Tablice. Po jej naciśnięciu rozwinie się menu: Uprawnienia Użytkownik bez roli Owner lub Admin zobaczy tylko tablice, do których nadano mu uprawnienia indywidualnie bądź grupowo. Użytkownik w roli Owner lub Admin natomiast, zobaczy wszystkie utworzone tablice oraz znajdujący się na samym dole listy przycisk „Zbuduj tablicę”.

Więcej o tworzeniu i edycji Tablic przeczytasz tu: kliknij Więcej o używaniu Tablic przeczytasz tu: kliknij

https://youtu.be/RfGpgId67Es

Tablice Kanban wspomagające zarządzenie projektami w bezpłatnym systemie workflow Dew-X (https://youtu.be/RfGpgId67Es)

Contextual search

In the menu on the left side of the screen or in the top bar of the mobile view, you will find a contextual search icon

It allows you to enable action execution views without having to go through individual screens. For example, from the main screen you can change your email address, or go directly to invoices, etc.

It can also be enabled by using the CTRL + spacebar combination.

https://www.youtube.com/watch?v=oCp9RX6NzRE

Search engines in Dew-X.com – workflow, project management, CRM and time tracker system (https://www.youtube.com/watch?v=oCp9RX6NzRE)

Wyszukiwarka kontekstowa

W menu po lewej stronie ekranu lub na górnym pasku widoku mobilnego znajdziesz ikonę wyszukiwania kontekstowego

Pozwala ono na włączenie widoków wykonania akcji bez konieczności przechodzenia poszczególne ekrany. Na przykład z głównego ekranu można zmienić adres e-mail, czy przejść bezpośrednio do faktur itp.

Można ją też włączyć, używając kombinacji klawiszy CTRL + spacja.

https://youtu.be/ffe-EW6GdRw

Wyszukiwarki w systemie Dew-X.com, narzędziu do zarządzania procesami i projektami (https://youtu.be/ffe-EW6GdRw)

Substitutions

When a system user is unavailable, especially for a long time, a substitution can be set up. In this case, the duties of one user can be taken over by someone else. Substitutions in processes can be set only by the administrator of a given organization, who will find this function in the vertical left menu

They are defined separately for each process. Therefore, different substitutes can be specified for different processes. To add a substitution, click the “Add” button and then specify who is substituting for whom and in which process.

From this moment on, the substitute will see both his/her cards and the substituted person’s cards on his/her task board. The administrator should remember to remove the substitution when the substituted person returns. Note: in the PRO business version, there is also an option to set substitutions for a specific period of time.

https://youtu.be/TR8BILc7OyE

Process substitutions in Dew-X.com, the first free, easy-to-use workflow system (https://youtu.be/TR8BILc7OyE)

Zastępstwa

Gdy użytkownik systemu jest niedostępny, zwłaszcza przez dłuższy czas, można ustawić zastępstwo. W takim przypadku obowiązki jednego z użytkowników może przejąć ktoś inny. Zastępstwa w procesach może ustawić tylko administrator danej organizacji, który znajdzie tę funkcję w pionowym lewym menu

Są one definiowane oddzielnie dla każdego procesu. Nie ma zatem przeszkód wskazywać różne osoby zastępujące dla różnych procesów. Aby dodać zastępstwo, należy kliknąć przycisk „Dodaj”, a następnie określić, kto kogo zastępuje i w jakim procesie.

Od tego momentu zastępca będzie widział na swojej tablicy zadań zarówno swoje karty, jak i karty osoby zastępowanej. Administrator powinien pamiętać o usunięciu zastępstwa po powrocie osoby zastępowanej. Uwaga: w wersji PRO business dostępna jest także opcja ustawienia zastępstw na określony czas.

https://youtu.be/wbbw63HWoSA

Zastępstwa w systemie obiegu dokumentów, spraw i zadań. Pierwszym bezpłatnym systemie workflow (https://youtu.be/wbbw63HWoSA)

Conditional process control

Note: this part of the manual applies to the PRO business version only. Information on what conditional control is and how it differs from the standard one used in the free version of Dew-X can be found here. Building the process definition Important: before you start building conditional processes, be sure to create the User Groups that you will use in the process and place at least one user in each of them. Conditional workflows are implemented using groups only, so the absence of groups will prevent you from creating this type of definition. The beginning of the action is no different from the procedure for creating standard processes Note: you can also build a process definition right away as a conditional process. When we add/build a standard process:

you can switch to the conditional version. To do this, select “Conditional” from the right side of the menu.

The previously created activities will be organized in the form of unrelated tasks tiles. Two flags will also appear: the start and end markers of the process. The first action should be to add default flows. To do this, in the panel on the right, select “Connections”.

Add first connection It should link “Start” to the first activity. Link the next activity together in the same way,

until the flag indicating “End”.

As you can see, a process definition was created, which is similar to the standard view. Note: each time, it is necessary to indicate the Group of users to whom the task will be forwarded in a given activity. Checking the checkbox “User will select user from list” will cause that when sending the task further, the executor will have to select a person from the displayed list. The list will contain only users belonging to the given Group. If this box is left unchecked, the task will go to each user of that Group and will be forwarded when the first of those people completes it (it will no longer be available to the others). Hint: when a task is always completed by one specific person, e.g. the CEO, then create a “CEO” Group and add only one user to it. Then do not check the option “User will select user from list” – the task will then flow to the CEO without the need to indicate him/her from the list. The form editor in the conditional control is slightly different from the standard one. In particular, the menu on the right does not contain a number of options, which are solved differently in conditional control.

Workflow conditioning Now you can implement conditional flows. Some fields (text, text area, number and amount) and two plugins/extension (selection list and dictionary) that you place on forms have a Field key / Extension key position.

If you want a particular field/extension to serve as a flow conditioning criterion, specify the field key/extension key. This can be any (unique to the process) name, e.g. Decision, Acceptance, Akc_5, etc., etc. Note: as you will notice, a field of type Yes/No does not have a field key, so it cannot be used in conditional control. If you want to condition the flow on this type of decision, use the Selection list plugin and add the following items in it: Yes, No. Note or save these field/extension keys and, in the case of dictionaries and selection lists, the items that can be selected. Now go to Connections (menu on the right side of the screen or directly on the task tile of the activity in question on the process map two arrows icon)

Create a new connection (Add)

In the “Condition type” section, instead of “Default,” select “Variable” or “Deadline”

In the “Field key” field, enter the stored value entered when editing the form. In this example, the word (key) is: “Decision”. In the “Operator” field, select one of the following possibilities: “=” equal and “!=” different, which are useful for both text and numbers, and best suited for numbers: “>” greater, “>=” greater-equal, “<" less, "<=" less-equal. In this example: “=”. In the “Value” field, enter the criterion. In this example, the checklist item “No”.

And Save. The workflow created in this way will behave as follows: when the user selects “No” in the Decision field, the process will flow from the Replacement activity to the Holiday request form. Otherwise, it will flow in the default way, i.e. to the Acceptance activity. Hint: in conditional control, we do not use the return mechanism – the process can only flow forward. If you want it to be possible to “go back” to an earlier activity, plan it as a conditional flow, e.g. by adding a Selection list plugin on the form with items: Forward, Return to…, Return to…, etc., and then create the appropriate conditional flows. The final process definition map might look like this:

When you are satisfied with the result, publish the new definition using the “Next” button in the lower right corner of the editor’s menu screen.

The conditional task tiles are different from the standard ones. Instead of a progress counter, they have a compass icon:

https://youtu.be/tXqTvqVj300

Conditional process control in Dew-X workflow system (https://youtu.be/tXqTvqVj300)

____________________________ If you are interested in getting a proposal for a professional PRO business version of the Dew-X system, fill out the form or write to hello@dew-x.com

Sterowanie warunkowe procesem

Uwaga: ta część instrukcji dotyczy wyłącznie wersji PRO business. Informacje o tym, co to jest sterowanie warunkowe i czym różni się od standardowego, stosowanego w wersji bezpłatnej Dew-X znajdziesz tutaj. Budowanie definicji procesu Ważne: zanim przystąpisz do budowania procesów warunkowych koniecznie stwórz Grupy użytkowników, których będziesz używał w danym procesie i umieść w każdej z nich co najmniej jednego użytkownika. Przepływy warunkowe realizowane są wyłączenie w oparciu o grupy, więc ich brak uniemożliwi stworzenie tego typu definicji. Początek działań nie różni się od procedury tworzenia procesów standardowych Gdy dodamy/zbudujemy proces standardowy:

możemy przełączyć się na wersję warunkową. W tym celu z prawej strony menu wybieramy „Warunkowy”

Utworzone wcześniej kroki ułożą się w formie niepowiązanych ze sobą kafelków. Pojawią się też dwie flagi: oznaczenie startu i końca procesu. Pierwszą czynnością powinno być dodanie przepływów domyślnych. W tym celu w panelu po prawej stronie wybierz „Połączenia”

I dodaj pierwsze

Powinno połączyć „Start” z pierwszym krokiem. W ten sam sposób połącz ze sobą kolejne kroki,

aż do flagi oznaczającej „Koniec”.

Jak widać powstała definicja procesu, która jest zbliżona do widoku standardowego. Uwaga: za każdym razem należy wskazać Grupę użytkowników, do których trafi zadanie w danym kroku. Zaznaczenie checkbox-a „Użytkownik wybierze osobę z listy” spowoduje, że przesyłając zadanie dalej, wykonawca będzie musiał wybrać osobę z wyświetlonej listy. Lista będzie zawierała tylko użytkowników należących do danej Grupy. Jeżeli to pole nie zostanie zaznaczone, to zadanie trafi do każdego użytkownika danej Grupy i przejdzie dalej gdy pierwsza z tych osób je wykona (dla pozostałych nie będzie już dostępne). Podpowiedź: gdy dane zadanie wykonuje zawsze jedna konkretna osoba, np. prezes, to stwórz Grupę „Prezes” i dodaj do niej tylko jednego użytkownika. Następnie nie zaznaczaj opcji „Użytkownik wybierze osobę z listy” – zadanie popłynie wówczas do prezesa bez konieczności wskazywania jej/jego z listy Edytor formularzy w sterowaniu warunkowym różni się nieco od standardowego. W szczególności menu po prawej stronie nie zawiera szeregu opcji, które w sterowaniu warunkowym są rozwiązane w odmienny sposób.

Warunkowanie przepływu procesu Teraz możesz wprowadzić przepływy warunkowe. Niektóre pola (tekst, obszar tekstowy, liczba i kwota) oraz dwie wtyczki (lista wyboru i słownik), które umieszcza się na formularzach mają pozycję Klucz pola / Klucz wtyczki.

Jeżeli chcesz aby dane pole/wtyczka posłużyło jako kryterium warunkowania przepływu, określ klucz pola / klucz wtyczki. To może być dowolna (unikalna dla danego procesu) nazwa, np. Decyzja, Akceptacja, Akc_5 itp., itd. Uwaga: jak zauważysz pole typu Tak/Nie nie posiada klucza pola, więc nie może być wykorzystane w sterowaniu warunkowym. Jeżeli chcesz uzależnić przepływ od tego typu decyzji, użyj wtyczki Lista wyboru i dodaj w niej kolejne pozycje: Tak, Nie. Zapamiętaj lub zapisz sobie te klucze pól/wtyczek oraz w przypadku słowników i list wyboru pozycje, które mogą zostać wybrane. Przejdź teraz do połączeń (menu po prawej stronie ekranu lub bezpośrednio na kafelku danego kroku na mapie procesu ikona dwóch strzałek)

Utwórz nowe połączenie (Dodaj)

W sekcji „Warunek” zamiast „Domyślny” wybierz „Zmienna” lub „Upływ czasu”

W polu „Klucz pola” wpisz zapamiętaną wartość wprowadzoną podczas edycji formularza. W tym przykładzie jest to słowo (klucz): „Decyzja”. W polu „Operator” wybierz jedną z następujących możliwości: „=” równe i „!=” różne, które są przydatne tak dla tekstu jak i dla liczb oraz najlepiej dopasowane do liczb: „>” większe, „>=” większe-równe, „<” mniejsze, „<=” mniejsze-równe. W tym przykładzie: „=”. W polu „Wartość” wpisz kryterium. W tym przykładzie pozycję z listy wyboru „Nie”.

I Zapisz. Tak stworzony przepływ zachowa się w sposób następujący: gdy użytkownik w polu Decyzja wybierze „Nie”, proces popłynie z kroku „Zastępstwo” do kroku „Wniosek o urlop”. W innym przypadku popłynie w sposób domyślny, czyli do kroku Akceptacja. Podpowiedź: w sterowaniu warunkowym nie stosujemy mechanizmu cofania – proces może tylko płynąć do przodu. Jeżeli chcesz aby była możliwość „powrotu” do wcześniejszego kroku, zaplanuj to jako przepływ warunkowy, np. dodając na formularzu wtyczkę Lista wyboru z pozycjami: Prześlij danej, Cofnij do…, Cofnij do…, etc., a następnie stwórz stosowne przepływy warunkowe. Finalnie mapa definicja procesu może wyglądać tak:

Gdy będziesz zadowolona/zadowolony z efektu, opublikuj nową definicję, korzystając z przycisku „Dalej” w prawym dolnym rogu ekranu menu edytora.

Kafelki zadań warunkowych różnią się od tych standardowych. Zamiast licznika postępu mają ikonę kompasu:

https://youtu.be/rTgsmPgQbJM

____________________________ Jeżeli interesuje Cię uzyskanie oferty na profesjonalną wersję PRO business systemu Dew-X, wypełnij formularz lub napisz pod adres hello@dew-x.com

Message to Admins

Sometimes belonging to an organization, we do not know who is its Owner or its administrators. However, it happens that we need to contact them. There can be many reasons, such as when we want: – to be granted wider permissions – to be granted access to the namespace – an incorrectly submitted task deleted – redirect tasks to another user – report an error – ask for a change in the process definition – ask to increase the available space To send a message to the administrators of a particular organization in the menu, select the “?” icon and then Email to admin:

In the dialog box, type the content of your message:

and send.