Archiwum FAQs

Mobile application

From the very beginning we were guided by the idea of “mobile first”. We decided on Progressive Web App (PWA). How do I install Dew-X on my phone or other device?

Open https://workflow.dew-x.com/ in your phone or tablet browser
Log in to your account or if you don’t have one yet, register
Find the installer icon – down arrow at the bottom of the screen (last menu item)

The Dew-X icon will appear on your screen and from now on you will be able to launch the Dew-X mobile app in this way.

If your device supports biometric authentication, you can enable it for this application as well.

Workflow

BPM

Document Workflow

Process Management

Business Processes

Process Optimization

BPMS

DMS

Document Archive

Document Management

Digital Transformation

Low-code

No-code

hello@dew-x.com

BlueDew Sp. z o.o.

80-755 Gdańsk

ul. Szafarnia 11/F8

Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku,

VII Wydział Gospodarczy

KRS: 0000546208

NIP: 5833176671

Aplikacja mobilna

Tworząc Dew-X od początku przyświecała nam idea „mobile first”. Zdecydowaliśmy się na Progressive Web App (PWA). Jak zainstalować aplikację Dew-X na telefonie lub innym urządzaniu? Android

Otwórz w przeglądarce telefonu lub tabletu stronę https://workflow.dew-x.com/
Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
Znajdź ikonę instalatora – strzałka w dół na dole ekranu (ostatnia pozycja w menu)

Na Twoim pulpicie pojawi się ikona Dew-X i od tej chwili będziesz mógł uruchamiać aplikację mobilną Dew-X w ten sposób.

Jeżeli Twoje urządzenie obsługuje autoryzację biometryczną, to możesz ją włączyć również dla tej aplikacji. iOS

Otwórz w przeglądarce Safari stronę https://workflow.dew-x.com/
Zaloguj się na swoje konto lub jeżeli go jeszcze nie masz, zarejestruj się
Na główny ekranie naciśnij przycisk Udostępnianie:

Gdy pojawią się funkcje udostępniania przesuń listę aż zobaczysz opcję „Do ekranu początk.„

Po wybraniu tej opcji system zapyta Cię o to jak chcesz nazwać skrót. Po kliknięciu Dodaj system zapisze skrót do Dew-X i uczyni z niego aplikację mobilną.

Uwaga: jeżeli chcesz otrzymywać powiadomienia od Dew-X na swoim iPhonie upewnij się że posiadasz odpowiednią wersję systemu iOS (>= 16.4). Dopiero od tej wersji iPhone wspiera ponownie zarządzanie powiadomieniami w przeglądarce Safari.

CC (Carbon Copy)

There is sometimes a need for a user who is not involved in the flow of a given case to have the opportunity to familiarize himself with it. That’s what the CC functionality is for. It can be either a person who will not participate in this instance of the process at all, or a person who will be added to it in later stage. When completing the form in the process, you have an additional button available:

By clicking on it, the following window will open:

Here you can add any number of users to CC list. Note: users from outside of the organization can only add people from within the organization, however, if an insider adds someone from outside the organization, they will also reveal that person to all users outside the organization who view the list of previously added people. Added users will receive email notifications. If they do not participate in the flow of this document or case, they will not be able to perform any actions in it, but they will be able to familiarize themselves with what has been done so far. They will find it In Progress or Completed in given process. If any CC’d persons have already been added to a given process instance, then when opening the CC window, we will see them in the list:

Nothing prevents you from sending them a notification again. The list of people who have been added CC’d can also be viewed in the CC tab visible after entering the details of a given instance:

It contains information about when, who and with whom a given task has been shared. Note: The CC tab is only visible to users with the status Inside the Organization. You can read more about possible user statuses here: click

DW (do wiadomości)

Występuje czasem potrzeba, aby użytkownik niebiorący udziału w przepływie danej sprawy miał możliwość zapoznania się z nią. Do tego służy funkcjonalność DW. Może to być zarówno osoba, która nie będzie w ogóle brała udziału w tej instancji procesu jak i ta, która zostanie do niej dołączona na późniejszych krokach. Wykonując swój krok w procesie mamy dostępny dodatkowy przycisk:

Klikając w niego otworzy się okno:

Tu możemy dodać dowolną liczbę osób DW. Uwaga: osoby spoza organizacji mogą dodawać tylko osoby z wewnątrz organizacji, tym niemniej jeżeli osoba z wewnątrz doda kogoś spoza organizacji, to tym samym ujawni tę osobę również wszystkim osobom spoza organizacji, które wyświetlą listę osób dodanych DW wcześniej. Dodana osoba otrzyma powiadomienie e-mailowe. Jeżeli nie bierze ona udziału w obiegu danego dokumentu lub sprawy, to nie będzie miała możliwości wykonania w nim żadnych działań, ale będzie mogła zapoznać się z tym co zostało dotychczas wykonane. Zadanie znajdzie w Toku lub w Zakończonych w danym procesie. Jeżeli do danej instancji procesu zostały już dodane jakieś osoby DW, to otwierając okno DW zobaczymy je na liście:

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać do nich powiadomienie ponownie. Listę osób, które zostały dodane DW można obejrzeć również w zakładce DW widocznej po wejściu w szczegóły danej instancji:

Znajdują się na niej informacje kiedy, kto i komu udostępnił dane zadanie. Uwaga: zakładka DW widoczna jest tylko dla użytkowników z wewnątrz organizacji. Więcej na temat możliwych statusów użytkowników przeczytasz tu: kliknij

Table and Global Table

Table and Global table are plugins available in Dew-X. An example table can be built so that it contains columns with fields: product name, net amount, VAT amount, gross amount, and columns with other plugins, such as Selection List or Dictionary. A template created this way will allow the user involved in the process to add and fill in any number of rows containing this data. Columns containing “amount” fields will be automatically summed. Note: on printouts from the system, data from tables are presented in rows. A standard table can be built directly in the process builder when creating or editing a process definition. Another special type of tables are Global tables. They allow you to create templates of many different tables, which can then be used repeatedly both in a given process and in various other processes. A great advantage of this type of tables is their “wandering” nature – adding the same table on the next activities of a given process allows different participants of the process to fill in the same table. Furthermore, a given table can also be added at a specific activity in a non-editable form to present the data collected in the course of the process. Preparing a Global Table template The Global tables module can be found by selecting the Administration icon on the main menu:

We create new global tables using the Add button.

We prepare the global table template in a builder similar to the process definition builder.

A global table template created this way will be automatically enriched with the data of the table-filling user (first name and last name) and the date of the last modification after it is placed in a given process.

Note: once created, the global table template cannot be deleted. It will also not be possible to change its name. If you have made a mistake or do not want a particular template to continue to be used, simply turn off its visibility.

Use of the global table when editing a process Global tables are one of the plugins. When editing a activity in a process:

Select the Global table plugin
Specify whether it should be editable or not for a given activity (note below)
Select a global table template from the list (of course, it must be prepared in the Administration module beforehand)

Notes:

When adding a Global Table to a activity in a process, specify whether it is to be editable at the activity or not. If you choose non-editable, the user will not be able to fill it in on a given activity, but will see what has been entered into it on other activities.2. Global tables will not be visible in the History tab. A global table can and usually does have data collected on many differentactivities – it would be confusing to put them in the history on earlier activities as well. You will always find this data in the Data tab.

Tabele i tabele globalne

Tabela oraz Tabela globalna to wtyczki dostępne w Dew-X. Przykładowa tabela może być zbudowana tak, że zawiera kolumny z polami: nazwa produktu, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto oraz kolumny z innymi wtyczkami, np. Listą wyboru lub Słownikiem. Tak utworzony szablon pozwoli użytkownikowi biorącemu udział w procesie na dodawanie i wypełnienie dowolnej liczy wierszy zawierających te dane. Kolumny zawierające pola typu „kwota” będą automatycznie sumowane. Uwaga: na wydrukach z systemu, dane z tabel są prezentowane w wierszach. Standardową tabelę można zbudować bezpośrednio w kreatorze podczas tworzenia lub edycji definicji procesu. Innym, szczególnym rodzajem tabel są Tabele globalne. Pozwalają na stworzenie szablonów najprzeróżniejszych tabel, które następnie mogą być wykorzystywane wielokrotnie zarówno w danym procesie jak i rożnych innych procesach. Ogromną zaletą tego typu tabel jest ich „wędrujący” charakter – dodanie tej samej tabeli na kolejnych krokach danego procesu pozwala na uzupełnianie tej samej tabeli przez różnych uczestników procesu. Co więcej, daną tabelę można dodawać również na konkretnym kroku w formie nieedytowalnej, aby prezentować w niej dane zebrane w toku tego procesu. Przygotowanie szablonu Tabeli globalnej Moduł Tabele globalne znajdziemy po wybraniu ikony Administracja w menu głównym:

Nowe tabele globalne tworzymy używając przycisku Dodaj

Szablon tabeli globalnej przygotowujemy w kreatorze podobnym do kreatora procesów.

Tak utworzony wzór tabeli globalnej, po umieszczeniu jej w danym procesie zostanie automatycznie wzbogacony o dane uzupełniającego (imię i nazwisko) oraz datę ostatniej modyfikacji.

Uwaga: raz utworzony szablon tabeli globalnej nie może zostać usunięty. Nie będzie można też zmienić jego nazwy. Jeżeli popełniłeś błąd lub nie chcesz aby dany szablon był nadal wykorzystywany po prostu wyłącz jego widoczność.

Wykorzystanie tabeli globalnej w czasie edycji procesu Tabele globalne są jedną z wtyczek. Edytując krok w procesie:

Wybierz wtyczkę Tabela globalna
Określ, czy na dany kroku ma być edytowalna, czy też nie (uwaga poniżej)
Wybierz szablon tabeli globalnej z listy (oczywiście wcześniej musi być przygotowana w module Administracja)

Uwagi:

Dodając Tabelę globalną do kroku w procesie określ, czy ma być edytowalna na danym kroku, czy też nie. Jeżeli wybierzesz nieedytowalną, to użytkownik nie będzie mógł jej uzupełnić na danym kroku, ale będzie widział, co zostało do niej wpisane na innych krokach.
Tabele globalne nie będą widoczne w zakładce Historia. Tabela globalna może i zazwyczaj posiada dane gromadzone na wielu różnych krokach – umieszczanie ich w historii również na krokach wcześniejszych byłoby mylące. Dane te znajdziesz zawsze w zakładce Dane.

API

API stands for application programming interface. It is an application programming interface through which programs can communicate with each other. Using API it is possible to perform complex integrations, e.g. with financial and accounting systems, mobile applications or CRMs. Dew-X API documentation can be found here: click

Simple integrations can be done thanks to authorization tokens and Webhooks.

Webhooks

Webhooks will be useful to more knowledgeable users and consultants helping with complex Dew-X implementations. They allow actions initiated with Dew-X to be invoked on external systems. You will find places to place them when creating or editing a process, at each of its activities, in the side panel on the right:

If this topic is black magic, do not worry, because this functionality does not negatively affect the standard use of Dew-X 🙂 If, however, you would like to learn more about it – write to us.

Authorization tokens

Authorization tokens will be useful to more knowledgeable users and consultants helping with complex Dew-X implementations. Thanks to them, you can execute actions in Dew-X from external systems. You can generate them in the user menu:

Dictionaries

Dictionaries are a special type of plugin that allows you to put fields with a defined list of values and labels on forms. This can be, for example, a list of cars, employees, customers, suppliers, locations, projects, cost centers, case types, etc. It seems to be quite similar to another plugin – Selection list. However, there are at least a few situations where Dictionaries will be a better choice than a simple selection list. For example, when:

the list changes quite often
the same list is used in several different processes
in addition to the value, the list items should also have a description

Preparation of the dictionary The Dictionaries module can be found after selecting the Administration icon in the main menu:

The new Dictionaries we create using the Add button Then we name it:

From here we can:

rename each dictionary
disable / enable its visibility
edit its contents

Note: Dictionaries cannot be deleted. If you no longer need the dictionary, you have two options – change it (rename and change its contents) or disable its visibility. Import from file This is the fastest way to create or edit a dictionary, especially when the dictionary contains multiple entries. Preparing an MS Excel file is quite simple. However, there are a few important rules to keep in mind:

the system always retrieves data from the first sheet, regardless of its name (even if it’s called Sheet2 and Sheet1 is the second one)
the system skips the first line, treating it as a header (use it like this and don’t put your data there)
the system will always treat the data from the first column as values, and the second column as labels
after importing the dictionary, you will be able to edit it, including adding new lines and deleting unnecessary lines

Other remarks:

the “Value” field must not be repeated, it must be unique in a given dictionary
the “Value” field must have a value for each row
the “Label” field for a given line can be left blank

Using a dictionary during editing a process Dictionaries are one of the plugins (more about plugins).

Name the dictionary field, for example: “Select a car from the list” and select a dictionary from the list of available dictionaries.

If you are not sure if you have used the correct dictionary – check it on the form preview (menu on the right).

Publish a version of the process. Whenever you change this dictionary in the future, the new values and descriptions (labels) will appear wherever it is used.