Note: This feature is available only in the PRO Business version and works only in conditional processes. If multiple people can enter data in a process at the same time, it’s a good idea to use parallel steps. Thanks to them, individual users or teams don’t have to wait for others to finish their tasks, which allows you to move through the entire process more efficiently and save time. You configure parallel steps in the Process Builder for connections within conditional processes. When adding or editing a connection, you specify its start and end—that is, the forms between which the workflow is to take place. If parallel steps are to be executed between the forms designated as the start and end, click the Add button in the Parallel Steps section. When configuring parallel steps, you must specify which forms will be filled out in each step and assign the appropriate user groups to them. Parallel steps allow several tasks to be carried out simultaneously within a single process. The process will not move on to the next stage until all parallel steps have been completed – that is, until all required forms have been filled out and submitted. All parallel steps begin at the same point in the process and then converge at a single point, from which the process continues. If a user is assigned to several groups carrying out parallel steps, the system will ask the user to specify which form to fill out when the form is opened.
Uwaga: funkcjonalność dostępna tylko w wersji PRO business i działa tylko w procesach warunkowych. Jeśli kilka osób może uzupełniać dane w procesie jednocześnie, warto skorzystać z kroków równoległych. Dzięki nim poszczególne osoby lub zespoły nie muszą czekać, aż inni skończą swoje zadania, co pozwala sprawniej przejść przez cały proces i zaoszczędzić czas. Kroki równoległe konfigurujemy w Kreatorze procesów dla połączeń w procesach warunkowych. Podczas dodawania lub edycji połączenia określamy jego początek i koniec, czyli formularze, pomiędzy którymi ma przebiegać przepływ. Jeśli pomiędzy formularzami wskazanymi jako początek i koniec mają zostać wykonane kroki równoległe, klikamy przycisk Dodaj w sekcji Kroki równoległe. Podczas konfiguracji kroków równoległych należy określić, które formularze będą uzupełniane w ramach poszczególnych kroków oraz przypisać do nich odpowiednie grupy użytkowników. Kroki równoległe umożliwiają jednoczesną realizację kilku zadań w ramach jednego procesu. Przejście do kolejnego etapu nastąpi dopiero po zakończeniu wszystkich kroków równoległych, czyli po uzupełnieniu i przekazaniu wszystkich wymaganych formularzy. Wszystkie kroki równoległe rozpoczynają się z tego samego miejsca w procesie, a następnie łączą się w jednym wspólnym punkcie, od którego proces jest kontynuowany. Jeśli użytkownik jest przypisany do kilku grup realizujących kroki równoległe, podczas otwierania formularza system poprosi o wskazanie, który formularz ma zostać uzupełniony.
The view of the system’s main dashboard, called My Dashboard, has changed. The appearance and content of the dashboard will largely be determined by administrators, who will be able to customize it to meet the organization’s needs. In addition, each user will be able to create their own section of shortcuts to facilitate daily work and provide quick access to the most frequently used areas. If no shortcuts are configured, the initial view of My Dashboard looks like this: The Modules section contains links to all system modules. When the user clicks on a selected module, they are taken to a new view displaying, as appropriate: all processes, Kanban boards, file archives, or other elements of the selected module to which they have access. The processes view displays tiles showing all processes available to the user within a given organization. Each tile shows the number of tasks to be completed and the number of tasks currently in progress within that process. The user can navigate directly to the relevant tabs within the selected process. In the Modules section, in addition to direct links to individual modules, you’ll find the “Add a link for yourself” button, and if you’re an administrator (Admin) or owner (Owner), the “Add a link for the organization” button will also be available. To add a new link for the entire organization, click the “Add a link for the organization” tile. The link addition window will appear. When creating a link, you must specify or select:
  • Link name
  • Description – enter a brief description that will be displayed on the tile to help the user understand where they will be redirected
  • Icon color
  • Icon for link
  • Module – specify a specific location within the module that will be accessible when the link is clicked
This will create a new section on the Dashboard: Organization Links: Note: This section is created by Admins and the Owner, but is visible to all users in the organization. Similarly, each user can add their own links section, which will be visible only to them. Once you create the Organization Links or Own Links sections, buttons for adding new links will be available in the appropriate sections. In addition, administrators and Owners will be able to set the display order of tabs in the Modules and Organization Links sections by clicking the pencil icon. In the Organization Links section, Admins and Owners will also be able to edit or delete a specific link. Any user can perform these same actions in the Own links section. Note: In addition to the links on the Dashboard, users can still use the bookmarks panel. Unlike Links, bookmarks work “cross-organizationally,” meaning they can also take users between organizations. You can read more about bookmarks here. On the left side you can see a collapsed menu panel. Its items are discussed with specific functionalities. The second menu can be found on the right side of the screen (desktop) Right menu Dew-X system Not all of its positions are always visible. For example, the view can be like this: Right menu small Dew-X
Widok głównego dashboardu w systemie, zwany Moją tablicą, uległ zmianie. O wyglądzie i zawartości tablicy w dużej mierze będą decydować administratorzy, którzy będą mogli dostosować ją do potrzeb organizacji. Dodatkowo każdy użytkownik będzie miał możliwość utworzenia własnej sekcji odnośników, które ułatwią codzienną pracę i zapewnią szybki dostęp do najczęściej używanych obszarów. Jeśli nie zostaną skonfigurowane żadne odnośniki, pierwszy widok Mojej tablicy wygląda tak: W sekcji Moduły znajdują się odnośniki do wszystkich modułów systemu. Po kliknięciu wybranego modułu użytkownik zostanie przeniesiony do nowego widoku zawierającego odpowiednio: wszystkie procesy, tablice Kanban, Archiwa plików lub inne elementy wybranego modułu, do których posiada dostęp. W widoku procesów prezentowane są kafelki ze wszystkimi procesami dostępnymi dla użytkownika w danej organizacji. Na każdym kafelku widoczna jest liczba zadań do wykonania oraz zadań będących w toku w danym procesie. Użytkownik ma możliwość bezpośredniego przejścia do odpowiednich zakładek w wybranym procesie. W sekcji Moduły, oprócz bezpośrednich odnośników do poszczególnych modułów, znajdziesz przycisk Dodaj odnośnik dla siebie, a jeśli jesteś administratorem (Admin) lub właścicielem (Owner), to dostępny będzie również przycisk Dodaj odnośnik dla organizacji. Aby dodać nowy odnośnik dla całej organizacji, kliknij kafelek Dodaj odnośnik dla organizacji. Zostanie wyświetlone okno dodawania odnośnika. Podczas tworzenia odnośnika należy określić lub wybrać:
  • Nazwę odnośnika
  • Opis – należy wpisać krótką informację wyświetlaną na kafelku, która pomoże użytkownikowi zrozumieć gdzie zostanie przekierowany
  • Kolor ikony
  • Ikonę odnośnika
  • Moduł – wskazujemy konkretną pozycję w danym module, która będzie dostępna po kliknięciu odnośnika
W ten sposób utworzona zostanie nowa sekcja Dashboardu – Odnośniki organizacji: Uwaga: Ta sekcja jest tworzona przez Adminów i Ownera, ale jest widoczna dla wszystkich użytkowników w danej organizacji. Na tej samej zasadzie każdy użytkownik może dodać własną sekcję odnośników, która będzie widoczna wyłącznie dla niego. Po utworzeniu sekcji Odnośniki organizacji czy Własne odnośniki, przyciski do dodawania nowych odnośników będą dostępne w odpowiednich sekcjach. Dodatkowo administratorzy i Owner będą mieli możliwość ustawienia kolejności wyświetlania kart w sekcji Moduły oraz Odnośniki organizacji po kliknięciu ikony ołówka. W sekcji Odnośniki organizacji Admini i Owner będą mieli również możliwość edycji lub usunięcia danego odnośnika. Te same akcje może wykonać każdy użytkownik w sekcji Własnych odnośników. Uwaga: poza odnośnikami na Dashboardzie, użytkownicy nadal mogą korzystać z panelu zakładek. Zakładki w odróżnieniu od Odnośników działają „cross-organizacyjnie”, tzn. mogą przenosić użytkownika również pomiędzy organizacjami. Więcej na temat zakładek przeczytasz tutaj. Po lewej stronie widzisz zwinięty panel menu. Jego pozycje są omawiane przy konkretnych funkcjonalnościach. Drugie menu znajdziesz po prawej stronie ekranu (wersja desktop) Prawy panel systemu Dew-X Nie wszystkie jego pozycje są zawsze widoczne. Widok może być np. taki: prawe menu małe
Note: this feature is available exclusively in the PRO business version and can only be used in Conditional process control. Not all form fields need to be visible from the start. In some cases, it makes sense to show additional fields only after a user selects a specific option or enters a particular value in another field. The Conditional Field Display feature is designed for these scenarios. It helps keep forms simple and easy to navigate by showing users only the fields that are relevant to them. Field display conditions can be configured in the form builder using the menu on the right: In order for a field to control the visibility of other fields, it must be assigned a Field Key or an Extension Key. Example Let’s assume that in the Orders process, on the Approval activity, the user can decide whether to accept or reject an order. If they choose the Reject option, we want to display an additional required field: Rejection reason. To make this possible, the Decision field on the Approval activity must be assigned an appropriate value in the Extension Key field: Next, we move on to configuring the condition. Click the Conditions button in the menu: Once the Conditions window appears, click the Add button, then fill in the required fields:
  • Name – any name for the condition that will make it easy to identify later.
  • Field – here you will find a list of all fields and extensions that have been assigned a Field Key or Extension Key within the process.
  • Operator – defines how the field value is compared to the value provided in the condition.
Available operators: =  the field is equal to the value specified in the Value field !=  the field is not equal to the value specified in the Value field >  the field is greater than the specified value (for numeric fields) >=  the field is greater than or equal to the specified value (for numeric fields) <  the field is less than the specified value (for numeric fields) <=  the field is less than or equal to the specified value (for numeric fields) Note: The Value field can be left empty. In this case, the comparison will be made against an empty value. In our example, the condition will look as follows: The feature also allows you to create more advanced conditions. Individual rules can be combined using the AND and OR operators by selecting the appropriate tab in the condition configuration. You can add new conditions by clicking the Add rule button, while more complex structures can be created using condition groups via the Add group button. Grouping conditions makes it possible to build advanced field visibility logic that includes multiple criteria and dependencies. Example of using a condition group: In the example shown, the condition will be met only if the Reject option is selected in the field with the key decision, and either Marketing or Accounting is selected in the field with the key department. After creating and saving the condition, it must be assigned to the field whose visibility depends on it. In our example, this is the Rejection reason field: When configuring conditions, care should be taken to ensure they are not too restrictive. Incorrect settings may cause some fields not to appear in situations where they should be visible. If you have any difficulties setting up conditions, please contact us. We’ll see how we can help 🙂
Uwaga: funkcjonalność dostępna tylko w wersji PRO business i działa tylko w procesach warunkowych. Nie wszystkie pola formularza muszą być widoczne od razu. Czasami warto pokazać użytkownikowi dodatkowe pola dopiero wtedy, gdy wybierze określoną opcję lub wprowadzi konkretną wartość w innym polu. Do takich sytuacji służy funkcja warunkowego pokazywania pól. Dzięki niej formularz jest prostszy i bardziej przejrzysty, a użytkownik widzi tylko te pola, które są dla niego istotne. Warunki wyświetlania pól konfigurujemy w kreatorze procesu w menu po prawej stronie: Aby dane pole mogło sterować wyświetlaniem innych pól, należy przypisać mu Klucz pola lub Klucz wtyczki. Przykład Załóżmy, że w procesie Zamówień, na kroku Zatwierdzenie, użytkownik może podjąć decyzję o zaakceptowaniu lub odrzuceniu zamówienia. Jeśli wybierze opcję Odrzucam, chcemy wyświetlić dodatkowe, wymagane pole, np. Powód odrzucenia. Aby było to możliwe, polu Decyzja na kroku Zatwierdzenie należy przypisać odpowiednią wartość w polu Klucz wtyczki: Następnie przechodzimy do ustawienia warunku. Klikamy w przycisk Warunki w menu: Po wyświetleniu okna z Warunkami klikamy w przycisk Dodaj, a następnie uzupełniamy pola:
  • Nazwa – dowolna nazwa warunku, która ułatwi jego późniejszą identyfikację.
  • Pole – znajdziemy tutaj listę wszystkich pól i wtyczek, którym w danym procesie została przypisana wartość Klucz pola lub Klucz wtyczki.
  • Operator – określa sposób porównania wartości pola z wartością podaną w warunku.
Dostępne operatory: =  pole jest równe wartości wskazanej w polu Wartość !=  pole jest różne od wartości wskazanej w polu Wartość pole jest większe od podanej wartości (dla pól liczbowych) >=  pole jest większe lub równe podanej wartości (dla pól liczbowych) <  pole jest mniejsze od podanej wartości (dla pól liczbowych) <=  pole jest mniejsze lub równe podanej wartości (dla pól liczbowych) Uwaga: pole Wartość możesz pozostawić puste. W takim przypadku porównanie będzie dotyczyć pustej wartości. W naszym przykładzie warunek będzie wyglądał następująco: Funkcjonalność umożliwia również tworzenie bardziej zaawansowanych warunków. Poszczególne reguły można łączyć za pomocą operatorów I oraz LUB, wybierając odpowiednią zakładkę w konfiguracji warunku. Nowe warunki dodasz, klikając przycisk Dodaj zasadę, natomiast bardziej złożone struktury możesz tworzyć za pomocą grup warunków, korzystając z przycisku Dodaj grupę. Dzięki grupowaniu warunków możliwe jest budowanie rozbudowanej logiki wyświetlania pól, obejmującej wiele kryteriów i zależności. Przykład wykorzystania grupy warunków: W przedstawionym przykładzie warunek zostanie spełniony tylko wtedy, gdy w danym zadaniu zostanie wybrana wartość Odrzucam w polu o kluczu decyzja oraz wartość Marketing lub Księgowość w polu o kluczu dział. Po utworzeniu i zapisaniu warunku należy dodać go do pola, którego wyświetlanie ma być od niego zależne. W naszym przykładzie jest to pole Powód odrzucenia: Podczas konfiguracji warunków należy zachować ostrożność, aby nie były one zbyt restrykcyjne. Nieprawidłowe ustawienia mogą spowodować, że część pól nie pojawi się w sytuacjach, w których powinna być widoczna. Jeśli masz trudności z ustawieniem warunków, skontaktuj się z nami. Sprawdzimy, jak możemy Ci pomóc 🙂
Filtered Namespaces allow you to limit the visible records to those that meet defined criteria. Filters are configured by an administrator in the process definition. As a result, users can only see records that match the configured filter on the form and do not have access to other data stored in the namespace. How to Configure Filters? Let’s look at an example. Assume that we have a namespace called Requests, which is used in the Orders process. In this process, users select items from the Requests namespace that they want to order. The Requests namespace contains a field called Department, which will be used as a filter. This ensures that users only see items assigned to the appropriate department. To use a field as a filter, you must assign an appropriate value to its Field key or Extension key property. This value is then used when defining filtering conditions within the process. The namespaces with filter extension includes an additional section for configuring filters: In the Field you can select from a list of fields available in the namespace. For each of these fields, you can assign a Field key or an Extension key. In the Key field, select the field or extension key that was previously assigned to the corresponding field or extension in the process. The selected key will be used when filtering data in the namespace. In the Operator field, you can define how values are compared. The following two options are available:
  • Equal – values must be identical,
  • Like – values are compared partially.
In our example, the filter will be configured as follows: You can define any number of filtering conditions; the system does not impose any limits on the number of filters. However, it is important to remember that overly restrictive or incorrectly configured filters may limit the availability of records. Therefore, the administrator should define filtering criteria in a way that allows the user to select the appropriate items and correctly carry out the process. After selecting Administration in the Department field, the list of requests will be automatically limited to items assigned to that department: The filter is defined by the administrator and works automatically. The user has no option to remove it.
Przestrzenie nazw z filtrem umożliwiają ograniczenie widocznych rekordów do tych, które spełniają zdefiniowane kryteria. Filtry są konfigurowane przez administratora w definicji procesu. Dzięki nim użytkownik widzi na formularzu wyłącznie rekordy zgodne z ustawionym filtrem i nie ma dostępu do pozostałych danych znajdujących się w przestrzeni nazw. Jak skonfigurować filtry? Pokażemy to na przykładzie. Załóżmy, że mamy przestrzeń nazw Zapotrzebowania, z której korzysta proces Zamówienia. W procesie użytkownik wybiera pozycje z przestrzeni Zapotrzebowania, które chce zamówić. W przestrzeni Zapotrzebowania znajduje się pole Dział, które będzie wykorzystywane jako filtr. Dzięki temu użytkownik zobaczy tylko te pozycje, które są przypisane do odpowiedniego działu. Aby pole mogło zostać użyte jako filtr, należy przypisać mu odpowiednią wartość w polu Klucz pola lub Klucz wtyczki. Wartość ta będzie następnie wykorzystywana podczas definiowania warunków filtrowania w procesie. Wtyczka przestrzeń nazw z filtrem ma dodatkową sekcję ustawiania filtrów: W pozycji Pole dostępna jest lista pól należących do danej przestrzeni, dla których może zostać zdefiniowany Klucz pola lub Klucz wtyczki. W polu Klucz wybieramy klucz pola lub wtyczki, który został wcześniej przypisany do odpowiedniego pola/wtyczki w procesie. Wybrany klucz będzie wykorzystywany podczas filtrowania danych w przestrzeni nazw. W polu Operator można określić sposób porównywania wartości. Dostępne dwie pozycje:
  • Równe – wartości muszą być identyczne,
  • Podobne – wartości są porównywane częściowo.
W naszym przykładzie filtr zostanie skonfigurowany w następujący sposób: Można zdefiniować dowolną liczbę warunków filtrowania, system nie narzuca ograniczeń co do liczby filtrów. Należy jednak pamiętać, że zbyt restrykcyjne lub nieprawidłowo skonfigurowane filtry mogą ograniczyć dostępność rekordów. Dlatego administrator powinien definiować kryteria filtrowania w taki sposób, aby użytkownik miał możliwość wyboru odpowiednich pozycji i mógł poprawnie realizować proces. Po wybraniu wartości Administracja w polu Dział, lista zapotrzebowań zostanie automatycznie ograniczona do pozycji przypisanych do tego działu: Filtr jest definiowany przez administratora i działa automatycznie. Użytkownik nie ma możliwości jego usunięcia.
You can place KSeF plugins on process definition forms. These plugins are used for the automatic presentation of data from KSeF invoices. What are plugins and how to use them Three plugins are available: 1. KSeF – loads basic data from an invoice downloaded from the National e-Invoice System
  • KSeF number
  • Type
  • Buyer
  • Seller
  • Issue date
  • Sell date
  • Invoice number
  • Amounts (net/rate/VAT amount) broken down by individual rates
  • Gross total
  • Currency
  2.  KSeF XML [available only in PRO business] – allows you to download the XML invoice file directly from the form 3. KSeF Payments [available only in PRO business] – loads data from the payment section of the KSeF invoice
  • Payment information
  • Payment date
  • Payment deadlines
  • Payment method
  • Bank accounts
  • Factor bank accounts
  • Split payment mechanism
Na formularzach definicji procesów można umieszczać wtyczki KSeF. Wtyczki te służą do automatycznej prezentacji danych pochodzących z faktur KSeF Co to są wtyczki i jak ich używać Dostępne są trzy wtyczki: 1. KSeF – ładuje dane podstawowe z faktury pobranej z Krajowego Systemu e-Faktur
  • Numer KSeF
  • Typ
  • Nabywca
  • Sprzedawca
  • Data wystawienia
  • Data sprzedaży
  • Numer faktury
  • Kwoty (netto / stawka / kwota VAT) w podziale na poszczególne stawki
  • Kwota całkowita brutto
  • Waluta
2.  KSeF XML [dostępna tylko w PRO business] – pozwala na pobranie pliku XML faktury bezpośrednio z formularza 3. KSeF Płatności [dostępna tylko w PRO business] – ładuje dane pochodzące z sekcji płatności faktury KSeF
  • Status płatności
  • Data zapłaty
  • Termin płatności
  • Frma płatności
  • Rachunki bankowe
  • Rachunki bankowe faktora
  • Mechanizm podzielonej płatności
 
Uwaga: poniższa instrukcja dotyczy wyłącznie instalacji Dew-X na serwerach klienta (On-premises). Jeżeli natomiast korzystasz z https://workflow.dew-x.com/ nawet w wersji PRO business postępuj według instrukcji, która znajduje się tutaj. _________________ Wejdź pod adres: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ (środowisko DEMO) Wybierz opcję: “Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. Potwierdź oświadczenie i przejdź dalej. Na następnym ekranie będą do wyboru metody logowania. Pierwsza (niezalecana) to “Zaloguj się profilem zaufanym”. Wymaga złożenia wniosku ZAW-FA (https://www.gov.pl/web/ias-bialystok/kto-musi-zlozyc-zaw-fa-aby-korzystac-z-ksef-warto-zrobic-to-juz-teraz) lub nadania uprawnień na PESEL w aplikacji KSeF.  Po kliknięciu należy podać NIP firmy. Wtedy trzeba będzie przejść procedurę logowania i podpisania dokumentu w przeglądarce. Druga to “Zaloguj się certyfikatem kwalifikowanym”. Podaj NIP i kliknij “Uwierzytelnij”. Potwierdź, że certyfikat zawiera numer PESEL lub NIP. Teraz należy kliknąć “Pobierz żądanie autoryzacyjne”. Pobierze się plik  authv2_xxxxxxxx.xml, który należy podpisać pieczęcią NIP/podpisem kwalifikowanym z NIP Po podpisaniu pliku należy kliknąć “Dodaj plik” i wybrać podpisany plik xml i kliknąć “Dalej” Po weryfikacji powinien pojawić się główny ekran KSeF W lewym menu należy rozwinąć “Certyfikaty” i wybrać “Wnioskuj o certyfikat” Należy uzupełnić formularz. UWAGA: po kliknięciu “Generuj” klucz prywatny automatycznie pobierze się na komputer. Wybierz przeznaczenie “Uwierzytelnienie w systemie KSeF” i “Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu” Co jakiś czas można kliknąć “Odśwież”, ponieważ strona sama się nie odświeży. Powinien pojawić się komunikat o sukcesie utworzenia certyfikatu. Teraz należy kliknąć “Pobierz certyfikat”. Na komputerze powinny być teraz dwa pliki certyfikat. Jeden z rozszerzeniem .key, a drugi .crt Oba pliki wraz z hasłem są potrzebne, aby zintegrować system z KSeF.
The KSeF module is used to automatically receive invoices from the National e-Invoice System and initiate document circulation based on them. To start it, go to the main menu, select Modules, and then KSeF. After clicking the “Add inbox” button, a window will open allowing you to add a new inbox. The following fields must be completed:
  • Name – enter the name of the inbox; it will be displayed under this name in the menu.
  • Inbox icon – select an icon that will make it easier to identify the inbox.
  • NIP – enter the TAX number of the company whose KSeF inbox you want to connect to.
Note: For each environment, you can create a maximum of one inbox and one outbox for a given tax identification number (NIP).
  • Environment – depending on which KSeF installation you want to connect your inbox to, select the “Test” or “Pre-production” environment. Until the production version of KSeF is launched, we only use the test and pre-production environments.
  • Type – specify whether the system should download outgoing or incoming invoices assigned to your KSeF inbox.
  • Default process – select the process that will initiate document workflow from this KSeF inbox. The field is not mandatory; the process can also be specified later, when starting the workflow of a specific invoice.
  • From when to download invoices – specify the date from which the system should start downloading documents from the inbox. The system allows you to download invoices from the last 12 months at most.
  • Permissions – grant permissions to selected users or user groups to view invoices downloaded from KSeF. Persons with access will be able to view all documents in the box and start the process based on the selected invoice.
Note: Users with the OWNER and ADMIN roles have full access regardless of the selected options. Before saving a new inbox, it is necessary to grant permissions to view invoices in the selected KSeF environment — test or pre-production. Note: Remember that the tax identification number (NIP) you use to log in to the test or pre-production KSeF installation must be the same as the NIP you enter in the Add inbox window. The login method depends on the environment specified in the form. Logging into the KSeF test environment Wejdź na stronę: https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/ Select the Log in option – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” (Authenticate yourself in the National e-Invoice System). The system will display a message stating that you are logging into the publicly available KSeF test environment, where only anonymized, fictitious data should be used. Please note that anyone who logs in using your NIP number will have access to your inbox in the test environment. In the next view, click the button „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym” (Log in with test authentication). Select your company’s tax identification number (NIP) and enter it in the field below. In the section „Podpisz testowe żądanie autoryzacyjne” (Sign the test authorization request) set in the field „Typ identyfikatora” (Identifier type) the NIP Stamp or NIP Signature option, and then re-enter the NIP number. After filling in the above information and clicking the button “Uwierzytelnij do aplikacji testowej” (Authenticate to the test application) you will be transferred to the test inbox. Logging into the KSeF pre-production and production environment Go to the website: Link to demo: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ Link to production: https://ap.ksef.mf.gov.pl/ The pre-production environment uses real authentication data, consistent with the official business owner registry. To log in, you must have real credentials—the same ones that will be required in the production environment. Then select the Log in option – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” (Authenticate yourself in the National e-Invoice System). Login is performed using a trusted profile, a qualified certificate, or a fingerprint of a qualified certificate. The interface of the test and pre-production environments is identical, and permissions are granted in the same way. Click on the item “Uprawnienia” (Authorities) and then “Nadaj uprawnienie” (Assign permission). Select the type of authorization “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” (Entity for issuing and viewing invoices), and then in the section “Dane podmiotu uprawnianego” (Data of the authorized entity) enter your details:
  • in the NIP field: 5833176671
  • in the Pełna nazwa (Full Name) field: identifier (in Dew-X-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx format) displayed in the “Add inlbox”.
In the “Zakres uprawnień” (Scope of Authorizations) section, select the “przeglądania faktur” (view invoices) option. Click on the button “Nadaj uprawnienia” (Grant permissions). Once the permissions have been granted, we can return to Dew-X and add the KSeF inbox. If there are invoices in the assigned KSeF inbox, they will be downloaded to the system. Documents are synchronized several times an hour, and information about the time of the last data download is located above the table. Each line begins with an “eye” icon. Clicking on it will display a window with a preview of the invoice. The second icon allows you to download the XML file of the invoice. The third icon is active only when the invoice has been used to start a process or processes. In this case, clicking on it will display information about the instances of processes in which the document has been used. This information is also linked to the “Used” column, which allows you to easily sort documents that are already participating in processes from those that have not yet been assigned to them. Clicking the arrow icon allows you to launch any process available in the organization based on the selected invoice. After clicking the “Start” button, a new task will appear in the task box of the selected user. If you want the invoice data to be automatically imported into the form, use the KSeF plugin available in the process creator. However, if you need a different way to upload data, please contact us — we will be happy to see what solution we can prepare for you 🙂
Moduł KSeF służy do automatycznego odbierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur oraz inicjowania na ich podstawie obiegu dokumentów. Aby go uruchomić przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie KSeF. Po kliknięciu przycisku „Dodaj skrzynkę” otworzy się okno umożliwiające dodanie nowej skrzynki. Należy w nim uzupełnić następujące pola:
  • Nazwa – podaj nazwę skrzynki, pod tą nazwą będzie ona widoczna w menu.
  • Ikona skrzynki – wybierz ikonę, która ułatwi identyfikację skrzynki.
  • NIP – podaj numer NIP firmy, z której skrzynką KSeF chcesz się połączyć.
Uwaga: dla każdego ze środowisk można utworzyć maksymalnie po jednej skrzynce przychodzącej i jednej skrzynce wychodzącej dla danego NIP-u.
  • Środowisko – w zależności od tego, z którą instalacją KSeF chcesz połączyć swoją skrzynkę, wybierz środowisko „Test” lub „Pre produkcja”. Do momentu uruchomienia wersji produkcyjnej KSeF korzystamy wyłącznie ze środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego.
  • Rodzaj – określ, czy system ma pobierać faktury wychodzące, czy przychodzące przypisane do Twojej skrzynki KSeF.
  • Domyślny proces – wybierz proces, który będzie inicjował obieg dokumentów z tej skrzynki KSeF. Pole nie jest obowiązkowe; proces można również wskazać później, podczas uruchamiania obiegu konkretnej faktury.
  • Od kiedy pobrać faktury – wskaż datę, od której system ma rozpocząć pobieranie dokumentów ze skrzynki. System umożliwia pobranie faktur maksymalnie z ostatnich 12 miesięcy.
  • Uprawnienia – nadaj uprawnienia wybranym użytkownikom lub grupom użytkowników do przeglądania faktur pobranych z KSeF. Osoby posiadające dostęp będą mogły zobaczyć wszystkie dokumenty w skrzynce oraz uruchomić proces na podstawie wybranej faktury.
Uwaga: Użytkownicy z rolą OWNER i ADMIN mają pełny dostęp niezależnie od zaznaczonych opcji. Przed zapisaniem nowej skrzynki konieczne jest nadanie uprawnień do przeglądania faktur w wybranym środowisku KSeF — testowym lub przedprodukcyjnym. Uwaga: Pamiętaj, że numer NIP na który logujesz się do testowej lub przedprodukcyjnej instalacji KSeF musi być taki sam jak NIP, który podajesz w oknie Dodawania skrzynki. Sposób logowania zależy od środowiska, które zostało wskazane w formularzu. Logowanie do środowiska testowego KSeF Wejdź na stronę: https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/ Wybierz opcję Logowanie – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. System wyświetli komunikat, że logujesz się do ogólnodostępnego środowiska testowego KSeF, w którym należy korzystać wyłącznie z zanonimizowanych, fikcyjnych danych. Należy pamiętać, że dostęp do Twojej skrzynki w środowisku testowym ma każda osoba, która zaloguje się przy pomocy Twojego numeru NIP. W kolejnym widoku kliknij przycisk „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym”. Wybierz identyfikator NIP firmy i wpisz numer NIP w polu poniżej. W sekcji „Podpisz testowe żądanie autoryzacyjne” ustaw w polu “Typ identyfikatora” opcję Pieczęć NIP lub Podpis NIP, a następnie ponownie wpisz numer NIP. Po uzupełnieniu powyższych danych i kliknięciu w przycisk “Uwierzytelnij do aplikacji testowej” zostaniesz przeniesiony do skrzynki testowej. Logowanie do środowiska przedprodukcyjnego i produkcyjnego KSeF Wejdź na stronę: Link do demo: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/ Link do produkcji: https://ap.ksef.mf.gov.pl/ Środowisko przedprodukcyjne korzysta z rzeczywistych danych uwierzytelniających, zgodnych z oficjalnym rejestrem właścicieli firm. Aby się zalogować, musisz posiadać prawdziwe uprawnienia — takie same, jakie będą wymagane w środowisku produkcyjnym. Następnie wybierz opcję Logowanie – „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”. Logowanie odbywa się za pomocą profilu zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Interfejs środowiska testowego i przedprodukcyjnego jest identyczny, a nadawanie uprawnień odbywa się w ten sam sposób. Kliknij w pozycję Uprawnienia a następnie Nadaj uprawnienie. Wybierz rodzaj uprawnień “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, a następnie w sekcji Dane podmiotu uprawnianego podaj dane:
  • w polu NIP: 5833176671
  • w polu Pełna nazwa: identyfikator (w formacie: Dew-X-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) wyświetlony w oknie “Dodaj skrzynkę”.
W sekcji Zakres uprawnień zaznacz pozycję “przeglądania faktur”. Kliknij w przycisk “Nadaj uprawnienia”. Gdy uprawnienia zostały nadane możemy wrócić do Dew-X i dodać skrzynkę KSeF. Jeśli w przypisanej skrzynce KSeF znajdują się faktury, zostaną one pobrane do systemu. Dokumenty są synchronizowane kilkukrotnie w ciągu godziny, a informacja o czasie ostatniego pobrania danych znajduje się nad tabelą. Każdy wiersz rozpoczyna ikona „oczka”, po kliknięciu której wyświetli się okno z podglądem faktury. Druga ikona umożliwia pobranie pliku XML faktury. Trzecia ikona jest aktywna wyłącznie wtedy, gdy dana faktura została wykorzystana do uruchomienia procesu lub procesów. W takim przypadku po jej kliknięciu wyświetli się informacja o instancjach procesów, w których dokument został użyty. Z tą informacją powiązana jest także kolumna ‘Użyty’ dzięki której możemy łatwo sortować dokumenty, które już uczestniczą w procesach, od tych, które jeszcze nie zostały do nich przypisane. Kliknięcie ikony strzałki umożliwia uruchomienie dowolnego procesu dostępnego w organizacji na podstawie wybranej faktury. Po kliknięciu przycisku „Uruchom” w skrzynce zadań wybranego użytkownika pojawi się nowe zadanie do wykonania. Jeśli chcesz, aby dane z faktury były automatycznie pobierane do formularza, skorzystaj z wtyczki KSeF dostępnej w kreatorze procesów. Jeżeli jednak potrzebujesz innego sposobu ładowania danych, skontaktuj się z nami — chętnie sprawdzimy, jakie rozwiązanie możemy dla Ciebie przygotować 🙂 Uwaga: instrukcja uwierzytelniania dotycząca instalacji Dew-X na serwerach klienta (On-premises) znajduje się tutaj  
If you prefer video instructions, we have several videos available on our Youtube chanel that will teach you how to use the Dew-X system. Not all topics are yet available in this format, but it is being updated regularly.   Start, for example, with the video “User registration in Dew-X”     After watching the video, be sure to subscribe to our channel. We invite you!
The e-Doręczenia module in the Dew-X system allows you to receive electronic documents directly from your e-Doręczenia mailbox, without having to log in to the gov.pl platform. It allows you to quickly and conveniently route correspondence to the appropriate people and processes. To run it, go to the main menu, select Modules and then e-Doręczenia. To add a new inbox, click the “Add inbox” button After clicking the button, a window for adding a new inbox will appear. Complete the following fields:
  • Name – enter a name for the inlbox. This name will be visible in the menu for users authorized to view it
  • Inbox Icon – select an icon to help identify the inbox
  • e-Doręczenia Address – the inbox’s unique identifier in the e-Doręczenia system, in the format: AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXX
  • System Name – the name of the system registered on the e-Doręczenia platform (PermissionsSystems tab).
  • Default Process – select the process that will initiate correspondence processing. This field is optional. You can also select or change the process later, directly when assigning correspondence to specific individuals
  • Certificate Private Key – a .key file generated when creating a certificate request for a Qualified Website Certificate (QWAC)
  • Password – create a password that you will provide to all authorized users. Users will be prompted to enter it each time they attempt to access the inbox
After entering the above information in the add inlbox window, grant access to the appropriate users or user groups. Remember to provide them with the password you created – without it, they won’t be able to access the inbox. Note: To authorize e-Doręczenia, your organization will need a qualified website certificate (QWAC). Write to us and we will tell you how to get the right one and help you use it when configuring it in Dew-X / e-Doręczenia. Once you’ve created and connected your inbox, all your messages are immediately available in your Dew-X inbox. Unread messages are in the “Unread” tab, while received messages are in the “Read” tab. You can preview each message by clicking the eye icon, where you will see all the details about the given correspondence, or immediately start the process by clicking the arrow icon. Note: Each of these actions automatically marks the message as read! Message details are retrieved directly from the e-Doręczenia system. This process may take a few seconds, during which time an information window will appear on the screen. Once the data has been loaded, a window will appear containing all the details of the message. From this window you can launch any process available in your organization and redirect correspondence to the appropriate user. The launched process contains all e-Doręczenia data. Even if the selected process does not provide a document preview, for ease of use, it will be presented in a two-column format – one column will contain details about the correspondence. All document links to process instances are saved in the document details, making it easy to see which processes were triggered based on a given correspondence. If you’d like to have data from correspondence automatically populate form fields, please contact us – we’ll see what we can do for you 🙂
Moduł e-Doręczenia w systemie Dew-X pozwala odbierać dokumenty elektroniczne prosto ze skrzynki e-Doręczeń, bez konieczności logowanie się na platformę gov.pl. Dzięki niemu szybko i wygodnie przekierujesz korespondencję do odpowiednich osób i procesów. Aby go uruchomić  przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie e-Doręczenia.     Aby dodać nową skrzynkę kliknij w przycisk “Dodaj skrzynkę”     Po kliknięciu w przycisk pojawi się okno dodawania nowej skrzynki. Należy w nim uzupełnić następujące pola:
  • Nazwa – podaj nazwę skrzynki, pod tą nazwą będzie ona widoczna w menu dla użytkowników uprawnionych do jej przeglądania
  • Ikona skrzynki – wybierz ikonę, która ułatwi identyfikację skrzynki
  • Adres do e-Doręczeń – unikalny identyfikator skrzynki w systemie e-Doręczeń, w formacie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XX
  • Nazwa systemu – nazwa systemu zarejestrowanego na platformie e-Doręczeń (zakładka Uprawnienia → Systemy)
  • Domyślny proces – wybierz proces, który będzie rozpoczynał obsługę korespondencji. To pole nie jest obowiązkowe. Proces można również wybrać lub zmienić później, bezpośrednio podczas przydzielania korespondencji konkretnym osobom
  • Klucz prywatny certyfikatu – plik w formacie .key wygenerowany podczas tworzenia żądania certyfikatu dla kwalifikowanego certyfikatu witryn internetowych (QWAC)
  • Hasło – utwórz hasło, które podasz wszystkim osobom uprawnionym do pracy ze skrzynką. Użytkownicy będą proszeni o jego podanie przy każdej próbie wejścia do skrzynki
    Po wprowadzeniu powyższych danych w oknie dodawania skrzynki nadaj dostęp odpowiednim użytkownikom lub grupom użytkowników. Pamiętaj, aby przekazać im utworzone hasło – bez niego nie będą mogli pracować ze skrzynką.   Uwaga: Aby dokonać autoryzacji w e-Doręczeniach, Twojej organizacji potrzebny będzie kwalifikowany certyfikat witryn internetowych (QWAC). Napisz do nas, to podpowiemy Ci jak zdobyć właściwy i pomożemy użyć przy konfiguracji w Dew-X / e-Doręczeniach. Od razu po utworzeniu skrzynki i jej połączeniu wszystkie wiadomości stają się dostępne w Twojej skrzynce w Dew-X. Wiadomości nieprzeczytane znajdziesz w zakładce „Nieprzeczytane”, natomiast odebrane – w zakładce „Przeczytane”.     Każdą wiadomość możesz podejrzeć, klikając ikonę oczka, gdzie zobaczysz wszystkie szczegóły dotyczące danej korespondencji lub od razu uruchomić z niej proces przez kliknięcie ikony strzałki. Uwaga: każda z tych akcji automatycznie oznacza wiadomość jako przeczytaną! Szczegóły wiadomości pobierane są bezpośrednio z systemu e-Doręczeń. Proces ten może zająć kilka sekund – w tym czasie na ekranie pojawi się okno informacyjne.     Po wczytaniu danych pojawi się okno zawierające wszystkie szczegóły wiadomości.     Z tego okna możesz uruchomić dowolny proces dostępny w Twojej organizacji i przekierować korespondencję do odpowiedniego użytkownika.     Uruchomiony proces zawiera wszystkie dane z e-Doręczeń. Nawet jeśli wybrany proces nie przewiduje podglądu dokumentu, dla ułatwienia pracy będzie on prezentowany w układzie dwuszpaltowym – w jednej z kolumn znajdziesz szczegóły dotyczące korespondencji.     Wszystkie powiązania dokumentu z instancjami procesu zapisywane są w jego szczegółach, dzięki temu bez trudu sprawdzisz, jakie procesy zostały uruchomione na podstawie danej korespondencji. Jeśli chcesz, aby dane z korespondencji automatycznie uzupełniały pola formularza, skontaktuj się z nami – sprawdzimy, co możemy dla Ciebie zrobić 🙂
The CRM (Customer Relationship Management) module is used to manage customer relationships – it facilitates communication, supports sales, and makes service simpler and faster. To launch it, go to the main menu, select Modules, and then CRM. CRM is available as an additional paid service. You can explore the module’s capabilities by launching a free 14-day trial or contacting us for a quote. After launching the trial version or gaining access, you can start using the module right away. It includes ready-made sections such as: Summary, Last activities, Contacts, Sales opportunities, Tasks, and Tags. Users who are to work with CRM should be granted appropriate permissions. You can assign them in the administration panel under Users. Simply edit the profile and assign the appropriate roles. There are two roles in CRM: Sales Manager and Sales.
  • The Sales Manager has full access—they manage all events and can see all sales reps’ entries.
  • Sales representatives can only see their sales opportunities and tasks, but all contacts.
* Owners and Admins have access to all events in the module and the same permissions as Sales Managers. More about Users and Roles in Dew-X The best way to start working with CRM is to add your contacts. When adding an item, you specify whether the contact you are adding is a Person or a Company. In the contact addition form, you can indicate related persons or companies by linking them together, e.g. by assigning a person to a specific company. You can create sales opportunities for the contacts you have created: Each new sales opportunity requires the following information:
  • Name
  • Status
  • Likelihood of closure
  • Source
  • Contact
The following fields are optional:
  • Description
  • Transaction value
  • Estimated completion date
  • Files
  • Tags
Sales opportunities are also presented in the form of a Kanban board. Sales opportunities are linked to Tasks, in which we additionally specify the start and end of the task. Each Task can be deleted, edited, marked as completed, have a note added to it, and if you are a Sales Manager or administrator, you can also change its owner. Additionally, you can define Tags that can be assigned to sales opportunities and tasks. They make it easy to search for and group selected items. You can find the most important information about what is happening in CRM in the Summary section. This is where key data is collected. There are two views available: one for the Sales Manager and one for the Sales Representative. The Sales Manager can switch between viewing all events in the module and viewing their own activities. The Sales representative, on the other hand, only sees a summary of their own data. This CRM has everything you need to effectively manage customer relationships and sales. However, if for some reason you need a more complex system, please contact us. We will see what we can do for you 🙂
Moduł CRM (ang. Customer Relationship Management) służy do zarządzania relacjami z klientami – ułatwia komunikację, wspiera sprzedaż i sprawia, że obsługa staje się prostsza i szybsza. Aby go uruchomić przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie CRM. CRM jest dostępny jako usługa dodatkowo płatna. Możesz zapoznać się z możliwościami modułu, uruchamiając bezpłatną wersję próbną na 14 dni lub kontaktując się z nami w celu otrzymania oferty. Po uruchomieniu wersji próbnej lub uzyskaniu dostępu, możesz od razu korzystać z modułu. Znajdziesz w nim gotowe sekcje takie jak: Podsumowanie, Ostatnie aktywności, Kontakty, Szanse sprzedaży, Zadania oraz Tagi. Użytkownicy, którzy mają pracować z CRM, powinni otrzymać odpowiednie uprawnienia. Nadasz je w panelu administracyjnym w pozycji Użytkownicy. Wystarczy edytować profil i przypisać odpowiednie role. Do CRM należą dwie role: Sales Manager i Sales.
  • Sales Manager ma pełny dostęp – zarządza wszystkimi wydarzeniami i widzi wpisy wszystkich handlowców.
  • Sales (handlowiec) widzi tylko swoje szanse sprzedaży i zadania, ale wszystkie kontakty.
* Owner i Admini mają dostęp do wszystkich zdarzeń w module i uprawnienia jak Sales Manager Więcej o Użytkownikach i Rolach w Dew-X Pracę z CRM najlepiej rozpocząć od dodania swoich kontaktów. Przy dodawaniu pozycji określasz czy dodawany kontakt to Osoba czy Firma. W formularzu dodawania kontaktu możesz wskazać powiązane osoby lub firmy, łącząc je ze sobą, np. przypisując osobę do konkretnej firmy. Do utworzonych kontaktów możesz tworzyć szanse sprzedaży: Każda nowa szansa sprzedaży wymaga podania danych:
  • Nazwa
  • Status
  • Prawdopodobieństwo zamknięcia
  • Źródło
  • Kontakt
Opcjonalne są pola:
  • Opis
  • Wartość transakcji
  • Przewidywany termin realizacji
  • Piki
  • Tagi
Szanse sprzedaży są też prezentowane w postaci tablicy Kanban. Z szansami sprzedaży powiązane są Zadania, w których dodatkowo określamy początek i koniec zadania. Każde Zadanie można usunąć, edytować, oznaczyć jako ukończone, dodać do niego notatkę, a jeśli jesteś Sales Managerem lub administratorem, możesz także zmienić jego właściciela. Dodatkowo możesz zdefiniować Tagi, które można przypisywać do szans sprzedaży i zadań. Dzięki nim łatwo wyszukasz i pogrupujesz wybrane pozycje. Najważniejsze informacje, o tym co dzieje się w CRM, znajdziesz w pozycji Podsumowanie. To właśnie  tutaj zebrane są kluczowe dane. Dostępne są dwa widoki: dla Sales Managera i dla Handlowca. Sales Manager może przełączać się między podglądem wszystkich zdarzeń w module, a widokiem własnych aktywności. Handlowiec natomiast widzi w podsumowaniu wyłącznie zestawienie swoich danych. Ten CRM ma wszystko co potrzeba, aby efektywnie zarządzać relacjami z klientami i sprzedażą. Jeśli jednak z jakiegoś powodu potrzebujesz bardziej rozbudowanego systemu, skontaktuj się z nam. Zobaczymy co możemy dla Ciebie zrobić 🙂    
Thanks to bookmarks, you can go to a specific Kanban board, process, or file directory with one click. You will therefore be automatically switched to the appropriate Organization, and then moved to a specific location. Anywhere on the system that you want to quickly access, click the bookmarks icon in the upper left corner of the screen (in the mobile version – on the top navigation bar): Then name it and select the icon: Move to the desired location: Edit (right mouse button) if necessary: And when you no longer need it, remove it: The bookmarks bar can be turned on or off in the Interface Settings in the menu under the avatar or toggle its visibility with a combination (Ctrl+Q).  
Dzięki zakładkom jednym kliknięciem przejdziesz do konkretnej tablicy Kanban, procesu, czy katalogu plików. Zostaniesz zatem automatycznie przełączona/-y do odpowiedniej Organizacji, a następnie przeniesiona/-y do w konkretne miejsce. W dowolnym miejscu systemu, do którego chcesz się szybko dostać kliknij ikonę zakładek w lewym górnym rogu ekranu (w wersji mobile – na górnym pasku nawigacji): Następnie nazwij ją i wybierz ikonę: Przesuń w wybrane miejsce: Edytuj (prawy przycisk myszy) jeżeli potrzeba: A gdy już jej nie potrzebujesz, usuń: Pasek zakładek można włączyć lub wyłączyć w Ustawieniach interfejsu w menu pod awatarem lub przełączać ich widoczność kombinacją (Ctrl+Q).  
The Time Tracker module allows you to record the time spent on tasks and projects by your team. To start the module go to the main menu select Modules and then Time trackers. The Time tracking module is available as an additional paid service. To familiarize yourself with the capabilities of the module, you can run a free trial for 14 days or contact us for a quote. Once you run the trial version or gain access, you can create your first time log right away. In the first step, select the register icon, give it a name and indicate the dictionary that will contain the details of the data to be registered. In this case, it will be the Project dictionary . In the second step, we give users permissions to view, edit, manage and delete registry entries. Once you click on ‘Publish’ your log is ready and the team can start recording time. To add the first entry click on the plus tab located in the upper left corner. A window for selecting entry parameters will appear: The date field is completed automatically, but you can edit it if necessary. Then select the appropriate item from the list in the ‘Details’ field and, if necessary, provide a description of the activities performed – this field is not required. After completing the fields, click on the icon to start the clock. When you click on the “In the background” button, the tab will be put back on the desktop, allowing you to continue working on the system. In the “Report” tab you will find information about the time your team spent on specific details (e.g. projects). You can filter the data by date range and selected detail. Below the summary is a summary of each team member’s work time for the selected time range and for the selected detail. Based on this data, you can generate a report in XLSX format. After clicking on the icon: you have the option to set the parameters of this report: Choose the date range and the type of report:
  1. A summary is a report showing the total time spent on a detail – both for the whole team and for individual users
2. Entries – here you will find a report of all saved user time records Note: Only those “Details” that were used in a given period appear in summaries and reports, but they will appear for everyone, even those who did not log time for a given “Detail”, just with a value of “0”.
Moduł Rejestracja czasu umożliwia ewidencjonowanie czasu poświęconego na realizację zadań i projektów przez Twój zespół. Aby uruchomić moduł przejdź do menu głównego wybierz Moduły a następnie Rejestracja czasu. Moduł Rejestracji czasu jest dostępny jako usługa dodatkowo płatna. Aby zapoznać się z możliwościami modułu, możesz uruchomić bezpłatną wersję próbną na 14 dni lub skontaktować się z nami w celu otrzymania oferty. Po uruchomieniu wersji próbnej lub uzyskaniu dostępu, możesz od razu utworzyć swój pierwszy rejestr czasu. W pierwszym kroku wybierz ikonę rejestru, nadaj mu nazwę oraz wskaż słownik, który będzie zawierał szczegóły dotyczące rejestrowanych danych. W tym przypadku będzie to słownik Projektów. W drugim kroku nadajemy użytkownikom uprawnienia do przeglądania, edycji, zarządzania oraz usuwania wpisów do rejestru. Po kliknięciu w ‘Publikuj’ Twój rejestr jest gotowy i zespół może rozpocząć rejestrację czasu. Aby dodać pierwszy wpis klikamy w kartę z plusem znajdującą się w lewym górnym rogu. Pojawi się okno wyboru parametrów zapisu: Pole daty uzupełniane jest automatycznie, jednak w razie potrzeby można je edytować. Następnie wybieramy odpowiednią pozycję z listy w polu ‘Szczegóły’ oraz jeśli to konieczne podajemy opis wykonywanych czynności – to pole nie jest wymagane. Po uzupełnieniu pól klikamy w ikonę aby uruchomić zegar. Po kliknięciu w przycisk “W tle” karta zostanie odłożona na pulpit, co umożliwia dalsza pracę w systemie. W zakładce „Raport” znajdziesz informacje o czasie, jaki Twój zespół poświęcił na poszczególne szczegóły (np. projekty). Możesz filtrować dane według zakresu dat oraz wybranych szczegółów. Poniżej podsumowania znajduje się zestawienie czasu pracy każdego członka zespołu w wybranym przedziale czasowym i dla wybranego szczegółu. Na podstawie tych danych możesz wygenerować raport w formacie XLSX. Po kliknięciu w ikonę: masz możliwość ustalenia parametrów tego raportu: Wybieramy zakres dat oraz  typ raportu:
  1. Podsumowanie to raport prezentujący łączny czas spędzony na danym szczególe — zarówno dla całego zespołu, jak i dla poszczególnych użytkowników.
2. Wpisy – tutaj znajdziesz raport wszystkich zapisanych rekordów czasów użytkowników Uwaga: w podsumowaniach i raportach pojawiają się tylko te ze “Szczegółów”, które zostały użyte w danym okresie, ale wystąpią u każdej z osób, nawet tych, które nie rejestrowały czasu na dany “Szczegół”, tyle że z wartością “0”.
To add and then use the Calendars, use the menu: You can have multiple calendars. Give permissions to them in the same way as you do for Namespaces or Kanban Boards. You can add events using the “+” sign or by clicking anywhere in the Calendar. The card allows you to add:
  • Name
  • Decision whether the event is all-day
  • Date
  • Color
  • Description
  • Participants
  • Link(s)
After adding the event, it will be visible in the Calendar. You can choose the view:
  • day
  • three days
  • week
  • month
Events can be edited and moved using drag and drop.
Aby dodać, a później korzystać z Kalendarza skorzystaj z menu: Możesz mieć wiele kalendarzy. Uprawienia do nich nadawaj tak samo jak robi się to w przypadku Przestrzeni nazw, czy Tablic Kanban. Wydarzenia możesz dodać korzystając ze znaku “+” lub klikając w dowolne miejsce Kalendarza. Karta pozwala na dodanie:
  • Nazwy
  • Decyzji czy wydarzenie jest całodniowe
  • Terminu
  • Koloru
  • Opisu
  • Uczestników
  • Linku (linków)
Pod dodaniu wydarzenia będzie ono widoczne w Kalendarzu. Można wybrać widok:
  • dnia
  • trzech dni
  • tygodnia
  • miesiąca
Wydarzenia można edytować oraz przesuwać metodą drag and drop.
Jeżeli wolisz instrukcję w wersji filmowej, to na naszym kanale YouTube jest dostępnych kilkanaście filmów z których dowiesz się jak korzystać z systemu Dew-X. W tej postaci nie są jeszcze dostępne wszystkie zagadnienia, ale jest na bieżąco uzupełniana. Po obejrzeniu filmu, koniecznie zasubskrybuj nasz kanał. Zapraszamy!
In Dew-X you can use two methods of two-factor authentication (2FA), i.e. a code created by a third-party application installed on a mobile device (Authenticator) and a pre-generated key, which must be stored in a secure location. You can use Google Authenticator, Microsoft Authenticator or another type of Authenticator as an application for generating codes on a smartphone (or tablet). Apps of this type have many advantages over text messages, such as no need to use a cellular signal or wait for an SMS. How it works? After logging in to Dew-X in the user panel, accessible by clicking on the Avatar (your picture or the first letters of your first and last name), you will find a list of functions, and among them Select 2FA Codes Name your code and click Add In the code generation application, read the QR code and enter the 6 characters given there on the screen in Dew-X. Your code has been created. You’ll find it in the list of codes, of which you may have many From here you can also generate your security key Note: it cannot be displayed again! Save it outside the system and store it in a safe place. A new key is generated each time. From now on, when logging into the system after entering your login and password, you will additionally be asked to enter a code. Enter the code generated in the Authenticator application or your security key. You can delete the created 2FA codes after logging into the system. When you delete all codes, the security key will also be deleted. In this case, you will log into the system again using only your login and password. Note: in any case, you can also log into the system through your Microsoft or Google account, in which case two-factor authentication in Dew-X does not work, but may be required by Microsoft or Google.
W Dew-X możesz skorzystać z dwóch metod uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA), tzn. kodu utworzonego przez zewnętrzną aplikację zainstalowaną na urządzeniu mobilnym (Authenticator) oraz z wygenerowanego wcześniej klucza, który należy przechowywać w bezpiecznym miejscu. Jako aplikacji do generowania kodów na smartfonie (lub tablecie) możesz użyć Google Authenticator, Microsoft Authenticator lub innej typu Authenticator. Aplikacje tego  typu mają wiele zalet w porównaniu z wiadomościami tekstowymi, np. brak potrzeby korzystania z sygnału komórkowego lub czekania na SMS. Jak to działa? Po zalogowaniu się do Dew-X w panelu użytkownika, dostępnym po kliknięciu w Avatar (Twoje zdjęcie lub pierwsze litery Twojego imienia i nazwiska), znajdziesz listę funkcji, a w śród nich Wybierz Kody 2FA Nazwij swój kod i kliknij dodaj W aplikacji do generowania kodów odczytaj kod QR i wpisz na ekranie w Dew-X 6 podanych tam znaków. Twój kod został utworzony. Znajdziesz go na liście kodów, których możesz mieć wiele Z tego poziomu możesz od razu wygenerować swój klucz bezpieczeństwa Uwaga: nie da się go ponownie wyświetlić! Zapisz go poza systemem i przechowuj w bezpiecznym miejscu. Za każdym razem generowany jest nowy klucz. Od teraz logując się do systemu po podaniu loginu i hasła będziesz dodatkowo proszony o podanie kodu. Wpisz kod wygenerowany w aplikacji Authenticator lub Twój klucz bezpieczeństwa. Utworzone kody 2FA możesz usunąć po zalogowaniu się do systemu. Gdy usuniesz wszystkie kody, klucz bezpieczeństwa też zostanie usunięty. W takim przypadku do systemu będziesz znów logować się używając tylko loginu i hasła. Uwaga: w każdym przypadku możesz logować się do systemu również poprzez swoje konto Microsoft lub Google, wówczas uwierzytelnianie dwuskładnikowe w Dew-X nie działa, ale może być wymagane przez Microsoft lub Google.
Card Elements Each card has default fields, some of which are required to create a card. These are:
  • Title – required text field
  • Assigned Users – optional multiple-select list of users in the organization
  • Checklist – optional list of subtasks
  • Description – optional descriptive field
  • Attachments – optional attachment field
  • Deadline – optional date field in a format consistent with the Dew-X date presentation
  • Labels – optional tags selected from a list prepared by administrators
Each user with access to the board, depending on their permissions, can create, edit and archive (but not delete) individual cards. Deleting cards is only possible for archived cards and only by their creator or Owner / Admin. Lists are presented from left to right according to the configuration. If not all of them fit on the screen, the option of horizontal scrolling appears. Vertical scrolling applies to the content of individual lists. The user can use the “drag and drop” action or the Transfer button to move a card between lists, and also perform other actions after pressing the View icon or double-clicking on the card. Creating a card by a user does not mean assigning them to it. We can also filter/search cards using the magnifying glass icon in the lower right corner of the screen (desktop).
Creating a new board When creating a board, first specify its name and select an symbol from the list of available in the system or from other icons. Then specify access rights for groups and/or specific users. The last element of the configuration is adding lists (columns) and setting their order. You must add at least one list. The order of the lists defines their horizontal placement from left to right. The lists create the image of the Board. Each list can optionally be given a parameter defining the maximum number of cards. When you click “Publish,” the board goes to the Boards submenu list. Editing a Board template Authorized users can edit/delete a board using the gear icon in the lower right corner of the board view. There, you can change the icon and name, permissions, or enable edit mode, which allows you to change the order of the lists, rename them, add a new one, or delete them (which will delete all cards in that list).
Kanban is a process control method originating from Japan, which is now widely used in project management.
To put it simply, imagine a board divided into three columns named: To Do, Doing and Done, and sticky notes with tasks that we move between these columns. You can read more about this methodology here
This is what our Boards are, but… more 🙂
The functionality of Boards, similarly to Namespaces, is based on both the execution and configuration layers. The Board functionality has a hierarchical division in the form of:
  • Boards (submenu)
  • Lists (in the view of a specific board)
  • Cards (in the list in the view of a specific board)
In the menu, below the Namespaces module, there is an icon called Kanban boards. After clicking on it, the menu will expand:
Permissions
A user without the Owner or Admin role will only see boards to which they have been granted individual or group permissions. A user with the Owner or Admin role, on the other hand, will see all created boards and the “Build board” button at the very bottom of the list. You can read more about creating and editing Boards here: click You can read more about using Boards here: click